Überkomplizierung der Überstunden: Wie Arbeitgeber die Änderungen der Überstundensteuer in der One Big Beautiful Bill bewerten müssen
Eines der am schnellsten wachsenden Themen in der Arbeits- und Steuerblogosphäre war in den letzten Wochen die Verabschiedung des One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), der neben anderen Bestimmungen einen Steuerabzug von bis zu 12.500 Dollar (25.000 Dollar für gemeinsam veranlagte Arbeitnehmer) für "qualifizierte Überstundenvergütung" ermöglicht.
Die Tatsache, dass das OBBBA einen Steuerabzug vorsieht, kann kurzfristig als gute Nachricht für die Arbeitgeber gewertet werden, da dies bedeutet, dass sie nicht verpflichtet sind, die einbehaltenen Beträge sofort für jeden einzelnen Lohnscheck zu ändern. Vielmehr müssen die Arbeitgeber qualifizierte Überstundenvergütungen auf den Steuerformularen der Arbeitnehmer am Jahresende aufzeichnen und melden. Das bedeutet, dass die Arbeitgeber jetzt vor allem ihre Zeiterfassungs- und Aufzeichnungssysteme sorgfältig prüfen müssen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Meldepflichten am Jahresende erfüllen können.
Sie fragen sich vielleicht: "Wie schwer kann das sein?" Nun, ein möglicherweise übersehener Aspekt des OBBBA spielt in diesem Punkt eine große Rolle: Welche Überstundenvergütungen sind tatsächlich für den Abzug "qualifiziert"?
Die Antwort auf diese Frage ist überraschend nuanciert, also schlüsseln wir sie auf.
Das OBBBA ist ein Bundesgesetz und kann Überstundenlöhne nicht von allen Steuern befreien; es kann sich nur auf die Bundessteuern der Arbeitnehmer auswirken. Genau aus diesem Grund definiert das OBBBA Überstunden, die für den Abzug "qualifiziert" sind, als Überstundenlöhne "im Sinne von Abschnitt 7 des Fair Labor Standards Act von 1938". Diese Definition schafft zwei primäre Ausnahmen, d. h. Arbeitgeber: (1) in Staaten mit staatlichen und lokalen Steuern auf Überstundenlöhne und/oder (2) die freiwillig einen höheren Überstundensatz zahlen, als im FLSA vorgeschrieben ist (z. B. doppelte Arbeitszeit), müssen in der Lage sein, zwischen Überstunden, die für den OBBBA-Abzug in Frage kommen, und Überstunden, die nicht in Frage kommen, zu unterscheiden - und diese ordnungsgemäß zu erfassen.
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, haben sich einige Bundesstaaten in den letzten Monaten angesichts der möglichen - und nun sicheren - Verabschiedung des OBBBA direkt mit der Steuerfrage befasst, während andere sich zu diesem Thema nicht geäußert haben. Ein Beispiel für einen Staat, der sich mit der Besteuerungsfrage befasst hat, ist Colorado, das im Mai 2025 das Gesetz H.B. 1296 verabschiedet hat. Das Gesetz von Colorado sieht vor, dass alle Überstundeneinkünfte, die in Zukunft vom steuerpflichtigen Einkommen auf Bundesebene ausgenommen werden könnten, dennoch auf Bundesstaatsebene besteuert werden. Interessanterweise ist in Colorado nun ein Gesetz zur Umkehrung dieser Politik anhängig, über das jedoch erst im November 2026 abgestimmt werden soll.
Die Schlussfolgerung aus diesem Gesetzesduell in Colorado ist, dass Arbeitgeber die staatlichen und lokalen Steuervorschriften in den Bundesstaaten, in denen sie tätig sind, prüfen müssen, um sicherzustellen, dass ihre Steuerunterlagen am Jahresende korrekt mit den staatlichen und bundesstaatlichen Meldepflichten für qualifizierte und nicht qualifizierte Überstundenlöhne ihrer Mitarbeiter übereinstimmen.
Viele Arbeitgeber haben ihre internen Richtlinien - ebenso wie die Aufzeichnungspflichten selbst - seit Jahren nicht mehr angepasst, aber das OBBBA hat nun ein neues Paradigma für die Aufzeichnung von Überstunden eingeläutet. Daher ist es für Arbeitgeber an der Zeit, ihre Richtlinien zu überprüfen, Lücken bei der Erfassung von Überstunden für bundes- und einzelstaatliche Zwecke im Rahmen der neuen Aufzeichnungs- und Meldepflichten zu schließen und sich mit ihren Steuer- und Arbeitsrechtsberatern zu beraten, um sicherzustellen, dass sich das "One Big Beautiful Bill" nicht schnell in den "One Big End-of-Year Paperwork Nightmare" verwandelt.
