Sara Abarbanel und Jacqueline Hayduk bewerten bewährte Verfahren für Mitarbeiterhilfsprogramme

Bewährte Verfahren für effektive Mitarbeiterhilfsprogramme

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 26. November 2024 in Law360 veröffentlicht und wird hier mit Genehmigung erneut veröffentlicht.

Mitarbeiterhilfsprogramme sind mittlerweile eine äußerst verbreitete Sozialleistung, die von US-Arbeitgebern angeboten wird.

Beispielsweise bieten laut der International Employee Assistance Professionals Association etwa 97 % der US-Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern, 80 % der US-Unternehmen mit 1.001 bis 5.000 Mitarbeitern und 75 % der US-Unternehmen mit 251 bis 1.000 Mitarbeitern EAPs an.[1]

Die Verbreitung von EAPs ist wahrscheinlich zum Teil darauf zurückzuführen, dass Arbeitgeber versuchen, Talente zu halten und auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie umfassende Leistungen anbieten – insbesondere Gesundheits- und Wellness-Leistungen, da Wellness und Selbstfürsorge in den letzten Jahren für Arbeitnehmer immer wichtiger geworden sind.

Der Gesundheits- und Wellness-Zug verliert nicht an Fahrt.

Laut einer im Januar veröffentlichten Umfrage von McKinsey & Company hat der Wellness-Markt allein in den USA ein Volumen von 480 Milliarden US-Dollar erreicht und wächst jährlich um 5 bis 10 %.[2] Arbeitgeber in den gesamten USA sind diesem Trend gefolgt und haben ihr Angebot an Gesundheits- und Wellness-Leistungen erweitert, beispielsweise durch vom Arbeitgeber finanzierte Abonnements für Wellness-Apps, Fitnesscenter am Arbeitsplatz, Kinderbetreuung und gesunde Verpflegungsangebote, Fitness-Challenges, Telemedizin-Dienste und EAPs.

Hier finden Sie alles, was Arbeitgeber, die EAPs nutzen oder deren Einführung in Betracht ziehen, wissen müssen.

Auffrischung zu EAPs

Ein EAP kann einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern in vielerlei Hinsicht dienen, aber im Kern bieten EAPs Unterstützung und Hilfe für Mitarbeiter und deren Familienangehörige, die sich in persönlichen Schwierigkeiten befinden.

EAPs sind eine betriebliche Sozialleistung, die Mitarbeitern dabei hilft, alltägliche Herausforderungen zu bewältigen, die sich negativ auf ihr Privatleben und/oder ihre Arbeit auswirken könnten. EAPs können eine Reihe von Dienstleistungen umfassen, die von externen Fachleuten angeboten werden, um Probleme im Zusammenhang mit psychischer Gesundheit, Drogenmissbrauch, Trauer und familiären Problemen, beruflicher Weiterentwicklung und Ausbildung sowie finanziellen oder rechtlichen Fragen anzugehen.

EAPs umfassen in der Regel kurzfristige Beratung, Überweisungen und/oder Nachsorgeleistungen, um Mitarbeitern dabei zu helfen, Herausforderungen im Leben zu bewältigen. Manchmal helfen EAPs Mitarbeitern auch dabei, Gewalt am Arbeitsplatz oder andere kritische Situationen zu verhindern oder damit umzugehen.

Der Zweck von EAPs besteht darin, Mitarbeitern Unterstützung bei der Bewältigung von Herausforderungen im Leben zu bieten, wodurch diese wiederum effizienter, produktiver und engagierter arbeiten können. EAPs sind eine wertvolle Ressource, die Mitarbeitern bei persönlichen Herausforderungen helfen kann, die sie ablenken und ihre Fähigkeit beeinträchtigen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

EAPs können dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die mit der Fluktuation verbundenen Kosten zu senken. Tatsächlich sparen Arbeitgeber laut dem US-Arbeitsministerium in der Regel zwischen 5 und 16 Dollar für jeden Dollar, den sie in ein EAP investieren.

Die im Rahmen eines EAP angebotenen Dienstleistungen sind in der Regel kostenlos und vertraulich. Mitarbeiter können EAP-Dienstleistungen durch Selbstüberweisung, eine informelle Überweisung durch einen Kollegen oder eine formelle Überweisung auf Empfehlung eines Vorgesetzten oder Personalverantwortlichen in Anspruch nehmen. Obwohl die meisten EAP-Überweisungen freiwillig erfolgen, werfen obligatorische Überweisungen aufgrund schlechter Leistungen oder disziplinarischer Probleme spezifische rechtliche Fragen auf, die im Folgenden erörtert werden.

Bewährte Verfahren

Arbeitgeber sollten bei der Umsetzung von EAPs die folgenden bewährten Verfahren berücksichtigen.

Verfügen Sie über eine klar definierte Richtlinie.

Die Standards der Employee Assistance Professionals Association[3] verlangen von EAPs, dass sie über schriftliche Richtlinien zur Gewährleistung der Vertraulichkeit der Klienten, ein formelles Verfahren zur Überwachung der Mitarbeiter, die das EAP in Anspruch nehmen, und eine ausreichende Anzahl geschulter Mitarbeiterberater verfügen, um die entsprechenden Dienstleistungen erbringen zu können.

Darüber hinaus empfiehlt die Employee Assistance Professionals Association, dass Arbeitgeber, die EAPs anbieten, über eine schriftliche Richtlinie verfügen, in der die Beziehung des Arbeitgebers zum EAP definiert ist, einschließlich der Festlegung des Umfangs und der Grenzen der Dienstleistungen.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass ihre Richtlinien den Zweck und den Ablauf des EAP klar definieren. Arbeitgeber sollten die Standards der Employee Assistance Professionals Association zu weiteren Anforderungen in Bezug auf EAPs und EAP-Richtlinien konsultieren.

Werben Sie bei Ihren Mitarbeitern für Ihr EAP.

Damit die Mitarbeiter den größtmöglichen Nutzen aus dem EAP ziehen können – und die Arbeitgeber die maximale Rendite erzielen –, müssen die Mitarbeiter das EAP auch tatsächlich nutzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter verstehen, was das EAP wirklich bietet, da viele Mitarbeiter sich der verschiedenen Dienstleistungen, die moderne EAPs anbieten, nicht bewusst sind.

Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter während der Einführungsphase, der offenen Anmeldefrist für Sozialleistungen und durch die Verbreitung von FAQs über die Leistungen ihres EAP aufklären. Arbeitgeber können auch Webinare oder regelmäßige Lunch-and-Learn-Veranstaltungen zu diesem Thema anbieten.

Stellen Sie sicher, dass EAPs mit DEI-Praktiken übereinstimmen.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Dienstleistungen und das Bereitstellungsmodell ihres EAP mit ihren Initiativen für Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion im Einklang stehen.

Dazu gehören unter anderem die Verwendung inklusiver Botschaften, das Angebot von Werbematerialien und Ressourcen in verschiedenen Sprachen und die Sicherstellung, dass Fachkräfte in der Lage sind, mit Sprachbarrieren umzugehen und sensibel auf bestimmte kulturelle Bedürfnisse und kulturelle Stigmatisierungen im Zusammenhang mit psychischen Gesundheitsdiensten einzugehen.

Vertraulichkeit und Privatsphäre schützen.

Arbeitgeber sollten in ihren EAP-Richtlinien klarstellen, dass Mitarbeiterinformationen streng vertraulich behandelt werden. Dies umfasst nicht nur das, was der Mitarbeiter während einer Sitzung mit dem EAP-Experten bespricht, sondern auch individuell identifizierbare Informationen: beispielsweise die Identität des Mitarbeiters, der das EAP in Anspruch nimmt, sowie die Zeit und Häufigkeit der Teilnahme des Mitarbeiters am EAP.

Bestimmte Bundesstaaten, wie beispielsweise Washington, haben gesetzlich festgelegt, dass diese Art von Informationen vertraulich behandelt werden müssen – mit einigen Einschränkungen.[4] Dies hindert den Arbeitgeber jedoch nicht daran, allgemeine Nutzungsinformationen und Statistiken vom EAP zu erhalten.

Teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass ein EAP-Anbieter ihre Daten vertraulich behandelt, außer in Situationen, in denen das Leben oder die Sicherheit des Mitarbeiters oder einer anderen Person ernsthaft bedroht ist.

Vermeiden Sie Diskriminierungsfallen.

Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, das EAP bei Bedarf in Anspruch zu nehmen, oder Informationen zu den EAP-Dienstleistungen bereitstellen, wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Problem offenlegt. Die Verpflichtung eines Mitarbeiters zur Inanspruchnahme eines EAP kann jedoch gegen das Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Americans with Disabilities Act) und entsprechende staatliche Gesetze verstoßen.

Das ADA verbietet Arbeitgebern die Diskriminierung von qualifizierten Personen, die eine Behinderung haben oder als behindert wahrgenommen werden. Die US-Behörde für Chancengleichheit am Arbeitsplatz (U.S. Equal Employment Opportunity Commission) stellte in einem informellen Diskussionsschreiben vom 19. Juli 2000 fest, dass selbst eine Überweisung an ein EAP „in Verbindung mit anderen relevanten Beweisen zu der Schlussfolgerung führen könnte, dass der Arbeitgeber die Person als erheblich eingeschränkt ansieht.“[5]

Im Juni schloss die EEOC vor dem US-Bezirksgericht für den mittleren Bezirk von Pennsylvania in der Rechtssache EEOC gegen Weis Markets Inc. einen Vergleich in einem Fall, in dem der Arbeitgeber, Weis Markets Inc., von einem Arbeitnehmer die Teilnahme am EAP als Voraussetzung für die Weiterbeschäftigung verlangt hatte. [6] Das EAP verlangte vom Arbeitnehmer die Weitergabe medizinischer Informationen an das Unternehmen, anhand derer das Unternehmen entscheiden würde, ob der Arbeitnehmer in den Krankenstand versetzt werden sollte. Der Arbeitnehmer lehnte dies ab.

In einer Erklärung zum Zeitpunkt der Klageerhebung stellte die EEOC fest, dass das Programm des Arbeitgebers gemäß dem ADA rechtswidrig sei, da dieses „es verbietet, von Arbeitnehmern zu verlangen, sich medizinischen Untersuchungen zu unterziehen oder Fragen zu beantworten, die Aufschluss darüber geben könnten, ob sie eine Behinderung haben, es sei denn, der Arbeitgeber kann nachweisen, dass die Untersuchungen oder Befragungen arbeitsbezogen sind und den geschäftlichen Erfordernissen entsprechen.“[7]

Wenn Sie eine obligatorische Überweisung an ein EAP in Betracht ziehen, sollten Sie die Umstände der Überweisung berücksichtigen und prüfen, ob das Programm die Offenlegung von medizinischen oder psychologischen Informationen oder Bewertungen erfordert, ob die Überweisung arbeitsbezogen ist und mit den geschäftlichen Erfordernissen vereinbar ist.

Schlussfolgerung

Ein EAP kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein wirkungsvolles Instrument sein. Wenn Arbeitgeber die Vorteile und bewährten Verfahren im Blick behalten, können sie ihren Mitarbeitern ein EAP-Programm anbieten, das für beide Seiten von Nutzen ist.

[1] https://eapassn.org/page/FAQEAPA.

[2] https://www.mckinsey.com/industries/consumer-packaged-goods/our-insights/the-trends-defining-the-1-point-8-trillion-dollar-global-wellness-market-in-2024.

[3] https://cdn.ymaws.com/eapassn.org/resource/resmgr/eapa_standards_and_professio.pdf.

[4] https://lawfilesext.leg.wa.gov/biennium/2021-22/Pdf/Bills/Session%20Laws/Senate/5564-S.SL.pdf?q=20241115230900.

[5] https://www.eeoc.gov/foia/eeoc-informal-discussion-letter-7.

[6] https://www.eeoc.gov/newsroom/weis-markets-pay-75000-eeoc-sexual-harassment-disability-discrimination-suit.

[7] https://www.eeoc.gov/newsroom/eeoc-sues-weis-markets-sexual-harassment-and-unlawful-use-employee-assistance-program.