Knifflige Compliance-Fragen für Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines leitenden Angestellten: Leistungszusagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Arbeitsverhältnisse von Führungskräften sind selten unbefristet. Wenn eine Führungskraft oder ein anderer leitender Angestellter sein Arbeitsverhältnis beendet, müssen sich Unternehmen oft mit schwierigen steuerlichen, vermögensrechtlichen und leistungsbezogenen Fragen auseinandersetzen, die im Zusammenhang mit der Kündigung des Mitarbeiters auftreten. 

Dieser Artikel ist der vierte Teil einer Artikelserie, die sich mit wichtigen Compliance-Hinweisen für die Gestaltung von Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder mit Fragen und Überlegungen für Unternehmen bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft befasst. In unseren vorherigen Artikeln haben wir erörtert, obERISA für Ihren Abfindungsplan für Führungskräfte gilt, obCode Section 409A für Abfindungsleistungen gilt und wie mit Aktienprämien zu verfahren ist.

In diesem Monat diskutieren wir Fragen, die zu berücksichtigen sind, bevor man einer Führungskraft in ihrem Arbeits- oder Aufhebungsvertrag bestimmte Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusagt.

Versprechen des Altersvorsorgeplans 

Eine häufige, aber problematische Zusage, die wir in Trennungsvereinbarungen sehen, ist, dass die gekündigte Führungskraft einen Teil oder die gesamte Abfindung in ihre 401(k)- oder 403(b)-Plan-Konten einzahlen kann. Dies ist ein verständlicher Fehler, da viele 401(k)- oder 403(b)-Pläne den Planteilnehmern in der Regel erlauben, Aufschübe von ihrer gesamten steuerpflichtigen Vergütung vorzunehmen. Allerdings gibt es in Abschnitt 415 des Internal Revenue Code von 1986 in seiner geänderten Fassung (der Code) eine Sonderregelung, die verbietet, dass Abfindungen als anspruchsberechtigte Bezüge im Rahmen von 401(k)- und 403(b)-Plänen angesehen werden. Da es sich hierbei um eine gesetzliche Regelung handelt, gibt es keine Möglichkeit, diese zu umgehen. 

Eine weitere, wenn auch seltenere Zusage ist, dass die Führungskraft bei Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ihre Altersvorsorgeleistungen erhält. Diese Zusage ist zwar nicht unbedingt gesetzlich verboten, aber bei steuerbegünstigten Altersvorsorgeplänen wie 401(k)- oder Pensionsplänen und bei nichtstaatlichen 403(b)-Plänen kann dieses Versprechen als diskriminierend und als Verstoß gegen die Vorschriften des Steuergesetzes angesehen werden, wenn die ausscheidende Führungskraft nach diesen Vorschriften als hochvergütet gilt (für 2025 umfasst dies im Allgemeinen diejenigen Mitarbeiter, die 2024 mehr als 160.000 US-Dollar verdient haben, wobei dieser Betrag jedes Jahr indexiert wird). Um dieses Problem zu lösen, könnte der Arbeitgeber einfach zusätzliche Abfindungsleistungen in Höhe des nicht unverfallbaren Betrags zahlen, der ansonsten im Rahmen des Altersvorsorgeplans verfallen würde. Diese Abfindungszahlung kommt jedoch nicht für die gleichen steuerlichen Vergünstigungen in Frage, die der leitende Angestellte genossen hätte, wenn die Zahlung im Rahmen des Altersvorsorgeplans erfolgt wäre, wie z. B. die Möglichkeit, die Zahlung zu übertragen und sofortige Einkommenssteuern zu vermeiden. 

Die oben genannte Sorge hinsichtlich der versprochenen Unverfallbarkeit gilt nicht für nicht qualifizierte Altersvorsorgepläne, die bereits besser verdienende Arbeitnehmer begünstigen und nicht denselben Nichtdiskriminierungsregeln unterliegen wie steuerlich qualifizierte Altersvorsorgepläne. Ein nicht qualifizierter Plan kann für einige Teilnehmer eine vollständige Unverfallbarkeit vorsehen, für andere hingegen nicht, sodass ein Arbeitgeber im Rahmen dieser Pläne auf individueller Basis eine zusätzliche Unverfallbarkeit gewähren kann. 

Versprechen des Gesundheitsplans

Es ist üblich, dass in einem Arbeits- oder Aufhebungsvertrag die fortgesetzte Teilnahme an einer Gruppenversicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugesichert wird, beispielsweise die fortgesetzte kostenlose oder subventionierte Versicherung im Rahmen der Krankenversicherung des Arbeitgebers. 

Der beste Weg, eine solche Bestimmung zu formulieren, besteht darin, sie an die COBRA-Versicherung zu knüpfen, da der Gruppenversicherungsplan des Arbeitgebers bereits Bestimmungen enthält, die einem gekündigten Arbeitnehmer das Recht auf Fortsetzung der Versicherung im Rahmen von COBRA einräumen. Beispielsweise könnte die Bestimmung besagen, dass der Arbeitgeber, wenn der gekündigte leitende Angestellte rechtzeitig die COBRA-Versicherung wählt, einen Teil oder die gesamten COBRA-Prämien des leitenden Angestellten während der Laufzeit dieser COBRA-Versicherung übernimmt (oder dem leitenden Angestellten erstattet).  Wir empfehlen diesen Ansatz insbesondere für Versicherungen, die entweder versichert oder selbstversichert mit einer Stop-Loss-Versicherung sind, damit der Arbeitgeber dem leitenden Angestellten nicht versehentlich Zusagen macht, denen seine Versicherungsträger nicht zugestimmt haben (z. B. einem gekündigten leitenden Angestellten zu erlauben, die Versicherung ohne COBRA-Wahl fortzusetzen).

Wenn die versprochene Nachversicherung über die übliche COBRA-Versicherungsdauer von 18 Monaten hinausgeht, sollte der Arbeitgeber die Genehmigung seines Krankenversicherers oder gegebenenfalls seines Stop-Loss-Versicherers einholen, um sicherzustellen, dass die verlängerten Leistungen weiterhin durch die Versicherungspolice abgedeckt sind. Da ERISA außerdem vorschreibt, dass in den Versicherungsunterlagen festgelegt sein muss, wann Leistungen gezahlt werden, sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Versicherungsplan einem gekündigten Arbeitnehmer die Fortsetzung der Versicherung über die COBRA-Fortsetzungsfrist hinaus ermöglicht, beispielsweise durch Aufnahme einer Bestimmung in den Versicherungsplan, wonach die Versicherung in dem in einer Trennungsvereinbarung festgelegten Umfang verlängert werden kann. 

Schließlich müssen bei selbstversicherten Plänen die Auswirkungen auf die Bundessteuer berücksichtigt werden, wenn einer ausscheidenden Führungskraft Zusagen gemacht werden. Selbstversicherte Gruppen-Krankenversicherungen unterliegen Abschnitt 105(h) des Steuergesetzes, wonach Leistungen für den Arbeitnehmer steuerpflichtig sind, wenn der Plan hochbezahlte Arbeitnehmer oder ehemalige Arbeitnehmer bevorzugt. Wenn der Arbeitgeber COBRA-Zuschüsse nur für ausscheidende Führungskräfte und nicht für normale Mitarbeiter gewährt, könnten die ausscheidenden Führungskräfte für die Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses steuerpflichtig sein. Um eine Besteuerung der Leistungen zu vermeiden, könnte der Arbeitgeber stattdessen den Wert des COBRA-Zuschusses des Arbeitgebers als steuerpflichtiges Einkommen für die Führungskraft anrechnen.  Natürlich sind auf diese zugerechneten Löhne Quellensteuern zu entrichten, und wenn während des Zeitraums, in dem die subventionierte Krankenversicherung gilt, keine Abfindung in bar gezahlt wird, aus der diese Quellensteuern entrichtet werden können, müssen der Arbeitgeber und die Führungskraft eine Vereinbarung darüber treffen, wie diese Quellensteuern gezahlt werden sollen. Eine weitere Alternative besteht darin, der Führungskraft zusätzliche steuerpflichtige Barvergütungen zu gewähren, die sie auf Wunsch zur Deckung ihrer COBRA-Kosten verwenden kann, anstatt spezifische Zuschüsse oder Erstattungen, die an die Teilnahme der Führungskraft an der COBRA-Versicherung gebunden sind.

Weitere Sozialleistungsversprechen

Die letzte typische, aber problematische Zusage, die wir häufig in Arbeits- oder Trennungsvereinbarungen sehen, ist, dass die gekündigte Führungskraft für einen bestimmten Zeitraum nach der Kündigung weiterhin an „allen Sozialleistungsplänen des Arbeitgebers” teilnehmen darf. Der Begriff „Sozialleistungspläne des Arbeitgebers” umfasst beispielsweise Lebensversicherungen und Pläne für langfristige Erwerbsunfähigkeit sowie Gruppen-Krankenversicherungen (die wir bereits oben behandelt haben).

Das Problem besteht darin, dass Lebensversicherungen und langfristige Invaliditätsversicherungen selten Bestimmungen zur Weiterführung der Versicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wie COBRA enthalten. Lebensversicherungen erlauben gekündigten Mitarbeitern oft nur, ihre Gruppenversicherung in eine Einzelversicherung umzuwandeln (vorbehaltlich Obergrenzen für den umwandelbaren Betrag sowie oft erheblich höheren Prämienverpflichtungen), und langfristige Invaliditätsversicherungen sehen oft keinerlei Weiterführung der Versicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor. Bevor diese Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugesagt werden, muss der Arbeitgeber daher unbedingt die Bestimmungen seiner Vorsorgepläne und Versicherungspolicen überprüfen, um festzustellen, ob es eine Möglichkeit gibt, einen solchen Versicherungsschutz zu gewähren, oder die Zustimmung des Versicherungsträgers einholen, um die Police um einen Zusatz zu ergänzen, der den Versicherungsschutz auf die Führungskraft ausweitet.  Andernfalls könnte der Arbeitgeber versehentlich Leistungen versprochen haben, die er selbst versichern muss, weil der Versicherungsträger sich nicht bereit erklärt hat, diese Leistungen im Rahmen seiner Police zu zahlen. Wenn beispielsweise der ehemalige leitende Angestellte während der angeblich geltenden Gruppenlebensversicherung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verstirbt, könnte der Versicherer den Anspruch auf Leistungen ablehnen, was dazu führen würde, dass der Arbeitgeber die Todesfallleistungen aus seinem allgemeinen Vermögen zahlen müsste. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Arbeitgeber, bevor er in einem Arbeits- oder Aufhebungsvertrag mit einer Führungskraft Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zusagt, prüfen muss, ob das Gesetz und die Bestimmungen seiner Planunterlagen oder Versicherungspolicen die Einhaltung dieser Zusagen zulassen und, wenn ja, wie mit den steuerlichen Konsequenzen umzugehen ist. Arbeitgeber sollten diese Fragen sorgfältig prüfen, bevor sie Arbeitsverträge mit einer ausscheidenden Führungskraft abschließen oder ihr Zusagen machen, um diese unbeabsichtigten Konsequenzen zu vermeiden.

Um mehr über Compliance-Fragen bei der Kündigung von Führungskräften zu erfahren, lesen Sie den fünften und letzten Artikel unserer Serie. 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an einen der Anwälte der Foleys Praxisgruppe für Arbeitnehmerleistungen und Vergütung von Führungskräften.