Die Zölle zähmen: Fragen zu Arbeitnehmerleistungen für Arbeitgeber in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit – Reduzierung oder Aussetzung qualifizierter Beiträge zu Altersvorsorgeplänen
Dieser Artikel befasst sich mit mehreren Fragen, die Arbeitgeber möglicherweise zu Möglichkeiten der Kostensenkung im Zusammenhang mit vom Arbeitgeber finanzierten qualifizierten Altersvorsorgeplänen wie 401(k), 403(b) und Pensionsplänen haben. (Es können auch andere Optionen in Betracht gezogen werden, wie beispielsweise die hier beschriebene Beendigung des Arbeitsverhältnisses.) Für die Zwecke dieses Artikels wird davon ausgegangen, dass der Arbeitgeber der Träger des jeweiligen Altersvorsorgeplans ist.
Können und wie können wir Kosten senken, wenn wir einen beitragsorientierten Pensionsplan (401(k) oder 403(b)) haben?
Die gängigste Methode, mit der Arbeitgeber die Kosten für ihre beitragsorientierten Pensionspläne senken, ist die Reduzierung oder Aussetzung von Arbeitgeberbeiträgen, wie z. B. Matching-Beiträge oder nicht wählbare (gewinnbeteiligungsbezogene) Beiträge. Die nachstehende Erörterung konzentriert sich auf Matching-Beiträge, gilt jedoch im Allgemeinen in ähnlicher Weise auch für nicht wählbare Beiträge (auch wenn es Unterschiede geben kann). Unabhängig von der Art des Beitrags oder der Höhe der Kürzung sollten Sie zunächst in Ihren Planunterlagen nachsehen, welche Arten von Beiträgen Ihr Plan vorsieht und welche Parameter für diese Beiträge gelten.
Ihr Plan sieht Safe-Harbor-Matching-Beiträge vor.
Bei Plänen dieser Kategorie können Arbeitgeber diese Beiträge reduzieren oder aussetzen, wenn:
- Der Arbeitgeber erleidet während des Planjahres einen „wirtschaftlichen Verlust“ oder
- Die zuvor versandte Safe-Harbor-Mitteilung enthielt eine Erklärung, die es dem Arbeitgeber ermöglichte, den Safe-Harbor-Beitrag zu reduzieren oder auszusetzen (manchmal auch als „Vorbehalt” oder „Vielleicht-nicht”-Erklärung bezeichnet).
Um diese Kürzung oder Aussetzung umzusetzen, ist in der Regel eine Planänderung erforderlich. Darüber hinaus muss der Sponsor den betroffenen Teilnehmern mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten der Kürzung oder Aussetzung eine ergänzende Mitteilung zukommen lassen, und der Plan muss dann für das betreffende Planjahr die üblichen Nichtdiskriminierungstests auf Jahresbasis bestehen. (Ungeachtet der zusätzlichen Anforderungen an die Vorankündigung muss ein Safe-Harbor-Plan den Teilnehmern außerdem eine aktualisierte Zusammenfassung der Planbeschreibung (SPD) oder eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen (SMM) zur Verfügung stellen, die als Änderung der SPD dient, wie weiter unten unter „Ihr Plan sieht entsprechende Beiträge vor, ist aber kein Safe-Harbor-Plan“ näher beschrieben.
Wenn der Plan ein vorab genehmigtes Planformat verwendet (früher als Master-, Prototyp- oder Volume-Submitter-Pläne bezeichnet), sollte der Arbeitgeber seinen Anbieter kontaktieren, um die erforderliche Änderung vorzubereiten, und dabei mit seinem Rechtsberater zusammenarbeiten, um die Gültigkeit, Aktualität und Substanz sicherzustellen. Insbesondere sollte der Arbeitgeber bei der Umsetzung des Inkrafttretens der Änderung eng mit dem Anbieter zusammenarbeiten und dabei die zeitlichen Anforderungen für die Bereitstellung der ergänzenden Mitteilung an die Planteilnehmer berücksichtigen, wie wir zuvor zur Kostensenkung während der Pandemie erläutert haben.
Ihr Plan sieht entsprechende Beiträge vor, ist jedoch kein Safe Harbor.
Diskretionäre Anpassung. Wenn das Plan-Dokument dem Arbeitgeber die Entscheidung über die jährlichen Anpassungsbeiträge überlässt, sollte eine Planänderung nicht erforderlich sein. Stattdessen kann der Arbeitgeber die Anpassungsbeiträge für das betreffende Jahr und alle folgenden Jahre nach eigenem Ermessen reduzieren oder aussetzen, wenn er dies für notwendig oder angemessen hält. Der Arbeitgeber sollte die Unternehmensunterlagen überprüfen, in denen die freiwilligen Matching-Beiträge des Vorjahres genehmigt wurden, um festzustellen, ob eine ersetzende Unternehmensmaßnahme erforderlich ist. Wenn beispielsweise der vorherige Beschluss des Unternehmensvorstands vorsah, dass die freiwilligen Matching-Beiträge 100 % der ersten 5 % der eingezahlten Vergütung betragen und diese Formel bis zu einer Änderung durch den Vorstand gültig bleibt, ist eine Maßnahme des Vorstands erforderlich, um diese Beiträge zu reduzieren oder auszusetzen.
In diesem Fall ist keine Planänderung erforderlich, aber Arbeitgeber sollten die Bedingungen der SPD des Plans überprüfen, um festzustellen, ob Aktualisierungen oder Änderungen erforderlich oder empfehlenswert sind, beispielsweise wenn die SPD vergangene Praktiken oder Absichten des Arbeitgebers behandelt, und sie sollten proaktiv in Betracht ziehen, den Teilnehmern eine informelle Mitteilung oder eine ähnliche Kommunikation über mögliche Ereignisse zuzusenden, insbesondere angesichts der schwierigen finanziellen Unsicherheiten aufgrund nationaler und internationaler Zölle. (Wenn solche Aktualisierungen oder Änderungen vorgenommen werden, muss der Arbeitgeber den Teilnehmern in der Regel eine aktualisierte SPD oder ein SMM zur Verfügung stellen, in dem diese Änderungen beschrieben werden.) Eine solche Mitteilung, die nachträglich erfolgen kann (d. h. es ist keine Vorankündigung erforderlich), kann dazu beitragen, die Erwartungen der Mitarbeiter frühzeitig zu klären, und ihnen eine bessere Möglichkeit bieten, ihre freiwilligen Aufschübe nach eigenem Ermessen anzupassen.
Fester Matching-Satz. Wenn der Plan die Höhe der Matching-Beiträge festlegt, ist eine Planänderung erforderlich, um eine Kürzung oder Aussetzung umzusetzen. Darüber hinaus könnte der Arbeitgeber je nach Berechnungsweise des Matching-Betrags in Betracht ziehen, ob die Teilnehmer einen „True-up”-Matching-Beitrag für vor der Änderung geleistete freiwillige Einzahlungen erhalten sollten.
In diesem Fall sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Änderung im Voraus anzukündigen, müssen den Teilnehmern jedoch eine aktualisierte SPD oder SMM zur Verfügung stellen, in der die Änderungen beschrieben werden, in der Regel innerhalb von 210 Tagen nach Ablauf des Planjahres, in dem die Änderung in Kraft tritt. Gemäß bewährten Verfahren und im Sinne guter Arbeitnehmerbeziehungen empfiehlt es sich jedoch, die Änderung so bald wie möglich nach ihrer Umsetzung anzukündigen.
Können und wie können wir Kosten senken, wenn wir einen leistungsorientierten (Renten-)Plan haben?
Wie bereits erläutert, können Arbeitgeber, die Pensionspläne für einzelne Arbeitgeber anbieten, die Leistungs- oder Zuteilungsformeln ihrer Pläne prospektiv ändern. Durch die Reduzierung der Formel senken Arbeitgeber den Satz der künftigen Leistungsansprüche, was sich auf die an die Teilnehmer zu zahlenden Leistungen auswirkt. Wenn die Änderung die künftigen Leistungsansprüche erheblich reduziert, muss der Verwalter den Teilnehmern und Begünstigten (und gegebenenfalls den Gewerkschaften, die diese Personen vertreten) im Voraus eine Mitteilung über die Änderung zukommen lassen, wie bereits erwähnt. (Und wie bei einem beitragsorientierten Safe-Harbor-Plan muss auch ein leistungsorientierter Plan den Teilnehmern eine aktualisierte SPD oder SMM zur Verfügung stellen, wie oben unter „Ihr Plan sieht beitragsabhängige Zuzahlungen vor, ist aber kein Safe-Harbor-Plan“ beschrieben.
Können und wie können wir Kosten senken, wenn unsere Mitarbeiter durch eine Gewerkschaft vertreten werden?
Sie sollten die Bestimmungen des geltenden Tarifvertrags überprüfen, da dieser die Beziehung des Arbeitgebers zu seinen gewerkschaftlich organisierten Mitarbeitern regelt und wahrscheinlich die Leistungen beschreibt, die sie im Rahmen der Altersvorsorgepläne des Arbeitgebers erhalten müssen. Falls erforderlich, müssten Sie mit der Gewerkschaft über die Kürzung oder Aussetzung der Arbeitgeberbeiträge zur Altersvorsorge oder der Rentenansprüche verhandeln. Sofern die Zustimmung der Gewerkschaft erforderlich ist und eingeholt wird, gelten ansonsten die oben genannten Beschreibungen und Verfahren.
