Praktische Auswirkungen von Maßnahmen zur Durchsetzung der Einwanderungsgesetze auf Altersvorsorgepläne

Die zweite Trump-Regierung konzentriert sich intensiv auf die Durchsetzung der US-Einwanderungsgesetze. Verständlicherweise sind Arbeitgeber besorgt über Besuche der Einwanderungsbehörde und die Einhaltung des Formulars I-9, und Personalverantwortliche bereiten sich auf mögliche Störungen der Belegschaft und eine verstärkte Kontrolle der Einstellungsverfahren vor. Verwalter von Altersvorsorgeplänen sollten auch die Folgen der Teilnahme von Arbeitnehmern ohne Papiere an betrieblichen Altersvorsorgeplänen berücksichtigen.

Wie ein Arbeitnehmer ohne Papiere Teilnehmer eines 401(k)-Plans wird

Trotz des Formulars I-9-Verfahrens eines Arbeitgebers können Arbeitnehmer falsche, irreführende oder gefälschte Unterlagen als Nachweis dafür vorlegen, dass sie legal in den USA arbeiten dürfen. Verfügt der Arbeitgeber nicht über angemessene Systeme zur Überprüfung der vorgelegten Unterlagen, kann ein solcher Arbeitnehmer dennoch gemäß den Teilnahmebedingungen des Plans am 401(k)-Plan des Arbeitgebers teilnehmen. Beispielsweise kann ein Arbeitgeber neue Mitarbeiter automatisch mit drei Prozent ihres Gehalts in seinen 401(k)-Plan aufnehmen. Der Arbeitgeber kann auch einen entsprechenden oder nicht wählbaren Beitrag auf Basis der einzelnen Gehaltsabrechnungen leisten. In diesem Szenario könnte ein nicht autorisierter Arbeitnehmer relativ schnell als Teilnehmer am 401(k)-Plan ein Guthaben ansammeln. Das gleiche Ergebnis könnte für Arbeitnehmer ohne Papiere gemäß den Teilnahmebedingungen der meisten Altersvorsorgepläne eintreten.

Formulierung in Bezug auf „Arbeitnehmer“ und ERISA

Die meisten Altersvorsorgepläne definieren „Arbeitnehmer“, „berechtigte Arbeitnehmer“ oder „Teilnehmer“ ohne Bezugnahme auf den Einwanderungsstatus. Eine gängige Definition von „Arbeitnehmer“ könnte beispielsweise wie folgt lauten:

Arbeitnehmer bezeichnet eine Person, die in den Lohnunterlagen des Arbeitgebers als Arbeitnehmer nach dem Gewohnheitsrecht aufgeführt ist.

Auch wenn es vielleicht kontraintuitiv erscheint, sind Arbeitnehmer ohne Papiere tatsächlich durch das Fair Labor Standards Act (FLSA) geschützt, das vom Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) durchgesetzt wird. Interessanterweise setzt das DOL auch das Gesetz zur Sicherung der Renteneinkünfte von Arbeitnehmern (Employee Retirement Income Security Act, ERISA) durch, das sich nicht mit dem Einwanderungsstatus von Arbeitnehmern befasst. Mit anderen Worten: Eine Person ist ein unter ERISA geschützter Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie über Papiere verfügt oder nicht. Arbeitgeber sollten daher davon ausgehen, dass ein Planteilnehmer – unabhängig von seinem Einwanderungsstatus – Anspruch auf die im Rahmen eines Altersvorsorgeplans erworbenen Leistungen hat.

Es ist wichtig, Arbeitnehmer ohne Papiere von den „nicht ansässigen Ausländern“ zu unterscheiden, die in vielen Altersvorsorgeplänen von der Teilnahme ausgeschlossen sind. Nicht ansässige Ausländer ohne Einkünfte aus US-Quellen sind oft ausdrücklich von der Teilnahme an Altersvorsorgeplänen ausgeschlossen. Nach Angaben der US-Steuerbehörde Internal Revenue Service ist ein Ausländer jede Person, die kein US-Bürger oder US-Staatsangehöriger ist. Ein nicht ansässiger Ausländer ist ein Ausländer, der den Green-Card-Test oder den Substantial-Presence-Test nicht bestanden hat. Da Arbeitnehmer ohne Papiere Einkünfte aus US-Quellen haben, betrifft dieser Ausschluss im Rahmen des Altersvorsorgeplans keine Probleme, die im Zusammenhang mit Arbeitnehmern ohne Papiere auftreten können.

Mit Hilfe eines Rechtsbeistands können Arbeitgeber prüfen, ob es möglich ist, den Plan so zu ändern, dass Arbeitnehmer ohne Papiere – d. h. Arbeitnehmer, die keine Unterlagen vorlegen können, aus denen hervorgeht, dass sie legal in den USA arbeiten dürfen – ausdrücklich ausgeschlossen werden. Dabei ist darauf zu achten, dass eine solche Änderung ordnungsgemäß umgesetzt werden kann, ohne unbeabsichtigte Folgen nach sich zu ziehen. Darüber hinaus sollte die Änderung nicht versehentlich gegen geltende Gesetze zur Diskriminierung am Arbeitsplatz verstoßen.

Zahlungen an abgeschobene und entlassene Arbeitnehmer ohne Aufenthaltsgenehmigung

Wenn ein Teilnehmer ohne Papiere abgeschoben wird oder ohne Vorankündigung für einen längeren Zeitraum der Arbeit fernbleibt, kann der Arbeitgeber sein Arbeitsverhältnis kündigen. In solchen Fällen hat ein Teilnehmer ohne Papiere wie jeder andere Teilnehmer Anspruch auf die Auszahlung der unverfallbaren Leistungen aus einem Altersvorsorgeplan bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Frage ist dann, wie die Auszahlung zu verarbeiten ist, wenn die Formulare I-9 des Arbeitgebers eine falsche oder unrichtige individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) oder Sozialversicherungsnummer (SSN) enthalten. Arbeitgeber – insbesondere Planverwalter – benötigen eine korrekte ITIN oder SSN, um eine Auszahlung aus dem Altersvorsorgeplan ordnungsgemäß auf dem Formular 1099-R zu melden. Es kann schwierig sein, diese Informationen von einem Teilnehmer ohne Papiere zu erhalten, da dieser sich möglicherweise in Haft befindet, an einem anderen Ort lebt oder den Kontakt absichtlich vermeidet. Unter diesen Umständen sollte der Arbeitgeber sie als „vermisste oder verlorene Teilnehmer” kennzeichnen und Maßnahmen ergreifen, die den Best Practices des DOL für den Umgang mit solchen Teilnehmern entsprechen (siehe unsere früheren Artikel zu vermissten Teilnehmern in Altersvorsorgeplänen hier und hier).

Beachten Sie, dass der Arbeitgeber die DOL-Richtlinien berücksichtigen sollte, unabhängig davon, ob es sich bei der Auszahlung um eine Auszahlung eines geringen Betrags, eine automatische Übertragung auf ein IRA-Konto oder eine Reihe von Ratenzahlungen handelt. Nachdem der Arbeitgeber seine Verpflichtungen gemäß den DOL-Richtlinien erfüllt hat, kann er bestimmte kleine Auszahlungen (1.000 USD oder weniger) gemäß dem aktuellen Field Assistance Bulletin 2025-01 an staatliche Fonds für nicht beanspruchtes Vermögen überweisen.

Verteilungen an diejenigen, die deportierten Familienmitgliedern helfen möchten

Von Einwanderungskontrollen betroffene Arbeitnehmer könnten daran interessiert sein, auf ihre Altersvorsorgekonten zuzugreifen, um deportierten Freunden und Familienangehörigen finanzielle Unterstützung zu gewähren. Wenn der Arbeitgeber einen 401(k)-Plan anbietet, kann dieser Plan Darlehen oder straffreie Auszahlungen während der Dienstzeit ermöglichen (sofern der Teilnehmer das Alter von 59½ Jahren erreicht hat).

Darüber hinaus kann ein 401(k)-Plan gemäß SECURE 2.0 dahingehend geändert werden, dass Mitarbeiter straffreie Auszahlungen von bis zu 1.000 US-Dollar (oder geringere Beträge, die anschließend mindestens 1.000 US-Dollar an unverfallbaren Leistungen auf dem Konto belassen) vornehmen können, wenn sie bestätigen, dass der Betrag für einen persönlichen oder familiären Notfall bestimmt ist. Solche Notfallauszahlungen müssen innerhalb von drei Jahren nach Erhalt an den Plan zurückgezahlt werden, um straffrei zu bleiben.

Maßnahmen

1. Risiken bewerten. Berücksichtigen Sie anhand der demografischen Zusammensetzung der Belegschaft, der Nähe zu Einwanderungskontrollen und anderer relevanter Faktoren die Wahrscheinlichkeit, dass Einwanderungsbehörden den Arbeitgeber für eine Überprüfung vor Ort oder die Abschiebung von Arbeitnehmern auswählen. Wenn ja, erwägen Sie, den 401(k)-Plan so zu ändern, dass Notfallauszahlungen für diejenigen möglich sind, die abgeschobene Familienmitglieder finanziell unterstützen möchten.
2. Prüfung. Fachleute aus den Bereichen Personalwesen , Lohnabrechnung und Sozialleistungen sollten gemeinsam prüfen, ob Arbeitnehmer ohne gültige Aufenthaltsgenehmigung derzeit Anspruch auf Leistungen aus der Altersvorsorge (oder andere vom Arbeitgeber angebotene Sozialleistungen) haben. Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, einen Hintergrundprüfungsdienst zu beauftragen, um die Arbeitserlaubnisdokumente der Mitarbeiter gemäß Formular I-9 zu überprüfen.
3. Überprüfen Sie die Best Practices für vermisste Teilnehmer des DOL. Überprüfen und dokumentieren Sie die Verfahren und Prozesse, die zum Auffinden vermisster Teilnehmer verwendet werden, einschließlich derjenigen, die möglicherweise von Abschiebung bedroht sind.
4. Wenden Sie sich an den Planverwalter. Erkundigen Sie sich beim Planverwalter, welche Verfahren für die Bearbeitung von Ausschüttungen und Formularen 1099-R vorgesehen sind, wenn eine falsche ITIN- oder SSN-Nummer angegeben wurde (oder gar keine).
5. Rechtsberatung einholen. Fragen Sie einen Rechtsberater, ob es möglich ist, den Pensionsplan so zu ändern, dass Arbeitnehmer ohne Papiere ausdrücklich ausgeschlossen werden.