Kürzt Ihre gemeinnützige Organisation Leistungen, um die Kürzungen der Bundesmittel auszugleichen?

Am 6. Februar 2025 erließ die Trump-Regierung (die Regierung) eine Durchführungsverordnung (die Überprüfungsverordnung), in der sie die Leiter der Exekutivabteilungen und -behörden des Bundes (Behörden) anwies, alle Finanzmittel zu überprüfen, die die Behörden „Nichtregierungsorganisationen“ zur Verfügung stellen.[1] Den Behörden wurde außerdem aufgegeben, alle künftigen Finanzierungsentscheidungen mit den Interessen der Vereinigten Staaten und den Zielen und Prioritäten der Regierung in Einklang zu bringen.

Die Veröffentlichung der Überprüfungsverordnung durch die Regierung hat in Verbindung mit einer früheren Durchführungsverordnung (der Finanzierungsverordnung), die die Bundesausgaben für Zuschüsse, Darlehen und andere Initiativen einfriert,[2] die gemeinnützige Gemeinschaft erschüttert, da sie die Finanzierung gemeinnütziger Organisationen sowohl in den Vereinigten Staaten als auch weltweit gefährdet. Gemeinnützige Organisationen wägen derzeit ihre Optionen ab, um die möglichen Auswirkungen der Finanzierungsverordnung und der Überprüfungsverordnung auf ihre Geschäftstätigkeit und Finanzen zu bewältigen.

Während einige gemeinnützige Organisationen möglicherweise auf Entlassungen oder Beurlaubungen als Mittel zur Kostensenkung zurückgreifen,[3] ziehen andere möglicherweise eine Reduzierung der Arbeitgeberbeiträge zu den Vorsorgeplänen ihrer Mitarbeiter in Betracht, um sich während des Finanzierungsstreits über Wasser zu halten. Wie gewinnorientierte Arbeitgeber erkennen auch gemeinnützige Arbeitgeber die wichtige Rolle, die großzügige Sozialleistungen bei der Einstellung und Bindung talentierter Mitarbeiter spielen, und sind sich bewusst, dass eine Kürzung der Sozialleistungen mitten im Jahr keine Entscheidung ist, die leichtfertig getroffen werden sollte. In diesem Artikel werden einige der Compliance-Herausforderungen erläutert, denen gemeinnützige Organisationen gegenüberstehen können, wenn sie sich dafür entscheiden.

Gesundheitspläne

Gemeinnützige Arbeitgeber (wie auch andere Arbeitgeber) legen in der Regel die Höhe der Arbeitnehmerbeiträge für ihre Gesundheits- und Sozialversicherungspläne für das gesamte Planjahr fest und passen diese Beiträge erst im folgenden Jahr an. Wenn ein Arbeitgeber die Arbeitnehmerbeiträge während des Planjahres erhöhen möchte, muss er solche Änderungen daher sorgfältig vornehmen.

Planänderungen und Benachrichtigungen der Mitarbeiter:

Ein gemeinnütziger Arbeitgeber sollte mit seinem externen Verwalter und/oder Rechtsberater zusammenarbeiten, um die Bedingungen seiner Krankenversicherungsunterlagen zu ändern und geplante Erhöhungen der Arbeitnehmerbeiträge umzusetzen. Bei der Festlegung des Datums des Inkrafttretens von Änderungen sollte der Arbeitgeber sowohl berücksichtigen, wann er seine Arbeitnehmer über die Änderung informieren muss, als auch, wie er dies am besten tun kann.

SPDs und SMMs. Gemäß ERISA müssen Arbeitgeber den Teilnehmern von Altersvorsorge- und Sozialleistungsplänen[4] eine„zusammenfassende Planbeschreibung”(SPD) zur Verfügung stellen, in der die Bedingungen ihrer Pläne auf eine für die Teilnehmer einfache und verständliche Weise beschrieben werden. Wenn ein Arbeitgeber einen ERISA-Leistungsplan in einer Weise ändert, die zu einer wesentlichen Änderung der SPD führt, muss er den Planteilnehmern eine„Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen”(SMM) zur Verfügung stellen, in der die Änderung beschrieben wird. Im Allgemeinen muss eine SMM den Planteilnehmern innerhalb von 210 Tagen nach Ablauf des Planjahres, in dem der Arbeitgeber die Änderung vorgenommen hat, zur Verfügung gestellt werden.

Es gelten jedoch andere Fristen, wenn der Arbeitgeber einen Gesundheits- oder Sozialplan ändert, um die „abgedeckten Leistungen oder Vorteile“ des Plans wesentlich zu reduzieren. Eine wesentliche Reduzierung der abgedeckten Leistungen oder Vorteile kann aufgrund von Erhöhungen der „Prämien, Selbstbehalte, Mitversicherungsanteile, Zuzahlungen oder anderer Beträge, die von einem Teilnehmer oder Begünstigten zu zahlen sind“ erfolgen.[5] Wenn ein Arbeitgeber einen Gesundheits- oder Sozialplan ändert, um die vom Plan abgedeckten Leistungen oder Vorteile wesentlich zu reduzieren, muss er den Planteilnehmern innerhalb von 60 Tagen nach Einführung dieser Änderung ein SMM zur Verfügung stellen, in dem die Änderung beschrieben wird.

SBCs. Manchmal kann ein Arbeitgeber auch verpflichtet sein, Teilnehmern und Begünstigten eine Änderung des Arbeitgeber-Krankenversicherungsplans im Voraus mitzuteilen. Gemäß dem Patient Protection and Affordable Care Act (ACA) muss ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern eine „Zusammenfassung der Leistungen und des Versicherungsschutzes” (SBC) zur Verfügung stellen, eine leicht verständliche Zusammenfassung aller im Rahmen des Arbeitgeber-Krankenversicherungsplans angebotenen Leistungen. Wenn eine wesentliche Änderung eines Gesundheitsplans Auswirkungen auf den Inhalt der SBC des Plans hat, muss der Arbeitgeber die Teilnehmer und Begünstigten mindestens 60 Tage vor Inkrafttreten der Änderung im Voraus darüber informieren.

Cafeteria-Plan-Wahlen:

Auch wenn eine Erhöhung der Arbeitnehmerbeiträge keinen Einfluss auf die SBC eines Gesundheitsplans hat, wird ein Arbeitgeber aus praktischer Sicht wahrscheinlich die Teilnehmer des Plans im Voraus über eine Beitragserhöhung informieren wollen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber die Gründe für die Erhöhung darlegen und, sofern dies gemäß §125 des Arbeitgebergesetzes oder dem „Cafeteria”-Plan zulässig ist, die Arbeitnehmer darüber informieren, dass sie im Rahmen dieses Plans neue Leistungsoptionen wählen können.

Ein Cafeteria-Plan ermöglicht es Mitarbeitern, bestimmte Sozialleistungen (wie Prämien für Gruppen-Krankenversicherungen, Gruppen-Lebens- und Unfalltodversicherungen, Unterstützung bei der Betreuung von Angehörigen usw.) vor Steuern zu erwerben (oder deren Kosten zu bezahlen). Um diese Leistung zu erhalten, müssen die Mitarbeiter jedoch während der offenen Einschreibungsfrist (vor Beginn des jeweiligen Planjahres) ihre Wahl treffen, die in der Regel für das gesamte Jahr unwiderruflich ist.

Mitarbeiter können jedoch ihre Wahl ändern, wenn bestimmte „statusverändernde“ Ereignisse eintreten, wie z. B. Heirat, Geburt/Adoption eines Kindes usw. Sie können ihre vorherige Wahl auch aufgrund einer „erheblichen“ Änderung der Kosten oder des Versicherungsschutzes ändern.[6] Ob eine Änderung der Kosten oder des Versicherungsschutzes erheblich ist, hängt von den relevanten Fakten und Umständen ab, einschließlich der relativen Auswirkungen auf die Belegschaft, früheren Kostensteigerungen usw. Wenn eine Erhöhung der Beiträge der Mitarbeiter zur Krankenversicherung als „erheblich“ angesehen wird, muss den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, ihre früheren Entscheidungen zur Krankenversicherung zu ändern.

Mögliche Strafen gemäß ACA:

Wenn es Arbeitnehmern gestattet ist, ihre Wahl der Krankenversicherung aufgrund einer Erhöhung ihrer Krankenkassenbeiträge zu ändern, können sie sich dafür entscheiden, die Krankenversicherung eines gemeinnützigen Arbeitgebers vollständig zu kündigen. Dies könnte zu unbeabsichtigten Folgen für den Arbeitgeber führen. Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise nach dem Verzicht auf die Krankenversicherung des Arbeitgebers eine alternative Versicherung auf einem staatlichen ACA-Marktplatz abschließt und Anspruch auf einen Prämienzuschuss hat (da die Versicherung des Arbeitgebers nun als unerschwinglich gilt), könnte der Arbeitgeber mit Strafen gemäß ACA belegt werden.  

Steuerbegünstigte Altersvorsorgepläne

Pläne gemäß §401(k) und §403(b) des Steuergesetzes:

Ein gemeinnütziger Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern Zugang zu einem Code §401(k)-Plan, einem §403(b)-Plan oder (in einigen Fällen) zu beiden Plänen anbieten, damit sie für ihren Ruhestand sparen können.[7] Gemeinnützige Organisationen können ihren Mitarbeitern als zusätzliche Leistung nicht wählbare Arbeitgeberbeiträge oder Matching Contributions anbieten. Wenn eine gemeinnützige Organisation als Kostensenkungsmaßnahme ihre Arbeitgeberbeiträge zu einem solchen Plan reduzieren möchte, sollte sie zunächst die Bedingungen des Plans prüfen.

Freiwillige Beiträge. Wenn der Plan dem Arbeitgeber die Ermessensfreiheit einräumt, zu entscheiden, ob jedes Jahr nicht wählbare/entsprechende Beiträge geleistet werden, ist keine Planänderung erforderlich. Der Arbeitgeber kann seine Beiträge einfach reduzieren oder ganz aussetzen. (Beachten Sie, dass eine solche Änderung prospektiv erfolgen muss.)

Da technisch gesehen keine Planänderung erforderlich ist, wäre der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Mitarbeiter über die Änderung zu informieren. Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern über die Kürzung/Aussetzung ist jedoch wahrscheinlich die bessere Option, da der Arbeitgeber so die Gründe für die Änderung erläutern kann. Die Mitarbeiter ihrerseits möchten möglicherweise ihre eigenen freiwilligen Einzahlungen aufgrund der Kürzung/Aussetzung der Arbeitgeberbeiträge anpassen.

Fester Beitragssatz. Wenn der Plan den Satz der nicht wählbaren oder entsprechenden Arbeitgeberbeiträge festlegt, muss der Arbeitgeber den Plan ändern, um eine Reduzierung/Aussetzung dieser Beiträge umzusetzen. 

Eine Vorankündigung der Änderung ist in diesem Fall nicht erforderlich, aber der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Planteilnehmern eine SMM zur Verfügung zu stellen. Die SMM ist zwar erst 210 Tage nach Ablauf des Planjahres, in dem die Änderung verabschiedet wurde, fällig, aber auch hier sollte ein gemeinnütziger Arbeitgeber prüfen, ob es unter den gegebenen Umständen sinnvoll ist, die Änderung eher früher als später zu kommunizieren (indem er den Teilnehmern die SMM so schnell wie möglich zur Verfügung stellt oder andere Mittel einsetzt).

„Safe Harbor“-Pläne. Ein „Safe Harbor“-Plan gemäß §401(k) oder §403(b) gilt als bestimmte Nichtdiskriminierungsprüfungsanforderungen erfüllend, wenn der sponsernde Arbeitgeber verschiedene Anforderungen hinsichtlich der Beiträge und der Benachrichtigung der Teilnehmer erfüllt.

Wenn ein Arbeitgeber im Namen der Teilnehmer „Safe Harbor“-Zuschüsse leistet, kann er seinen Plan ändern, um diese Beiträge während des Jahres zu reduzieren/auszusetzen, wenn:

• Der Arbeitgeber „arbeitet während des Planjahres mit wirtschaftlichem Verlust“; oder
• Wenn die jährlich an die Planteilnehmer versandte „Safe Harbor“-Mitteilung aus irgendeinem Grund eine Erklärung enthält, die es dem Arbeitgeber erlaubt, die „Safe Harbor“-Zuschüsse während des Jahres zu reduzieren oder auszusetzen.

Die Planänderung kann frühestens 30 Tage nach Übermittlung einer ergänzenden „Safe Harbor“-Mitteilung durch den Arbeitgeber an die Arbeitnehmer in Kraft treten, in der die Kürzung/Aussetzung der Arbeitgeberbeiträge beschrieben wird.

Arbeitgeber, die ein vorab genehmigtes Planformat verwenden, sollten sich an ihre Plananbieter wenden, um Hilfe bei der Vorbereitung der erforderlichen Änderung (ggf. in Zusammenarbeit mit ihrem Rechtsbeistand) und bei der Koordinierung des Inkrafttretens der Änderung mit der Verteilung der ergänzenden „Safe Harbor“-Mitteilung zu erhalten.  

Ein Arbeitgeber, der im Namen der Planteilnehmer „Safe Harbor“- Beiträge leistet, kann seinen Plan auch ändern, um diese Beiträge zu reduzieren oder auszusetzen. Obwohl solche Arbeitgeber gemäß dem Setting Every Community Up for Retirement Enhancement (SECURE) Act in der Regel nicht mehr verpflichtet sind, eine jährliche Safe Harbor-Mitteilung zu machen, sollten sie dennoch in Betracht ziehen, ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Änderung zu informieren.

SMMs erforderlich. Selbst wenn ein Arbeitgeber die Planteilnehmer im Voraus über die Kürzung/Aussetzung der „Safe Harbor”-Beiträge des Arbeitgebers informieren muss (durch die Bereitstellung einer ergänzenden „Safe Harbor”-Mitteilung), muss der Arbeitgeber den Teilnehmern innerhalb des oben genannten Zeitraums auch eine SMM zur Verfügung stellen, in der die Änderung beschrieben wird.

Nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne

Pläne gemäß §457(b) und §457(f) des Gesetzes:

Eine steuerbefreite, nichtstaatliche, gemeinnützige Organisation[8] kann einen Plan gemäß Code §457(b) einrichten, um einer ausgewählten Gruppe ihrer hochbezahlten oder leitenden Angestellten zu ermöglichen, zusätzliche Mittel für ihren Ruhestand zurückzulegen (über die Beiträge zu einem Plan gemäß Code §401(k) oder §403(b) hinaus). Gemeinnützige Arbeitgeber können auch Beiträge für Teilnehmer an einem Plan gemäß Code §457(b) leisten.

Um die sofortige Besteuerung dieser Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge aufzuschieben, muss ein Plan gemäß Code §457(b) bestimmte Anforderungen erfüllen, wie z. B. Begrenzungen der jährlichen Beiträge (kombiniert aus Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträgen), Zeitpunkt der Auszahlungen usw. Nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne, die die Anforderungen von Code §457(b) nicht erfüllen (in der Regel, weil die Gesamtbeiträge zum Plan die jährliche Beitragsgrenze überschreiten), werden als Code §457(f)-Pläne klassifiziert. (In diesem Artikel werden solche Pläne zusammenfassend als „457-Pläne” bezeichnet.)  

Änderung erforderlich? Wie bei den Plänen gemäß §401(k) und §403(b) hängt es auch bei einem 457-Plan davon ab, ob die Planunterlagen dem Arbeitgeber die Möglichkeit einräumen, seine Beiträge jedes Jahr nach eigenem Ermessen festzulegen, oder ob eine entsprechende Klausel in den Planunterlagen enthalten ist, ob der 457-Plan geändert werden muss, um den Beitragssatz des Arbeitgebers (falls vorhanden) zu senken/auszusetzen. Wenn ein 457-Plan dem Arbeitgeber die vollständige Entscheidungsfreiheit über die Beitragszahlungen einräumt, ist keine Änderung erforderlich. Enthält der 457-Plan jedoch eine Klausel, die die Höhe der Arbeitgeberbeiträge festlegt, muss der 457-Plan geändert werden, wenn der Arbeitgeber die Arbeitgeberbeiträge reduzieren/aussetzen möchte.

Kein SMM erforderlich. Selbst wenn eine Änderung erforderlich ist (weil das 457-Plan-Dokument vorsieht, dass der gemeinnützige Arbeitgeber einen bestimmten Arbeitgeberbeitrag leistet), ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, den Teilnehmern des 457-Plans ein SMM zur Verfügung zu stellen. Da die Teilnahme an 457-Plänen auf eine kleine Gruppe von (zumindest vermutlich) finanziell versierten Mitarbeitern beschränkt ist, gelten 457-Pläne als „Top-Hat-Pläne”. Top-Hat-Pläne unterliegen nicht den Offenlegungsvorschriften des ERISA[9], einschließlich der Verpflichtung, den Teilnehmern eine SPD zur Verfügung zu stellen oder diese SPD bei jeder wesentlichen Änderung des Plans mit einer SMM zu aktualisieren.

Da jedoch zu den Teilnehmern des 457-Plans wahrscheinlich auch die Führungskräfte und Mitarbeiter der gemeinnützigen Organisation gehören werden, sollte eine gemeinnützige Organisation, die ihren 457-Plan ändert, um die Arbeitgeberbeiträge zu reduzieren/auszusetzen, den Teilnehmern gegenüber offen über die Änderungen ihrer Beiträge und die Gründe dafür informieren.

Vorteile in Arbeitsverträgen. Die Möglichkeit eines gemeinnützigen Arbeitgebers, einen 457-Plan zu ändern, kann eingeschränkt sein, wenn die Gewährung von Leistungen im Rahmen des 457-Plans nur im Arbeitsvertrag eines berechtigten Teilnehmers dokumentiert ist.[10] In diesem Fall unterliegt jede Änderung der Verpflichtung des Arbeitgebers, Beiträge zu der Vereinbarung zu leisten, den Bestimmungen des Arbeitsvertrags und kann daher der Zustimmung des Arbeitnehmers unterliegen.

Code §409A Probleme. Pläne gemäß Code §457(b) sind von den Anforderungen gemäß Code §409A ausgenommen, während Pläne gemäß Code §457(f) dies nicht sind. Code §409A schreibt strenge Regeln sowohl für den Zeitpunkt der Zahlung als auch für Änderungen des Zahlungszeitpunkts im Rahmen von nicht qualifizierten Entgeltumwandlungsvereinbarungen vor.[11] Die Nichteinhaltung der Anforderungen von Code §409A kann zu erheblichen Strafen für den Arbeitnehmer führen (und zu Verstößen gegen die Meldepflicht für den Arbeitgeber). Obwohl die Kürzung/Aussetzung der Arbeitgeberbeiträge zu einem Plan gemäß Code §457(f) wahrscheinlich keine Auswirkungen auf Code §409A hat, sollte ein gemeinnütziger Arbeitgeber seinen Steuerberater oder Rechtsbeistand konsultieren, bevor er Änderungen an solchen Plänen vornimmt.

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[1] Die Überprüfungsverordnung definiert nicht konkret, was eine „Nichtregierungsorganisation“ ist. Angesichts des breiten Anwendungsbereichs der Überprüfungsverordnung erscheint es jedoch sinnvoll, davon auszugehen, dass dieser Begriff alle gemeinnützigen Organisationen umfasst, die Bundesmittel erhalten.

[2] Die Finanzierungsanordnung wurde von demokratischen Generalstaatsanwälten aus 22 Bundesstaaten und dem District of Columbia vor einem Bundesgericht angefochten. Obwohl das Bezirksgericht, das über diese Anfechtung verhandelte, zu dem Schluss kam, dass eine „pauschale und umfassende Einfrierung von Bundesmitteln“ „wahrscheinlich verfassungswidrig“ sei, dauert der Kampf um die Wiederaufnahme der Zahlungen für Bundesprogramme durch die Regierung an.  

[3] Gemeinnützige Organisationen, die Entlassungen oder Beurlaubungen als Mittel zur Kosteneinsparung in Betracht ziehen, sollten unseren früheren Artikel über die Auswirkungen von Beurlaubungen durch Arbeitgeber auf die Sozialleistungen der Arbeitnehmer lesen. Der Artikel wurde zwar zu Beginn der COVID-19-Pandemie verfasst, bietet jedoch gemeinnützigen Organisationen hilfreiche Hinweise zu den möglichen Auswirkungen einer Beurlaubung oder Entlassung auf die Sozialleistungen ihrer Mitarbeiter. Beachten Sie jedoch, dass die in diesem Artikel erwähnten COVID-19-Hilfsprogramme nicht mehr gelten.  

[4] Begünstigte, die Leistungen im Rahmen des Plans erhalten, haben ebenfalls Anspruch auf eine SPD.

[5] Siehe 29 CFR §2520.104b-3(d)(3).

[6] Siehe 26 CFR §1.125-4(f).

[7] Einige gemeinnützige Organisationen bieten ihren Mitarbeitern zwar noch leistungsorientierte Pensionspläne an, dies ist jedoch nicht mehr so verbreitet wie früher. Daher haben wir Änderungen an solchen Plänen in diesem Artikel nicht behandelt. Weitere Informationen zu solchen Änderungen finden Sie jedoch hier.

[8] Der Klarheit halber werden in diesem Artikel die Vorschriften behandelt, die für Pläne gemäß § 457(b) und § 457(f) des Steuergesetzes gelten, die von nichtstaatlichen, steuerbefreiten gemeinnützigen Organisationen unterhalten werden. Für Pläne gemäß § 457(b) des Steuergesetzes, die von staatlichen Stellen unterhalten werden, können andere Vorschriften gelten.

[9] Sie unterliegen jedoch bestimmten anderen Bestimmungen des ERISA, wie beispielsweise den Anspruchs- und Berufungsverfahren des ERISA.

[10] Dies kommt gelegentlich vor, insbesondere wenn nur ein einziger Mitarbeiter eine Leistung aus dem 457-Plan erhält. Es empfiehlt sich, den 457-Plan im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters zu erwähnen und die Vereinbarung zum 457-Plan separat zu dokumentieren.

[11] Eine Erörterung der Parameter von Code §409A würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Seien Sie froh darüber.