Knifflige Compliance-Fragen für Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines leitenden Angestellten: Anwendbarkeit von 409A auf Abfindungen

Arbeitsverhältnisse von Führungskräften sind selten unbefristet. Wenn eine Führungskraft oder ein anderer leitender Angestellter sein Arbeitsverhältnis beendet, müssen sich Unternehmen oft mit schwierigen steuerlichen, vermögensrechtlichen und leistungsbezogenen Fragen auseinandersetzen, die im Zusammenhang mit der Kündigung des Mitarbeiters auftreten.

Dieser Artikel ist der zweite Teil einer Artikelserie, die wichtige Compliance-Hinweise für die Gestaltung von Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder für Fragen und Überlegungen für Unternehmen bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft behandelt.

Im letzten Monat haben wir darüber gesprochen, ob ERISA auf Ihren Abfindungsplan für Führungskräfte Anwendung findet. In diesem Monat befassen wir uns mit der Anwendbarkeit von Abschnitt 409A des Internal Revenue Code (Abschnitt 409A) auf Abfindungsleistungen. Konkret geht es in diesem Artikel um den Unterschied zwischen einer Abfindung, die Abschnitt 409A entspricht, und einer Abfindung, die von Abschnitt 409A ausgenommen ist, sowie darum, wie sich dies auf Ihren Umgang mit Abfindungsansprüchen auswirkt.

Befreite vs. konforme Abfindung

Praktiker verwenden manchmal den Begriff „409A-Konformität”, um allgemein eine Zahlungsvereinbarung zu bezeichnen, die so gestaltet ist, dass die in Abschnitt 409A vorgeschriebene Verbrauchssteuer in Höhe von 20 % und andere Strafen vermieden werden. Dies kann entweder durch die Strukturierung der Zahlungen so erreicht werden, dass sie eine der Ausnahmen in Abschnitt 409A erfüllen, oder durch die Strukturierung der Zahlungen so, dass sie alle Compliance-Anforderungen von 409A erfüllen (d. h. Zahlungen können entweder von Abschnitt 409A AUSGENOMMEN oder mit Abschnitt 409A KONFORM sein). Sowohl die Befreiung als auch die Einhaltung von 409A verhindern zwar nachteilige steuerliche Folgen für den Arbeitnehmer, jedoch gibt es gewisse Nuancen hinsichtlich der Behandlung von befreiten und konformen Zahlungen gemäß anderen Bestimmungen von Abschnitt 409A. Daher ist es wichtig zu verstehen, ob die zugesagten Abfindungszahlungen gemäß 409A befreit oder konform sein sollen.

409A Ausnahmen für Abfindungen

Es gibt im Allgemeinen zwei Ausnahmen für Abfindungsleistungen: (1) die Ausnahme für kurzfristige Aufschübe und (2) die Ausnahme für Abfindungspläne.

Kurzfristige Stundung

Um als kurzfristiger Aufschub zu gelten, müssen die Abfindungszahlungen die folgenden zwei Voraussetzungen erfüllen:

1. Die Abfindung wird nur bei einer „unfreiwilligen Beendigung des Arbeitsverhältnisses” gezahlt (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Was gilt als unfreiwillige Beendigung des Arbeitsverhältnisses?” weiter unten).
2. Die Abfindung muss gemäß den Bedingungen spätestens am^15. März des Jahres, das auf das Jahr der Beendigung des Arbeitsverhältnisses folgt, vollständig ausgezahlt werden (oder, falls später, am^15. Tag des dritten Monats des Steuerjahres des Unternehmens, in dem die Kündigung erfolgt).

Daher sollten Abfindungsleistungen, die kurz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in einer einzigen Pauschalsumme gezahlt werden, grundsätzlich als kurzfristige Aufschiebung von Abschnitt 409A ausgenommen sein. Beachten Sie jedoch, dass selbst wenn die Abfindung in einer einzigen Pauschalsumme gezahlt wird, andere steuerpflichtige Leistungen (wie die Fortführung der Krankenversicherung) über einen bestimmten Zeitraum gezahlt oder gewährt werden können und daher separat analysiert werden müssen.

Abfindungsplan

Abfindungszahlungen, die alle drei folgenden Anforderungen erfüllen, sind ebenfalls gemäß der Ausnahmeregelung für Abfindungspläne von Abschnitt 409A ausgenommen:

1. Die Abfindung wird nur bei einer „unfreiwilligen Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ gezahlt.
2. Der Gesamtbetrag der Abfindung darf das Zweifache des geringeren Betrags von (a) der Jahresvergütung des Mitarbeiters für das vorangegangene Steuerjahr oder (b) der IRS 401(a)(17)-Grenze (die für 2025 bei 350.000 US-Dollar liegt) (die „Abfindungsgrenze“) nicht überschreiten.
3. Die Abfindung muss gemäß den Bedingungen spätestens am 31^. Dezember des zweiten Jahres nach dem Jahr, in dem die Trennung erfolgt, gezahlt werden.

Was gilt als unfreiwillige Trennung vom Dienst?

Zu diesem Zweck bedeutet eine unfreiwillige Trennung vom Dienst, dass der Arbeitnehmer entweder vom Unternehmen gekündigt wurde, obwohl er bereit war, seine Dienste weiterhin zu erbringen, oder dass er aus „triftigem Grund“ gekündigt hat, wobei die Definition des triftigen Grundes auf wesentliche negative Veränderungen im Arbeitsverhältnis beschränkt ist. Die Vorschriften in Abschnitt 409A enthalten eine Safe-Harbor-Definition des triftigen Grundes, die im Allgemeinen zu befolgen ist, wenn man sich auf eine der oben beschriebenen Ausnahmen beruft. (Siehe Treasury Regulations § 1.409A-1(n)(2)(ii).) Diese Safe-Harbor-Definition enthält die Bedingungen, unter denen ein triftiger Grund vorliegt, sowie das Verfahren, das der Arbeitnehmer befolgen muss, um einen triftigen Grund geltend zu machen (einschließlich der rechtzeitigen Benachrichtigung des Unternehmens über das Ereignis, das einen triftigen Grund darstellt, und einer angemessenen Gelegenheit, den triftigen Grund zu beheben, sowie der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb kurzer Zeit danach).

Zur Erinnerung: Während „Ausscheiden aus dem Dienst“ im Allgemeinen mit dem Verständnis eines Laien von einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses übereinstimmt, muss besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, wenn eine Führungskraft nach Beendigung ihres regulären Arbeitsverhältnisses für eine gewisse Übergangszeit als Berater oder in einer anderen Teilzeitposition tätig bleibt. Je nach dem erwarteten Umfang der weiteren Dienstleistungen als Berater kann die „Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ im Sinne der Vorschriften von Section 409A entweder zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Tätigkeit als Berater endet, eintreten.

Stapelausnahmen

Häufig übersteigt die Gesamtabfindungssumme eines Führungskräften den Höchstbetrag, der gemäß der Ausnahmeregelung für Abfindungszahlungen von Abschnitt 409A ausgenommen werden kann. Im Jahr 2025 beispielsweise beträgt der Höchstbetrag für Abfindungen, der unter die Ausnahmeregelung für Abfindungszahlungen fällt, 700.000 US-Dollar (d. h. das Doppelte des in 401(a)(17) festgelegten Höchstbetrags von 350.000 US-Dollar). Bei besser verdienenden Mitarbeitern, die oft eine Abfindung erhalten, die mehr als ein Jahresgrundgehalt beträgt, kann diese Grenze von 700.000 US-Dollar leicht überschritten werden.

Wenn solche höheren Abfindungsbeträge in Raten gezahlt werden, kann dies dann jemals von Abschnitt 409A ausgenommen werden? Möglicherweise ja, indem man sich auf ein Konzept aus Abschnitt 409A stützt, das es Ihnen erlaubt, die Ausnahmen für kurzfristige Aufschübe und Abfindungszahlungen zu „kumulieren”. Nach diesem Konzept können Sie den Teil der Raten, der während der kurzfristigen Aufschubfrist gezahlt wird, als kurzfristige Aufschübe behandeln und den Rest als Abfindungszahlung. Durch die Kumulierung dieser Ausnahmen ist es möglich, dass mehr als 700.000 US-Dollar an Abfindungszahlungen ausgenommen werden.

409A-konforme Abfindungsvereinbarungen

Soweit Abfindungsleistungen nicht von Abschnitt 409A ausgenommen sind, muss der nicht ausgenommene Teil der Leistungen Abschnitt 409A entsprechen. Dies erfordert, dass:

• Zahlungen können erst nach einer „Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ erfolgen (siehe Hinweis oben zu schwierigen Situationen, in denen Führungskräfte nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses als Berater tätig bleiben).
• Die Zahlungstermine müssen in der Vereinbarung objektiv festgelegt werden und dürfen nicht dem Ermessen des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers unterliegen, den Zahlungszeitpunkt (direkt oder indirekt) zu ändern. Beachten Sie, dass dies auch Überlegungen zum Zahlungszeitpunkt umfassen kann, wenn die Führungskraft eine Verzichtserklärung unterzeichnen muss, um Abfindungsleistungen zu erhalten, und der Zeitraum für die Verzichtserklärung sich über zwei Kalenderjahre erstrecken könnte.
• Mit wenigen Ausnahmen muss es einen einheitlichen Zahlungsplan für alle Ausscheidungen aus dem Dienst geben, um die „Anti-Toggling“-Regeln gemäß Abschnitt 409A einzuhalten.
• Wenn es sich bei der Führungskraft um einen „bestimmten Mitarbeiter“ im Sinne von Abschnitt 409A handelt (im Allgemeinen einer der 50 bestbezahlten Führungskräfte eines börsennotierten Unternehmens), muss die nicht freigestellte Abfindung mindestens sechs Monate nach dem Ausscheiden der Führungskraft aus dem Dienst aufgeschoben werden.

Obwohl das häufigste Szenario, in dem eine Abfindung den Bestimmungen von Section 409A entsprechen muss, darin besteht, dass die Abfindung in Raten gezahlt wird und die Obergrenze für Abfindungszahlungen überschreitet (selbst wenn die Befreiung für kurzfristige Aufschübe mit der Befreiung für Abfindungspläne „kumuliert” wird), kann die Befreiung auch verloren gehen, wenn die Definition des Begriffs „triftiger Grund” zu vorteilhaft für Führungskräfte ist, d. h. wenn die Führungskraft die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus triftigem Grund unter einer oder mehreren Umständen auslösen kann, die nicht als wesentliche nachteilige Veränderung der Arbeitsbedingungen der Führungskraft angesehen werden. Im letzteren Fall würde keine der Abfindungszahlungen für eine Befreiung gemäß Section 409A in Frage kommen, da die Abfindungszahlung nicht als Zahlung aufgrund einer „unfreiwilligen Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ im Sinne von Section 409A angesehen würde.

Unterschiede zwischen steuerbefreiter und steuerkonformer Abfindung

Wie oben erwähnt, vermeiden sowohl 409A-befreite als auch 409A-konforme Abfindungen die Strafsteuer von 20 %, jedoch gibt es bedeutende Unterschiede zwischen der Behandlung von befreiten und konformen Abfindungen gemäß anderen Bestimmungen des Abschnitts 409A. Insbesondere gilt Folgendes, wenn eine Abfindung vom Abschnitt 409A befreit ist:

• Die Abfindungszahlungen können ohne Strafzahlungen vorzeitig erfolgen. Beispielsweise kann eine Abfindung, die ursprünglich in Raten gezahlt werden muss, aber unter die Ausnahmeregelung für Abfindungszahlungen fällt, vorzeitig und in einer Summe gezahlt werden, ohne dass dies zu Problemen gemäß Abschnitt 409A führt.
• Die Abfindung kann möglicherweise durch eine neue Vereinbarung mit anderen Zahlungsbedingungen ersetzt werden, ohne dass dabei das mit 409A-konformen Vereinbarungen verbundene „Ersetzungsrisiko” gemäß Section 409A entsteht.
• Die sechsmonatige Frist, die für bestimmte Mitarbeiter öffentlicher Unternehmen gilt, gilt nicht für ausgenommene Abfindungen.

In der Praxis können die ersten beiden oben genannten Punkte besonders wertvoll sein, da es nicht ungewöhnlich ist, dass entweder die Führungskraft oder das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Arbeitsverhältnisses oder zum Zeitpunkt der Trennung die Abfindungsbedingungen neu verhandeln möchten. Daher bevorzugen die Parteien in der Regel eine Abfindungsstruktur, die so weit wie möglich von Abschnitt 409A ausgenommen ist, um später maximale Flexibilität zu gewährleisten. Wenn Sie derzeit mit der Trennung von Führungskräften und Abfindungsverpflichtungen konfrontiert sind, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Abfindung von Abschnitt 409A ausgenommen ist oder diesem entspricht, bevor Sie Änderungen der Zahlungsbedingungen zustimmen.

Weitere Informationen zu Compliance-Fragen bei der Kündigung von Führungskräften finden Sie in den kommenden Artikeln unserer Reihe. 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an einen der Anwälte in Foleys Praxisgruppe für Arbeitnehmerleistungen und Vergütung von Führungskräften.