Michigan nimmt wichtige Änderungen am Gesetz über verdiente Krankheitszeiten vor

Am späten Donnerstag, dem 20. Februar 2025, verabschiedete die Legislative von Michigan Änderungen zum Earned Sick Time Act (ESTA), der eigentlich am nächsten Tag per Gerichtsbeschluss in Kraft treten sollte. Die Änderungen wurden von Gouverneurin Gretchen Whitmer am Freitag, den 21. Februar 2025, unterzeichnet. Hätten die Legislative und die Gouverneurin nicht gehandelt, wären einige sehr belastende Bestimmungen des Gesetzes in Kraft getreten. Mit den Änderungen, die sofort in Kraft treten, wird das Gesetz über Krankheitsurlaub in Michigan wie folgt aktualisiert:

• Abgrenzungsbasis. Auch nach dem geänderten ESTA wird für jede 30 geleistete Arbeitsstunden eine (1) Stunde Krankenurlaub angesammelt. Es gibt keine Obergrenze für die Ansammlung, aber die Arbeitgeber können den Verbrauch auf 72 Stunden pro Jahr begrenzen. Mit den Änderungen wurden die gesetzlichen Übertragungsbestimmungen dahingehend geändert, dass die Arbeitgeber die Übertragung auf 72 Stunden für große Arbeitgeber (mit mehr als zehn Beschäftigten) begrenzen können. Für kleine Arbeitgeber hat sich auch die Abgrenzungsgrundlage geändert. Nach der vorherigen Fassung des Gesetzes hätten kleine Arbeitgeber bis zu 40 Stunden bezahlten und 32 Stunden unbezahlten Urlaub gewähren müssen. Nach den Änderungen sind nun nicht mehr 32 Stunden unbezahlter Urlaub erforderlich. Kleine Arbeitgeber müssen nach wie vor den Krankenstand in gleichem Umfang anrechnen (eine (1) Stunde pro 30 Arbeitsstunden), können aber den Krankenstand auf 40 Stunden bezahlten Urlaub begrenzen.
• Frontlader. Nach der früheren Fassung des Gesetzes war eine Vorabzahlung nicht vorgesehen, und in den Leitlinien des Staates wurde darauf hingewiesen, dass der Arbeitgeber, selbst wenn er die bezahlte Krankheitszeit vorzeitig abführt, diese mit dem Betrag abgleichen muss, den der Arbeitnehmer angesammelt hätte, und dass er ungenutzte Krankheitszeiten von Jahr zu Jahr übertragen muss. Nach der jetzt geltenden geänderten Fassung kann ein Arbeitgeber zu Beginn des Leistungsjahres 72 Stunden Krankheitsurlaub vorzeitig geltend machen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nicht verpflichtet, den Krankheitsurlaub am Jahresende zu übertragen, nachzuvollziehen oder auszuzahlen. Kleine Unternehmen können 40 Stunden Krankheitsurlaub vorfinanzieren.
  • Bei Teilzeitbeschäftigten kann der Arbeitgeber die Menge an Krankheitsurlaub vorziehen, die der Arbeitnehmer nach der Methode "eine (1) Stunde Krankheitsurlaub pro 30 Arbeitsstunden" voraussichtlich erhalten würde. Um dies in Anspruch nehmen zu können, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die voraussichtliche Stundenzahl mitteilen, und er muss zusätzliche Zeit zur Verfügung stellen, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit höher ist als vorhergesagt.
• Wartezeit. Arbeitgeber, die Krankheitsurlaub auf Guthabenbasis gewähren, können nun von neuen Arbeitnehmern verlangen, dass sie 120 Tage (statt 90) warten, bevor sie Krankheitsurlaub in Anspruch nehmen dürfen; unabhängig davon müssen Arbeitnehmer mit dem Ansammeln von Krankheitsurlaub an ihrem ersten Tag der Beschäftigung beginnen.
• Kombination von Krankheitsurlaub mit einer PTO-Police. Die Änderungen stellen klar, dass Krankheitsurlaub zu einer PTO-Police hinzugefügt werden kann, solange die PTO-Police mindestens die gleiche Menge an Urlaub vorsieht wie die ESTA. Die Änderungen stellen klar, dass die PTO-Zeit für Krankheitsurlaub oder jeden anderen Zweck verwendet werden kann und dass Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, zusätzlichen Krankheitsurlaub zu gewähren, wenn ein Arbeitnehmer PTO für einen anderen Zweck verwendet.
• Lohnsatz. Das geänderte ESTA besagt, dass bei Krankheit der "normale Stundenlohn oder der Grundlohn" gezahlt werden sollte, jedoch nicht weniger als der Mindestlohn. Überstundenzuschläge, Urlaubsgeld, Prämien, Provisionen, Zuschläge, Akkordlohn, Trinkgelder und Zuwendungen müssen nicht in den normalen Stundenlohn/Grundlohn eingerechnet werden.
• Anforderungen an die Bekanntmachung. Ist der Bedarf an Krankheitsurlaub vorhersehbar, kann der Arbeitgeber eine Kündigungsfrist von sieben Tagen verlangen. Ist der Bedarf an Urlaub nicht vorhersehbar, kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangen, dass er ihn auf eine der folgenden Weisen ankündigt: (1) so bald wie möglich oder (2) in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien für die Inanspruchnahme von Krankheitsurlaub, sofern (i) der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die schriftlichen Richtlinien zum Zeitpunkt der Einstellung oder des Inkrafttretens des Gesetzes oder des Inkrafttretens der Richtlinien zur Verfügung stellt und (ii) die Mitteilungspflicht es dem Arbeitnehmer ermöglicht, die Mitteilung zu machen, nachdem er von der Notwendigkeit der Inanspruchnahme von Krankheitszeit Kenntnis erlangt hat.
  • Ein Arbeitgeber kann die Inanspruchnahme von Urlaub nicht mit der Begründung verweigern, dass er sich nicht an die Kündigungsregelungen gehalten hat, wenn der Arbeitgeber (1) keine schriftlichen Regelungen aufgestellt hat oder (2) die Regelungen geändert hat und diese Änderung nicht innerhalb von fünf Tagen nach der Änderung mitgeteilt hat.
• Bestrafung. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer bei Missbrauch der Krankheitsurlaubspolitik oder bei Nichteinhaltung der Kündigungsbestimmungen disziplinarisch belangen.
• Es gibt kein privates Klagerecht für Arbeitnehmer. Wie das frühere Gesetz über krankheitsbedingte Fehlzeiten in Michigan, das seit 2018 in Kraft ist, müssen alle Beschwerden über das Michigan Department of Labor and Economic Opportunity laufen. Darüber hinaus wurde die widerlegbare Vermutung eines Verstoßes gegen das Gesetz, die ansonsten am 21. Februar 2025 in Kraft getreten wäre, durch diese Änderungen ebenfalls abgeschafft.
• Kollektivvertragliche Vereinbarungen. Wenn ein Tarifvertrag in Kraft ist und mit dem ESTA kollidiert, gilt das geänderte Gesetz ab dem im Tarifvertrag angegebenen Ablaufdatum (ungeachtet einer Aussage im Vertrag, dass er bis zu einem zukünftigen Datum oder Ereignis oder dem Abschluss eines neuen Tarifvertrags in Kraft bleibt). Mit anderen Worten, im Falle eines Konflikts ist jeder geltende Tarifvertrag maßgebend - bis zum Auslaufen des Vertrags, wobei dann die Bestimmungen des geänderten Krankenurlaubsgesetzes in Kraft treten.
• Inkremente der Nutzung. Die Änderungen erlauben es dem Arbeitgeber, entweder (1) einstündige Inkremente oder (2) das kleinste Inkrement zu wählen, das der Arbeitgeber für die Abwesenheit bei der Nutzung anderer Zeiten verwendet. Der Hauptunterschied zur vorherigen Fassung des ESTA besteht darin, dass der Arbeitgeber die Wahl hat, welche Schrittweite er für Abwesenheiten verwendet, während das ursprüngliche ESTA vorschrieb, dass die kleinere der beiden Schrittweiten, nämlich eine Stunde oder die kleinste Schrittweite, die der Arbeitgeber für die Abrechnung von Abwesenheiten verwendet, verwendet werden sollte.
• Ärztliche Bescheinigungen. Wie bei der ursprünglichen ESTA-Regelung kann eine Dokumentation nur dann von einem Arbeitnehmer verlangt werden, wenn mehr als drei aufeinanderfolgende Krankheitstage verbraucht wurden. Mit den Änderungen wurde jedoch die Anforderung hinzugefügt, dass die angeforderten Unterlagen vom Arbeitnehmer innerhalb von 15 Tagen vorgelegt werden müssen. Die Verpflichtung, die Kosten für die Ausstellung eines ärztlichen Attests zu tragen, bleibt bestehen. 
• Mitteilung an die Arbeitnehmer. Die Arbeitgeber haben 30 Tage Zeit, um ihre Mitarbeiter schriftlich über die Richtlinien zum Krankheitsurlaub und dieses neue Gesetz zu informieren. Kleine Arbeitgeber haben bis zum 1. Oktober 2025 Zeit, die Änderungen umzusetzen.
• Ausnahmen.
  • Die folgenden Arten von Arbeitnehmern haben keinen Anspruch auf Krankheitsurlaub: Angestellte der US-Regierung, alle Arbeitnehmer, die (1) ihren Zeitplan selbst bestimmen und (2) nicht bestraft werden, wenn sie eine Mindeststundenzahl nicht einhalten, unbezahlte Auszubildende/Praktikanten und Minderjährige.

Die Änderungen stellen eine erhebliche Abweichung von den seit 2018 geltenden Anforderungen für Krankheitsurlaub in Michigan und dem Earned Sick Time Act dar, der ansonsten am Freitag, den 21. Februar 2025, in Kraft getreten wäre. Es ist wahrscheinlich, dass auch die Arbeitnehmer diese Änderungen verfolgen und Fragen dazu stellen werden, wie sich die Richtlinienänderungen auf ihre Möglichkeit auswirken, Krankheitsurlaub und PTO im Allgemeinen zu nehmen. Arbeitgeber sollten ihre Richtlinien überprüfen und sicherstellen, dass sie mit den Bestimmungen des neuen Gesetzes übereinstimmen.

* In einer früheren Version dieses Artikels hieß es, dass gemeinnützige Einrichtungen nicht unter das Gesetz über krankheitsbedingte Fehlzeiten fallen und dass die 120-tägige Wartezeit sowohl für die periodengerechte Abgrenzung als auch für das Frontloading verwendet werden kann. Inzwischen hat der Staat klargestellt, dass er das Gesetz so auslegt, dass es auch für gemeinnützige Organisationen gilt, und dass die 120-tägige Wartezeit nur für periodengerechte Abrechnungen zulässig ist.