Knifflige Compliance-Fragen für Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines leitenden Angestellten: Aktienoptionen, gebundene Aktien und andere aktienbasierte Vergütungsprämien
Arbeitsverhältnisse von Führungskräften sind selten unbefristet. Wenn eine Führungskraft oder ein anderer leitender Angestellter sein Arbeitsverhältnis beendet, müssen sich Unternehmen oft mit schwierigen steuerlichen, vermögensrechtlichen und leistungsbezogenen Fragen auseinandersetzen, die im Zusammenhang mit der Kündigung des Mitarbeiters auftreten.
Dieser Artikel ist der dritte Teil einer Artikelserie, die sich mit wichtigen Compliance-Hinweisen für die Gestaltung von Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder mit Fragen und Überlegungen für Unternehmen bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft befasst. In unseren vorherigen Artikeln haben wir erörtert, ob ERISA auf Ihren Abfindungsplan für Führungskräfte Anwendung findet und ob Code Section 409A auf Abfindungsleistungen Anwendung findet.
In diesem Monat befassen wir uns mit Fragen, die zu berücksichtigen sind, wenn eine Führungskraft zum Zeitpunkt ihres Ausscheidens aus dem Unternehmen eine berechtigte Aktionärin oder ein berechtigter Aktionär ist und/oder über ausstehende Aktienoptionsprogramme wie Aktienoptionen, gebundene Aktien oder Phantomaktien verfügt. Insbesondere werden in diesem Artikel wichtige Fragen und Entscheidungspunkte im Zusammenhang mit Aktienoptionen für Führungskräfte und ausstehenden Aktienprämien aufgezeigt, wobei die Bedeutung des Unterschieds zwischen der obligatorischen Behandlung von Aktienprämien und dem, was verhandelt werden kann (diskretionär), hervorgehoben wird. In diesem Artikel wird auch erörtert, wie sich der Internal Revenue Code (Code) auf die Entscheidungen eines Unternehmens über Aktienoptionen und ausstehende Aktienprämien im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft auswirkt.
Die aktuelle Lage verstehen: Vertragswelt und Kündigungsbedingungen
- Wenn ein leitender Angestellter aus dem Unternehmen ausscheidet, besteht der erste Schritt darin, schnell die wichtigen Unterlagen zu finden und zu prüfen, die die Rechte und Pflichten des leitenden Angestellten in Bezug auf Aktien betreffen. Zu den relevanten Dokumenten können Arbeits- und Abfindungsvereinbarungen, Aktienpläne, individuelle Aktienprämien, Abfindungspläne oder -richtlinien, Aktionärsvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen, Wettbewerbsverbote und/oder Unternehmensrichtlinien oder -praktiken gehören. Verfügt der leitende Angestellte bereits über unverfallbare Aktien aus zuvor ausgezahlten Aktienprämien (d. h. zuvor unverfallbare Restricted Stock Grants)? Verfügt der leitende Angestellte über ausstehende unverfallbare oder unverfallbare Aktienprämien (d. h. unverfallbare oder nicht ausgeübte Optionen)? Was sieht jedes Dokument vor, wenn der Geschäftsführer sein Arbeitsverhältnis beendet? Die Beantwortung dieser Fragen ist möglicherweise nicht einfach, da die Dokumente oft mehrere Ebenen von Rechten und Pflichten enthalten, die miteinander in Konflikt stehen oder widersprüchliche Formulierungen enthalten können und eine detaillierte Analyse erfordern, um die Auswirkungen jedes Dokuments und die maßgeblichen Bestimmungen zu ermitteln. Eine sorgfältige und gründliche Prüfung aller relevanten Dokumente ist eine wichtige Voraussetzung für die ordnungsgemäße Behandlung von Aktienoptionsvereinbarungen.
- Über eine allgemeine Überprüfung der geltenden Dokumente hinaus werden die vertraglichen Rechte und Pflichten des Unternehmens und der Führungskraft durch die Umstände der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Führungskraft bestimmt (freiwillige Kündigung, Pensionierung, Kündigung aus wichtigem Grund, Kündigung aus triftigem Grund, Nichtverlängerung des Arbeitsvertrags, Kündigung aufgrund eines Kontrollwechsels usw.). In der Regel gelten für Aktienprämien unterschiedliche Regeln, je nachdem, wie die Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Führungskraft charakterisiert wird. Daher muss das Unternehmen festlegen, welche Bestimmungen unter den jeweiligen Umständen gelten. Wenn die Dokumente unterschiedliche Definitionen für „wichtigen Grund“, „triftigen Grund“ oder „Kontrollwechsel“ verwenden, können sich je nach Prämie unterschiedliche Ergebnisse ergeben, sodass eine sorgfältige Prüfung der spezifischen Definitionen unter Berücksichtigung der aktuellen Fakten erforderlich ist.
Nachdem das Unternehmen die Art der Kündigung festgelegt und alle Dokumente analysiert hat, lassen sich Fragen im Zusammenhang mit Aktienoptionsprämien in der Regel in zwei Kategorien einteilen. Erstens: Was müssen das Unternehmen und/oder die Führungskraft in Bezug auf Aktienoptionsprämien tun, bzw. welche Rechte gelten automatisch (obligatorische vertragliche Rechte)? Zweitens: Was können das Unternehmen und die Führungskraft in Bezug auf ausstehende Aktienoptionsprämien aushandeln (diskretionäre vertragliche Rechte)? In den folgenden Abschnitten werden häufige Fragen im Zusammenhang mit Aktienoptionen erörtert und wie sie sich auf die Behandlung von Aktienoptionen im Zusammenhang mit der Kündigung eines Führungskräften auswirken können.
Vested Equity – Aktienrückkäufe
Hat das Unternehmen ein „Call“-Recht oder eine Verpflichtung zum Rückkauf von Aktien, wenn der Geschäftsführer ausscheidet? Hat der Geschäftsführer ein „Put“-Recht und könnte er vom Unternehmen verlangen, seine Aktien zurückzukaufen? Wird eine Trennungsvereinbarung ausgehandelt, die ein neues Rückkaufrecht enthält oder ein bestehendes Recht aufgibt, um die zukünftigen Eigentumsrechte des Geschäftsführers am Unternehmen zu beschränken? In der Regel ist jedes Kauf- oder Verkaufsrecht auf einen kurzen Entscheidungszeitraum nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses beschränkt, sodass das Unternehmen darauf vorbereitet sein muss, nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft schnell Rückkaufentscheidungen zu treffen und/oder über ausreichende Mittel zu verfügen, um die Führungskraft für etwaige Rückkäufe zu bezahlen.
Wie wird der Rückkaufpreis für die ausstehenden Aktien berechnet? Die maßgeblichen Dokumente können bestimmte Bewertungsformeln oder andere Parameter für die Berechnung des Rückkaufpreises vorsehen. Diese Frage kann für private Unternehmen jedoch schwierig sein, und Bewertungsentscheidungen können hier unbeabsichtigt nachgelagerte Konsequenzen für alle Parteien haben (einschließlich anderer Unternehmens-, Steuer-, Buchhaltungs- und Finanzierungsaspekte, die nicht mit dem Aktienrückkauf in Zusammenhang stehen).
Aktienoptionen – Verlängerung der Ausübungsfristen
Wenn die Trennung vom Dienst einvernehmlich erfolgt, möchte das Unternehmen häufig (oder der Geschäftsführer beantragt) die Ausübungsfrist für ausstehende unverfallbare, nicht ausgeübte Optionen verlängern. In der Regel sehen Aktienoptionsgewährungen ein begrenztes Zeitfenster nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor, in dem eine ausscheidende Führungskraft ihre Aktienoptionen ausüben kann – am häufigsten sind 30 bis 90 Tage (und bei Incentive-Aktienoptionen sind nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr als 90 Tage zulässig, damit die Aktienoption den Steuerregeln für Incentive-Aktienoptionen entspricht). Obwohl es in vielen Fällen möglich ist, die Ausübungsfrist für die Aktienoptionen eines ausscheidenden Führungskräften zu verlängern, gibt es eine Reihe von Vorschriften, die bei der angemessenen Gestaltung einer Verlängerung zu berücksichtigen sind, darunter die Beschränkungen gemäß Code Section 409A, steuerliche und wertpapierrechtliche Überlegungen für Incentive-Aktienoptionen sowie Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung. Unternehmen sollten immer ihre Steuer- und Rechtsberater konsultieren, bevor sie einer Verlängerung der Ausübungsfrist für die Optionen eines ausscheidenden Führungskräften zustimmen, um die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen.
Ausstehende gebundene Aktien – Steuerliche Meldepflichten
Hat der Geschäftsführer bei der erstmaligen Gewährung der gebundenen Aktien rechtzeitig eine Wahl gemäß Code Section 83(b) getroffen (erforderlich innerhalb von 30 Tagen nach dem Gewährungsdatum) und dem Unternehmen einen Nachweis vorgelegt? Soweit ausstehende Restricted Stock Awards bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses des leitenden Angestellten unverfallbar werden, sei es aufgrund einer vertraglichen Verpflichtung oder weil die Parteien im Rahmen der Abfindungsvereinbarung eine zusätzliche Unverfallbarkeit aushandeln, hängen die Steuererklärungspflichten und Quellensteuerpflichten des Unternehmens (sowie die steuerlichen Auswirkungen für den leitenden Angestellten) von vielen Faktoren ab, darunter auch von der Anwendbarkeit einer gültigen Wahl gemäß Code Section 83(b). Das Unternehmen sollte sich bei dem leitenden Angestellten vergewissern, ob eine gültige 83(b)-Wahl getroffen wurde, und sich mit seinen Steuer- und Rechtsberatern beraten, um eine ordnungsgemäße Steuererklärung und Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus muss das Unternehmen, wenn die Restricted Stocks unverfallbar werden, möglicherweise Rückkaufrechte oder -pflichten berücksichtigen, die sich aus der Beendigung des Arbeitsverhältnisses des leitenden Angestellten ergeben.
Code Section 409A-konforme Optionen und Phantom-Equity – Änderungs- und Ersetzungsbeschränkungen
Wenn eine ausstehende Aktienoption oder Phantom-Equity-Zuteilung als nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütung gilt, die den Bestimmungen von Code Section 409A unterliegt, ist es in der Regel sehr schwierig, diese Vereinbarung zu ändern (selbst wenn dies von den Parteien einvernehmlich beschlossen wird) oder sie durch eine Ersatzvereinbarung mit einer anderen Form oder einem anderen Zahlungsplan zu ersetzen. Die Nichteinhaltung von Code Section 409A führt zu Strafsteuern für den Steuerzahler und zu komplizierten Steuererklärungsvorschriften für das Unternehmen, wie in unserem vorherigen Artikel erläutert. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Aktien- oder Phantomaktienprämien die Steuerregeln für aufgeschobene Vergütungen betreffen könnten, sollten Sie sich mit Ihren Steuer- und Rechtsberatern beraten, bevor Sie Änderungen an diesen Prämien oder an der Art und Weise der Zahlung oder Abrechnung vornehmen, auch wenn die Änderung unerheblich erscheint oder das Unternehmen und die Führungskraft aus geschäftlicher Sicht einverstanden sind!
Eine Einigung erzielen und eine Freigabe erhalten ist nicht das Ende – Überlegungen nach der Kündigung
Selbst wenn sich das Unternehmen und die Führungskraft zum Zeitpunkt der Kündigung (oder davor) über die Behandlung der ausstehenden Aktienprämien der Führungskraft einig sind, kann das Unternehmen nach der Kündigung Verpflichtungen haben, die über den Rahmen der ausgehandelten Vereinbarung hinausgehen. Wenn das Unternehmen eine Rückforderungsrichtlinie für Aktien hat, kann unter bestimmten Umständen, die diese Richtlinie betreffen, eine Rückforderung von Vergütungen, einschließlich Aktien und aktienähnlichen Prämien (nach der Kündigung), erforderlich sein. Wenn das Unternehmen einen Kontrollwechsel durchläuft, einschließlich bis zu 12 Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Führungskraft, können die Code Sections 280G und 4999 (die Bestimmungen zu Abfindungszahlungen) unbeabsichtigt ausgelöst werden und für die gekündigte Führungskraft gelten. Wenn das Unternehmen börsennotiert ist, können eine Abfindungsvereinbarung, eine Aktienabfindung oder ein Rückkauf je nach Position der Führungskraft im Unternehmen eine Offenlegungspflicht gegenüber der SEC auslösen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines leitenden Angestellten sorgfältig prüfen muss, wie die unverfallbaren Aktienanteile und ausstehenden Aktienprämien des leitenden Angestellten abgerechnet werden sollten (oder müssen), wie dies dem IRS zu melden ist und welche zusätzlichen Maßnahmen des Unternehmens erforderlich oder ratsam sind oder welche unbeabsichtigten Folgen sich in diesem Fall ergeben könnten.
Um mehr über Compliance-Fragen bei der Kündigung von Führungskräften zu erfahren, lesen Sie auch die nächsten Artikel unserer Serie.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an einen der Anwälte der Foleys Praxisgruppe für Arbeitnehmerleistungen und Vergütung von Führungskräften.
