Die neue Durchsetzungslandschaft nach den Executive Orders der Trump-Administration

Die am 20. Januar 2025 unterzeichneten Durchführungsverordnungen von Präsident Trump haben die Einwanderungspolitik erheblich verändert. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Ausrufung des nationalen Notstands an der südlichen Grenze
• Ausweitung der Prioritäten bei der Durchsetzung auf umfassendere Kategorien von ausweisbaren Einwanderern
• Verstärkte Präsenz der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) für mehr Kontrollen am Arbeitsplatz
• Entzug von Bundesmitteln für Gerichtsbarkeiten, die sich nicht an die Einwanderungsgesetze des Bundes halten

Diese Maßnahmen signalisieren eine erneute Konzentration auf die Durchsetzung am Arbeitsplatz, mit vermehrten Kontrollen, Razzien und strengeren Strafen für Verstöße gegen I-9. Arbeitgeber müssen auf unangekündigte Besuche vorbereitet sein, die den Betriebsablauf stören und möglicherweise zur Festnahme von Mitarbeitern führen können, angesichts der jüngsten Durchführungsverordnungen der Trump-Regierung zu Einwanderungskontrollen, ICE und der Abteilung für Betrugsaufdeckung und nationale Sicherheit (FDNS) der US-Einwanderungsbehörde (USCIS). Der folgende Leitfaden beschreibt wichtige Schritte, die Arbeitgeber unternehmen sollten, um die Einhaltung der I-9- und E-Verify-Vorschriften sicherzustellen und sich auf mögliche Besuche vor Ort vorzubereiten.

I-9-Compliance-Leitfaden

Die Grundlage für die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen durch Arbeitgeber ist das ordnungsgemäße Ausfüllen und Aufbewahren der I-9-Formulare. Hier sind die wesentlichen Schritte zur Gewährleistung der I-9-Konformität:

1. Rechtzeitige Fertigstellung

• Stellen Sie sicher, dass Abschnitt 1 vom Arbeitnehmer am oder vor dem ersten Arbeitstag ausgefüllt wird.
• Füllen Sie Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach dem Arbeitsbeginn des Mitarbeiters aus.

2. Dokumentenprüfung

• Überprüfen Sie die von den Mitarbeitern vorgelegten Dokumente physisch, um deren Identität und Arbeitserlaubnis festzustellen.
• Für E-Verify-Teilnehmer: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente der Liste B ein Foto enthalten.

3. Aufbewahrung von Unterlagen

• Bewahren Sie die I-9-Formulare für alle derzeitigen und ehemaligen Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Bestimmungen auf.
• Bewahren Sie I-9-Formulare sicher und getrennt von anderen Personalunterlagen auf.

4. Regelmäßige Audits

• Führen Sie interne Audits der I-9-Formulare durch, um Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.
• Erwägen Sie den Einsatz elektronischer I-9-Systeme, um die Einhaltung von Vorschriften zu optimieren und Fehler zu reduzieren.

5. Schulung

• Bieten Sie HR-Mitarbeitern umfassende Schulungen zu den I-9-Compliance-Anforderungen an.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die ordnungsgemäße Ausfüllung, Aufbewahrung und Aufbewahrung von Formularen verstehen.

Leitfaden zur Einhaltung der E-Verify-Vorschriften

Um sich auf einen möglichen Besuch von E-Verify vorzubereiten, sollten Arbeitgeber die folgenden Compliance-Maßnahmen ergreifen:

1. Kontoführung

• Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Programmadministrator im E-Verify-Konto aufgeführt ist.
• Halten Sie das Unternehmensprofil auf dem neuesten Stand.
• Überprüfen Sie, ob alle Benutzer die erforderlichen Tutorials, einschließlich Auffrischungsschulungen, abgeschlossen haben.

2. Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen

• Sorgen Sie für eine organisierte und sichere Aufbewahrung aller I-9-Formulare und E-Verify-Aufzeichnungen.
• Seien Sie darauf vorbereitet, alle ursprünglich mit E-Verify-Anträgen eingereichten Informationen vorzulegen.
• Stellen Sie sicher, dass die Ausweisdokumente der Liste B ein Foto enthalten.

3. Korrekturen an Datensätzen, falls erforderlich

• Gemäß dem E-Verify-Benutzerhandbuch sollte ein Arbeitgeber, der feststellt, dass er versehentlich bis zum dritten Werktag keinen Fall angelegt hat, unverzüglich die Vorschriften einhalten, indem er einen Fall für den Mitarbeiter anlegt. Dies gilt jedoch nur für neu eingestellte Mitarbeiter, nicht für langjährige Mitarbeiter. 
• Das E-Verify-Benutzerhandbuch fährt fort: „Erstellen Sie keinen Fall für einen Mitarbeiter, dessen erster Arbeitstag vor dem Datum des Inkrafttretens der Vereinbarung des Arbeitgebers liegt.“[1] Daher wird für Mitarbeiter, die bereits seit einiger Zeit im Unternehmen beschäftigt sind, generell davon abgeraten, einen E-Verify-Fall lange nach ihrem Arbeitsbeginn einzureichen.

4. Benachrichtigungen am Arbeitsplatz

• Bringen Sie die E-Verify -Teilnahmeerklärung und die Plakate zum Recht auf Arbeit deutlich sichtbar in englischer und spanischer Sprache an.
• Erwägen Sie, die Plakate digital oder online anzuzeigen oder Kopien zusammen mit den Bewerbungsunterlagen zur Verfügung zu stellen.

5. Schulung und Vorbereitung

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die an der I-9-Überprüfung beteiligt sind, gut geschult sind und über die aktuellen Verfahren informiert sind.
• Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um etwaige Compliance-Probleme zu identifizieren und zu beheben.
• Erwägen Sie, einen Anwalt mit einer externen Prüfung zu beauftragen, um das Anwaltsgeheimnis zu wahren.

Vorbereitung auf Besichtigungen vor Ort

Angesichts der erhöhten Wahrscheinlichkeit von Besuchen durch die ICE oder FDNS sollten Arbeitgeber proaktive Maßnahmen zur Vorbereitung ergreifen:

1. Entwickeln Sie ein schriftliches Reaktionsprotokoll – erstellen Sie einen umfassenden Plan, der Folgendes umreißt:

• Beauftragte Ansprechpartner für die Abwicklung von Besichtigungen vor Ort;
• Schritte zur Überprüfung der Identität und Befugnisse von Besuchern;
• Verfahren zur Benachrichtigung von Rechtsbeiständen und Geschäftsleitung; und
• Richtlinien für den Umgang von Mitarbeitern mit Vertretern.

2. Benennung und Schulung von Schlüsselpersonal

• Ernennen Sie primäre und stellvertretende Ansprechpartner, die mit den Einwanderungsbestimmungen vertraut sind.
• Stellen Sie sicher, dass diese Vertreter darauf vorbereitet sind, die Inspektoren zu empfangen und den Besuch zu erleichtern.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter an der Front, wie sie auf die Ankunft von Agenten reagieren sollen.

3. Kennen Sie Ihre Rechte und Grenzen

• Verstehen Sie den Unterschied zwischen Verwaltungs- und Gerichtsbeschlüssen.
• Beachten Sie, dass ICE-Beamte ohne einen gültigen richterlichen Durchsuchungsbefehl oder eine Einwilligung keine privaten Bereiche betreten dürfen.
• Kennzeichnen und bezeichnen Sie private Bereiche an Ihrem Arbeitsplatz deutlich.

4. Dokumentation vorbereiten

• Führen Sie übersichtliche und leicht zugängliche I-9-Aufzeichnungen.
• Bewahren Sie Kopien von Visumanträgen, Anträgen auf Arbeitsbedingungen und anderen relevanten Einwanderungsdokumenten für ausländische Mitarbeiter griffbereit auf.
• Erstellen Sie einen „Compliance-Ordner“ mit wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.

5. Mitarbeiter schulen

• Informieren Sie die Mitarbeiter während eines Betriebsbesuchs über ihre Rechte, darunter das Recht zu schweigen und einen Rechtsbeistand zu verlangen sowie das Recht, die Unterzeichnung von Dokumenten ohne Rechtsberatung zu verweigern.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Karten mit dem Titel „Kennen Sie Ihre Rechte“ zur Verfügung, die in mehreren Sprachen erhältlich sind.
• Führen Sie simulierte Standortbesuche durch, um die Mitarbeiter in den Verfahren zu schulen/sie damit vertraut zu machen und ihnen beizubringen, wie sie höflich und selbstbewusst auf Anfragen reagieren können.

Während eines Besuchs vor Ort:

Wenn ICE- oder FDNS-Beamte an Ihrem Arbeitsplatz erscheinen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

• Überprüfen Sie die Berechtigungsnachweise: Bitten Sie darum, die Ausweise und Dienstnummern der Beamten zu sehen und notieren Sie diese.
• Überprüfen Sie Durchsuchungsbefehle: Wenn Ihnen ein Durchsuchungsbefehl vorgelegt wird, überprüfen Sie sorgfältig dessen Umfang und Gültigkeit.
• Wenden Sie sich an Ihren Rechtsbeistand: Benachrichtigen Sie unverzüglich Ihren benannten Rechtsvertreter.
• Zugriff einschränken: Gewähren Sie nur Zugriff auf Bereiche und Dokumente, die in einem gültigen Durchsuchungsbefehl (für ICE-Besuche) oder (bei FDNS-Besuchen) in Dokumenten, Informationen und Befragungen angegeben sind , die sich auf Informationen beziehen, die in einem Antrag auf Einwanderungsleistungen für einen ausländischen Arbeitnehmer angegeben wurden.
• Dokumentieren Sie den Besuch: Machen Sie sich detaillierte Notizen zu allen Interaktionen, einschließlich der gestellten Fragen und gegebenen Antworten.
• Begleiten Sie Agenten: Lassen Sie Agenten an Ihrem Arbeitsplatz nicht unbeaufsichtigt.
• Ruhe bewahren: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, während des gesamten Prozesses ruhig und professionell zu bleiben.

Maßnahmen nach dem Besuch

Nach einem Besuch vor Ort führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

• Nachbesprechung mit Rechtsbeistand und Managementteam.
• Überprüfen Sie die Notizen und Unterlagen aus dem Besuch.
• Beheben Sie alle während der Inspektion festgestellten Compliance-Probleme.
• Erwägen Sie die Durchführung einer vollständigen I-9-Prüfung, falls diese nicht kürzlich durchgeführt wurde.
• Verstärken Sie die Schulung der Mitarbeiter auf der Grundlage der Erfahrungen aus dem Besuch.

Mögliche Folgen und Strafen

Arbeitgeber sollten sich der erhöhten Strafen für Verstöße gegen I-9 im Jahr 2025 bewusst sein:

Darüber hinaus kann die Teilnahme an E-Verify beendet werden und Arbeitgeber werden an Behörden gemeldet, die illegale Beschäftigungsaktivitäten untersuchen, wenn E-Verify Hinweise auf Missbrauch, Diskriminierung und/oder Betrug findet.

Diese hohen Strafen unterstreichen, wie wichtig es ist, die Einwanderungsgesetze strikt einzuhalten und auf mögliche Besichtigungen vor Ort vorbereitet zu sein.

Zusammenfassend

Da sich die Durchsetzungslandschaft unter der neuen Regierung weiterentwickelt, müssen Arbeitgeber der Einhaltung der I-9-Vorschriften und der Vorbereitung auf mögliche Besuche vor Ort Priorität einräumen. Durch die Umsetzung solider Compliance-Programme, die Schulung von Mitarbeitern und die Entwicklung klarer Reaktionsprotokolle können Unternehmen die mit Einwanderungskontrollen verbundenen Risiken mindern.

Denken Sie daran, dass Zusammenarbeit zwar generell ratsam ist, Arbeitgeber bei diesen Besuchen jedoch auch Rechte haben. Es ist entscheidend, ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und dem Schutz Ihrer Geschäftsinteressen zu finden. Durch Information, Vorbereitung und proaktives Handeln können Arbeitgeber diese schwierige Situation meistern und gleichzeitig die Compliance gewährleisten.

[1] „MOU“ bezieht sich auf die E-Verify-Vereinbarung für Arbeitgeber.