Ihr Unternehmen hat eine ICE Notice of Inspection erhalten - was nun?

"Laut einem ^Interview1 mit dem Grenzschutzbeauftragten Tom Homan vom 12. Juni 2025 werden die Durchsetzungsmaßnahmen vor Ort massiv ausgeweitet.

Seit dem 8. Juni 2025 ist die Nationalgarde in Los Angeles und Santa Ana, Kalifornien, im Einsatz, um Bundesbedienstete und -gebäude im Zusammenhang mit den Protesten zu schützen, die nach den Verhaftungen von Personen, von denen angenommen wird, dass sie sich unrechtmäßig in den Vereinigten Staaten aufhalten, durch Beamte der US-Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) stattfinden. Zuvor hatte das ICE bereits andere große Razzien durchgeführt, u. a. auf einer Baustelle in der Nähe des Campus der Florida State University, und weitere laufende Vollzugsmaßnahmen durchgeführt.

Was bedeutet das für die Arbeitgeber?

Im ganzen Land hat das ICE aktiv Inspektionsmitteilungen (Notices of Inspections, NOI) herausgegeben, um I-9-Formulare und andere wichtige Unterlagen über die Unternehmen und die von ihnen beschäftigten Personen in Bauunternehmen, Fabriken, Gaststätten wie Hotels und Restaurants und anderen Unternehmen wie landwirtschaftlichen Betrieben zu erhalten. Auf Anweisung der Trump-Administration hat ein hochrangiger ICE-Beamter jedoch am 12. Juni eine "Pause" eingelegt und den ICE-Agenten geraten, "alle Ermittlungen/Operationen zur Durchsetzung der Vorschriften am Arbeitsplatz in der Landwirtschaft (einschließlich Aquakultur und Fleischverpackungsanlagen), in Restaurants und Hotels auszusetzen"^.2 "Auch wenn die politischen Akteure die Prioritäten der Durchsetzung weiterhin ändern können, sollten Sie als Arbeitgeber nicht auf dem falschen Fuß erwischt werden, wenn Sie eine NOI erhalten. Was sollten Sie als Nächstes tun, wenn Ihr Unternehmen eine derartige Aufforderung erhält oder wenn Sie in dieser Angelegenheit besser vorbereitet sein wollen?

Benachrichtigung des Rechtsbeistands, Zusammenstellung der Unterlagen und Übermittlung an die ICE

Eine NOI erlaubt es dem ICE, die Unterlagen des Unternehmens zu prüfen, um festzustellen, ob die eingereichten Formulare den Bundesgesetzen zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit entsprechen. Der Arbeitgeber hat nur drei Arbeitstage Zeit, um zu antworten, und die ICE kann nur eine kurze Verlängerung zulassen (oder auch nicht), wenn der Arbeitgeber die dreitägige Frist nicht einhalten kann. Der Arbeitgeber sollte sich bemühen, anhand der vorliegenden Unterlagen eine organisierte Antwort zu geben. So sollte ein Unternehmen vorgehen, wenn es eine NOI erhält:

Informieren Sie die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, die Compliance-Abteilung und die oberste Führungsebene sofort nach Erhalt einer NOI. Der Rechtsbeistand kann die Antwort begleiten, sicherstellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß organisiert und eingereicht werden, und dabei helfen, mögliche Probleme zu erkennen und zu entschärfen.
Überprüfen Sie jedes I-9-Formular auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie können zwar die Originale der I-9-Formulare bei der Übermittlung an das ICE nicht ändern, vernichten oder weglassen, aber Sie können entdeckte Fehler gesondert korrigieren und die Korrekturen datieren und unterschreiben, allerdings sollten Sie dies nur auf Anweisung eines Rechtsbeistands tun. Sie können auch ein separates Protokoll der festgestellten Fehler erstellen, damit das Unternehmen nach der Übermittlung an die ICE auf Anweisung eines Rechtsbeistands gesondert Korrekturmaßnahmen ergreifen kann.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die in der NOI angeforderten Unterlagen nicht verändern, zerstören oder weglassen. Seien Sie sich bewusst, dass die Zustellung der Benachrichtigung oft der erste Schritt in einer Untersuchung - einschließlich einer strafrechtlichen Untersuchung - des Unternehmens selbst im Hinblick auf die Einhaltung der bundesstaatlichen Einwanderungs- und Strafgesetze ist.
Wenn Sie eine professionelle Arbeitgeberorganisation (Professional Employer Organization, PEO), ein Personaldienstleistungsunternehmen oder einen anderen Drittanbieter mit dem Sammeln, Überprüfen und Verwalten der I-9-Dokumente beauftragen, stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess, das Verfahren und den Zeitplan für die Anforderung von Kopien dieser Dokumente von der PEO kennen. Selbst wenn aus dem Vertrag klar hervorgeht, dass die Mitarbeiter des PEO keine Angestellten Ihres Unternehmens sind, kann die Nutzung eines PEO zu komplizierten Problemen bei der Beantwortung einer NOI führen. Verzögerungen aufgrund eines Dritten stellen später möglicherweise keinen triftigen Grund für die Nichteinhaltung der Frist zur Beantwortung der NOI dar. Noch bevor ein Arbeitgeber eine NOI erhält, sollte er überlegen, ob es sinnvoll ist, die Einhaltung der I-9-Vorschriften durch einen Drittanbieter zu übernehmen, da dies den Arbeitgeber nicht von seinen Verpflichtungen entbindet, das Gesetz innerhalb des kurzen gesetzlich vorgesehenen Zeitrahmens einzuhalten. Zumindest sollten Sie in Erwägung ziehen, mit dem PEO-Unternehmen einen gemeinsamen Zugang zu dem digitalen Speicherort zu unterhalten, an dem die I-9-Dokumente Ihres Unternehmens gespeichert sind.

Einstellen eines Rechtsstreits und Aufbewahren aller relevanten Dokumente

Behandeln Sie die NOI als Beginn einer Untersuchung durch das ICE. Stellen Sie daher eine Prozesssperre aus (und leiten Sie eine solche an die PEO weiter, falls Sie eine nutzen). Vernichten, verändern oder rückdatieren Sie keine Unterlagen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen wichtige Aufzeichnungen, E-Mails und Texte aufbewahrt, um den Sachverhalt zu verstehen und das Unternehmen bei Bedarf zu verteidigen.

Vorbereitungen für Folgemaßnahmen des ICE

Nach der Prüfung kann das ICE Ihr Unternehmen auf der Grundlage eines Durchsuchungsbefehls durchsuchen und/oder weitere Schritte unternehmen, wie z. B. die Ausstellung einer Notice of Suspect Documents, einer Notice of Technical or Procedural Failures oder andere administrative Schritte. Seien Sie darauf vorbereitet, innerhalb der vorgesehenen Fristen mit Hilfe eines Rechtsbeistandes zu reagieren.

Bringen Sie Ihr Einwanderungshaus in Ordnung

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über Ihre Einstellungspraktiken nachzudenken und darüber, wie Sie Ihr Unternehmen am besten schützen können. Das ICE kehrt oft unabhängig vom Ergebnis der Prüfung zurück. Nutzen Sie also die NOI, um Ihr Haus der Einwanderung in Ordnung zu bringen:

Überprüfen Sie die I-9-Formulare, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, E-verify-Aufzeichnungen, Personalakten, Schulungsunterlagen und geltenden Richtlinien, damit Sie wissen, was das ICE bei seiner Prüfung Ihrer Dokumente herausfindet.
Erwägen Sie die Durchführung eines eigenen internen Audits (auch jetzt schon, vor Erhalt einer NOI).
Umschulung des Personals der Personalabteilung auf die richtige Art und Weise, um die Einhaltung der amerikanischen Arbeitsgesetze zu gewährleisten.
Erwägen Sie die Einführung eines konformen elektronischen I-9-Softwaresystems, wobei Sie sich darüber im Klaren sind, dass einige Systeme nicht rechtskonform sind.
Ziehen Sie die Anmeldung bei E-Verify in Betracht.
Regelmäßige Überwachung von Entscheidungen des Department of Homeland Security, die den Status und die Arbeitsgenehmigung von Personen aus bestimmten Ländern widerrufen.

Wenn eine Arbeitsgenehmigung ausläuft oder widerrufen wird, verliert der Arbeitnehmer die Berechtigung, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. So kündigte das Heimatschutzministerium am 12. Juni 2025 an, dass es E-Mails an alle Kubaner, Haitianer, Nicaraguaner und Venezolaner verschickt, denen die Einreise in die Vereinigten Staaten auf Bewährung gewährt wurde und die eine Arbeitsgenehmigung erhalten hatten, und forderte sie auf, das Land sofort zu verlassen^.3 Arbeitgeber, die Mitarbeiter dieser Kategorie beschäftigen, müssen herausfinden, ob es für diese Personen eine andere Möglichkeit gibt, rechtmäßig beschäftigt zu bleiben, oder ob sie ihnen kündigen müssen. Umgekehrt ist die Entscheidung, einfach keine "Ausländer" einzustellen, eine Form der Diskriminierung aufgrund der nationalen Herkunft und ebenfalls ein zu vermeidender Rechtsverstoß. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihr Unternehmen eine Person beschäftigt hat oder beschäftigt, die nicht berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, sollten Sie mit einem Rechtsbeistand besprechen, wie mit der Beschäftigung dieser Person umzugehen ist und ob Sie den ungewöhnlichen, freiwilligen Schritt unternehmen und die Situation dem ICE oder dem Justizministerium melden sollten.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Veröffentlichungen von Foley:

Wenn Sie Fragen zu ICE NOIs oder verwandten Themen haben, wenden Sie sich an die Autoren dieses Artikels oder an Ihren Anwalt bei Foley & Lardner.

[1]https://www.semafor.com/article/06/12/2025/trump-will-target-us-employers-in-next-phase-of-immigration-crackdown-homan-says

[2]https://www.nytimes.com/2025/06/14/us/politics/trump-immigration-raids-workers.html?smid=nytcore-ios-share&referringSource=articleShare

[3]https://www.dhs.gov/news/2025/06/12/dhs-issues-notices-termination-chnv-parole-program-encourages-parolees-self-deport