Grundlagen der Sozialleistungen – Wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird: Ein Leitfaden für Personal- und Sozialleistungsfachleute

Wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird, stellen sich verschiedene Fragen hinsichtlich seines Anspruchs auf Entschädigung und Leistungen. Als Mitglied der Personal- oder Sozialleistungsabteilung Ihres Unternehmens wenden sich Mitarbeiter und ihre Familien oft an Sie, um Hilfe beim Verständnis der Auswirkungen einer Arbeitsunfähigkeit auf die Sozialleistungen und Entschädigungen des Mitarbeiters zu erhalten – in einer Zeit, die für sie oft sehr belastend ist. Dieser Leitfaden bietet eine umfassende Referenzquelle in Form einer Übersicht über die einzelnen Pläne, wie mit den verschiedenen Arten von Entschädigungs- oder Sozialleistungsvereinbarungen umzugehen ist, wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird, und enthält einige praktische Tipps zu Fragen der Sozialleistungen, die bei der Verwaltung der Entschädigungs- und Sozialleistungen Ihres Unternehmens für einen arbeitsunfähigen Mitarbeiter auftreten können.

Die in diesem Leitfaden enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und behandeln nicht alle Leistungs- oder Steuerfragen, die im Zusammenhang mit einem behinderten Mitarbeiter auftreten können, oder andere Nuancen, die bei der Betrachtung des behinderten Mitarbeiters oder der Besonderheiten der Leistungspläne Ihres Unternehmens auftreten können. Darüber hinaus sind alle in diesem Leitfaden beschriebenen Steuer- oder sonstigen Vorschriften zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Leitfadens aktuell und es ist nicht davon auszugehen, dass die beschriebenen Vorschriften die einzigen (steuerlichen oder sonstigen) Vorschriften sind, die gelten können, und sie können sich ändern. Daher empfehlen wir Ihnen, bei Fragen zu Vergütungen und Sozialleistungen im Zusammenhang mit der Behinderung von Mitarbeitern stets Ihren internen oder externen Rechtsberater oder andere Steuer- oder Sozialleistungsberater hinzuzuziehen.

This guide is part of Foley’s Employee Benefits & Executive Compensation Practice “Benefits Basics” resource series — please see our additional resource guides for important benefits considerations when an employee dies, is dismissed, or gets divorced.

Ein Überblick über die Bedeutung von Behinderung

Bevor wir uns mit Fragen zur Verwaltung der Vergütungs- und Vorsorgepläne Ihres Unternehmens befassen, sollten Sie sich bewusst sein, dass nicht alle Behinderungen gleich definiert sind. Beispielsweise gilt im Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA) nicht eine einheitliche Definition von Behinderung für alle ERISA-Pläne. Je nach dem jeweiligen Plan, der jeweiligen Richtlinie oder dem jeweiligen Programm können Sie in Ihren Unterlagen mehrere Definitionen von Behinderung finden. Hier ein Überblick:

Wow! Wie Sie sehen können, gibt es mehrere Definitionen von Behinderung, die sich alle in irgendeiner Weise unterscheiden. Das bedeutet, dass Sie, wenn jemand behindert ist, die Definition von Behinderung in jedem einzelnen Plan oder jeder einzelnen Vereinbarung überprüfen müssen, um festzustellen, ob der Mitarbeiter Anspruch auf alle oder nur auf einige der Bestimmungen für Behinderte in diesem Plan oder dieser Vereinbarung hat.

Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, die Definitionen in Plänen und Vereinbarungen so weit wie möglich zu harmonisieren (außer in Fällen, in denen eine gesetzlich vorgeschriebene Definition dies nicht zulässt). Dies wird die Verwaltung erheblich vereinfachen.

Schließlich sollten Sie, soweit möglich, erwägen, den Begriff „Behinderung“ so zu definieren, dass Sie als Arbeitgeber sich auf die Feststellung einer Behinderung durch einen Dritten verlassen können, sodass Sie diese Feststellung nicht selbst treffen müssen, was sehr schwierig sein kann. Wenn Sie beispielsweise Behinderung anhand der Frage definieren können, ob jemand Anspruch auf Leistungen aus einer Langzeit-Invaliditätsversicherung hat oder eine SSA-Feststellung der Behinderung erhalten hat, dann müssen Sie sich nur auf die Feststellung dieser dritten Partei verlassen und müssen keine eigene Überprüfung der medizinischen und beruflichen Unterlagen eines Mitarbeiters vornehmen.

Ein kurzer Hinweis zu ERISA- und Nicht-ERISA-Plänen

Die Feststellung, ob ein Vorsorgeplan unter ERISA fällt, kann kompliziert sein. Während die gängigsten breit angelegten Altersvorsorge- und Sozialleistungspläne Ihres Unternehmens, wie z. B. 401(k)-Pläne, Pensionspläne und medizinische, zahnmedizinische, augenärztliche oder andere Sozialleistungen, höchstwahrscheinlich unter ERISA fallen, gibt es viele Nuancen in den Vorschriften, die bestimmte Vorsorgepläne je nach ihrer Struktur ausnehmen. Dieses Problem tritt häufig bei bestimmten Invaliditäts- oder Abfindungsleistungen oder -richtlinien auf. Bonusprogramme, Entgeltumwandlungspläne oder andere freiwillige Leistungen oder Gehaltsabrechnungsmethoden (die weiter unten unter „Kurzzeit-Erwerbsunfähigkeit” näher erläutert werden) unterliegen in der Regel nicht den Vorrangregeln des ERISA. Aufgrund der Komplexität dieser Regeln sollten Sie jedoch, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Vorsorgeprogramm ein ERISA- oder Nicht-ERISA-Plan ist, Ihre Vorsorgeberater konsultieren, bevor Sie entscheiden, ob Sie die Benennung von Begünstigten zulassen.

Praktische Schritte, die zu unternehmen sind, wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird

Wen Sie einbeziehen sollten

Die meisten Fälle von Arbeitsunfähigkeit beginnen damit, dass ein Mitarbeiter eine Freistellung beantragt. In diesem Fall befolgen Sie einfach Ihr normales Freistellungsverfahren, unabhängig davon, ob dies die Zusammenarbeit mit der internen Personalabteilung oder die Weiterleitung des Mitarbeiters an einen externen Freistellungsanbieter beinhaltet. Wenn der Mitarbeiter jedoch arbeitsunfähig ist und Sie den ersten Anruf bezüglich der Behinderung eines Mitarbeiters von einem Familienmitglied erhalten, ist es unerlässlich, dass Sie umgehend die folgenden Personen innerhalb Ihres Unternehmens kontaktieren: den Leiter der Personalabteilung der Geschäftseinheit des Mitarbeiters (der wiederum den Vorgesetzten des Mitarbeiters kontaktieren sollte) und alle relevanten Mitglieder des Teams für Mitarbeiterleistungen. Anschließend sollten Sie die gleichen Verfahren für die Beurlaubung befolgen, die Sie auch in einer Nicht-Notfallsituation befolgen würden, mit der Ausnahme, dass das Familienmitglied möglicherweise im Namen des Mitarbeiters die Formalitäten erledigt und alle erforderlichen Informationen bereitstellt, um eine Beurlaubung und alle verfügbaren Leistungen bei kurzfristiger Arbeitsunfähigkeit zu beantragen und die Zahlungsmodalitäten für alle Gesundheits- und sonstigen Leistungen, die während der Beurlaubungszeit weiterlaufen, zu kommunizieren.

Wenn die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters voraussichtlich länger als vorübergehend ist und Ihre Altersvorsorgepläne Auszahlungen bei Arbeitsunfähigkeit oder den Beginn von Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit zulassen, müssen Sie möglicherweise Informationen zur Arbeitsunfähigkeit an den Verwalter Ihres Plans weitergeben, damit der Mitarbeiter Leistungen aus dem Plan beziehen kann.

Die Informationen, die Sie benötigen

Die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters beginnt oft mit einem Antrag auf Beurlaubung aufgrund einer Verletzung, Krankheit oder eines medizinischen Problems. In diesen Fällen sollten Sie die üblichen Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens befolgen, unabhängig davon, ob es sich um einen internen Prozess handelt oder ob dieser von einem Dritten durchgeführt wird, der Urlaubs- und/oder STD-Leistungen verwaltet. In der Regel muss der Mitarbeiter einen Antrag ausfüllen und bei Bedarf Unterlagen zur Unterstützung des Antrags vorlegen, wie z. B. medizinische Unterlagen und ein Schreiben des Arztes des Mitarbeiters. Wenn die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters eher durch einen Notfall wie einen Unfall oder eine plötzliche Erkrankung verursacht wird, müssen Sie möglicherweise mit einem Familienmitglied des Mitarbeiters zusammenarbeiten, um den Antrag auf Freistellung oder STD-Leistungen zu bearbeiten und die erforderlichen Informationen zu sammeln.

Sie oder Ihr Urlaubsanbieter müssen auch die Auswirkungen des Urlaubs auf die Sozialleistungen der Mitarbeiter kommunizieren. Wie weiter unten näher erläutert, müssen Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten, während eines Urlaubs gemäß dem Family Medical Leave Act (FMLA) die Leistungen der Gruppenversicherung wie medizinische, zahnärztliche und augenärztliche Leistungen sowie Leistungen aus dem flexiblen Ausgabenkonto für medizinische Zwecke weiter in Anspruch zu nehmen. Bei anderen Arten von Urlaub und Sozialleistungen hängt die Fortführung der Leistungen von den Bedingungen der geltenden Richtlinie oder des geltenden Versicherungsdokuments ab. Wenn Sie dem Arbeitnehmer die Möglichkeit bieten, alle oder einige seiner Sozialleistungen während des Urlaubs zu kündigen, müssen Sie diese Kündigungen vom Arbeitnehmer über Wahlformulare oder ein Online-System einholen. Wenn der Urlaub bezahlt wird, können die Sozialabzüge in der Regel weiterhin vom Urlaubsgeld abgezogen werden. Wenn der Urlaub unbezahlt ist (z. B. keine STD- oder andere Urlaubsvergütung) und der Mitarbeiter während des Urlaubs medizinische und andere Leistungen weiter in Anspruch nehmen möchte, müssen Sie dem Mitarbeiter auch Informationen darüber zur Verfügung stellen, wie er diese Leistungen bezahlen kann, falls er sich dafür entscheidet, sie weiter in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie einen Direktzahlungsansatz verfolgen (im Gegensatz zu beispielsweise einem Ansatz, bei dem die Zahlung erst bei Rückkehr an den Arbeitsplatz erfolgt), müssen Sie oder Ihr Anbieter die Adresse oder E-Mail-Adresse für Rechnungsauszüge überprüfen und ACH-Informationen einholen, wenn elektronische Zahlungen angeboten werden oder erforderlich sind, und diese Informationen an die Lohnbuchhaltung weiterleiten.

Sie müssen außerdem herausfinden, in welchen Vorsorgeplänen oder -programmen der Mitarbeiter eingeschrieben war oder anderweitig Ansprüche erworben hat, und ob der Mitarbeiter individuelle Vereinbarungen mit dem Unternehmen hatte (z. B. Aktienoptionen, Arbeitsverträge, Mitarbeiterdarlehen usw.). Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien aller dieser Dokumente haben. Diese Informationen können aus internen Personalunterlagen oder von externen Vorsorgeplanverwaltern oder -anbietern stammen. Sie sollten auch feststellen, ob Sie bei einem dieser Pläne eine Entscheidung über die Erwerbsunfähigkeit treffen müssen oder ob diese Entscheidung von einem Dritten getroffen wird.

Wie weiter unten näher erläutert, können Sie, wenn die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters über einen STD-Zeitraum hinaus andauert (in der Regel maximal sechs Monate, abhängig von den Bedingungen Ihres STD-Programms), eine Entscheidung über die Arbeitsunfähigkeit von einem Versicherer für langfristige Arbeitsunfähigkeit oder der Sozialversicherungsbehörde erhalten und die Unternehmensrichtlinien befolgen, um das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters zum geeigneten Zeitpunkt zu beenden.

Ein kurzer Hinweis zu HIPAA

Wir hören oft von Kunden, die sich während des Urlaubsprozesses Sorgen um HIPAA machen, entweder weil sie befürchten, dass sie die für die Bearbeitung und Genehmigung eines Urlaubs- oder STD-Leistungsantrags erforderlichen Informationen nicht erfassen oder speichern dürfen, oder weil der Mitarbeiter oder die Familienangehörigen des Mitarbeiters auf ein HIPAA-Problem bei der Bereitstellung der angeforderten Informationen hinweisen. Die HIPAA-Vorschriften gelten weder für Urlaubs- oder STD-Leistungsprogramme noch für Fälle, in denen ein Mitarbeiter Ihnen medizinische Informationen zur Verfügung stellt, sei es direkt oder über eine Genehmigung für einen Gesundheitsdienstleister, Ihnen die medizinischen Informationen des Mitarbeiters zu übermitteln. Unabhängig davon, ob die HIPAA-Vorschriften gelten, sollten Sie jedoch den Zugriff auf die medizinischen Informationen eines Mitarbeiters stets auf Mitglieder der Personalabteilung oder der Leistungsabteilung beschränken, die für die Bearbeitung eines Urlaubs- oder STD-Antrags Zugriff auf diese Informationen benötigen, und diese Informationen stets sicher aufbewahren. Wenn Sie einen Drittanbieter mit der Bearbeitung von Urlaubs- oder STD-Leistungen beauftragen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Vertrag mit diesem Anbieter ihn zum Schutz der Informationen des Mitarbeiters verpflichtet.

Bargeld- und Eigenkapitalvereinbarungen

Übersicht

Wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig wird, müssen verschiedene Entschädigungsprogramme in Betracht gezogen werden. Zunächst ist es wichtig, dass Sie alle Bar- und Aktienvergütungen, die dem arbeitsunfähigen Mitarbeiter zustehen oder zustehen könnten, erfassen. Zum Beispiel:

• Ist der Mitarbeiter durch einen jährlichen oder langfristigen Barbonusplan abgesichert?
• Nimmt der Mitarbeiter an einem Provisionsprogramm teil?
• Hat der Arbeitnehmer einen gültigen Arbeitsvertrag?
• Hat der behinderte Arbeitnehmer Aktienoptionen oder Restricted Stock Units erhalten?

Zweitens: Nachdem Sie alle Vereinbarungen, Richtlinien und Regelungen identifiziert haben, nach denen Bar- oder Aktienvergütungen fällig werden können, prüfen Sie, ob es Sonderregelungen für behinderte Mitarbeiter gibt. Achten Sie dabei besonders darauf, ob die Ansprüche allein aufgrund der Behinderung der Person oder nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund dieser Behinderung entstehen.

Typische Bestimmungen (einschließlich einer Besonderheit):

Anspruch auf Boni und Aktienprämien. Bei Barbonusprogrammen müssen Sie die Bedingungen der Dokumente überprüfen, um festzustellen, was im Falle einer Behinderung geschieht. Bonuspläne sehen oft entweder eine automatische Auszahlung bei Erreichen des Ziels im Falle einer Behinderung (oder einer Kündigung aufgrund einer Behinderung) vor oder sie sehen eine Auszahlung am Ende des Leistungszeitraums vor, die sich nach dem Grad der tatsächlichen Leistungserreichung richtet und entweder anteilig oder in voller Höhe erfolgt.

Für alle Arten von Aktienprämien wird in den maßgeblichen Planunterlagen oder den Prämienvereinbarungen festgelegt, was mit den Prämien im Falle einer Erwerbsunfähigkeit des Mitarbeiters geschieht. Ähnlich wie bei Barprämienplänen werden Aktienprämien entweder automatisch bei Erwerbsunfähigkeit (oder Kündigung aufgrund von Erwerbsunfähigkeit) oder anteilig unverfallbar. Bei Aktienprämien, die an Leistungsziele geknüpft sind, kann die Prämie vorsehen, dass die Leistung als auf dem Zielniveau erreicht gilt, oder dass die Auszahlung am Ende des Leistungszeitraums auf der Grundlage des tatsächlichen Leistungsniveaus erfolgt, und zwar entweder anteilig oder in voller Höhe. Bei Aktienoptionen ist es schließlich sehr üblich, dass ein Mitarbeiter nach einer Kündigung aufgrund einer Erwerbsunfähigkeit eine verlängerte Frist für die Ausübung seiner Optionen erhält.

Wenn der behinderte Arbeitnehmer eine „Incentive Stock Option“ (auch als ISO bezeichnet) besitzt, bei der es sich um eine Art von Option handelt, die dem Arbeitnehmer steuerliche Vorteile verschaffen kann, muss er bei einer normalen Beendigung des Arbeitsverhältnisses die ISO innerhalb von drei Monaten nach Beendigung ausüben, um in den Genuss der steuerlichen Vorteile zu kommen. Bei einer Kündigung aufgrund einer Behinderung verlängert der Internal Revenue Code diese Frist jedoch auf ein Jahr nach der Kündigung. (Was sind die weiteren Voraussetzungen für eine günstige steuerliche Behandlung? – Der Arbeitnehmer muss die bei Ausübung der ISO erworbenen Aktien ein Jahr ab dem Ausübungsdatum und zwei Jahre ab dem Zuteilungsdatum halten. Diese Haltefrist gilt auch für behinderte Arbeitnehmer.)

Manchmal enthält ein Arbeitsvertrag auch Angaben dazu, was mit Boni oder Aktienprämien im Falle einer Behinderung oder einer Kündigung aufgrund einer Behinderung geschieht. Daher sollten auch diese Bestimmungen überprüft werden.

Bei dieser Art von Vereinbarungen gibt es einen „Haken“, der häufig auftritt. Wenn es um eine anteilige Prämie oder Zulage geht, wird der Anteil oft bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufgrund einer Behinderung berechnet und nicht bis zum Beginn der Behindertenbeurlaubung. Dies überrascht Arbeitgeber oft, insbesondere diejenigen, die kein robustes Verfahren gemäß dem American with Disabilities Act (ADA) eingerichtet haben, um in einem interaktiven Prozess zu bestimmen, wann eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses angemessen ist.[1] Wir stellen fest, dass solche Arbeitgeber behinderte Mitarbeiter oft sehr lange als „Mitarbeiter” führen. Wenn es also um die anteilige Berechnung eines Bonus oder einer Prämie geht, profitiert der Mitarbeiter von einem sehr langen anteiligen Berechnungszeitraum, was oft dazu führt, dass er am Ende die gesamte Prämie erhält, da seine Kündigung überhaupt nicht während des Bonus- oder Aktienprämien-Unverfallbarkeitszeitraums oder der Leistungsperiode erfolgt. Wenn dies bekannt wird, haben wir festgestellt, dass die meisten Arbeitgeber die Idee einer anteiligen Berechnung bis zum Ende des STD-Urlaubs des Mitarbeiters, der normalerweise nicht länger als sechs Monate dauert, begrüßen. Diese Regel „bestraft” keinen Mitarbeiter, der einen kurzfristigen Urlaub nehmen muss, schafft aber auch keine unerwarteten Gewinne für Mitarbeiter, die eine schwerere Behinderung haben und letztendlich nie wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können. Diese Art der anteiligen Berechnung hat jedoch einen Nachteil: Viele Arbeitgeber verfügen nicht über Systeme, mit denen sich das Ende der STD automatisch ermitteln lässt. Unabhängig davon, welche Regeln für die anteilige Berechnung Sie anwenden, sollten Sie daher prüfen, ob Ihr HRIS für die Umsetzung der von Ihnen festgelegten Regeln ausgelegt ist oder ob eine manuelle Überprüfung und Umsetzung erforderlich ist.

Anspruch auf Abfindung. Oftmals sieht der Arbeitsvertrag eines leitenden Angestellten eine Abfindung vor, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf einer Behinderung beruht. Achten Sie besonders auf solche Bestimmungen, da sie gelegentlich ein bestimmtes Verfahren vorschreiben, das erfüllt sein muss, damit das Unternehmen das Arbeitsverhältnis des leitenden Angestellten beenden kann, z. B. muss der gesamte Vorstand die Behinderung feststellen oder die Behinderung muss auf dem Gutachten eines externen Arztes beruhen. Wenn Ihre Verträge solche Bestimmungen enthalten, prüfen Sie, ob Ihre Langzeit-Invaliditätsversicherung eine Art Ausgleich für diese Zahlungen vorsieht, damit Sie die gekündigte Führungskraft über die Auswirkungen der Abfindung auf ihre LTD-Leistungen informieren können.

Vorsorgepläne

Qualifizierte Altersvorsorgepläne

401(k) und andere Arten von beitragsorientierten Pensionsplänen. 401(k)-Pläne sind die gängigste Form der betrieblichen Altersvorsorge, die Arbeitnehmern von ihren Arbeitgebern angeboten wird. Obwohl dies nicht vorgeschrieben ist, erlauben 401(k)-Pläne einem Arbeitnehmer oft, bei Erwerbsunfähigkeit einen Teil oder den gesamten Betrag seines unverfallbaren Kontoguthabens auszuzahlen. Wir empfehlen, solche Bestimmungen in Pläne aufzunehmen, die von Arbeitgebern angeboten werden, die, wie oben erwähnt, in der Regel niemals Maßnahmen zur Kündigung eines behinderten Mitarbeiters ergreifen. Durch die Erlaubnis zur Auszahlung bei Erwerbsunfähigkeit kann der Mitarbeiter bei Bedarf auf sein Guthaben zugreifen, auch wenn der Arbeitgeber sein Arbeitsverhältnis nicht beendet hat.

Weitere zu berücksichtigende Aspekte bei 401(k)-Plänen sind:

• Welche Arten von Erwerbsunfähigkeitsentschädigungen kann ein Arbeitnehmer aufschieben? Wenn der Plan beispielsweise die Entschädigung als die gesamte W-2-Entschädigung des Arbeitnehmers definiert, funktioniert das gut, solange die Erwerbsunfähigkeitsentschädigung aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers gezahlt wird. Aber wenn die Entschädigung von einem Dritten gezahlt wird, beispielsweise einem STD-Verwalter oder einem LTD-Versicherungsträger, wie funktioniert das dann in der Praxis? In einem solchen Fall muss entweder die Definition des Plans überarbeitet werden, um klarzustellen, dass es sich nur um Entschädigungen handelt, die direkt vom Arbeitgeber gezahlt werden, oder der Arbeitgeber und der Dritte müssen die Koordinierung und den Austausch von Entschädigungsinformationen besprechen, um herauszufinden, wie ein Arbeitnehmer weiterhin STD- oder LTD-Zahlungen in den 401(k)-Plan aufschieben kann.
• Sieht Ihr Plan eine vollständige Unverfallbarkeit bei Beendigung aufgrund von Erwerbsunfähigkeit vor? Dies ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber unserer Erfahrung nach fast immer der Fall.
• Wenn Ihr Plan vorsieht, dass ein Arbeitnehmer am letzten Tag des Planjahres beschäftigt sein oder 1.000 Arbeitsstunden geleistet haben muss, um einen Arbeitgeberbeitrag für das Jahr zu erhalten, gibt es dann eine Ausnahme von diesen Regeln für einen behinderten Arbeitnehmer? In der Regel wäre dies der Fall, aber es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.  

Altersvorsorgepläne. Obwohl Altersvorsorgepläne von Jahr zu Jahr seltener werden, bieten viele Arbeitgeber sie weiterhin an, obwohl die Leistungen im Rahmen dieser Pläne mittlerweile fast alle eingefroren sind.

Wenn ein behinderter Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis beendet wird, an einem Pensionsplan teilnimmt, ist zunächst zu prüfen, ob der Arbeitnehmer Anspruch auf die Leistungen aus dem Plan hat und, falls nicht, ob der Plan in diesem Fall eine vollständige Unverfallbarkeit vorsieht. Ähnlich wie bei 401(k)-Plänen stellen wir fest, dass Pensionspläne häufig eine vollständige Unverfallbarkeit für Teilnehmer vorsehen, deren Arbeitsverhältnis aufgrund einer Behinderung beendet wird. Selbst wenn der Plan in diesem Fall keine vollständige Unverfallbarkeit vorsieht, sollten Sie in den Bedingungen des Plans nachsehen, wann die Anrechnung der Dienstzeit endet. Gelegentlich sieht ein Pensionsplan günstige Regelungen für die Anrechnung von Dienstzeiten während einer Behinderung vor.

Die zweite zu berücksichtigende Frage ist, ob der Plan eine Invaliditätsrente vorsieht. Dies ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sodass viele Pläne keine Invaliditätsrente vorsehen. Eine Invaliditätsrente ermöglicht es einem gekündigten Arbeitnehmer in der Regel, seine Rentenleistungen sofort nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Anspruch zu nehmen, auch wenn der Arbeitnehmer das vorzeitige oder normale Rentenalter, ab dem die Leistungen normalerweise beginnen würden, noch nicht erreicht hat. Eine Erwerbsunfähigkeitsrente kann auch eine Art von Zusatzleistung beinhalten, beispielsweise eine volle Rente ohne Kürzung wegen vorzeitigen Renteneintritts. Wenn ein arbeitsunfähiger Arbeitnehmer Anspruch auf eine Erwerbsunfähigkeitsrente hat, sollten Sie ihn darüber informieren, damit er die Leistung beantragen kann, wenn er dies wünscht.

ERISA-Vorschriften zu Ansprüchen und Berufungen. ERISA hat spezifische Vorschriften zu Ansprüchen und Berufungen für Invaliditätsversicherungen, die eine Reihe von Anforderungen an die Verwalter der Versicherungen stellen. Wichtig ist, dass diese Vorschriften auch für Altersvorsorgepläne gelten, die eine Art von Invaliditätsklausel enthalten und in denen festgelegt ist, dass der Verwalter selbst über die Invalidität entscheiden muss, anstatt sich auf einen Dritten wie die SSA oder einen LTD-Versicherer zu verlassen. Um diese Anforderungen zu umgehen, die viele Planverwalter als belastend empfinden, sollten Sie eine Änderung Ihrer Altersvorsorgepläne in Betracht ziehen, um jegliches Konzept einer vom Planverwalter festgestellten Invalidität zu beseitigen, wobei Sie die folgenden Punkte berücksichtigen sollten:

• Für alle qualifizierten Pläne darf die neue Definition von Behinderung die Unverfallbarkeitsregeln nicht in einer für die Teilnehmer nachteiligen Weise beeinflussen. Mit anderen Worten: Wenn der Plan eine Unverfallbarkeit bei Beendigung aufgrund einer Behinderung vorsieht, darf die neue Definition von Behinderung nicht strenger sein als die vorherige.
• Bei 401(k)-Plänen und anderen beitragsorientierten Plänen darf die neue Änderung nicht zu einer Einschränkung geschützter Leistungen, Rechte oder Merkmale führen. Wenn der Plan beispielsweise eine Auszahlung bei Erwerbsunfähigkeit vorsieht, sollte die neue Definition von Erwerbsunfähigkeit nicht strenger sein als die bisherige, damit das Recht der Person auf Auszahlung nicht beeinträchtigt wird.
• Bei leistungsorientierten Pensionsplänen wird eine Invaliditätsrente in der Regel nicht als Teil der angesammelten Leistungen betrachtet, was bedeutet, dass Sie einen leistungsorientierten Pensionsplan ändern können, um die Invaliditätsrente ganz zu streichen, wenn Sie dies wünschen. Aus diesem Grund steht es Ihnen auch frei, die Kriterien für den Anspruch auf eine Invaliditätsrente zu ändern, beispielsweise indem Sie den Begriff „Invalidität” neu definieren und eine Entscheidung der Sozialversicherungsbehörde (SSA) vorschreiben.

Natürlich müssen Sie bei all dem auch berücksichtigen, ob diese Änderungen Verhandlungen mit der Gewerkschaft erfordern, wenn der Plan gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter umfasst.

Sozialpläne

Kurzzeit-Arbeitsunfähigkeit. Die meisten Kurzzeit-Arbeitsunfähigkeitspläne sind Lohnpraktiken, bei denen der Arbeitgeber einfach den gesamten oder einen Teil des Gehalts oder Stundenlohns des Mitarbeiters weiterzahlt, während dieser sich in Arbeitsunfähigkeit befindet, was in der Regel 90 Tage bis sechs Monate dauert. Natürlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sicherstellen, dass ein Mitarbeiter (oder ein Familienmitglied, das ihn pflegt) seine Rechte auf Leistungen aus dem STD-Plan versteht.

Sie sollten berücksichtigen, wie sich die Gesetze des Bundesstaates auf die Gestaltung und Durchführung des STD-Programms auswirken. Ein Gesetz in Wisconsin erlaubt beispielsweise einem Arbeitnehmer, der unbezahlten Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub nimmt, bezahlten Urlaub, der ihm aus anderen Gründen zusteht, als „Ersatz“ für diesen unbezahlten Urlaub zu nehmen. Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer kann seinen bezahlten STD-Urlaub nutzen, um während seines Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubs weiterhin sein Gehalt zu beziehen, auch wenn er ansonsten nicht als arbeitsunfähig gilt. Siehe Wis. Stat. 103.10(5)(b). Darüber hinaus gibt es in vielen Bundesstaaten und sogar in lokalen Behörden obligatorischen bezahlten Krankenstand. Wenn Sie Mitarbeiter an diesen Standorten haben, müssen Sie überlegen, wie Sie diese obligatorischen Urlaubsregelungen mit Ihrem STD-Programm koordinieren können. Wenn Sie beispielsweise in New York in einen staatlichen Krankenversicherungsfonds einzahlen, möchten Sie möglicherweise Ihre Mitarbeiter in New York von Ihrem STD-Programm ausschließen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Es ist wichtig zu beachten, dass STD-Programme im Rahmen der Lohnabrechnung nicht unter ERISA fallen, was bedeutet, dass sie nicht von einigen der durch ERISA gewährten Schutzmaßnahmen profitieren, wie z. B. der Verpflichtung eines Mitarbeiters, vor Einreichung einer Klage alle Anspruchs- und Berufungsverfahren des Plans auszuschöpfen, und der Begrenzung des Schadenersatzes auf die Leistungen des Plans und in einigen Fällen auf die Anwaltskosten des Mitarbeiters. Auf der anderen Seite unterliegen vollständig versicherte STD-Pläne dem ERISA und kommen somit in den Genuss der Vorteile, die das ERISA bietet, aber auch der Verpflichtungen, wie z. B. der Verpflichtung, eine Zusammenfassung der Planbeschreibung zu erstellen.

Langzeitinvalidität. LTD-Programme sind in der Regel voll versichert, was bedeutet, dass die einzige Verpflichtung des Arbeitgebers darin besteht, sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer, sofern er durch das Programm abgedeckt ist, weiß, wie er die Versicherung beantragen kann, und alle Informationen bereitzustellen, die der LTD-Versicherungsträger benötigt, um die Invalidität festzustellen und die Höhe der gemäß den Versicherungsbedingungen geschuldeten Leistungen zu bestimmen.

Der Haken bei dieser Art von Programm besteht darin, dass Arbeitgeber unter dem Deckmantel der Hilfsbereitschaft den Teilnehmern entweder nicht erlauben, Leistungen zu beantragen, oder sie aktiv davon abhalten, einen solchen Antrag zu stellen. Ein Arbeitgeber sollte dies niemals tun, selbst wenn er sich sehr sicher ist, dass der Versicherungsträger den Antrag ablehnen wird. ERISA gibt Arbeitnehmern, die durch eine Versicherungspolice abgesichert sind, das Recht, Leistungen zu beantragen. Es ist zwar in Ordnung, wenn ein Arbeitgeber die Erwartungen der Arbeitnehmer festlegt, aber ein Arbeitgeber sollte niemals einen Planteilnehmer daran hindern, Leistungen im Rahmen eines ERISA-Plans zu beantragen.

Die steuerliche Behandlung von Leistungen bei langfristiger Erwerbsunfähigkeit hängt davon ab, wie die Prämien für die Versicherung beim Arbeitnehmer besteuert wurden:

• Sofern der Arbeitnehmer seine Versicherungsprämien für die LTD-Versicherung mit nachsteuerlichen Dollars bezahlt hat oder der Arbeitgeberbeitrag zu diesen Prämien als Vergütungsbetrag im Formular W-2 des Arbeitnehmers aufgeführt und entsprechend versteuert wurde, sind die LTD-Leistungen nicht steuerpflichtig.
• Sofern der Arbeitnehmer seine Versicherungsprämien für die LTD-Versicherung mit Bruttoeinkommen bezahlt hat oder der Arbeitgeberanteil zu diesen Prämien nicht als Vergütungseinkommen des Arbeitnehmers berücksichtigt wurde, sind die LTD-Leistungen steuerpflichtig.

Die Meinungen darüber, welcher Ansatz der beste ist, gehen auseinander. Einige Arbeitgeber bevorzugen den ersten Ansatz, damit die Leistungen, die in der Regel einen reduzierten Prozentsatz der Vergütung ausmachen, beispielsweise 60 %, nicht durch Steuern weiter gemindert werden. Andere bevorzugen den zweiten Ansatz, durch den alle Mitarbeiter aktuelle Steuergelder sparen und der für die Gruppe insgesamt möglicherweise am wertvollsten ist, da nur sehr wenige Mitarbeiter die LTD-Leistungen tatsächlich in Anspruch nehmen werden. Und einige Arbeitgeber, die diese Entscheidung nicht treffen möchten, lassen ihre Mitarbeiter über die steuerliche Behandlung ihrer Prämien entscheiden.

Gruppen-Krankenversicherungen. Sie sollten die Bedingungen des Versicherungsplans (oder die Zusammenfassung der Versicherungsbedingungen) überprüfen, um festzustellen, was mit der Versicherungsberechtigung eines Mitarbeiters geschieht, wenn dieser eine Arbeitsunfähigkeitspause einlegt. Einige Versicherungen setzen die Versicherung während der Dauer des STD-Urlaubs zu den Tarifen für aktive Mitarbeiter fort, dies ist jedoch gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wenn der Urlaub wegen Erwerbsunfähigkeit jedoch auch unter das Bundesgesetz über Familienurlaub (FMLA) fällt, muss dem Mitarbeiter während dieses FMLA-Urlaubs die weitere Teilnahme an der Versicherung zu den gleichen Bedingungen wie für aktive Mitarbeiter (z. B. zu den Tarifen für aktive Mitarbeiter) gestattet werden. Kehrt der Arbeitnehmer nach dem FMLA-Urlaub nicht an seinen Arbeitsplatz zurück, kann der Plan die Teilnahme zu diesem Zeitpunkt beenden, wobei dann jedoch COBRA (das im nächsten Absatz erläutert wird) angeboten werden müsste.[2] 

Wenn Sie den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegen (im Allgemeinen unterliegen Arbeitgeber mit mindestens 20 Mitarbeitern den COBRA-Vorschriften des Bundes) und wenn der Mitarbeiter aufgrund einer Behinderung, die in der COBRA-Terminologie als „Arbeitszeitverkürzung” bezeichnet wird, seinen Versicherungsschutz verliert, müssen Sie den COBRA-Verwalter in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum des Verlusts des Versicherungsschutzes über den Verlust des Versicherungsschutzes des Mitarbeiters informieren. Der COBRA-Verwalter hat dann 14 Tage Zeit, um das COBRA-Wahlpaket an den Teilnehmer und seine angemeldeten Angehörigen zu versenden. Wenn Sie COBRA intern verwalten, haben Sie insgesamt 44 Tage Zeit, um das COBRA-Wahlpaket zu versenden. Beachten Sie, dass ein Arbeitnehmer, der sich im FMLA-Urlaub befindet, erst nach Ablauf des Urlaubs ein COBRA-Ereignis haben kann, und dass COBRA nach Ablauf des Urlaubs angeboten werden muss, auch wenn der Arbeitnehmer sich entschieden hat, den Versicherungsschutz während eines Teils oder der gesamten Dauer des FMLA-Urlaubs nicht fortzusetzen.

Beachten Sie, dass die COBRA-Weiterversicherung bis zu 18 Monate lang gelten kann, wenn der Verlust der Versicherung auf eine Arbeitszeitverkürzung (z. B. aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit) oder eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses zurückzuführen ist. Diese 18 Monate können jedoch auf insgesamt 29 Monate verlängert werden, wenn:

• Die SSA stellt fest, dass die Behinderung des Arbeitnehmers zu einem beliebigen Zeitpunkt bis zu den ersten 60 Tagen der COBRA-Weiterversicherung begonnen hat.
• Der Arbeitnehmer (oder ein Familienmitglied) legt dem COBRA-Verwalter spätestens bis zum Ende der ersten 18 Monate der COBRA-Versicherung eine Kopie dieser SSA-Entscheidung vor. Darüber hinaus muss die SSA-Entscheidung innerhalb von 60 Tagen nach dem späteren der folgenden Zeitpunkte vorgelegt werden: (i) dem Datum der Ausstellung des SSA-Entscheidungsschreibens und (ii) dem Datum, an dem das qualifizierende Ereignis eintritt, oder, falls später, dem Datum, an dem die Versicherung aufgrund dieses Ereignisses sonst verloren gegangen wäre. Diese Fristen setzen voraus, dass der Arbeitnehmer ordnungsgemäß über sein Recht auf Verlängerung der COBRA-Versicherung aufgrund einer SSA-Behinderung informiert wurde; ist dies nicht der Fall, verlängert sich die Frist für die Mitteilung der SSA-Entscheidung auf 60 Tage nach dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer von diesem Recht Kenntnis erlangt hat.

Die Prämien für die COBRA-Versicherung dürfen in den ersten 18 Monaten der Versicherungsdauer 102 % des vollen Prämienbetrags (sowohl des Arbeitgeber- als auch des Arbeitnehmeranteils) betragen. Wenn die Verlängerung wegen Erwerbsunfähigkeit gilt, kann die Prämie nach Ablauf der ersten 18 Monate der COBRA-Versicherung auf 150 % des vollen Prämienbetrags erhöht werden.

Wenn Sie ein kleiner Arbeitgeber sind, der nicht den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegt, können dennoch ähnliche Anforderungen gemäß einem staatlichen „Mini-COBRA”-Gesetz gelten, die Sie beachten sollten. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass der Versicherungsträger die Mini-COBRA-Bestimmungen Ihrer Versicherungspolice verwaltet. Oftmals erlegen Versicherungspolicen dem Arbeitgeber bestimmte administrative Verpflichtungen auf, wie beispielsweise Mitteilungspflichten.

Flexible Ausgabenkonten (FSAs). Die meisten Gesundheits-FSAs und FSAs für die Betreuung von Angehörigen sehen vor, dass die Teilnahme endet, wenn der Arbeitnehmer keine Vergütung mehr erhält, obwohl Gesundheits-FSAs dem Arbeitnehmer die Fortsetzung der Teilnahme während eines FMLA-Urlaubs ermöglichen müssen.

Für die Gesundheits-FSA muss eine COBRA-Versicherung angeboten werden, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Arbeitszeitverkürzung (z. B. aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit) oder einer Kündigung nicht mehr anspruchsberechtigt ist. Die meisten Gesundheits-FSAs erfüllen die Voraussetzungen für eine begrenzte COBRA-Verpflichtung, die es einem Arbeitgeber erlaubt, dem Teilnehmer nur dann eine COBRA-Versicherung anzubieten, wenn das Konto des Teilnehmers nicht vollständig ausgeschöpft ist (im Allgemeinen wurden bis zum Zeitpunkt des COBRA-qualifizierenden Ereignisses mehr Beiträge eingezahlt als erstattet wurden) und nur für den Rest des Planjahres.

Bei FSAs für die Betreuung von Angehörigen stellt sich häufig die Frage, ob Kinderbetreuungskosten, die während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers anfallen, aus dem FSA erstattet werden können. Da das FSA für die Betreuung von Angehörigen dazu dient, die Kosten für die Betreuung von Angehörigen zu übernehmen, damit der Arbeitnehmer arbeiten kann, können Kinderbetreuungskosten, die während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers anfallen, nicht aus dem Konto erstattet werden. Daher kann dem Arbeitnehmer die Kinderbetreuungskosten, die während seiner Abwesenheit anfallen, nicht erstattet werden. Dies ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer frustrierend, da ein Arbeitnehmer, der aufgrund einer Behinderung nicht arbeiten kann, oft auch nicht in der Lage ist, seine Kinder zu Hause zu betreuen.

Nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne

Wie bei Pensionsplänen und 401(k)-Plänen ist zunächst zu prüfen, ob die Person zum Zeitpunkt der Erwerbsunfähigkeit Anspruch auf ihre Planleistungen oder ihr Planvermögen hatte, und wenn nicht, ob der Plan bei Erwerbsunfähigkeit oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund von Erwerbsunfähigkeit eine vollständige Unverfallbarkeit vorsieht. Ist ein Teil des Kontoguthabens oder der Leistungen noch nicht unverfallbar, sollte dieser gemäß den Bestimmungen des Plans verfallen.

Angenommen, es besteht ein unverfallbarer Saldo, sollten Sie prüfen, ob der Plan eine Auszahlung bei Erwerbsunfähigkeit vorsieht. Eine Erwerbsunfähigkeit ist ein zulässiger Zahlungsgrund gemäß Internal Revenue Code Section 409A, der für die meisten Arten von nicht qualifizierten Entgeltumwandlungsplänen gilt. Alternativ kann der Plan eine Zahlung vorsehen, die bei Ausscheiden aus dem Dienst beginnt (oder einsetzt). Ein Ausscheiden aus dem Dienst bedeutet in der Regel den Zeitpunkt, zu dem das Dienstpensum des Mitarbeiters auf weniger als 20 % seines vorherigen Dienstpensums in den letzten 36 Monaten sinkt. Es gibt jedoch eine Sonderregelung in Abschnitt 409A, die besagt, dass ein Arbeitnehmer im Krankenstand in den ersten sechs Monaten des Urlaubs (oder eines längeren Beschäftigungszeitraums, für den der Arbeitnehmer gesetzlich oder vertraglich das Recht auf Rückkehr an den Arbeitsplatz hat) nicht als aus dem Dienst ausgeschieden gilt, sofern vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitnehmer vor Ablauf dieses Zeitraums an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Wenn die Person jedoch im Sinne von Abschnitt 409A (siehe Abschnitt „Übersicht über die Bedeutung von Behinderung” oben) arbeitsunfähig ist, kann der Plan vorsehen, dass die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ende der 29-monatigen Freistellung aufgeschoben wird, selbst wenn nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt. Viele nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne nutzen diese 29-monatige Urlaubsregelung, aber Arbeitgeber sind oft nicht in der Lage, dies aus HRIS-Sicht zu verfolgen.

Wenn Arbeitnehmer Beiträge zum Plan leisten, sollten Sie auch prüfen, ob der Plan es dem Arbeitnehmer erlaubt, die Beitragszahlungen bei Eintritt der Erwerbsunfähigkeit einzustellen. Dies ist eine der wenigen Ausnahmen von der normalen Regelung in Abschnitt 409A, wonach die Entscheidung für eine Beitragszahlung für das gesamte Planjahr unwiderruflich sein muss.

Weitere zu berücksichtigende Aspekte

Anforderung gemäß Formular 8-K. Im Allgemeinen löst die Kündigung eines CEO, CFO, COO, Chief Accounting Officer oder eines anderen namentlich genannten leitenden Angestellten eines börsennotierten Unternehmens die Verpflichtung aus, einen aktuellen Bericht auf Formular 8-K bei der Securities and Exchange Commission (SEC) einzureichen. Diese Anforderung wird ausgelöst, wenn das Arbeitsverhältnis eines der aufgeführten leitenden Angestellten aufgrund einer Behinderung beendet wird. Es kann jedoch schwieriger sein, zu bestimmen, ob eine Offenlegung erforderlich ist, wenn eine Behinderung oder Krankheit vorliegt, die einen leitenden Angestellten einschränkt oder arbeitsunfähig macht, aber nicht zu einer sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses führt. Die Mitarbeiter der SEC haben keine spezifischen Leitlinien für diese Situation vorgelegt und lediglich erklärt, dass eine „Kündigung” auch Situationen umfasst, in denen dem leitenden Angestellten „seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten so entzogen wurden, dass er seine Funktion als leitender Angestellter nicht mehr ausüben kann”. Daher sollte jede Behinderung, die zur Entziehung oder Einschränkung der Aufgaben eines leitenden Angestellten führt, zu einer Bewertung führen, ob der leitende Angestellte weiterhin seine Funktion ausübt und inwieweit die Änderung für die Anleger des Unternehmens von Bedeutung ist.

Abschnitt 16 Berichterstattung. Die Erwerbsunfähigkeit eines leitenden Angestellten oder die Beendigung seines Arbeitsverhältnisses aufgrund von Erwerbsunfähigkeit löst in der Regel nur dann eine Formular-4-Meldung aus, wenn das Ereignis zum Verfall einer Aktienprämie, zur vorzeitigen Ausübung oder zur Abrechnung einer auf Einheiten basierenden Prämie (z. B. Restricted Stock Units oder Performance Share Units) oder zu einer Steuerabzugsverpflichtung führt, die durch Einbehaltung oder Verkauf von Aktien abgedeckt ist. Darüber hinaus sind alle Transaktionen in Bezug auf die Aktien des Unternehmens, die nach der Arbeitsunfähigkeit des leitenden Angestellten, aber während dessen fortbestehendem Arbeitsverhältnis initiiert werden (z. B. die Ausübung einer Option durch den Vormund des leitenden Angestellten), in gleicher Weise meldepflichtig wie eine vom leitenden Angestellten initiierte Transaktion. Jede Transaktion, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses des leitenden Angestellten aufgrund einer Arbeitsunfähigkeit initiiert wird, wäre hingegen nicht meldepflichtig, es sei denn, sie wäre mit einer früheren Transaktion in umgekehrter Richtung (d. h. einem Verkauf, wenn es sich um einen Kauf handelt, oder einem Kauf, wenn es sich um einen Verkauf handelt) „abgleichbar”, die während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses des leitenden Angestellten und innerhalb von sechs Monaten nach der zweiten Transaktion stattgefunden hat. Wenn die geschäftsunfähige Führungskraft (oder ihr Vormund) vor Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses eine Transaktion initiiert hat, die noch nicht auf einem Formular 4 oder Formular 5 gemeldet wurde (z. B. wenn die geschäftsunfähige Führungskraft am Tag vor Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Aktien verkauft oder zu einem früheren Zeitpunkt im Jahr Aktien verschenkt hat), besteht die Verpflichtung, solche Transaktionen, die vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Führungskraft stattgefunden haben, rechtzeitig zu melden. Die Berichte des behinderten Führungskräften können vom Vormund der Führungskraft unterzeichnet und bei der SEC eingereicht werden. Unabhängig davon, wer den Bericht unterzeichnet und ausführt, sollte die behinderte Führungskraft in Feld 1 des Berichts als meldende Person genannt werden, und die Person, die den Bericht im Namen der behinderten Führungskraft ausführt, sollte den Bericht in ihrem eigenen Namen unterzeichnen und dabei die Funktion angeben, in der sie unterzeichnet.

Vollmachten

Wenn ein behinderter Arbeitnehmer nicht in der Lage ist, seine persönlichen oder finanziellen Angelegenheiten zu regeln, kann er eine andere Person (den „Bevollmächtigten“) durch eine Vollmacht (Power of Attorney, POA) benennen. Der Bevollmächtigte ist berechtigt, im Rahmen der Bestimmungen der Vollmacht im Namen des Mitarbeiters zu handeln. Wenn Sie eine Vollmacht erhalten, ist es wichtig, die staatlichen Gesetze zu überprüfen, um festzustellen, ob (a) die Vollmacht gültig ist und (b) die Vollmacht die vom Bevollmächtigten gewünschten Handlungen zulässt. Beispielsweise können einige staatliche Gesetze einem Bevollmächtigten untersagen, eine Begünstigtenbenennung zu ändern, es sei denn, die Vollmacht gewährt dem Bevollmächtigten ausdrücklich dieses Recht. Wenn Sie feststellen, dass eine Vollmacht gültig ist, dürfen Sie Anweisungen des Bevollmächtigten in Bezug auf Vergütungs- und Vorsorgeplanangelegenheiten befolgen, die in den Rahmen der durch die Vollmacht gewährten Befugnisse fallen.

[1] Die Anforderungen des Americans with Disabilities Act (Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen) gehen über den Rahmen dieses Artikels hinaus.

[2] Die Vorschriften zu Leistungsoptionen und Zahlungsmodalitäten während eines FMLA-Urlaubs sind komplex, und bei näherer Betrachtung dieser Vorschriften (die den Rahmen dieses Artikels sprengen würden) stellen viele Arbeitgeber fest, dass ihr Vorgehen nicht vollständig mit diesen Vorschriften übereinstimmt.