Grundlagen der Sozialleistungen – Wenn ein Mitarbeiter stirbt: Ein Leitfaden für Personal- und Sozialleistungsfachleute

März 24, 2025

Ein Stethoskop liegt neben anderen medizinischen Dokumenten in einer Anwaltskanzlei auf Unterlagen mit der Aufschrift „Erläuterung der Leistungen“.

Als Mitglied der Personal- oder Sozialleistungsabteilung Ihres Unternehmens ist einer der schwierigsten Anrufe, den Sie erhalten können, der von einem Kollegen oder einem Familienmitglied eines Mitarbeiters, der Sie über den Tod eines Mitarbeiters informiert. In dieser Situation müssen Sie Ihr Bestes geben – Sie müssen die Belegschaft Ihres Unternehmens durch den Verlust eines Kollegen begleiten und Ihrer Personalabteilung sowie den trauernden Familienangehörigen dabei helfen, die vielen Fragen zu Sozialleistungen und Entschädigungen zu klären, die im Zusammenhang mit dem verstorbenen Mitarbeiter zu klären sind. Dieser Leitfaden bietet eine umfassende Referenzquelle in Form eines Plans, wie Sie bei jedem Entschädigungs- oder Sozialleistungsfall nach dem Tod eines Mitarbeiters vorgehen sollten, und enthält einige praktische Tipps zu Fragen der Sozialleistungen, die bei der Verwaltung der Entschädigungs- und Sozialleistungen Ihres Unternehmens für einen verstorbenen Mitarbeiter auftreten können.

Die in diesem Leitfaden enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und behandeln nicht alle Leistungs- oder Steuerfragen, die im Zusammenhang mit dem Tod eines Mitarbeiters auftreten können, oder andere Nuancen, die bei der Betrachtung des verstorbenen Mitarbeiters (oder seiner spezifischen familiären und erbschaftlichen Situation) oder der Besonderheiten der Leistungspläne Ihres Unternehmens auftreten können. Darüber hinaus sind alle in diesem Leitfaden beschriebenen Steuer- oder sonstigen Vorschriften zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Leitfadens aktuell und es ist nicht davon auszugehen, dass die beschriebenen Vorschriften die einzigen (steuerlichen oder sonstigen) Vorschriften sind, die gelten können, und sie können sich ändern. Daher empfehlen wir Ihnen, bei der Bearbeitung von Vergütungs- und Vorsorgefragen im Zusammenhang mit dem Tod eines Mitarbeiters stets Ihren internen oder externen Rechtsberater oder andere Steuer- oder Vorsorgeberater hinzuzuziehen.

Überblick über die einschlägigen Rechtsvorschriften

Bevor wir uns mit Fragen zur Verwaltung der Vergütungs- und Vorsorgepläne Ihres Unternehmens befassen, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis des Nachlassverfahrens zu haben, da, wie wir weiter unten erläutern, die Ereignisse im Nachlassverfahren Einfluss darauf haben können, wer Anspruch auf bestimmte Todesfallleistungen hat. Darüber hinaus ist es hilfreich zu verstehen, wie das Gesetz zur Sicherung der Renteneinkünfte von Arbeitnehmern (Employee Retirement Income Security Act, ERISA), ein Bundesgesetz, das die meisten Altersvorsorge- und Sozialleistungspläne regelt, mit den Gesetzen der Bundesstaaten interagiert, wenn es um Todesfallleistungen geht.

Übersicht über das Nachlassverfahren

„Nachlassverfahren“ ( ) ist das rechtliche Verfahren, in dessen Rahmen ein Gericht einen Testamentsvollstrecker (in einigen Bundesstaaten als „persönlicher Vertreter“ bezeichnet) zur Verwaltung des Nachlasses des verstorbenen Mitarbeiters bestellt und ein Testament (sofern vorhanden) für gültig erklärt oder entscheidet, wer den Nachlass des Verstorbenen erbt, wenn kein Testament vorliegt. Wenn der Verstorbene ein Testament hinterlassen hat, werden in diesem Dokument in der Regel eine oder mehrere Personen als Testamentsvollstrecker benannt. Stirbt der Arbeitnehmer ohne Testament, sieht das Landesrecht eine Liste von Personen vor, die für diese Aufgabe in Frage kommen.

Ein Gericht wird letztendlich eine oder mehrere Personen als Testamentsvollstrecker für den Nachlass des verstorbenen Arbeitnehmers ernennen, indem es „Verwaltungsurkunden“, „Wohnsitzurkunden“ oder einfach „Urkunden“ ausstellt, die dem Testamentsvollstrecker die Befugnis zum Handeln übertragen. (Für die Form des für diese Ernennung verwendeten Dokuments können auch andere Begriffe gelten.)

Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen kein Nachlassverfahren erforderlich ist, um zu bestimmen, wer Anspruch auf die ausstehenden Vergütungen oder Leistungen eines verstorbenen Mitarbeiters hat:

Begünstigtenbenennungen. Wenn der verstorbene Mitarbeiter verfügt hat, dass sein Vermögen ohne Nachlassverfahren direkt an einen oder mehrere Begünstigte übergeht, werden diese Vermögenswerte nicht zum Nachlassvermögen gezählt. Im Zusammenhang mit Arbeitnehmerleistungen wäre dies der Fall, wenn ein Arbeitnehmer Begünstigte für eine Leistung benannt hat. Wenn also der Vergütungs- oder Leistungsplan Ihres Unternehmens ein Verfahren zur Begünstigtenbenennung vorsieht, das vom Arbeitnehmer genutzt wurde, ist es in der Regel nicht erforderlich, das Nachlassverfahren abzuwarten, um die Todesfallleistungen auszuzahlen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Vergütungs- und Vorsorgepläne von Arbeitgebern die Benennung von Begünstigten zulassen (und deren Nutzung fördern) – dies hilft den Mitarbeitern (insbesondere Führungskräften) bei ihrer Nachlassplanung und ermöglicht es, dass die angesammelten Leistungen des Mitarbeiters ohne den Aufwand und die Verzögerungen eines Nachlassverfahrens direkt an seine Begünstigten übertragen werden können.

Erklärung über einen kleinen Nachlass. Wenn der Wert des Nachlasses des verstorbenen Mitarbeiters unter dem in den staatlichen Gesetzen festgelegten Schwellenwert liegt, können die Erben des Mitarbeiters möglicherweise eine „Erklärung über einen kleinen Nachlass” verwenden. Dadurch können die Erben das Vermögen des Mitarbeiters erhalten, ohne ein Nachlassverfahren durchlaufen zu müssen (oder es wird ein beschleunigtes Nachlassverfahren ermöglicht). Mit anderen Worten: Wenn Sie eine eidesstattliche Erklärung für kleine Nachlässe erhalten, werden alle Zahlungen, die dem Nachlass des Verstorbenen zustehen, stattdessen direkt an die in der eidesstattlichen Erklärung aufgeführten Erben ausgezahlt.

Wechselwirkung zwischen ERISA und einzelstaatlichen Gesetzen

ERISA Abschnitt 514(a) hat ausdrücklich Vorrang vor staatlichen Gesetzen, die sich auf einen Arbeitnehmerleistungsplan beziehen, der ERISA unterliegt, mit begrenzten Ausnahmen für bestimmte Versicherungs-, Bank- und Wertpapiergesetze. Die Gerichte haben diese Vorrangklausel so ausgelegt, dass jedes staatliche Gesetz, das sich direkt auf einen Arbeitnehmerleistungsplan bezieht oder indirekt Auswirkungen auf einen Arbeitnehmerleistungsplan hat, gegenüber einem ERISA-geregelten Arbeitnehmerleistungsplan nicht durchsetzbar ist. Wenn beispielsweise ein ERISA-Vorsorgeplan vorsieht, dass eine Todesfallleistung an den Ehepartner zu zahlen ist, das staatliche Gesetz jedoch vorschreibt, dass die Todesfallleistung aus einem Vorsorgeplan an den Nachlass zu zahlen ist, dann haben die Bestimmungen des Plans Vorrang vor dem staatlichen Gesetz. Der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten bestätigte diesen Ansatz in seinem Urteil von 2001 in der Rechtssache Egelhoff v. Egelhoff (ERISA hat Vorrang vor einem staatlichen Gesetz, das die Benennung von Begünstigten bei Scheidung aufhebt). In ähnlicher Weise entschied der Oberste Gerichtshof der Vereinigten Staaten in seinem Urteil von 2009 in der Rechtssache Kennedy gegen Plan Administrator for DuPont Savings & Investment Plan, dass ein Plan sich ausschließlich auf seine Planunterlagen stützen darf, um den richtigen Begünstigten für eine Todesfallleistung zu bestimmen, und dass er externe Dokumente, die den Bestimmungen des Plans widersprechen (wie z. B. ein Scheidungsurteil), ignorieren kann.

Was bedeutet das für Sie bei der Verwaltung von Vorsorgeplänen?

Wenn es sich um einen ERISA-Plan handelt, müssen Sie nur die Bedingungen des Plans (einschließlich etwaiger Begünstigtenbenennungen, sofern diese im Rahmen des Plans zutreffen) prüfen, um festzustellen, wer nach dem Tod eines Mitarbeiters Anspruch auf Zahlungen oder Leistungen hat.
Bei Nicht-ERISA-Plänen ist das Ergebnis jedoch weniger eindeutig. In diesem Fall müssten Sie die einschlägigen staatlichen Gesetze heranziehen, um festzustellen, inwieweit Sie eine Begünstigtenbenennung berücksichtigen können. Beispielsweise sehen viele Bundesstaaten vor, dass bei einer Scheidung jede Begünstigtenbenennung, in der der ehemalige Ehepartner als Begünstigter genannt wird, automatisch ungültig wird, sofern das Scheidungsurteil nichts anderes vorsieht. Bei ERISA-Plänen ignorieren Sie diese Regel, da ERISA Vorrang vor dem staatlichen Recht hat und die aktuellste Begünstigtenbenennung umgesetzt würde. Bei Nicht-ERISA-Plänen sollten Sie jedoch, wenn der verstorbene Arbeitnehmer seinen Ehepartner als Begünstigten benannt hatte und sich dann scheiden ließ, diese Begünstigtenbenennung in der Regel für ungültig erklären, wenn dies nach staatlichem Recht erforderlich ist.

EIN KURZER HINWEIS ZU ERISA- UND NICHT-ERISA-PLÄNEN

Die Feststellung, ob ein Vorsorgeplan unter ERISA fällt, kann kompliziert sein. Während die gängigsten breit angelegten Altersvorsorge- und Sozialleistungspläne Ihres Unternehmens, wie 401(k)-Pläne, Pensionspläne und medizinische, zahnmedizinische, augenärztliche oder andere Sozialleistungen, höchstwahrscheinlich unter ERISA fallen, gibt es viele Nuancen in den Vorschriften, die bestimmte Vorsorgepläne je nach ihrer Struktur ausnehmen. Dieses Problem tritt häufig bei bestimmten Leistungen oder Richtlinien im Zusammenhang mit Erwerbsunfähigkeit oder Abfindungen auf. Bonusprogramme, Entgeltumwandlungspläne oder andere freiwillige Leistungen oder Gehaltsabrechnungsmethoden unterliegen in der Regel nicht den Vorrangregeln des ERISA. Aufgrund der Komplexität dieser Regeln sollten Sie jedoch, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Vorsorgeprogramm ein ERISA- oder Nicht-ERISA-Plan ist, Ihre Vorsorgeberater konsultieren, bevor Sie entscheiden, ob Sie die Benennung von Begünstigten zulassen.

Praktische Schritte, die zu unternehmen sind, wenn ein Mitarbeiter stirbt

Wen Sie einbeziehen sollten

Wenn Sie den ersten Anruf über den Tod eines Mitarbeiters von einem Familienmitglied erhalten, müssen Sie unverzüglich die folgenden Personen in Ihrem Unternehmen kontaktieren: den Leiter der Personalabteilung des Geschäftsbereichs des Mitarbeiters (der wiederum den Vorgesetzten und die Kollegen des Verstorbenen kontaktieren sollte), die Lohnbuchhaltung, das Aktienverwaltungsteam (falls vorhanden), das Vergütungsteam (falls vorhanden) und alle relevanten Mitglieder des Teams für Mitarbeiterleistungen. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Finanz- oder Buchhaltungsabteilung informieren, wenn der verstorbene Mitarbeiter über erhebliche Beträge an unverfallbaren Vergütungen verfügt, die aufgrund seines Todes unverfallbar werden oder ausgezahlt werden müssen. Jede dieser Personen wird in den kommenden Wochen (und manchmal Monaten oder Jahren) eine wichtige Rolle spielen.

Nachdem Sie sich über die Pläne und Vereinbarungen informiert haben, an denen der Verstorbene beteiligt war, sollten Sie sich auch an die entsprechenden Plananbieter oder gegebenenfalls an externe Verwalter wenden, die möglicherweise bestimmte Maßnahmen ergreifen müssen, um den Tod des Teilnehmers zu berücksichtigen.

Auch wenn dies nicht Thema dieses Leitfadens ist, sollten Sie gemeinsam mit Ihrer Personalabteilung (und der Familie des Verstorbenen) das geeignete Format und den Inhalt einer Mitteilung an Ihre gesamte Belegschaft und möglicherweise sogar an Kunden oder andere Lieferanten über den Tod des Mitarbeiters festlegen.

HINWEIS ZUR KOMMUNIKATION ÜBER LEISTUNGEN

Wenn ein Mitarbeiter stirbt, gibt es eine beträchtliche Anzahl von Personen außerhalb der Personalabteilung des Unternehmens, die in die Kommunikation bezüglich der Vergütung und Leistungen des Verstorbenen einbezogen werden müssen oder die sich beim Personalteam nach den Leistungen erkundigen können, darunter der Testamentsvollstrecker, Familienangehörige und andere potenzielle Begünstigte. Denken Sie daher daran, darauf zu achten, wer tatsächlich Anspruch auf Mitteilungen oder Informationen zu den einzelnen Leistungen hat, je nach den Bedingungen des Plans, wer der begünstigte Begünstigte ist oder wer die Person ist, die befugt ist, den Nachlass des Verstorbenen zu vertreten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen erhalten, aus denen hervorgeht, mit wem das Unternehmen oder der Plan in einer Angelegenheit im Zusammenhang mit den Leistungen des Verstorbenen sprechen darf, bevor Sie detaillierte Informationen zu den Leistungen bereitstellen. Erwägen Sie, eine einzige Kontaktperson im Personalteam des Unternehmens zu benennen, die für die Kommunikation im Zusammenhang mit den Leistungen des Verstorbenen zuständig ist, um während des gesamten Prozesses für Einheitlichkeit zu sorgen.

Die Informationen, die Sie benötigen

Es gibt drei Dokumente, die Sie vom Testamentsvollstrecker oder der Familie bzw. den Begünstigten des Verstorbenen einholen sollten, bevor Sie Schritte in Bezug auf Entschädigungen und Leistungen unternehmen:

Eine Kopie der Sterbeurkunde. Diese belegt nicht nur den Tod des Mitarbeiters, sondern enthält auch wichtige Informationen, beispielsweise darüber, ob der Mitarbeiter verheiratet war, und ist für die Bearbeitung bestimmter Leistungen erforderlich.

Entweder eine Kopie der „Letters of Administration“ (Verwaltungsurkunde) oder einfach „Letters“ (Urkunde), die von einem Nachlassgericht ausgestellt wird und den/die Testamentsvollstrecker benennt, oder eine Kopie einer ordnungsgemäß ausgefüllten „Small Estate Affidavit“ (Erklärung über kleine Nachlässe). Dieses Dokument informiert Sie darüber, mit wem Sie in Bezug auf Entschädigungen oder Leistungen, für die keine Begünstigten benannt sind, verhandeln dürfen.

Ein Formular W-9 vom Nachlassverwalter bezüglich des Nachlasses oder von jedem Erben, der in einer eidesstattlichen Erklärung für kleine Nachlässe aufgeführt ist, sowie von jedem Familienmitglied oder Begünstigten, das Anspruch auf Leistungen oder Zahlungen hat (wie unten beschrieben). Die Angaben auf dem Formular W-9 liefern Ihrer Lohnbuchhaltung und Ihren Leistungsplanverwaltern die Informationen, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass die Zahlungen ordnungsgemäß an die IRS und die staatlichen Steuerbehörden gemeldet werden.

Sie müssen außerdem herausfinden, in welchen Vorsorgeplänen oder -programmen der Mitarbeiter eingeschrieben war oder anderweitig Ansprüche erworben hat, und ob der Mitarbeiter individuelle Vereinbarungen mit dem Unternehmen hatte (z. B. Aktienoptionen, Arbeitsverträge, Mitarbeiterdarlehen usw.). Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien aller dieser Dokumente und gegebenenfalls aller vom Mitarbeiter vorgenommenen Begünstigtenbestimmungen haben. Diese Informationen können aus internen Personalunterlagen oder von externen Vorsorgeplanverwaltern oder -anbietern stammen. Sie müssen auch feststellen, ob der betreffende Plan unter das ERISA-Gesetz fällt, da Sie, wie oben unter „Überblick über die einschlägigen Gesetze” erläutert und wie unten erklärt, bei Nicht-ERISA-Plänen möglicherweise die staatlichen Gesetze überprüfen müssen, um festzustellen, wem die Zahlung oder Leistung zusteht.

Bargeld- und Eigenkapitalvereinbarungen

Übersicht

Wenn ein Mitarbeiter stirbt, müssen Sie die Auswirkungen auf verschiedene Vergütungsbeträge oder Kapitalbeteiligungen berücksichtigen. Zunächst sollten Sie alle Bar- und Kapitalvergütungen erfassen, die dem Verstorbenen zustehen oder zustehen könnten. Mit ziemlicher Sicherheit wird eine letzte Gehaltszahlung fällig. Berücksichtigen Sie außerdem Folgendes:

Hat der Verstorbene zum Zeitpunkt seines Todes noch ausstehende Gehaltszahlungen, die zwar ausgestellt, aber noch nicht eingelöst wurden?
Hat der Verstorbene Urlaubstage oder andere Freistellungstage angesammelt, die gemäß den geltenden staatlichen Gesetzen und den Freistellungsrichtlinien des Unternehmens ausgezahlt werden müssen?
Hat der Verstorbene Geschäftsausgaben, die angefallen sind oder dem Unternehmen vorgelegt wurden, aber noch nicht erstattet wurden?
Sieht ein jährlicher oder langfristiger Barbonusplan eine Auszahlung im Todesfall vor, und wenn ja, wann? (Bonuspläne sehen manchmal eine automatische Auszahlung bei Erreichen des Ziels im Todesfall vor oder sehen eine Auszahlung am Ende des Leistungszeitraums auf der Grundlage des Grades der tatsächlichen Leistungserreichung vor, entweder anteilig oder in voller Höhe.)
Sind Provisionen zu zahlen?
Gibt es einen Arbeitsvertrag, der Zahlungen im Todesfall vorsieht?
Verfügt der Verstorbene über Aktienprämien wie Aktienoptionen oder Restricted Stock Units?
Befindet sich auf einem Konto für Mitarbeiteraktienkaufpläne für den Verstorbenen ein Betrag, der für den Kauf von Arbeitgeberaktien vorgesehen war?
Auf der anderen Seite: Hat der Verstorbene Schulden bei dem Unternehmen, beispielsweise aus einem Privatkredit? Und wenn ja, erlauben die Kreditbedingungen dem Unternehmen, den Kreditbetrag mit anderen Vergütungen zu verrechnen?

Zweitens: Nachdem Sie die Vereinbarungen, Richtlinien und Regelungen identifiziert haben, nach denen Bar- oder Aktienvergütungen fällig werden können, bestimmen Sie, ob die Vereinbarung, Richtlinie oder Regelung dem ERISA unterliegt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, konsultieren Sie Ihren Rechtsberater oder einen anderen Berater für Sozialleistungen zu diesem Punkt.

Wenn es dem ERISA unterliegt, befolgen Sie die Bestimmungen des Plans zur Auszahlung der Todesfallleistung, sofern vorhanden. Da das ERISA Vorrang vor staatlichem Recht hat, dürfen Sie gemäß den Bestimmungen des Plans zahlen, einschließlich der hinterlegten Begünstigtenbenennung für einen Plan, der Begünstigtenbenennungen zulässt.

Wenn es nicht unter ERISA fällt, müssen Sie prüfen, ob das Programm eine Begünstigtenbenennung zulässt (und wenn ja, ob eine Begünstigtenbenennung vorliegt) oder ob die Bedingungen des Programms einen Standardbegünstigten, z. B. einen Ehepartner, vorsehen. Wenn ja, müssen Sie die einschlägigen staatlichen Gesetze überprüfen, um sicherzustellen, dass die Begünstigtenbenennung oder die Standardbestimmung eingehalten werden kann. Wie oben unter „Wechselwirkung zwischen ERISA und staatlichen Gesetzen” erläutert, können einige staatliche Gesetze die Begünstigtenbenennung oder die Programmbedingungen außer Kraft setzen und Sie dazu verpflichten, Zahlungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und nicht gemäß den Angaben in Ihren Unterlagen zu leisten.

Wenn das Programm keine Angaben zu den Begünstigten enthält, prüfen Sie, ob der Staat, in dem der Arbeitnehmer tätig war, ein Lohnzahlungsgesetz hat, das vorschreibt, an wen die oben aufgeführten Entschädigungsleistungen zu zahlen sind. Wenn es kein entsprechendes Gesetz gibt, haben der Nachlassverwalter des Arbeitnehmers oder die in einer eidesstattlichen Erklärung für kleine Nachlässe aufgeführten Erben, je nachdem, was zutrifft, Anspruch auf die Zahlungen oder das Vermögen.

Zahlungsweise und Besteuerung

Jede Entschädigung, die an den Nachlassverwalter gezahlt wird, sollte an „[Name des Nachlassverwalters], Nachlassverwalter, Nachlass von [Name des Mitarbeiters]“ oder einfach an „Nachlass von [Name des Mitarbeiters]“ oder eine ähnliche Variante davon gezahlt werden. Jede Entschädigung, die gemäß einer eidesstattlichen Erklärung über einen kleinen Nachlass an die Erben des Verstorbenen gezahlt wird, sollte unter den genannten Erben aufgeteilt und direkt an jeden von ihnen gezahlt werden.

Für Löhne, die im Jahr des Todes des Arbeitnehmers an den Nachlass, die Erben oder Begünstigten gezahlt werden, müssen Sie FICA (Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) auf die Zahlung einbehalten und den Betrag nur als Lohn auf dem Formular W-2 des verstorbenen Arbeitnehmers, Feld 3 (Sozialversicherungslohn) und Feld 5 (Medicare-Lohn) für das Jahr des Todes angeben. Die einbehaltenen FICA- und FUTA-Steuern werden in Feld 4 bzw. Feld 6 angegeben. Sie geben die Zahlungen jedoch nicht in Feld 1 des Formulars W-2 an und behalten keine regulären Bundessteuern ein. Wenn Sie die Zahlungen nach dem Todesjahr leisten, werden diese Zahlungen nicht auf dem Formular W-2 angegeben, und Sie behalten keine Steuern ein.

Unabhängig davon, ob die Zahlung im Todesjahr oder danach erfolgt, melden Sie die an den Nachlass, die Erben oder Begünstigten geleisteten Zahlungen ebenfalls auf dem Formular 1099-MISC in Feld 3. Im Allgemeinen ist keine Einbehaltung der Bundessteuer erforderlich, allerdings können für diese Zahlungen Ersatzsteuerregeln gelten, wenn der Empfänger Ihnen keine Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer für die Zahlungsabwicklung mitteilt.

Sie sollten stets eng mit Ihrer Lohnbuchhaltung und den zuständigen Steuerteams zusammenarbeiten, um die angemessene Steuerabführung und -meldung für alle Zahlungen im Zusammenhang mit der Vergütung oder den Beteiligungsvereinbarungen eines verstorbenen Mitarbeiters zu ermitteln.

Besondere Aspekte bei Aktienprämien

Unverfallbarkeit und Übertragung von Aktienprämien. Für alle Arten von Aktienprämien müssen Sie festlegen, was mit noch nicht unverfallbaren Prämien im Todesfall des Mitarbeiters geschieht, z. B. verfällt die Prämie, wird die Unverfallbarkeit beschleunigt oder bleibt sie nach dem Tod bestehen? Die Behandlung von Aktienprämien nach dem Tod des Mitarbeiters wird entweder im Aktienplan oder in der Prämienvereinbarung geregelt, die dem Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Gewährung ausgehändigt wird. Manchmal wird auch in einem Arbeitsvertrag beschrieben, was mit Aktienprämien im Todesfall geschieht.

Wenn der Mitarbeiter ausstehende Aktienoptionen hat, müssen Sie auch die Ausübungsfrist für diese Optionen nach dem Tod festlegen. Auch diese Informationen sollten in den Unterlagen zum Aktienplan, in der individuellen Zuteilungsvereinbarung oder möglicherweise im Arbeitsvertrag zu finden sein. Informieren Sie die Begünstigten, den Nachlass oder die Erben des Verstorbenen darüber, wie lange sie nach dem Tod des Verstorbenen gemäß den Bedingungen des Plans oder der Zuteilungsvereinbarung Zeit haben, um die Zuteilung auszuüben, und geben Sie ihnen Informationen darüber, wie sie solche Zuteilungen ausüben können. Benachrichtigen Sie außerdem den externen Verwalter Ihres Aktienplans (falls vorhanden) über den Tod des Verstorbenen und geben Sie an, welche Maßnahmen er in Bezug auf die Zuteilungen dieses Mitarbeiters ergreifen muss.

Steuerliche Behandlung von Aktienprämien. Ähnlich wie bei anderen oben genannten Vergütungsarten besteht keine Verpflichtung zur Einbehaltung von Einkommenssteuer für Aktienprämientransaktionen, die nach dem Tod des Verstorbenen stattfinden. Vielmehr sollten alle für diese Transaktion anerkannten Vergütungserträge auf einem Formular 1099-MISC angegeben werden, das an den Begünstigten, den Nachlass oder die Erben des Mitarbeiters ausgestellt wird.

Die steuerlichen Auswirkungen von FICA und FUTA auf Aktienprämien beim Tod eines Mitarbeiters sind komplexer:

Die FICA- und FUTA-Steuerabzüge gelten (und sollten auf dem endgültigen Formular W-2 des Mitarbeiters angegeben werden) für alle Prämien, die (1) vor dem Tod des Verstorbenen unverfallbar waren (nicht für Prämien, die aufgrund des Todes des Verstorbenen unverfallbar wurden) und (2) vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Verstorbene verstorben ist, ausgeübt/abgerechnet wurden.

Die FICA- und FUTA-Steuerabzüge gelten jedoch nicht für (1) Prämien (oder Teile davon), deren Unverfallbarkeit sich mit dem Tod des Verstorbenen beschleunigt, unabhängig davon, wann sie ausgeübt/abgerechnet werden, und (2) Prämien, die nach dem Kalenderjahr, in dem der Tod des Verstorbenen eintritt, ausgeübt oder abgerechnet werden.

Mitarbeitervergünstigungspläne

Qualifizierte Altersvorsorgepläne

401(k) und andere Arten von beitragsorientierten Altersvorsorgeplänen. 401(k)-Pläne sind die gängigste Form der betrieblichen Altersvorsorge, die Arbeitnehmern von ihrem Arbeitgeber angeboten wird. Wenn ein Arbeitnehmer mit einem Kontoguthaben in einem 401(k)-Plan verstirbt, muss zunächst festgestellt werden, ob der verstorbene Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seines Todes Anspruch auf seine Planleistungen hatte und, falls nicht, ob der Plan eine vollständige Unverfallbarkeit bei Tod während der Beschäftigung vorsieht (was fast immer der Fall ist). Überprüfen Sie auch die Planbedingungen, um festzustellen, ob dem Arbeitnehmer für das Jahr seines Todes Arbeitgeberbeiträge (Matching, Gewinnbeteiligung oder andere nicht wählbare Beiträge) zustehen. Während einige Pläne möglicherweise vorsehen, dass ein Arbeitnehmer normalerweise am 31. Dezember beschäftigt sein oder 1.000 Arbeitsstunden während des Jahres geleistet haben muss, um einen Arbeitgeberbeitrag zu erhalten, werden diese Anforderungen oft aufgehoben, wenn der Arbeitnehmer während seiner Beschäftigung verstirbt. Sie müssen das 401(k)-Plan-Dokument und die Zusammenfassung der Planbeschreibung überprüfen, um festzustellen, welche Regeln für das 401(k)-Plan-Konto des Mitarbeiters gelten sollten. Sie sollten auch immer mit dem Planverwalter zusammenarbeiten, um die Kontoinformationen des Verstorbenen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die richtigen Unverfallbarkeitsberechnungen auf das Konto angewendet werden.

Wenn ein unverfallbares Konto besteht und der Teilnehmer zum Zeitpunkt seines Todes verheiratet ist, sehen die Gesetze für beitragsorientierte Altersvorsorgepläne vor, dass der Ehepartner des Teilnehmers automatisch Begünstigter des Kontos wird, es sei denn, dieser Ehepartner hat auf sein Recht als Begünstigter verzichtet. Ein Ehepartner verzichtet auf sein Recht, Begünstigter zu sein, wenn der Teilnehmer ein Formular zur Benennung eines Begünstigten ordnungsgemäß ausgefüllt hat, in dem eine andere Person (oder andere Personen) als Begünstigter(e) genannt wird (werden), der Ehepartner dieses Formular unterzeichnet hat und die Unterschrift des Ehepartners von einem Notar oder einem Vertreter des Plans beglaubigt wurde. In einem solchen Fall gehört das unverfallbare Konto dem benannten Begünstigten und nicht dem Ehepartner.

Wenn der Teilnehmer unverheiratet ist und keine Begünstigten benannt wurden, legen die Bedingungen des Plans fest, wer als Begünstigter behandelt wird. In Plänen werden Familienmitglieder oft in einer bestimmten Reihenfolge aufgeführt, z. B. Kinder, dann Eltern, dann Geschwister usw. Letztendlich wird in einem Plan fast immer festgelegt, dass der letzte Begünstigte, wenn es keine anderen gibt, der Nachlass des Mitarbeiters ist.

Sobald Sie festgestellt haben, wer der richtige Empfänger des Plan-Kontoguthabens ist, benachrichtigen Sie die Person (oder den Testamentsvollstrecker, wenn es sich um den Nachlass handelt), dass sie Anspruch auf die Leistung hat, und händigen Sie ihr eine Kopie der Zusammenfassung der Planbeschreibung aus, damit sie versteht, wann und wie sie die Leistungen beantragen kann.

Im Allgemeinen ermöglichen 401(k)-Pläne einem Begünstigten, das 401(k)-Konto im Plan zu behalten, das Konto (auch direkt, um eine Quellensteuer zu vermeiden) auf einen anderen qualifizierten Arbeitgeberplan oder ein individuelles Rentenkonto (IRA) zu übertragen oder eine Auszahlung als Pauschalbetrag zu erhalten. Einige beitragsorientierte Pläne bieten auch Auszahlungen in Form von Ratenzahlungen oder einer Rente an. Ein Ehepartner als Begünstigter hat die gleichen Übertragungsoptionen wie der Arbeitnehmer – d. h. er kann eine Auszahlung vornehmen oder die Auszahlung auf ein IRA-Konto oder einen qualifizierten Arbeitgeberplan übertragen, an dem der Ehepartner teilnimmt. Ein nicht mit dem Arbeitnehmer verheirateter Begünstigter kann ebenfalls eine Übertragung wählen, jedoch nur auf ein IRA-Konto. Siehe unten die „Warnung” darüber, dass Zahlungen an einen Nachlass nicht für eine Übertragung in Frage kommen.

Gemäß den Vorschriften des Internal Revenue Code über die Mindestauszahlungen muss der Begünstigte, wenn er nicht bis zum 31. Dezember des Jahres nach dem Tod des Teilnehmers (oder im Falle eines Ehegatten als Begünstigten bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem der Teilnehmer das Mindestauszahlungsalter erreicht hätte) mit dem Bezug von Auszahlungen über einen Zeitraum beginnt, der seine Lebenserwartung nicht überschreitet, muss das gesamte Konto in der Regel bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem sich der Todestag des Teilnehmers^{zum zehnten Mal} jährt, an den Begünstigten ausgezahlt werden. Es gelten andere Vorschriften, wenn es keinen Begünstigten gibt, z. B. wenn die Zahlung an den Nachlass zu leisten ist; in diesem Fall muss die Auszahlung innerhalb von fünf Kalenderjahren nach dem Tod des Arbeitnehmers abgeschlossen sein. Es ist wichtig zu beachten, dass ein Plan zwar keine Leistungen nach diesen Terminen auszahlen darf, die Bedingungen des Plans jedoch möglicherweise eine frühere Auszahlung vorschreiben, und dass es weitere Nuancen im Rahmen der Mindestauszahlungsregeln gibt, die je nach den Umständen des jeweiligen Mitarbeiters und Begünstigten gelten können. Sie sollten die Bedingungen des Plans überprüfen und sich mit Ihrem Planverwalter beraten, um festzustellen, wann die Leistungen an einen Begünstigten oder an den Nachlass des Mitarbeiters ausgezahlt werden müssen.

Pensionspläne. Obwohl Pensionspläne mit jedem Jahr seltener werden, bieten viele Arbeitgeber sie weiterhin an, auch wenn die Leistungen im Rahmen des Plans mittlerweile fast vollständig eingefroren sind. Die folgenden Ausführungen gehen davon aus, dass der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seines Todes noch keine Rentenleistungen bezogen hat. Wenn dies der Fall war, hängt die Zahlung einer Todesfallleistung von der Zahlungsform ab, die der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns gewählt hat (z. B. gemeinsame und Hinterbliebenenrente, befristete Rente usw.). Da die meisten Pensionspläne es Arbeitnehmern nicht erlauben, ihre Rentenbezüge während ihrer Beschäftigung zu beginnen (nicht zuletzt, weil das Gesetz dies in der Regel nicht zulässt), geht der Rest dieses Abschnitts davon aus, dass der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seines Todes noch keine Rentenbezüge erhalten hat.

Zunächst ist zu prüfen, ob der verstorbene Arbeitnehmer zum Zeitpunkt seines Todes Anspruch auf die Leistungen aus dem Vorsorgeplan hatte und, falls nicht, ob der Plan eine vollständige Unverfallbarkeit im Todesfall vorsieht. Hat der Verstorbene Anspruch auf Leistungen aus dem Vorsorgeplan, ist der Vorsorgeplan gesetzlich verpflichtet, dem Ehepartner des Teilnehmers eine Todesfallleistung zu zahlen. Diese Art der Todesfallleistung für Ehepartner wird als „qualifizierte Hinterbliebenenrente vor Eintritt in den Ruhestand“ oder „QPSA“ bezeichnet. Es gibt zwei Umstände, unter denen eine QPSA möglicherweise nicht zahlbar ist, selbst wenn der Teilnehmer zum Zeitpunkt seines Todes verheiratet war: (i) Oftmals verlangt ein Plan, dass der Teilnehmer und der Ehepartner vor dem Tod ein Jahr lang verheiratet waren, damit der Ehepartner Anspruch auf die Leistung hat, und (ii) in seltenen Fällen kann ein Plan dem Teilnehmer gestattet haben, auf die QPSA zu verzichten, um zu vermeiden, dass ein Abzug von seiner Leistung vorgenommen wird, um die QPSA-Absicherung zu „bezahlen”. Sie müssen die Planunterlagen überprüfen und sich mit dem Verwalter des Plans abstimmen, um festzustellen, welches Ergebnis in diesem Fall gilt und ob eine QPSA-Leistung an den Ehepartner zu zahlen ist.

Während in einem typischen Pensionsplan keine Todesfallleistungen gezahlt werden, wenn der Verstorbene unverheiratet ist (oder seit mindestens einem Jahr nicht verheiratet war), ist dies nicht immer der Fall. Einige Pensionspläne, die ihre Leistungen als hypothetischen Kontostand oder als Pauschalbetrag beschreiben – wie z. B. Cash-Balance- oder Pensions-Equity-Pläne – können vorsehen, dass die gesamte Pauschalleistung aus dem Plan an den überlebenden Ehepartner, an den vom Teilnehmer benannten Begünstigten oder, falls es keinen gibt, an den Nachlass gezahlt wird. Wenn der Teilnehmer einen Begünstigten benannt hat und zum Zeitpunkt seines Todes verheiratet war, ist die Begünstigtenbenennung ungültig, wenn der Ehepartner der Begünstigtenbenennung nicht zugestimmt hat, wie oben unter „401(k) und andere Arten von beitragsorientierten Plänen” erwähnt. Wenn die Begünstigtenbenennung ungültig ist, hat in der Regel der Ehepartner Anspruch auf die Todesfallleistung.

Die Zahlung an den Ehepartner, Begünstigten oder Nachlass erfolgt zu dem Zeitpunkt und in der Form, die in den Planunterlagen beschrieben sind. Sobald Sie festgelegt haben, wer der richtige Empfänger der Todesfallleistung ist, benachrichtigen Sie die Person (oder den Testamentsvollstrecker, wenn es sich um den Nachlass handelt), dass sie Anspruch auf die Leistung hat, und händigen Sie ihr eine Kopie der Zusammenfassung der Planbeschreibung aus, damit sie versteht, wann und wie sie die Leistung beantragen kann.

EINE WARNUNG ZU PLANZAHLUNGEN AN NACHLÄSSE (EINSCHLIESSLICH EIDESSTATTLICHER ERKLÄRUNGEN FÜR KLEINE NACHLÄSSE)

Alle an den Nachlassverwalter gezahlten Ausschüttungen sollten zahlbar an „[Name des Nachlassverwalters] als Nachlassverwalter von [Name des Mitarbeiters]” oder einfach an „Nachlass von [Name des Mitarbeiters]” (oder eine ähnliche Variante) sein. Beachten Sie, dass Ihr Planverwalter möglicherweise alternative Möglichkeiten zur Benennung des Empfängers hat, wenn es sich um einen Nachlass handelt. Alle Auszahlungen an die Erben des Verstorbenen im Rahmen einer eidesstattlichen Erklärung für kleine Nachlässe sollten unter den genannten Erben aufgeteilt und direkt an jeden von ihnen ausgezahlt werden. Während die IRS-Vorschriften den Begünstigten normalerweise erlauben, eine qualifizierte Todesfallleistung aus einem Plan in einen IRA zu übertragen (um Quellensteuern auf die Auszahlung zu vermeiden), können weder ein Nachlass noch die in einer eidesstattlichen Erklärung für kleine Nachlässe aufgeführten Erben eine Rollover-Auszahlung wählen. Daher müssen Sie mit Ihrem Planverwalter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Todesfallleistungen, die über eine eidesstattliche Erklärung für kleine Nachlässe direkt an Einzelpersonen ausgezahlt werden, nicht in einen IRA übertragen werden dürfen.

Sozialpläne

Lebensversicherung. Wie oben erwähnt, benötigen Sie eine Kopie der Sterbeurkunde. Dies ist natürlich für die Verwaltung von Lebensversicherungsleistungen von entscheidender Bedeutung. Der Lebensversicherer (oder ein externer Verwalter, wenn es sich um eine selbstfinanzierte Versicherung handelt) sollte über den Tod des Mitarbeiters informiert werden und eine Kopie der Sterbeurkunde erhalten. Überprüfen Sie, ob eine Begünstigtenbenennung für die Lebensversicherungsleistung vorliegt, und teilen Sie diese dem Lebensversicherer mit, sofern dieser nicht bereits über diese Informationen verfügt. Vergewissern Sie sich außerdem, dass der Lebensversicherer den Anspruch ordnungsgemäß bearbeitet und die Lebensversicherungsleistung ohne Probleme an den Begünstigten auszahlt. Wenn der Lebensversicherer einen Anspruch ablehnt, könnten Sie von einer Klage überrascht werden, die ein angeblicher Begünstigter gegen den Versicherungsplan und das Unternehmen einreicht, weil die Lebensversicherungsleistung zu Unrecht abgelehnt oder an die falsche Person ausgezahlt wurde. Obwohl es möglicherweise die Pflicht des Versicherungsträgers ist, die Lebensversicherungsleistung zu zahlen, kann ein Arbeitgeber als Sponsor des ERISA-Plans in einen solchen Rechtsstreit verwickelt werden, und es kann eine potenzielle Haftung bestehen, beispielsweise wenn festgestellt wird, dass der Sponsor seine treuhänderischen Pflichten in Bezug auf die Kommunikation mit den Teilnehmern oder Fragen zur Anmeldung für die Lebensversicherungsleistung verletzt hat.

Wenn das Unternehmen optionale Lebensversicherungsleistungen für Angehörige anbietet, überprüfen Sie außerdem, ob der verstorbene Mitarbeiter eine Lebensversicherung für Angehörige abgeschlossen hat, und klären Sie gemeinsam mit den Angehörigen und dem Versicherer, ob die Angehörigen die Police in eine Einzelpolice umwandeln (oder „übertragen“) möchten.

Traditionelle Gruppen-Krankenversicherungen. Bei Ihren traditionellen Gruppen-Krankenversicherungen, wie z. B. Kranken-, Zahn- und Augenversicherungen, sollten Sie die Versicherungsgesellschaften und/oder externe Verwaltungsgesellschaften über den Tod des Mitarbeiters informieren und festlegen, wann der Versicherungsschutz für alle versicherten Angehörigen endet (z. B. am Tag des Todes, am letzten Tag des Monats, in dem der Tod eingetreten ist, oder am letzten Tag des Zahlungszeitraums, in dem der Tod eingetreten ist).

Wenn das Unternehmen den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegt (im Allgemeinen unterliegen Arbeitgeber mit mindestens 20 Mitarbeitern den COBRA-Vorschriften), müssen Sie den COBRA-Verwalter innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod des Mitarbeiters über dessen Tod informieren. Der COBRA-Verwalter hat dann 14 Tage Zeit, um das COBRA-Wahlpaket an die angemeldeten Angehörigen zu versenden. Wenn Sie COBRA intern verwalten, haben Sie insgesamt 44 Tage Zeit, um das COBRA-Wahlpaket zu versenden. Denken Sie daran, dass die maximale COBRA-Versicherungsdauer bis zu 36 Monate (anstelle der üblichen 18 Monate) beträgt, wenn der Tod des Mitarbeiters das qualifizierende Ereignis ist, das das Recht eines Angehörigen auf Teilnahme an der COBRA-Versicherung auslöst.

Da ein Arbeitgeber bis zu 102 % des vollen Prämienbetrags (sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil) für jede Person verlangen kann, die sich für die COBRA-Versicherung anmeldet, sollten der hinterbliebene Ehepartner und die Angehörigen prüfen, ob ihnen andere, preisgünstigere Versicherungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Beispielsweise könnte ein Familienangehöriger über seinen eigenen Arbeitgeber Anspruch auf eine günstigere Gruppenversicherung haben. Der Familienangehörige sollte gemäß einem besonderen Anmelderecht nach HIPAA das Recht haben, sich innerhalb von 30 Tagen nach Verlust Ihres Versicherungsschutzes in den Krankenversicherungsplan seines eigenen Arbeitgebers einzuschreiben, aber dieses besondere Recht auf Einschreibung während des Versicherungsjahres wird in der Regel aufgehoben, wenn COBRA gewählt wird. Familienangehörige könnten auch die Einschreibung in eine individuelle Krankenversicherung in Betracht ziehen, die über den staatlichen Marktplatz angeboten wird. Darüber hinaus müssen Sie alle Arbeitsverträge mit dem verstorbenen Arbeitnehmer überprüfen, um zu bestätigen, ob das Unternehmen sich bereit erklärt hat, im Falle des Todes des Arbeitnehmers die COBRA-Prämien für berechtigte Angehörige ganz oder teilweise zu übernehmen.

Wenn Sie ein kleiner Arbeitgeber sind, der nicht den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegt, können dennoch ähnliche Anforderungen gemäß einem staatlichen „Mini-COBRA”-Gesetz gelten, die Sie beachten sollten. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass der Versicherungsträger die Mini-COBRA-Bestimmungen Ihrer Versicherungspolice verwaltet. Oftmals erlegen Versicherungspolicen dem Arbeitgeber bestimmte administrative Verpflichtungen auf, wie beispielsweise Mitteilungspflichten im Zusammenhang mit Mini-COBRA-Anforderungen.

VERGESSEN SIE DIE HIPAA-VORSCHRIFTEN NICHT

Beachten Sie bei Gruppenversicherungen die HIPAA-Vorschriften. Die Datenschutzbestimmungen der HIPAA gelten für geschützte Gesundheitsdaten (PHI) von Verstorbenen für einen Zeitraum von 50 Jahren. Wenn Sie also mit den PHI eines Verstorbenen aus einer Gruppenversicherung zu tun haben, sollten Sie prüfen, ob die HIPAA eine Offenlegung ohne Genehmigung zulässt. Beispielsweise kann ein Plan-Sponsor in der Regel individuelle Krankenversicherungsdaten ohne Genehmigung für Verwaltungszwecke des Plans offenlegen. Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, müssen Sie eine unterzeichnete Genehmigung vom persönlichen Vertreter des Verstorbenen (in der Regel der Testamentsvollstrecker) einholen. Der persönliche Vertreter kann alle HIPAA-Rechte des Verstorbenen im Namen des Verstorbenen ausüben.

Flexible Ausgabenkonten (FSAs). Wenn der Verstorbene zum Zeitpunkt seines Todes an einem Gesundheits-FSA oder einem FSA für die Betreuung von Angehörigen teilgenommen hat, sollten Sie umgehend feststellen, wann die Teilnahme am FSA gemäß den Bestimmungen des Plan-Dokuments endet. Oftmals ist im Plan-Dokument angegeben, dass die Teilnahme mit dem Todestag endet. Der Testamentsvollstrecker sollte jedoch weiterhin berechtigt sein, Erstattungsanträge für qualifizierte Ausgaben einzureichen, die während des Planjahres bis zum Todestag angefallen sind. Beachten Sie, dass die meisten FSA-Pläne eine Frist für die Einreichung von Anträgen haben, die als „Auslaufphase” bezeichnet wird. Der Testamentsvollstrecker sollte über die Auslaufphase informiert werden und genügend Zeit erhalten, um vor Ablauf der Auslaufphase Ansprüche im Namen des Verstorbenen geltend zu machen. Beträge, die nicht zur Erstattung berechtigter Ausgaben verwendet werden, verfallen gemäß der für FSAs geltenden „Use-it-or-lose-it”-Regel (es sei denn, COBRA wird gewählt, wie unten erläutert).

Bei einer Gesundheits-FSA muss unter bestimmten Umständen eine COBRA-Versicherung für berechtigte Angehörige angeboten werden. Die meisten Gesundheits-FSAs unterliegen einer begrenzten COBRA-Verpflichtung, wonach ein Arbeitgeber den Angehörigen des Verstorbenen nur dann eine COBRA-Versicherung anbieten muss, wenn das Konto des Verstorbenen nicht vollständig ausgeschöpft ist (d. h. wenn zum Zeitpunkt des Todes mehr Geld in die FSA eingezahlt wurde, als erstattet wurde), und in der Regel nur für den Rest des Planjahres. Durch die Wahl von COBRA können den Angehörigen ihre eigenen medizinischen Ausgaben, die nach dem Tod des Teilnehmers bis zum Ende des Planjahres entstanden sind, erstattet werden.

Gesundheitssparkonten (Health Savings Accounts, HSAs). Wenn Sie einen Krankenversicherungsplan mit hoher Selbstbeteiligung (High Deductible Health Plan, HDHP) anbieten und einen bestimmten HSA-Verwalter damit beauftragen (und bezahlen), individuelle Konten für Ihre Mitarbeiter einzurichten (was oft auch die Möglichkeit von Arbeitnehmerbeiträgen über Gehaltsabzüge beinhaltet), sollten Sie überlegen, was mit dem individuellen HSA-Konto des Verstorbenen geschehen soll. Auch wenn die meisten HSAs nicht unter das ERISA-Gesetz fallen und ein Arbeitgeber im Vergleich zu anderen Vorsorgeplänen in der Regel nur begrenzte Verpflichtungen in Bezug auf HSAs hat, ist es dennoch ratsam, die Frage für die hinterbliebenen Angehörigen anzusprechen, um die Auswirkungen des Todes des Verstorbenen auf dieses Konto zu klären. Im Gegensatz zu Gesundheits-FSAs bleiben die HSA-Gelder Eigentum des HSA-Kontoinhabers – HSAs unterliegen nicht der „Use-it-or-lose-it”-Regelung.

Wenn ein HSA-Kontoinhaber stirbt, werden alle verbleibenden Gelder an die Person überwiesen, die als HSA-Begünstigter benannt wurde. Wenn keine solche Benennung vorliegt, gelten die Bestimmungen der HSA-Verwahrungsvereinbarung. Wenn der überlebende Ehepartner als Begünstigter benannt wurde, wird das Konto nach dem Tod des Arbeitnehmers als HSA des Ehepartners behandelt. Der Ehepartner führt die HSA in seinem eigenen Namen weiter und hat weiterhin Zugang zu den HSA-Geldern auf Vorsteuerbasis. Wird eine andere Person als der Ehepartner als Begünstigter benannt (z. B. ein volljähriges Kind), verliert das Konto die steuerlichen Vorteile einer HSA und der Marktwert des Kontos wird für den Begünstigten steuerpflichtig. Der steuerpflichtige Betrag wird um alle nach dem Tod erfolgten Auszahlungen zur Erstattung qualifizierter medizinischer Ausgaben, die dem Kontoinhaber vor seinem Tod entstanden sind, reduziert. Ansprüche können bis zu einem Jahr nach dem Tod geltend gemacht werden.

Nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne

Wie bei Pensionsplänen und 401(k)-Plänen ist zunächst zu prüfen, ob der Verstorbene zum Zeitpunkt seines Todes Anspruch auf seine gesamte Leistung oder sein gesamtes Plan-Konto hatte, und wenn nicht, ob der Plan eine vollständige Unverfallbarkeit im Todesfall vorsieht. Wenn ein Teil des Kontoguthabens oder der Leistung unverfallbar ist, sollte dieser gemäß den Bedingungen des Plans verfallen. Angenommen, es gibt einen unverfallbaren Saldo, müssen Sie prüfen, ob der Plan die Wahl eines Begünstigten zulässt und wenn ja, ob der Verstorbene einen Begünstigten benannt hat. Wenn ein Begünstigter benannt wurde, sollte die Zahlung an diese Person erfolgen. Wenn kein Begünstigter benannt wurde, sollte die Zahlung gemäß den Regeln des Plans für Zahlungen im Todesfall erfolgen. Die meisten Pläne sehen vor, dass die Zahlung an den Nachlass des Verstorbenen erfolgt, wenn kein Begünstigter benannt wurde. Die Zahlung an den Begünstigten oder den Nachlass der Person sollte zu dem Zeitpunkt und in der Form erfolgen, die vom Verstorbenen gewählt wurden und/oder in den Planunterlagen vorgesehen sind.

Wenn Sie einen externen Verwalter für den Plan haben, wenden Sie sich so schnell wie möglich an diesen, um ihn über den Tod des Mitarbeiters zu informieren und ihn über alle Maßnahmen zu informieren, die er in Bezug auf das Konto oder die Leistungen des Verstorbenen im Rahmen des Plans ergreifen muss (z. B. Verfall von Guthaben oder Aufnahme von Zahlungen).

Weitere zu berücksichtigende Sonderfälle

Offenlegungspflichten für Führungskräfte börsennotierter Unternehmen

Keine Anforderungen gemäß Formular 8-K. Im Allgemeinen löst die Kündigung eines leitenden Angestellten eines börsennotierten Unternehmens die Notwendigkeit aus, einen aktuellen Bericht auf Formular 8-K bei der Securities and Exchange Commission („SEC“) einzureichen. Die SEC hat jedoch eine Richtlinie herausgegeben, die vorsieht, dass ein Unternehmen keinen aktuellen Bericht auf Formular 8-K einreichen muss, um den Tod eines seiner leitenden Angestellten zu melden.

Formular 4-Meldung. Der Tod eines leitenden Angestellten löst weder eine Formular 4-Meldung aus, noch löst eine Transaktion in Bezug auf die Aktien des Unternehmens, die nach dem Tod des leitenden Angestellten initiiert wird (z. B. die Ausübung einer Option durch den Begünstigten des leitenden Angestellten), eine solche Meldung aus. Wenn der verstorbene leitende Angestellte jedoch vor seinem Tod eine Transaktion initiiert hat, die noch nicht in einem Formular 4 oder Formular 5 gemeldet wurde (z. B. wenn der Verstorbene am Tag vor seinem Tod Aktien verkauft hat), besteht die Pflicht, solche Transaktionen, die vor dem Tod des leitenden Angestellten stattgefunden haben, rechtzeitig zu melden. Die Berichte des verstorbenen Führungskräften können vom Nachlassverwalter des Insiders oder vom Emittenten oder einem Mitarbeiter des Emittenten unterzeichnet und bei der SEC eingereicht werden. Unabhängig davon, wer den Bericht unterzeichnet und ausführt, sollte der verstorbene Führungskraft als meldende Person in Feld 1 des Berichts genannt werden, und die Person, die den Bericht im Namen des verstorbenen Mitarbeiters ausführt, sollte den Bericht in ihrem eigenen Namen unterzeichnen und dabei die Funktion angeben, in der sie unterzeichnet.

Slayer-Statuten

Die meisten, wenn nicht sogar alle Bundesstaaten haben sogenannte „Slayer Statutes“ (Gesetze gegen Totschläger), die es Mördern im Wesentlichen verbieten, von ihren Verbrechen zu profitieren. Wenn Sie mit einer Situation konfrontiert sind, in der der Begünstigte eines Verstorbenen gleichzeitig dessen Mörder ist, stehen Sie möglicherweise vor der Frage, was Sie tun sollen – den Begünstigten gemäß den Bedingungen des Plans auszahlen oder sich an das Bundesstaatsgesetz halten? Bei Nicht-ERISA-Plänen können Sie sich an das Bundesstaatsgesetz halten. Bei ERISA-Plänen ist die Lage jedoch nicht so eindeutig. Während es verschiedene Fälle gab, in denen es um das Recht auf Leistungen im Hinblick auf „Slayer Statutes“ ging, war das US-Berufungsgericht für den Siebten Gerichtsbezirk das erste Berufungsgericht, das in der Rechtssache Laborers’ Pension Fund v. Miscevic darüber entschied, ob ERISA Vorrang vor einem Slayer Statute hat. Wie lautete die Entscheidung? ERISA hat keinen Vorrang vor einem Slayer Statute eines Bundesstaates, sodass das Gesetz verhinderte, dass der Mörder Begünstigter der ERISA-Rentenleistungen des Verstorbenen wurde. Außerhalb des Seventh Circuit besteht weiterhin eine gewisse Unklarheit. In einem jüngeren Fall entschied sich das US-Berufungsgericht für den sechsten Gerichtsbezirk, keine Stellungnahme zur Anwendung der Vorrangigkeit von ERISA gegenüber einem „Slayer Statute“ in Tennessee abzugeben, sondern stützte sich stattdessen auf das Bundesgewohnheitsrecht, um zu dem Schluss zu kommen, dass eine Person, die einen Verstorbenen ermordet hat, als Begünstigter der Lebensversicherungspolice des Verstorbenen keine Lebensversicherungsleistungen erhalten kann. Angesichts dieser Unklarheit besteht eine Möglichkeit darin, diese Ausnahme direkt in das ERISA-Plan-Dokument aufzunehmen, damit Sie im Ernstfall die Begünstigtenregeln Ihres Plans befolgen können. Wenn diese Formulierung jedoch fehlt, sollten Sie einen Rechtsbeistand konsultieren oder, wenn alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, einen Richter bitten, zu entscheiden, wer der Begünstigte sein soll.