Was jedes multinationale Unternehmen wissen sollte ... Bewährte Praktiken für eine Zollanmeldung im neuen Zollumfeld

Im gegenwärtigen globalen Handelsumfeld sehen sich die Importeure mit einer noch nie dagewesenen Konvergenz von Belastungen konfrontiert. Ein drastischer Anstieg neuer Zölle, die immer ausgefeiltere Auswertung von Einreisedaten durch die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP) und eine aggressivere Haltung der Regierung bei der Durchsetzung der Vorschriften haben dazu geführt, dass selbst geringfügige Versäumnisse bei der Einhaltung der Vorschriften potenziell kostspielig sind. In diesem Zusammenhang hat der Mechanismus der freiwilligen Selbstauskunft, der von Handelsexperten seit langem als wichtiges Instrument zur Risikominderung anerkannt wird, eine neue Dringlichkeit erhalten. Für Importeure, die potenziell zu wenig gezahlte Zölle aufdecken, kann eine ordnungsgemäß durchgeführte freiwillige Selbstanzeige die finanzielle Haftung erheblich einschränken, ihren guten Glauben unter Beweis stellen und das breitere Compliance-Programm des Importeurs verbessern.

Dieser Artikel untersucht die wachsende Bedeutung der freiwilligen Offenlegung, nennt die wichtigsten Vorteile, die sie bietet, und stellt bewährte Verfahren zur Maximierung ihrer Wirksamkeit vor. Durch einen gründlichen und gut dokumentierten Ansatz können Importeure ein Versäumnis bei der Einhaltung der Vorschriften in eine Chance zur Stärkung ihres Compliance-Umfelds umwandeln und gleichzeitig das Risiko von Sanktionen minimieren oder ganz ausschließen.

I. Gründe für die zunehmende Bedeutung der freiwilligen Offenlegung

In jüngster Zeit sind mehrere Entwicklungen zusammengekommen, die den strategischen Wert der freiwilligen Selbstauskünfte für die Importeure erhöhen:

• Die Eskalation der Zölle erhöht das Risiko. Die Verhängung hoher Zölle gemäß Abschnitt 232 (nationale Sicherheitszölle) und Abschnitt 301 (Sonderzölle für China), zusammen mit erhöhten globalen und gegenseitigen Zöllen, die jedes Land abdecken (einige bis zu 50 Prozent), hat die monetären Folgen der Nichteinhaltung von Vorschriften vergrößert. Fehler, die früher nur minimale Zollkorrekturen nach sich zogen, können jetzt zu erheblichen Verbindlichkeiten führen. So kann beispielsweise ein scheinbar geringfügiger Fehler bei der falschen Einstufung oder Unterbewertung zu erheblichen unbezahlten Zöllen und Zinsen führen, wenn er sich über mehrere Einträge summiert. Werden die Ursprungslandregeln oder die Anforderungen des USMCA-Abkommens (United States-Mexico-Canada Agreement) nicht korrekt angewandt, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Zölle haben, da das Nichtverstehen der Qualifikationsregeln dazu führen kann, dass bestimmte Trump-Zölle ausgelöst werden. Importeure, die es versäumen, Zollfehler proaktiv zu korrigieren, können unerwartete Rechnungen für Nachzölle und zusätzliche Strafen erhalten.
• Verbesserte Datenanalyse und Durchsetzungsalgorithmen. Die CBP hat sich die Tatsache zunutze gemacht, dass Importeure verpflichtet sind, detaillierte zollrelevante Informationen in das Automated Commercial Environment System (besser bekannt als ACE) einzugeben. Mithilfe von ausgefeiltem Data Mining und KI kann das CBP Anomalien bei deklarierten Werten, Ursprungsland, Klassifizierung, Bewertung, USMCA-Konformität und anderen zollrelevanten Datenfeldern erkennen. Importeure, deren Transaktionsdaten von Branchennormen, den Eingangsanmeldungen ihrer Konkurrenten oder historischen Mustern abweichen, werden zunehmend einer Nachprüfung unterzogen, wobei die CBP die Möglichkeit hat, potenzielle Fehler zu bestätigen, indem sie Auskunftsersuchen (Form 28) oder Maßnahmenbescheide (Form 29) ausstellt.
• Verstärkte Betonung der Durchsetzung von Handelsbestimmungen. Die Bundesbehörden, insbesondere die CBP und das Justizministerium (DOJ), wurden angewiesen, eine aggressivere Durchsetzungshaltung einzunehmen. Exekutivanordnungen und Proklamationen des Präsidenten haben eine verstärkte Erhebung von Zöllen und härtere Strafen für Handelsverstöße gefordert. Das DOJ hat das Personal für handelsbezogene Durchsetzungsmaßnahmen aufgestockt; anekdotische Informationen von Importeuren zeigen eine zunehmend aggressive Durchsetzungshaltung. In diesem Umfeld mit hohen Strafen und hohen Zöllen ist eine proaktive Offenlegung die beste verfügbare Option, um das Risiko und potenziell kostspielige Strafen zu begrenzen.
• Größere Möglichkeiten für Whistleblower-Aktionen. Das DOJ hat angekündigt, dass es verstärkt auf den False Claims Act (FCA) zurückgreifen wird, um gegen zu niedrige Tarifzahlungen vorzugehen. FCA-Klagen können von der Regierung oder als Reaktion auf Hinweise von Whistleblowern eingeleitet werden. Es ist sicher, dass Anwaltskanzleien, die Kläger verklagen, versuchen werden, mehr dieser Fälle vor Gericht zu bringen, um die Prioritäten des Trump-Handelsteams in Bezug auf hohe Zölle, hohe Strafen und hohe Durchsetzungsquoten weiter umzusetzen. In diesem Umfeld sind FCA-Fälle (und Auszahlungen an Whistleblower) potenziell sehr viel lukrativer.

II. Der rechtliche und strategische Wert der freiwilligen Offenlegung

Freiwillige Selbstauskünfte bieten Importeuren die Möglichkeit, frühere Einfuhrverstöße mit deutlich reduzierten oder gar keinen Sanktionen zu ahnden, sofern die Selbstauskunft bestimmte verfahrenstechnische und inhaltliche Anforderungen erfüllt. In Anbetracht des oben beschriebenen Umfelds mit hohen Zöllen und hoher Strafverfolgung stellen freiwillige Selbstauskünfte eine wichtige Form der Risikominderung dar. Die maßgebliche Vorschrift 19 C.F.R. § 162.74 legt fest, dass freiwillige Selbstanzeigen, die vor der Einleitung einer förmlichen Untersuchung gemacht werden, bei der Festlegung von Sanktionen durch das CBP einen mildernden Faktor darstellen. In Fällen, in denen es um Fahrlässigkeit oder Fehler (im Gegensatz zu Betrug) geht, verhängt das CBP in der Regel überhaupt keine Strafe, wenn der Importeur den Verstoß offenlegt, eine umfassende Offenlegung vornimmt und alle geschuldeten Zollnachzahlungen (zuzüglich Zinsen) zurückzahlt.

Zu den wichtigsten Vorteilen der freiwilligen Offenlegung gehören:

• Strafmilderung: Um den direktesten Vorteil der Straffreiheit zu erzielen, ist der Zeitpunkt der Offenlegung entscheidend; eine Offenlegung muss vor einer CBP-Untersuchung im Zusammenhang mit dem offengelegten Verhalten erfolgen, um sich zu qualifizieren. Eine Meldung kann auch nach Erhalt eines Auskunftsersuchens (Formular 28) oder einer Handlungsaufforderung (Formular 29) noch zu einer Gutschrift für die freiwillige Selbstauskunft führen, vorausgesetzt, das CBP hat noch keine formelle Untersuchung eingeleitet.
• Nachweis des guten Willens: Eine freiwillige Offenlegung signalisiert dem CBP, dass der Importeur seine Compliance-Verpflichtungen ernst nimmt. Dies kann die Glaubwürdigkeit des Unternehmens bei zukünftigen Audits, Anfragen oder Anträgen auf Teilnahme an Programmen für vertrauenswürdige Händler, wie z. B. CTPAT, erhöhen.
• Kontrolle der Darstellung und des Umfangs: Eine Offenlegung ermöglicht es dem Unternehmen, den Sachverhalt in seinen eigenen Worten darzustellen, die Offenlegung des Verstoßes zu kontrollieren und Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen, um eine Wiederholung des Problems zu verhindern. Eine freiwillige Selbstauskunft ermöglicht eine proaktivere Vorgehensweise, als es dem CBP zu gestatten, den Verstoß aufzudecken und seine eigenen Schlussfolgerungen zu ziehen, zumal der Importeur im letzteren Fall wahrscheinlich mit strengeren Fristen konfrontiert ist und weniger Kontrolle über den Verlauf der Überprüfung hat.
• Gestärkter interner Compliance-Rahmen: Der Prozess der Vorbereitung einer Offenlegung umfasst in der Regel die Entwicklung einer Methodik zur Identifizierung aller Importfehler, eine Ursachenanalyse, eine Überprüfung der Compliance-Systeme und einen Aktionsplan zur Korrektur der Compliance. Diese Schritte ermöglichen nicht nur den korrekten Abschluss der Zollprüfung, sondern erlauben es dem Importeur auch, die internen Kontrollen zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit künftiger Verstöße zu verringern.

III. Bewährte Praktiken für wirksame freiwillige Offenlegungen

Um die Vorteile einer freiwilligen Offenlegung zu maximieren und sicherzustellen, dass sie von der CBP akzeptiert wird, müssen Importeure sicherstellen, dass die ausgefüllte Offenlegung rechtzeitig und vollständig erfolgt und durch aussagekräftige Unterlagen belegt ist. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Best Practices, die Importeure berücksichtigen sollten:

• Rechtzeitiges Handeln und Verwendung von Kennzeichnungsschreiben. Importeure sollten umgehend handeln, wenn sie einen möglichen Verstoß entdecken. Wenn zusätzliche Zeit für die Durchführung einer internen Untersuchung benötigt wird, sollte das Unternehmen die Einreichung eines Marker Letters in Betracht ziehen. Diese vorläufige Mitteilung, die eingereicht wird, bevor eine Untersuchung des CBP begonnen hat, bewahrt das Recht des Unternehmens auf Strafmilderung und gibt ihm gleichzeitig Zeit, die erforderlichen Daten zu sammeln und eine gründliche Untersuchung durchzuführen.
• Überwachung der CBP-Korrespondenz. Selbst wenn Importeure darüber nachdenken, eine Meldung zu machen, müssen sie auf Anzeichen achten, die darauf hindeuten, dass die CBP bereits über das Problem informiert ist. Mitteilungen wie das Formblatt 28 "Request for Information" oder das Formblatt 29 "Notices of Action" können darauf hinweisen, dass die Behörde mögliche Unstimmigkeiten entdeckt hat. Selbst wenn derartige Mitteilungen eingehen, kann der Importeur immer noch eine Offenlegung einreichen, sofern das CBP noch keine förmliche Untersuchung eingeleitet hat. Die unverzügliche Einreichung eines Markierungsschreibens nach Erhalt eines solchen Schreibens (d. h. bevor die Antwort fällig ist) kann die Vorteile der Offenlegung bewahren.
• Die Entscheidung über den Umfang: Eingeschränkte vs. umfassende Offenlegungen. Die Importeure müssen entscheiden, ob sie nur bestimmte Fehler (eine begrenzte Offenlegung) oder eine vollständige Überprüfung und Offenlegung aller potenziell betroffenen Einträge über einen gesamten fünfjährigen Überprüfungszeitraum vornehmen wollen. Eine begrenzte Offenlegung kann sich auf bestimmte Häfen, bestimmte Produkte oder Produktlinien, Probleme oder Datumsbereiche konzentrieren und ist angemessen, wenn die internen Kontrollen gut sind und das Problem eingedämmt ist. Eine umfassende Offenlegung sollte dagegen vorgenommen werden, wenn das Ausmaß des Verstoßes ungewiss ist, wenn die internen Kontrollen zur Einhaltung der Vorschriften schwach waren oder wenn systemische Probleme vermutet werden. Die Entscheidung erfordert ein strategisches Abwägen zwischen rechtlichem Risiko, Ressourceneinsatz und dem Wunsch nach einem Abschluss. Entscheidet man sich für eine begrenzte Offenlegung, sollten die Importeure sorgfältig prüfen, ob bei der Überprüfung zusätzliche Probleme festgestellt werden, die eine Ausweitung des Umfangs der begrenzten Offenlegung oder eine Umwandlung in eine vollständige Offenlegung rechtfertigen würden.
• Durchführung einer gründlichen internen Überprüfung. Eine strenge interne Überprüfung bildet die Grundlage für eine wirksame freiwillige Offenlegung. Die Überprüfung sollte Folgendes umfassen:
  • Art und eigentliche Ursache des Verstoßes: Wurde das Problem durch falsche Einstufung, Unterbewertung, falsche Angaben zum Ursprungsland oder andere Fehler verursacht? Welche internen Versäumnisse haben dazu geführt, dass der Fehler fortbestehen konnte? Zu den häufigsten Ursachen gehören unzureichende Schulungen, Missverständnisse mit Lieferanten, mangelhafte Überwachung von Zollagenten, ein unzureichender oder unvollständiger Zollklassifizierungsindex oder eine fehlende Verrechnungspreisstudie für verbundene Parteien, die den CBP- (und nicht den IRS-) Standards entspricht.
  • Umfang der betroffenen Einträge: Der Importeur muss alle von dem Verstoß betroffenen Einträge angeben. Das CBP lehnt im Allgemeinen Extrapolationen oder Schätzungen für eine vollständige Offenlegung ab und bevorzugt eine zeilenweise Dokumentation der betroffenen Transaktionen. Die einzige Ausnahme sind statistische Stichproben, bei denen die CBP-Anforderungen für statistische Stichproben (siehe unten) zu beachten sind.
  • Abgedeckter Zeitraum: Die vollständige Offenlegung muss im Allgemeinen bis zur fünfjährigen Verjährungsfrist zurückreichen. Die Unternehmen sollten den Sachverhalt bis zum ersten Eintrag zurückverfolgen und nicht erst bei der Liquidation aufhören.
  • Überprüfung von ähnlichen Risiken in anderen Bereichen: Die Importeure sollten prüfen, ob dieselben oder ähnliche Verstöße in anderen Geschäftsbereichen, Produktlinien oder Arten von Einträgen aufgetreten sind. Dies erfordert eine Abstimmung mit den globalen Tochtergesellschaften und anderen internen Beteiligten. Gegebenenfalls kann dies dazu führen, dass aus einer begrenzten Offenlegung, die einen einzelnen Geschäftsbereich betrifft, eine vollständige Offenlegung wird, die möglicherweise verschiedene Einführer von Eintragungen einschließt.
• Umfassende und transparente Dokumentation. Das CBP wird die Offenlegung auf der Grundlage der Klarheit, Transparenz und Vollständigkeit der Vorlage bewerten. Die Offenlegung sollte enthalten:
  • Ein Bericht, der die Ereignisse, die zu dem Verstoß führten, seine Entdeckung und die interne Reaktion beschreibt.
  • Eine Erläuterung der Methodik, die zur Ermittlung und Analyse der betroffenen Einträge verwendet wurde.
  • Detaillierte Berechnungen der geschuldeten Abgaben, mit entsprechenden Analysen und Tabellen.
  • Jede frühere Kommunikation mit dem CBP, die für die Angelegenheit relevant ist, einschließlich der Einreichung und Beantwortung von nachträglichen Berichtigungen, Protesten gegen die Liquidation und Ersuchen um Gutachten.

Außerdem sollten die Importeure darauf vorbereitet sein, Kopien aller relevanten Dokumente vorzulegen, einschließlich Rechnungen, Bestellungen, Frachtbriefen, Verträgen, Handelsrechnungen und anderen unterstützenden Informationen.

• Verwendung von statistischen Stichproben. In Situationen mit hohem Aufkommen können die Importeure statistische Stichproben verwenden, um die Auswirkungen des Verstoßes abzuschätzen. Dieser Ansatz muss die CBP-Standards für Zuverlässigkeit, Repräsentativität und die Fähigkeit zur genauen Extrapolation von der Stichprobe auf die Gesamtheit der zugeordneten Einfuhren erfüllen. Zu den bewährten Verfahren gehören:
  • Beratung mit Handelsstatistikern oder Fachleuten, die mit den Erwartungen des CBP vertraut sind.
  • Klare Definition der Grundgesamtheit der Einträge.
  • Verwendung von Zufallsstichproben mit angemessener Schichtung, falls erforderlich.
  • Sicherstellung, dass Konfidenzintervalle und Fehlermargen vertretbar sind.
  • Erläutern Sie, wie die voraussichtliche Haftung anhand der Stichprobendaten berechnet wurde.
  • Durcharbeiten des CBP-Leitfadens für statistische Stichproben, um zu zeigen, wie die einzelnen Anforderungen erfüllt wurden.
• Interne und externe Koordinierung. Eine wirksame Offenlegung erfordert in der Regel Beiträge aus mehreren Abteilungen:
  • Rechtsbeistand: Beaufsichtigung der Offenlegung, Erstellung des Berichts und des Zollhandbuchs (falls erforderlich) und gegebenenfalls Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit.
  • Zollmakler: Bereitstellung von Einreisedaten und Einblicken in die Deklarationsprozesse.
  • Personal für die Einhaltung der Vorschriften: Leitung der Ursachenanalyse und Gewährleistung von Prozessverbesserungen.
  • IT- und Datenteams: Extrahieren, Validieren und Analysieren relevanter Daten.
  • Externe Berater: Zur Unterstützung der Probenahme und Datenüberprüfung oder zur Planung von Abhilfemaßnahmen, wenn die internen Ressourcen nicht ausreichen.
• Umgang mit behördenübergreifenden Problemen. Einige Zollfehler können Auswirkungen auf die Anmeldung bei anderen Bundesbehörden haben, z. B. bei der Food & Drug Administration, der Environmental Protection Agency oder der National Highway Traffic Safety Administration. Eine Offenlegung, die sich nur auf die Verpflichtungen der CBP bezieht, ohne die damit zusammenhängenden Verstöße gegen Rechtsvorschriften zu berücksichtigen, kann unzureichend sein. Ein umfassender, behördenübergreifender Offenlegungsplan sollte entwickelt werden, wenn andere gesetzliche Verpflichtungen betroffen sind.
• Einschließlich eines Plans für Abhilfemaßnahmen/zollrechtliche Vorschriften. Das CBP legt großen Wert auf die Abhilfemaßnahmen, die der Importeur ergreift, um eine Wiederholung zu verhindern. Ein guter Plan für Abhilfemaßnahmen kann Folgendes beinhalten:
  • Erstellung oder Aktualisierung eines Zollhandbuchs, von Standardarbeitsverfahren oder von Zollverwaltungsinstrumenten.
  • Erstellen oder Aktualisieren eines Zollklassifikationsindexes.
  • Einrichtung oder Aktualisierung eines Systems zur Verfolgung und Zuordnung von Hilfsmitteln (produktionsbezogene Hilfsmittel, die der Importeur dem ausländischen Hersteller zur Verfügung stellt).
  • Neue oder verbesserte Schulungen für das zuständige Personal.
  • Bei Bedarf werden Berichtigungseinträge oder Proteste eingereicht, z. B. bei Einträgen, die in den Zeitraum der Nachkorrekturen fallen.
• Seien Sie vorsichtig bei der Suche nach eingeschränkten Offenlegungen. Ein häufiger Fallstrick besteht darin, nur eine begrenzte Anzahl von Problemen offenzulegen, wenn eine systemische Überprüfung ergibt, dass die Fehler weiter verbreitet sind. Das CBP erwartet, dass die Angaben vollständig und offen sind. Der Versuch, einzelne Einträge herauszupicken oder bestimmte Aspekte des Verstoßes herunterzuspielen, kann dazu führen:
  • Ablehnung der Offenlegung oder Untersuchung von Einträgen, die über den Umfang der beschränkten Offenlegung hinausgehen.
  • Verlust von Strafminderungsvorteilen für Einträge außerhalb des Geltungsbereichs der eingeschränkten Offenlegung.
  • Erhöhtes Risiko künftiger Durchsetzungsmaßnahmen.

Werden bei der Überprüfung mehrere Arten von Fehlern entdeckt, ist es oft am besten, diese in einer vollständigen Offenlegung zu bündeln, auch wenn eine begrenzte Offenlegung zunächst angemessen erschien. In diesem Fall sollte der Einführer eine ergänzende Anmeldung für eine vollständige Offenlegung einreichen, um den erweiterten Umfang der Offenlegung zu dokumentieren.

• Weiterverfolgung und Bestätigung des Abschlusses. Auch nach einer Offenlegung ist das Verfahren noch nicht abgeschlossen. Importeure sollten:
  • Überwachen Sie den Status der Offenlegung bei der CBP.
  • Reagieren Sie umgehend auf alle Fragen des CBP oder auf die Anforderung zusätzlicher Unterlagen.
  • Bestätigen Sie, dass das CBP die Aufrechnung gewährt.
  • Bestätigen Sie, dass das CBP ein abschließendes Schreiben oder eine Entscheidung ausgestellt hat, in dem/der die Offenlegung akzeptiert wird (was möglicherweise nicht der Fall ist, wenn die Offenlegung eine Nettoüberzahlung nach Aufrechnung ergibt, was manchmal vorkommt).
  • Bewahren Sie alle Offenlegungsunterlagen für den Fall künftiger Prüfungen oder Durchsetzungsmaßnahmen auf.

Da die US-Regierung die Durchsetzung der Einfuhrbestimmungen verschärft, ist die freiwillige Selbstauskunft zu einem immer wichtigeren Instrument für verantwortungsbewusste Importeure geworden. Eine gut durchgeführte Offenlegung begrenzt nicht nur das finanzielle Risiko, sondern signalisiert auch die Integrität der Institution und ihr Engagement für die Einhaltung der Vorschriften.

Um wirksam zu sein, müssen freiwillige Offenlegungen jedoch mehr sein als reaktive Eingeständnisse früherer Fehler. Sie müssen rechtzeitig erfolgen, transparent sein, alle Fehler vollständig abdecken und sorgfältig dokumentiert werden. Durch die Befolgung bewährter Verfahren - von der Ursachenanalyse und Dokumentation bis hin zur abteilungsübergreifenden Koordinierung und zu Korrekturmaßnahmen - können Importeure sicherstellen, dass ihre Selbstanzeigen ihren Zweck erfüllen: die Behebung früherer Verstöße und die Positionierung des Unternehmens für ein besser verwaltetes Importumfeld.

Das Foley Team für internationalen Handel und nationale Sicherheit verfolgt alle zollrelevanten Entwicklungen, einschließlich aller Änderungen, Klarstellungen/Anleitungen oder neuen Zollmaßnahmen, die von der Trump-Administration eingeführt werden. Wir berichten darüber in unseren Ressourcen für Zölle und internationalen Handel Blog berichten. Sobald neue Informationen verfügbar sind, werden wir Aktualisierungen und Analysen bereitstellen, um Importeure bei der Navigation durch das sich entwickelnde internationale Handelsparadigma, einschließlich neuer Zölle, zu unterstützen.

Unser Whitepaper zum Thema "Management von Import- und Zollrisiken während eines Handelskriegs" skizziert einen 12-Schritte-Plan, der Importeuren praktische Schritte zur Bewältigung der Zoll- und internationalen Handelsrisiken im aktuellen Zoll- und Handelsumfeld bietet, während das begleitende Whitepaper über "Risiken für die Integrität der Lieferkette verwalten" praktische Ratschläge für den Umgang mit erhöhten Risiken in der Lieferkette im Zusammenhang mit in die Vereinigten Staaten eingeführten Waren, einschließlich der zunehmenden Inhaftierung durch die CBP, enthält.

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