Die ADA-Unterbringungslücke: Warum Arbeitgeber Schwierigkeiten haben und wie ein besserer Prozess helfen kann
Als sich das Jahr 2025 dem Ende zuneigte, mussten wir weiterhin beobachten, wie Arbeitgeber Gerichtsverfahren verloren und mit Millionenstrafen belegt wurden, weil sie die grundlegenden Anforderungen des interaktiven Prozesses gemäß dem American with Disabilities Act (ADA) ignoriert hatten. In den meisten Fällen handelt es sich um Mitarbeiter, die unterdurchschnittliche Leistungen erbringen, Schwierigkeiten bei der Ausübung ihrer Tätigkeit haben oder bestimmte Aufgaben verweigern oder nicht ausführen können. Frustriert darüber, dass die Arbeit nicht erledigt wird, kündigen diese Arbeitgeber dem Mitarbeiter vorschnell, oft ohne einen systematischen oder logischen Ansatz zu verfolgen und ohne den Prozess zu dokumentieren.
In einem aktuellen Fall beispielsweise teilte eine Mitarbeiterin, die nachts fahren musste, ihrem Vorgesetzten mit, dass sie sich bei der Nachtarbeit unsicher fühle und Schwierigkeiten beim Fahren habe, da sie unter Nachtblindheit leide, wodurch sie durch helle Straßenlaternen und Ampeln geblendet werde, Halos sehe und Schwierigkeiten beim Sehen habe. Ihr Vorgesetzter wies ihre Bedenken zurück und verwies darauf, dass sie zuvor bereits nachts gefahren sei. Daraufhin wurde sie entlassen. Die Mitarbeiterin klagte und gewann den Prozess, indem sie die Jury davon überzeugte, dass sie gemäß dem ADA eine Behinderung hatte und dass ihr Arbeitgeber sie diskriminiert und es versäumt hatte, ihre Behinderung zu berücksichtigen.
Dies ist ein häufig vorkommendes Sachverhalt. Zweifellos ist der Umgang mit Leistungsproblemen von Mitarbeitern heikel, insbesondere wenn möglicherweise ein zugrunde liegendes medizinisches Problem vorliegt, das nicht ohne Weiteres erkennbar ist. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sagt: „Ich habe Schwierigkeiten“, scheint dies zunächst kein Hinweis auf eine Behinderung im Sinne des ADA zu sein. Die Gerichte vertreten jedoch die Auffassung, dass es Aufgabe des Arbeitgebers ist, nach den Gründen für die Schwierigkeiten des Mitarbeiters zu fragen. Wird dieses Gespräch nicht geführt, kann dies sehr kostspielig sein und das Risiko einer Klage gegen den Arbeitgeber erhöhen.
Wir fordern alle Arbeitgeber dringend auf, diese Richtlinien zu befolgen:
1. Erkennen Sie die Anfrage/das Problem.
- Erkennen Sie, wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat und eine Anpassung beantragt oder wenn aufgrund einer Erkrankung offensichtlich ist, dass möglicherweise eine Anpassung erforderlich ist.
- Verlangen Sie vom Arbeitnehmer nicht, bestimmte Formulierungen oder Formulare zu verwenden; jeder Hinweis auf Schwierigkeiten bei der Ausübung der beruflichen Tätigkeit aufgrund einer Erkrankung löst den Prozess aus.
2. Informationen sammeln
- Fragen Sie den Mitarbeiter nach der Art der Einschränkungen und deren Auswirkungen auf die Arbeitsleistung. Nehmen Sie medizinische Probleme nicht auf die leichte Schulter!
- Fordern Sie medizinische Unterlagen an, in denen der Zustand, die Notwendigkeit von Anpassungen und die Art der Einschränkungen beschrieben werden. Wenn Unklarheiten bestehen, bitten Sie den Mitarbeiter und/oder seinen Gesundheitsdienstleister um Klarstellung.
3. Nehmen Sie am interaktiven Prozess teil
- Besprechen Sie die Unterkunftsmöglichkeiten mit dem Mitarbeiter. Dies ist ein gemeinsamer Prozess.
- Berücksichtigen Sie alle angemessenen Vorkehrungen, wie zum Beispiel:
- Änderung von Arbeitszeiten oder Aufgabenbereichen
- Bereitstellung von Hilfsmitteln
- Erlaubnis von Fernarbeit oder Telearbeit
- Versetzung auf eine freie Stelle, für die der Mitarbeiter qualifiziert ist
- Bei Bedarf Urlaub oder Freistellung gewähren
4. Unterkunftsmöglichkeiten analysieren
- Beurteilen Sie, ob die vorgeschlagene Unterkunft es dem Mitarbeiter ermöglicht, wesentliche Aufgaben seiner Tätigkeit auszuüben.
- Überlegen Sie, ob die Unterbringung eine unzumutbare Härte für das Unternehmen darstellen würde.
- Denken Sie daran, dass der Mitarbeiter nicht unbedingt Anspruch auf seine bevorzugte Unterkunft hat – jede wirksame Unterkunft ist ausreichend.
5. Implementieren und dokumentieren
- Setzen Sie die vereinbarte Unterkunft unverzüglich um.
- Dokumentieren Sie alle Schritte des Prozesses, einschließlich der Kommunikation, der medizinischen Dokumentation, der Analyse und der endgültigen Entscheidung.
6. Überwachen und anpassen
- Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Unterkunft.
- Seien Sie offen dafür, Anpassungen zu überdenken und zu ändern, wenn sich die Umstände ändern.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber die Behauptungen eines Mitarbeiters, er habe eine Erkrankung, die seine Arbeitsfähigkeit beeinträchtigt, nicht einfach abtun. Um die Haftung zu begrenzen, muss der Arbeitgeber beurteilen, ob die Arbeitsaufgaben wesentlich sind und ob andere dem Mitarbeiter bei den spezifischen Aufgaben helfen können, die er nicht ausführen kann – und dann Optionen in Betracht ziehen. Im Zweifelsfall sollten Sie den interaktiven Prozess und eine Analyse der angemessenen Vorkehrungen durchführen. Die Dokumentation während dieses gesamten Prozesses ist entscheidend, um Ansprüche und Haftung zu minimieren.
