Sechster Gerichtsbezirk bestätigt Anwaltsgeheimnis und Schutz von Arbeitsergebnissen in Bezug auf interne Untersuchungsunterlagen
Interne Ermittlungen sind mittlerweile ein relativ normaler Bestandteil der Geschäftstätigkeit, aber das bedeutet nicht, dass die Ergebnisse dieser Ermittlungen offengelegt werden müssen, selbst wenn sie einem „geschäftlichen Zweck“ dienen. Das Berufungsgericht der Vereinigten Staaten für den Sechsten Gerichtsbezirk hat diesen Punkt Anfang dieses Monats in einer Stellungnahme klargestellt, in der es die Aussetzung der Vorlageverfügung des Untergerichts in einer Wertpapier-Sammelklage genehmigte.
Die FirstEnergy Corporation hatte zwei interne Untersuchungen durchgeführt, die jeweils von Jones Day und Squire Patton Boggs geleitet wurden, nachdem ein Abgeordneter aus Ohio Anklage erhoben hatte, die das Unternehmen angeblich in einen Bestechungsskandal verwickelte. Die Aktionäre von FirstEnergy forderten die Ergebnisse der beiden Untersuchungen im Rahmen der Beweisaufnahme in dem darauf folgenden Zivilprozess. Das Bezirksgericht ordnete die Vorlage der Dokumente mit der Begründung an, dass FirstEnergy die durch die Untersuchungen gewonnenen Erkenntnisse für geschäftliche Zwecke genutzt habe, obwohl das Unternehmen seine Untersuchungen im Zusammenhang mit mehreren behördlichen Untersuchungen, Maßnahmen der Bundesaufsichtsbehörden und Zivilklagen durchgeführt habe.
Bei der Beurteilung des Antrags von FirstEnergy auf Aussetzung dieser Anordnung bis zur Entscheidung über den Antrag des Unternehmens auf Erlass einer Mandamus-Verfügung wies der Sechste Circuit die Argumentation des Bezirksgerichts zurück und bestätigte, dass gemäß UpJohn „für das Anwaltsgeheimnis nicht entscheidend ist, was ein Unternehmen mit seiner Rechtsberatung macht, sondern lediglich, ob ein Unternehmen Rechtsberatung in Anspruch nimmt“. Das Gericht wies darauf hin, dass die „rückwärtsgerichtete“ Argumentation des Bezirksgerichts wenig Sinn ergab, da ein Unternehmen immer einen geschäftlichen Zweck verfolge, wenn es Ressourcen für eine interne Untersuchung aufwende. Dieser Zweck reiche jedoch nicht aus, um eine Untersuchung aus dem Schutz der Vertraulichkeit herauszunehmen, wenn das Unternehmen im Rahmen einer internen Untersuchung Rechtsberatung in Anspruch genommen habe. Der Sechste Circuit stellte außerdem fest, dass die Ergebnisse der Untersuchungen angesichts der Rechtsstreitigkeiten und behördlichen Maßnahmen, die zu den Untersuchungen geführt hatten, wahrscheinlich als Arbeitsergebnis geschützt waren. Nach Ansicht des Sechsten Circuits machte die Schlussfolgerung des Bezirksgerichts, dass die Untersuchungen nicht in Erwartung eines Rechtsstreits durchgeführt worden seien, im Zusammenhang mit der „Flut von zivil- und strafrechtlichen Untersuchungen während der Durchführung interner Untersuchungen“ wenig Sinn.
Der Sechste Circuit wies auch auf das starke öffentliche Interesse an der Wahrung des Anwaltsgeheimnisses und der Work-Product-Doktrin bei solchen Untersuchungen hin, wie aus den 50 Amicus-Schriftsätzen hervorgeht, die zur Unterstützung des Antrags von FirstEnergy auf Aussetzung eingereicht wurden.
Obwohl über den Antrag auf Mandamus noch nicht entschieden wurde, könnte die deutliche Zurechtweisung des Bezirksgerichts durch den Sechsten Circuit und der entschiedene Schutz der Privilegien in diesem Zusammenhang die Gewissheit geben, dass ordnungsgemäß konzipierte interne Untersuchungen weiterhin privilegiert sind und durch die Work-Product-Doktrin geschützt werden. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen die folgenden Schritte unternehmen, um die Anwendung der Privilegien- und Work-Product-Doktrin zu maximieren:
1. Die Untersuchung sollte von einem internen oder externen Rechtsbeistand durchgeführt werden. Wenn Dritte, wie z. B. forensische Wirtschaftsprüfer , hinzugezogen werden müssen, sollten diese Dritten vom Rechtsbeistand beauftragt und beaufsichtigt werden.
2. Erstellen Sie einen klaren Untersuchungsplan. Ein erster Untersuchungsplan, in dem die Risiken für das Unternehmen (z. B. anhängige oder drohende behördliche Untersuchungen, Zivilklagen usw.) und der Zweck der Untersuchung dargelegt werden, kann als Beleg dafür dienen, dass die Untersuchung einen rechtlichen und nicht nur einen geschäftlichen Zweck hatte.
3. Geben Upjohn zu Beginn einer Zeugenbefragung eine Upjohn-Warnung. Die Warnungen sollten in den schriftlichen Notizen des Anwalts zur Befragung dokumentiert werden. Darüber hinaus sollten alle Notizen oder Memos zur Befragung die Interpretationen, Eindrücke, Gedanken und Analysen des Anwalts enthalten und nicht nur eine wortwörtliche Wiedergabe der Befragung sein.
4. Denken Sie über das Endergebnis einer internen Untersuchung nach. Angesichts des Risikos einer unsachgemäßen Verbreitung schriftlicher Unterlagen (und damit eines möglichen Verlusts des Zeugnisverweigerungsrechts) sollten Sie einen mündlichen Bericht am Ende der Untersuchung in Betracht ziehen. Wenn ein schriftlicher Bericht erforderlich ist, betonen Sie den Zweck des Berichts, nämlich die Erteilung von Rechtsberatung, und beschränken Sie die Verteilung dieses Berichts auf diejenigen, die ihn benötigen.
