Grundlagen der Sozialleistungen – Bei Entlassung eines Mitarbeiters: Ein Leitfaden für Personal- und Sozialleistungsfachleute

Wenn das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters endet – sei es aufgrund einer routinemäßigen Entlassung, einer einvernehmlichen Trennung oder einer unerwarteten Kündigung aus wichtigem Grund – müssen die Personal- und Rechtsabteilungen schnell und sorgfältig koordinieren. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters, unabhängig vom Grund, löst eine Kette von Ereignissen aus, die sich auf Löhne, Boni, Aktienprämien, Altersvorsorge, Krankenversicherung und andere vom Unternehmen finanzierte Programme auswirken. Die Art und Weise, wie diese Leistungen behandelt werden, hängt von den Umständen der Kündigung, dem genauen Wortlaut der maßgeblichen Dokumente und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen ab. Fehler können sowohl finanziell als auch in Bezug auf den Ruf kostspielig sein. Daher ist es unerlässlich, jede Entlassungssituation mit Sorgfalt und Konsequenz anzugehen.

Die in diesem Leitfaden enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und behandeln nicht alle Fragen zu Lohnzahlungen, Sozialleistungen oder Steuern, die bei der Entlassung eines Mitarbeiters auftreten können, oder andere Nuancen, die bei der Betrachtung des entlassenen Mitarbeiters oder der Besonderheiten der Sozialleistungspläne Ihres Unternehmens auftreten können. Darüber hinaus sind alle in diesem Leitfaden beschriebenen Steuer- oder sonstigen Vorschriften zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Leitfadens aktuell und es ist nicht davon auszugehen, dass die beschriebenen Vorschriften die einzigen (steuerlichen oder sonstigen) Vorschriften sind, die gelten können, und sie können sich ändern. Daher empfehlen wir Ihnen, bei der Bearbeitung von Vergütungs- und Sozialleistungsfragen im Zusammenhang mit der Kündigung eines Mitarbeiters stets Ihren internen oder externen Rechtsberater oder andere Steuer- oder Sozialleistungsberater hinzuzuziehen. 

This guide is part of Foley’s Employee Benefits & Executive Compensation Practice “Benefits Basics” resource series — please see our additional resource guides for important benefits considerations when an employee dies, becomes disabled, or gets divorced.

ÜBERBLICK ÜBER DIE RELEVANTEN GESETZE

Bevor wir uns mit Fragen zur Verwaltung der Vergütungs- und Vorsorgepläne Ihres Unternehmens befassen, ist es wichtig, sich einen Überblick über den Kündigungsprozess und die damit verbundenen rechtlichen und administrativen Grundlagen zu verschaffen. 

Sammeln Sie Ihre Dokumente

Bevor Sie irgendwelche Maßnahmen ergreifen, sammeln Sie alle relevanten Dokumente. Dazu können einige oder alle der folgenden Unterlagen gehören:

• Das Angebotsschreiben oder der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters.
• Alle Abfindungsvereinbarungen oder vom Unternehmen geförderten Abfindungsrichtlinien.
• Jegliche Vereinbarungen über Bonuszahlungen bei Kontrollwechsel, Vertragsunterzeichnung, Vertragsverlängerung oder Ähnlichem.
• Alle Dokumente zu Mitarbeiterdarlehen.
• Das Mitarbeiterhandbuch.
• Alle Aktienvergütungsvereinbarungen und zugehörigen Planunterlagen sowie gegebenenfalls Aktionärsvereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder andere Governance-Dokumente.
• Alle Bonus- und Provisionspläne.
• Dokumente zu qualifizierten und nicht qualifizierten Altersvorsorgeplänen und zusammenfassende Planbeschreibungen.
• Versicherungspolicen und Vereinbarungen mit externen Verwaltungsgesellschaften.
• Broschüren zu den Leistungen und Zusammenfassungen der Planbeschreibungen.
• COBRA-Mitteilungen.
• Alle Vereinbarungen über Wettbewerbsverbote (wie Wettbewerbsverbote oder Vertraulichkeitsvereinbarungen).

Die Art und Weise und das Ausmaß, in dem jedes dieser Dokumente relevant ist, hängt weitgehend von den Umständen der Kündigung ab. 

Die Gründe für die Entlassung verstehen

Sobald Sie alle relevanten Dokumente gefunden haben, besteht der erste praktische Schritt darin, die Gründe für die Kündigung des Mitarbeiters genau zu verstehen. Eine Kündigung „aus wichtigem Grund“ ist selten und erfolgt in der Regel aufgrund von Fehlverhalten wie Diebstahl, Betrug, grober Fahrlässigkeit oder einem schwerwiegenden Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien. Diese Art der Kündigung führt oft zum Verlust bestimmter Leistungen und der Rechte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine Kündigung „ohne wichtigen Grund“ erfolgt in der Regel aus geschäftlichen Gründen, die nicht mit Fehlverhalten zusammenhängen – wie z. B. Stellenabbau, Umstrukturierungen oder Änderungen in der Geschäftsausrichtung – und kann den Arbeitnehmer zu einer Abfindung und zur weiteren Teilnahme an bestimmten Incentive-Programmen berechtigen.

PRAKTISCHER HINWEIS: Die Definition des Begriffs „Grund“ in einem Arbeitsvertrag, einem Bonusplan oder einer Aktienvergütung kann sich von der Definition in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder sogar zwischen diesen Vereinbarungen unterscheiden. Vergewissern Sie sich, welche Definition gilt, bevor Sie fortfahren. Besser noch: Führen Sie eine begrenzte Prüfung aller Dokumente durch, die eine Definition des Begriffs „Grund“ enthalten, und stellen Sie sicher, dass diese miteinander abgestimmt sind.  

Überprüfen Sie das Gesetz

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Sie alle geltenden bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören die ordnungsgemäße Benachrichtigung gemäß Gesetzen wie dem WARN Act, die rechtzeitige Auszahlung der letzten Gehaltsabrechnungen und die Einhaltung aller Beschränkungen hinsichtlich Lohnabzügen. Die Anforderungen dieser Gesetze würden den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber ihre Einhaltung ist sehr wichtig, da die Nichteinhaltung einer gesetzlichen Frist oder das Versäumnis, erforderliche Mitteilungen oder andere Unterlagen vorzulegen, zu unnötigen rechtlichen Risiken führen kann. 

Wie weiter unten ausführlich erläutert, ist es wichtig, Abschnitt 409A des Internal Revenue Code (Abschnitt 409A) zu beachten, der den Zeitpunkt und die Form bestimmter aufgeschobener Vergütungszahlungen regelt. Unangemessene Zahlungszeitpunkte oder Änderungen in der Form der Leistungserbringung können zu einer sofortigen Einkommensbesteuerung für den ehemaligen Mitarbeiter führen, zuzüglich einer zusätzlichen Steuer von 20 % und anderen Strafen, die vom Internal Revenue Service verhängt werden. Bevor Zahlungsbedingungen geändert werden, sollten die Personalabteilung und die Rechtsabteilung daher sicherstellen, dass die Änderungen keine unbeabsichtigten negativen steuerlichen Folgen haben.

Bereiten Sie die Dokumentation vor

Wenn Sie im Rahmen der Abfindung für einen ausscheidenden Mitarbeiter eine Abfindung, vorgezogene Boni oder Aktienoptionen anbieten (oder wenn einer dieser Punkte gemäß geltenden Verträgen, Plänen oder Prämienvereinbarungen erforderlich ist), sind diese Leistungen oft an die Bedingung geknüpft, dass der Mitarbeiter eine Trennungsvereinbarung unterzeichnet, die eine allgemeine Freistellung von Ansprüchen beinhaltet. Achten Sie bei der Ausarbeitung der Abfindungsvereinbarung darauf, dass die Freistellung allen geltenden Gesetzen entspricht, einschließlich des Older Workers Benefit Protection Act (OWBPA) für Mitarbeiter über 40 Jahre, und dass die Gegenleistung für die Freistellung klar beschrieben ist. Mitarbeiter über 40 Jahre müssen in der Regel 21 Tage Zeit erhalten, um die Vereinbarung zu prüfen, und weitere sieben Tage nach der Unterzeichnung, um ihre Zustimmung zum Verzicht auf Ansprüche aufgrund ihres Alters zu widerrufen. Im Allgemeinen sollte die Freistellung erst am oder nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters zur Unterzeichnung vorgelegt werden, obwohl es Umstände gibt, unter denen sie früher als am letzten Tag vorgelegt werden kann, um die OWBPA-Überlegungsfrist zu beginnen. Zahlungen sollten erst beginnen, wenn die Freigabe unterzeichnet ist und die Widerrufsfrist abgelaufen ist oder, falls später, das Datum erreicht ist, das gemäß den Bestimmungen von Vereinbarungen, die Abschnitt 409A unterliegen, erforderlich ist. Staatliche Gesetze können auch bestimmte zusätzliche Wartezeiten, Ermahnungen oder ausdrückliche Verzichtserklärungen oder Hinweise für eine wirksame Freigabe vorschreiben. Informieren Sie sich daher unbedingt über die lokalen Verpflichtungen, die für den physischen Arbeitsort des Mitarbeiters gelten.

Wenn der Arbeitnehmer „aus wichtigem Grund“ gekündigt wird, sollten Sie die Umstände, die zu dieser Kündigung geführt haben, sehr sorgfältig dokumentieren und überlegen, wie Sie diese effektiv in die Begründung der Aufhebungsvereinbarung einfließen lassen können. Wenn der Arbeitnehmer weiterhin restriktiven Vereinbarungen unterliegt, stellen Sie außerdem sicher, dass es eine gültige Gegenleistung für diese Vereinbarungen gibt, da die jüngste Rechtsprechung darauf hindeutet, dass Aktienprämien, die bei Kündigung verfallen, möglicherweise keine gültige Gegenleistung für diese Art von Beschränkungen nach der Kündigung darstellen.

BAR- UND AKTIENVEREINBARUNGEN 

Überblick 

Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, müssen Sie die Auswirkungen auf verschiedene Barvergütungen oder Aktienvergütungen berücksichtigen. Zunächst sollten Sie alle Bar- und Aktienvergütungen erfassen, die dem Mitarbeiter zustehen oder zustehen könnten. Mit ziemlicher Sicherheit wird eine letzte Gehaltszahlung fällig. Sie sollten auch feststellen, ob der Mitarbeiter Urlaubstage oder andere Freistellungstage angesammelt hat, die möglicherweise gemäß den geltenden staatlichen Gesetzen und den Freistellungsrichtlinien des Unternehmens ausgezahlt werden müssen, und/oder ob dem Unternehmen Geschäftsausgaben entstanden sind oder geltend gemacht wurden, die noch nicht erstattet wurden. Diese Anforderungen und die damit verbundenen Zahlungsfristen unterliegen den staatlichen Gesetzen und den Unternehmensrichtlinien.

Barzahlungen

Bei bargeldbasierten Bonusplänen und Provisionsvereinbarungen sollten die Planunterlagen überprüft werden, um zu bestätigen, ob der Mitarbeiter zum regulären Zahlungstermin aktiv beschäftigt sein muss, um eine Zahlung zu erhalten, oder – wenn die Kündigung nicht aus wichtigem Grund erfolgt – ob eine anteilige Prämie auf der Grundlage der Dienstzeit während des Leistungszeitraums fällig ist. Bei vielen Kündigungen aus wichtigem Grund verfallen nicht ausgezahlte Boni vollständig, unabhängig von den Leistungsergebnissen, dies hängt jedoch von den Bedingungen des Plans und manchmal auch von den staatlichen Gesetzen ab. 

Auf der anderen Seite sollten Sie feststellen, ob der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Kündigung dem Unternehmen Geld schuldet. Wenn die Rückzahlungsverpflichtung auf einem Darlehen beruht, sollten Sie unbedingt prüfen, ob das Darlehen bei Kündigung fällig wird und ob die Darlehensbedingungen es dem Unternehmen erlauben, den Darlehensbetrag mit anderen Vergütungen zu verrechnen. Überprüfen Sie unbedingt die Unterlagen, um festzustellen, ob der Mitarbeiter einer Rückforderungs-/Rückzahlungsverpflichtung unterliegt, wenn eine mit einer zuvor gezahlten Prämie verbundene Dienstzeitauflage nicht erfüllt wurde (z. B. bei einer Unterzeichnungs- oder Bindungsprämie).

Eigenkapitalvereinbarungen

Aktienprämien werfen weitere Fragen auf. In den Prämienvereinbarungen und den zugehörigen Planunterlagen wird festgelegt, ob nicht unverfallbare Optionen, gebundene Aktien, gebundene Aktienanteile oder leistungsabhängige Prämien bei Kündigung sofort verfallen oder ob bei Kündigungen ohne triftigen Grund eine beschleunigte oder anteilige Unverfallbarkeit gilt. Wenn der Mitarbeiter aus wichtigem Grund gekündigt wird, überprüfen Sie alle Aktienvereinbarungen (und Aktionärsvereinbarungen), um festzustellen, ob Prämien (einschließlich unverfallbarer Prämien) verfallen oder bestimmten Rückkaufrechten des Unternehmens unterliegen. Bei Aktienoptionen ist besonders auf die Ausübungsfrist nach der Kündigung zu achten. Die Standardfrist beträgt 90 Tage nach der Kündigung, aber einige Unternehmen bieten längere Fristen für Personen, die ohne wichtigen Grund gekündigt werden. Die Verlängerung der Ausübungsfrist erfordert Sorgfalt, da Änderungen die steuerliche Behandlung der Prämie beeinflussen können – beispielsweise durch die Umwandlung einer Incentive-Aktienoption in eine nicht qualifizierte Option – und auch Auswirkungen gemäß Section 409A haben können, wenn die Verlängerung über das ursprüngliche Ablaufdatum hinausgeht oder wenn die Verlängerungsänderung nach Ablauf der Ausübungsfrist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses durchgeführt wird. Darüber hinaus erlauben einige Vereinbarungen oder Aktionärsvereinbarungen dem Unternehmen, Aktien (einschließlich aller Aktien, die erworben wurden, als ein gekündigter Mitarbeiter unverfallbare Aktienoptionen ausgeübt hat) bei Kündigung zum fairen Marktwert oder zu einem anderen Formelpreis zurückzukaufen. Diese Rechte sollten frühzeitig geprüft werden, damit alle damit verbundenen Fristen eingehalten werden können. Wenn das Unternehmen einen Aktienkaufplan für Mitarbeiter unterhält, sollten Sie schließlich feststellen, ob auf einem Konto des Aktienkaufplans für Mitarbeiter ein Betrag für den Mitarbeiter vorhanden ist, der für den Kauf von Arbeitgeberaktien vorgesehen war, und festlegen, wie dieser nach der Kündigung verwaltet werden soll.

Abfindung

Wie oben erwähnt, haben Mitarbeiter möglicherweise Anspruch auf eine Abfindung gemäß den Bestimmungen der allgemeinen Unternehmensrichtlinien oder einer individuellen Vereinbarung. Überprüfen Sie die entsprechenden Dokumente, um die Anspruchsberechtigung und die Bedingungen für eine Abfindung zu ermitteln. Ein Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, einem Mitarbeiter, der unter bestimmten Umständen ohne triftigen Grund gekündigt wird, eine Abfindung anzubieten, insbesondere wenn das Unternehmen eine Freistellung von Ansprüchen des Mitarbeiters erreichen möchte und der Mitarbeiter bei der Kündigung keine anderen Leistungen erhält, die bereits an die Unterzeichnung einer Freistellung von Ansprüchen gebunden sind.

Eine einmalige oder in Raten gezahlte Abfindung, die vollständig innerhalb von zweieinhalb Monaten nach Ablauf des Jahres, in dem ein Arbeitnehmer sein Arbeitsverhältnis beendet, gezahlt wird, ist in der Regel von den Bestimmungen des Abschnitts 409A ausgenommen. Es gibt auch eine Ausnahmeregelung für Abfindungszahlungen gemäß Abschnitt 409A, die Abfindungsbeträge von den Bestimmungen des Abschnitts 409A ausnimmt, die den geringeren der folgenden Beträge nicht überschreiten: (i) das Zweifache der annualisierten Vergütung des Mitarbeiters für das Jahr vor der Kündigung oder (ii) das Zweifache des in Abschnitt 401(a)(17) des Steuergesetzbuchs festgelegten Höchstbetrags (der im Jahr 2025 bei 345.000 US-Dollar liegt), sofern alle Abfindungszahlungen bis zum Ende des zweiten Jahres nach dem Ausscheiden geleistet werden. Wenn die Abfindung diese Grenzen überschreitet oder in Raten über den Safe-Harbor-Zeitraum hinaus gezahlt wird, muss die Vereinbarung bestimmte Anforderungen von Section 409A erfüllen, darunter die Festlegung fester Zahlungstermine oder objektiv bestimmbarer Zeitpläne, und darf keine Beschleunigung oder Ermessensspielräume hinsichtlich des Zeitpunkts der Zahlungen zulassen. Wenn die Zahlungen davon abhängig sind, dass der Arbeitnehmer eine Verzichtserklärung unterzeichnet, müssen bestimmte Überlegungen zum Zeitpunkt der Zahlungen berücksichtigt werden, um die Vorschriften von Section 409A einzuhalten.

Weitere Informationen darüber, wie Abschnitt 409A auf Abfindungsvereinbarungen anzuwenden ist, finden Sie in unserem Artikelhier. 

MITARBEITERVORSORGEPLÄNE

Qualifizierte Altersvorsorgepläne

401(k) und andere Arten von beitragsorientierten Altersvorsorgeplänen. 401(k)-Pläne sind die gängigste Form der betrieblichen Altersvorsorge, die Arbeitnehmern von ihrem Arbeitgeber angeboten wird, aber kleine Arbeitgeber können auch andere Altersvorsorgepläne anbieten, wie beispielsweise einen SIMPLE-IRA- oder SEP-IRA-Plan. Wenn ein Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, kann sein unverfallbarer Anteil an einem 401(k)-Plan oder einem anderen qualifizierten beitragsorientierten Altersvorsorgeplan in der Regel ausgezahlt, auf einen anderen steuerbegünstigten Plan übertragen oder im Plan verbleiben, je nach Kontogröße und Planregeln. Im Gegensatz zu anderen in diesem Leitfaden beschriebenen Arten von Leistungen sollte es keinen Einfluss auf die Ansprüche des Mitarbeiters auf sein unverfallbares 401(k)-Guthaben haben, ob das Arbeitsverhältnis aus wichtigem Grund oder ohne wichtigen Grund beendet wurde. Die wichtigste Maßnahme für Personalverantwortliche bei der Kündigung eines Mitarbeiters ist die unverzügliche Benachrichtigung des externen Verwalters des 401(k)-Plans über die Kündigung, damit dieser den Standardprozess einleiten kann, um den Betroffenen ordnungsgemäß und rechtzeitig über seine Auszahlungsrechte und Übertragungsoptionen zu informieren (einschließlich bestimmter gesetzlich vorgeschriebener Benachrichtigungen).  Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Arbeitnehmer zu ermutigen, die Begünstigtenbenennungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass dem Plan auch in Zukunft die richtigen Kontaktdaten vorliegen.

Wenn der ausscheidende Mitarbeiter einen ausstehenden 401(k)-Kredit hat, müssen Sie ihm auch alle Rückzahlungsoptionen und die Folgen eines Zahlungsausfalls gemäß den Bestimmungen des Plans und Ihrer aktuellen Plan-Kreditrichtlinie mitteilen – viele Pläne verlangen, dass ausstehende Kredite zurückgezahlt werden, oder verrechnen den 401(k)-Saldo des Mitarbeiters kurz nach dessen Ausscheiden. Wenn die Darlehensrichtlinie es einem gekündigten Mitarbeiter erlaubt, weiterhin 401(k)-Darlehensrückzahlungen zu leisten (die über separate Direktzahlungen des Einzelnen erfolgen müssen, da der Mitarbeiter nicht mehr auf der Gehaltsliste des Unternehmens steht), sollten Sie diesen Prozess dem Einzelnen mitteilen (oder der externe Verwalter wird dies tun). Wenn die Rückzahlung eines ausstehenden 401(k)-Darlehens nach der Kündigung nicht fortgesetzt wird, gelten diese unbezahlten Beträge zum Zeitpunkt, der in den Darlehensrichtlinien des 401(k)-Plans festgelegt ist, als steuerpflichtige Ausschüttung an den ausscheidenden Mitarbeiter.

Weitere zu berücksichtigende Aspekte:

• Wenn die Kündigungen Teil eines größeren Personalabbaus (oder einer Reihe geplanter Kürzungen) sind, können Arbeitgeber eine vorzeitige Auszahlung der noch nicht unverfallbaren 401(k)-Guthaben der betroffenen Mitarbeiter in Betracht ziehen. Dies ist in der Regel gemäß den Bestimmungen des 401(k)-Plans zulässig, erfordert jedoch möglicherweise eine Planänderung oder eine andere entsprechende Genehmigung. Wenn darüber hinaus Entlassungen oder andere Kündigungen ohne triftigen Grund während eines Planjahres erheblich sind, können die 401(k)-Planregeln vorschreiben, dass der Plan die Reduzierungen als „teilweise Planbeendigung” behandelt, was bedeuten würde, dass der Plan die Kontoguthaben der betroffenen Personen vollständig unverfallbar machen muss. Diese Regeln für teilweise Planbeendigungen sind komplex und nuanciert. Wir empfehlen Ihnen daher, bei laufenden Entlassungen oder Personalabbau einen Rechtsbeistand zu konsultieren, um zu klären, ob eine beschleunigte Unverfallbarkeit erforderlich ist.
• Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass alle Arbeitnehmerbeiträge nur von berechtigten Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einbehalten werden. Der Schlüssel liegt darin, sich daran zu erinnern, dass Abfindungszahlungen niemals für Beiträge zum 401(k)-Plan (oder damit verbundene Arbeitgeberzuschüsse) in Frage kommen, aber je nach den Bedingungen Ihres 401(k)-Plans könnten bestimmte „Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses” berechtigt sein. Abfindungszahlungen sind alle Arten von Zahlungen oder Leistungen, die nicht mit den vom Arbeitnehmer bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachten Leistungen in Zusammenhang stehen (das heißt, wenn der Arbeitnehmer nicht gekündigt worden wäre, wären diese Zahlungen nicht geleistet worden, wie z. B. Abfindungszahlungen in bar). Im Gegensatz dazu stehen Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zu denen Löhne oder Leistungen gehören, die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden, aber auch gezahlt worden wären, wenn das Arbeitsverhältnis fortgesetzt worden wäre, wie z. B. die letzte Gehaltszahlung eines ausscheidenden Arbeitnehmers oder die Auszahlung von angesammeltem Urlaubsgeld. Bei letzteren Zahlungsarten müssen möglicherweise 401(k)-Plan-Aufschübe einbehalten werden (und sie sind für Arbeitgeber-Zuschüsse berechtigt), wenn die Zahlungen innerhalb bestimmter gesetzlicher Fristen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen und Ihr Plan-Dokument dies vorschreibt. Dies ist ein häufiger Bereich für unbeabsichtigte Fehler bei der Abwicklung von 401(k)-Plänen (die kostspielige Korrekturmaßnahmen erfordern können, um den steuerbegünstigten Status des Plans zu korrigieren und aufrechtzuerhalten). Daher ist es wichtig, dass Sie die Regeln des Plans für Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verstehen und sich mit der Lohnbuchhaltung und den Verwaltern des 401(k)-Plans abstimmen, um sicherzustellen, dass die Planbedingungen eingehalten werden.

Leistungsorientierte Pensionspläne. Bei leistungsorientierten oder Cash-Balance-Pensionsplänen ist die entscheidende Frage, ob der Teilnehmer zum Zeitpunkt der Beendigung unverfallbare Ansprüche hat oder, falls nicht, ob der Plan unter den gegebenen Umständen eine vollständige Unverfallbarkeit vorsieht. Ist dies der Fall, haben die Teilnehmer möglicherweise Anspruch auf Leistungen zum normalen Rentenalter oder, wenn der Plan dies zulässt, zu einem früheren Zeitpunkt. Ähnlich wie bei 401(k)-Plänen haben Kündigungen aus wichtigem Grund in der Regel keinen Einfluss auf unverfallbare Leistungen, können jedoch je nach Planausgestaltung Auswirkungen auf bestimmte Vorruhestandszuschüsse haben. 

Die oben im Zusammenhang mit dem 401(k)-Plan behandelten Regeln zur teilweisen Planbeendigung gelten auch für qualifizierte Pensionspläne. Konsultieren Sie daher unbedingt einen Rechtsberater, wenn es zu Entlassungen oder Personalabbau gekommen ist, um zu klären, ob eine beschleunigte Unverfallbarkeit erforderlich ist.

Wenn Sie einen Mitarbeiter entlassen, der auch Teilnehmer eines Pensionsplans ist, sollten Sie eng mit Ihren Planverwaltern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Mitteilungen und andere Informationen rechtzeitig an die betreffende Person verteilt werden. Darüber hinaus ist dies ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die Unterlagen des Plans alle erforderlichen historischen Leistungsdaten (einschließlich Dienstzeit, Vergütung, Einstellungs- und Kündigungsdaten sowie teilnehmerspezifische Daten) enthalten, die für die ordnungsgemäße Berechnung und Auszahlung der Rentenleistungen erforderlich sind, und den Arbeitnehmer zu ermutigen, die Begünstigtenbenennungen und aktuellen Kontaktdaten für zukünftige Mitteilungen und Benachrichtigungen zu überprüfen.

Gruppen-Krankenversicherungen

Der Verlust der Gruppen-Krankenversicherung aufgrund einer Kündigung ist in der Regel ein anspruchsbegründendes Ereignis für die COBRA-Weiterversicherung. COBRA gilt in der Regel für Pläne, die Gesundheitsleistungen umfassen, darunter medizinische, zahnmedizinische und augenärztliche Leistungen. Die meisten Gesundheits-FSAs qualifizieren sich für eine begrenzte COBRA-Verpflichtung, die es einem Arbeitgeber nur erlaubt, eine COBRA-Versicherung anzubieten, wenn das Konto des Arbeitnehmers nicht vollständig ausgeschöpft ist (d. h. wenn zum Zeitpunkt der Kündigung mehr Geld in die FSA eingezahlt wurde, als erstattet wurde), und in der Regel nur für den Rest des Versicherungsjahres. Es gibt eine enge und selten genutzte COBRA-Ausnahme für Kündigungen aufgrund von „grobem Fehlverhalten“, aber dies ist ein hoher rechtlicher Standard, den viele Kündigungen aus wichtigem Grund nicht erfüllen, und Arbeitgeber sollten vor der Anwendung einen Rechtsbeistand konsultieren.

Wenn das Unternehmen den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegt (im Allgemeinen unterliegen Arbeitgeber mit mindestens 20 Mitarbeitern den COBRA-Vorschriften), müssen Sie den COBRA-Verwalter innerhalb von 30 Tagen nach dem Kündigungsdatum über die Kündigung des Mitarbeiters informieren, woraufhin der COBRA-Verwalter 14 Tage Zeit hat, um das COBRA-Wahlpaket zu versenden. Wenn Sie COBRA intern verwalten, haben Sie insgesamt 44 Tage Zeit, um das COBRA-Wahlpaket zu versenden. Darüber hinaus müssen Sie alle Arbeitsverträge überprüfen, um zu bestätigen, ob das Unternehmen sich bereit erklärt hat, im Falle der Kündigung des Mitarbeiters die COBRA-Prämien ganz oder teilweise zu übernehmen.

Wenn Sie ein kleiner Arbeitgeber sind, der nicht den COBRA-Vorschriften des Bundes unterliegt, können dennoch ähnliche Anforderungen gemäß einem staatlichen „Mini-COBRA”-Gesetz gelten, die Sie beachten sollten. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass der Versicherungsträger die Mini-COBRA-Bestimmungen Ihrer Versicherungspolice verwaltet. Oftmals erlegen Versicherungspolicen dem Arbeitgeber bestimmte administrative Verpflichtungen auf, wie beispielsweise Mitteilungspflichten im Zusammenhang mit Mini-COBRA-Anforderungen. 

Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung

Bei Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen, die über Übertragbarkeits- oder Umwandlungsklauseln verfügen, müssen Sie unbedingt die erforderlichen Mitteilungen bereitstellen, die es dem Arbeitnehmer (und gegebenenfalls seinen Angehörigen) ermöglichen, die Gruppenversicherung in eine Einzelpolice umzuwandeln, in der Regel innerhalb von 31 Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Wenn Ihr Unternehmen eine Key-Man-Police für eine Führungskraft abgeschlossen hat, denken Sie daran, dass die Beendigung des Arbeitsverhältnisses keinen Einfluss auf das Eigentum des Unternehmens an der Police hat, sofern im Vertrag nichts anderes festgelegt ist. Überprüfen Sie abschließend alle Sicherheitenabtretungen oder Split-Dollar-Vereinbarungen, um eine ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen.

Weitere Vorteile

Pläne für die Betreuung von Angehörigen erstatten nur Ausgaben, die es dem Arbeitnehmer oder seinem Ehepartner ermöglichen, zu arbeiten, sodass Ansprüche in der Regel mit der Kündigung enden. Nicht genutzte Guthaben verfallen in der Regel, es sei denn, der Plan sieht eine begrenzte Nachfrist vor. Bei anderen Nebenleistungen – wie Pendlerpauschalen, Studiengebührenrückerstattungen, Autoleasing, Mobilfunkvergünstigungen oder Wellness-Programmen – sollten Sie darauf achten, die Abzüge zu beenden und alle Fristen für die Einreichung von Anträgen oder die Aussetzung von Leistungen mitzuteilen.

Achten Sie darauf, die Erstattung von Geschäftsausgaben nicht zu übersehen. Wie oben erwähnt, verlangen viele staatliche Lohnzahlungsgesetze, dass alle ausstehenden Geschäftsausgaben mit der letzten Gehaltsabrechnung erstattet werden. Überprüfen Sie außerdem die Konten der Firmenkreditkarten, um sicherzustellen, dass nach der Kündigung keine neuen Belastungen mehr erfolgen.

Nicht qualifizierte Entgeltumwandlungspläne

Führungskräfte und bestimmte Schlüsselmitarbeiter können an nicht qualifizierten Entgeltumwandlungsplänen teilnehmen. Wie bei Pensionsplänen und 401(k)-Plänen ist zunächst zu prüfen, ob der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Kündigung Anspruch auf seine gesamte Leistung oder sein gesamtes Plan-Konto hatte. Einige Pläne sehen auch zusätzliche Verfallsbestimmungen vor, wenn die Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt oder wenn der Teilnehmer gegen Vereinbarungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verstößt, wie z. B. Wettbewerbsverbots- oder Abwerbeverbotsvereinbarungen. In den Planunterlagen ist festgelegt, ob nicht unverfallbare Beträge bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses verfallen und ob die Beendigung eine Zahlung auslöst. 

Wenn ein Teil des Kontostands oder der Leistungen noch nicht unverfallbar ist (oder aufgrund einer Kündigung aus wichtigem Grund unverfallbar wird), sollte dieser gemäß den Bestimmungen des Plans verfallen. 

Wenn ein Teil des Kontos unverfallbar ist, bestimmen das Dokument und gegebenenfalls die Aufschubentscheidungen des Mitarbeiters, ob nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses (in diesem Zusammenhang als Ausscheiden aus dem Dienst gemäß Abschnitt 409A bezeichnet) eine Zahlung fällig ist. Bei börsennotierten Unternehmen ist zu beachten, dass für „bestimmte Mitarbeiter” bei den meisten Zahlungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine sechsmonatige Wartezeit gilt. Vorzeitige Auszahlungen und erneute Aufschübe von nicht qualifizierten Planzahlungen sind gemäß Abschnitt 409A generell verboten, außer unter bestimmten Umständen. Konsultieren Sie daher unbedingt einen Rechtsbeistand, bevor Sie Änderungen am Zahlungszeitpunkt vornehmen.

Wenn Sie einen externen Verwalter für den Plan haben, wenden Sie sich so schnell wie möglich an diesen, um ihn über die Kündigung des Mitarbeiters zu informieren und ihn über alle Maßnahmen zu informieren, die er in Bezug auf das Konto oder die Leistungen des Mitarbeiters im Rahmen des Plans ergreifen muss (z. B. Verfall von Guthaben oder Beginn von Zahlungen).

WEITERE ZU BERÜCKSICHTIGENDE ASPEKTE

Überlegungen zu börsennotierten Unternehmen

Anforderung gemäß Formular 8-K. Im Allgemeinenmuss ein börsennotiertes Unternehmen, wenn es einen Chief Executive Officer (CEO), Präsidenten, Chief Financial Officer (CFO), Chief Operating Officer, Chief Accounting Officer oder einen anderen namentlich genannten leitenden Angestellten entlässt, einen aktuellen Bericht auf Formular 8-K bei der Securities and Exchange Commission (SEC) einreichen.Darüber hinaus ist ein Formular 8-K erforderlich, wenn das Unternehmen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines CEO, CFO oder leitenden Angestellten (z. B. durch den Abschluss einer Trennungsvereinbarung oder die Änderung bestehender Trennungsleistungsbedingungen) eine „wesentliche Entschädigungsvereinbarung” abschließt (oder eine bestehende Vereinbarung wesentlich ändert). Diese Offenlegungspflicht muss innerhalb von vier Werktagen nach dem betreffenden Ereignis erfüllt werden. Daher ist es wichtig, so früh wie möglich zu wissen, wann diese Verpflichtung entsteht, damit das Unternehmen rechtzeitig auf die Einreichung dieser Unterlagen vorbereitet ist. Darüber hinaus muss eine Trennungsvereinbarung oder eine andere Vereinbarung, die mit einem leitenden Angestellten geschlossen wurde, möglicherweise als Anlage zum Quartals- oder Jahresbericht des Unternehmens als wesentlicher Vertrag eingereicht werden. Daher ist eine enge Abstimmung mit den Wertpapier- und Offenlegungsteams des Unternehmens von entscheidender Bedeutung, wenn es sich bei dem gekündigten Mitarbeiter um einen leitenden Angestellten handelt.

Proxy Reporting. Handelt es sich bei dem gekündigten Mitarbeiter um einen „benannten leitenden Angestellten“, dessen Vergütung im nächsten Proxy Statement des Unternehmens offengelegt werden muss, müssen alle Vergütungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des leitenden Angestellten möglicherweise im Abschnitt „Vergütungsdiskussion und -analyse“ des nächsten Proxy Statements erörtert werden. Alle im Zusammenhang mit dem Ausscheiden gezahlten Beträge (oder der Mehrwert modifizierter Aktienprämien) müssen möglicherweise ebenfalls in der Proxy-Erklärung offengelegt und als Teil der Offenlegung potenzieller Zahlungen bei Beendigung quantifiziert werden. 

Abschnitt 16 Berichterstattung. Handelt es sich bei dem gekündigten Mitarbeiter um einen leitenden Angestellten, der den Berichtspflichten gemäß Abschnitt 16 unterliegt (einschließlich der Verpflichtung zur Meldung von Transaktionen mit Aktien des Unternehmens auf Formularen 4), können alle Maßnahmen, die das Unternehmen im Zusammenhang mit der Kündigung in Bezug auf die Aktienprämien oder -bestände des leitenden Angestellten ergreift – insbesondere wenn diese Maßnahmen vor dem Verlust des Insiderstatus des leitenden Angestellten gemäß Abschnitt 16 erfolgen –, zu Berichtspflichten gemäß Formular 4 führen.

Sechsmonatige Zahlungsaufschiebung für bestimmte Mitarbeiter. Wie oben erwähnt, können Zahlungen an bestimmte Schlüsselpersonen (sogenannte „spezifizierte Mitarbeiter“) börsennotierter Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß den Vorschriften zur aufgeschobenen Vergütung in Abschnitt 409A des Steuergesetzes einer sechsmonatigen Aufschiebung unterliegen. Eine detaillierte Erörterung der Frage, wer als „bestimmter Mitarbeiter” gilt, würde den Rahmen dieses Leitfadens sprengen, aber zu den „bestimmten Mitarbeitern” können (unter anderem) bis zu 50 der am höchsten vergüteten Führungskräfte des Unternehmens gehören, wenn ihre Vergütung einen indexierten Schwellenwert (230.000 USD für 2025) übersteigt. Die Feststellung, ob jemand ein „bestimmter Mitarbeiter” ist und welche Zahlungen gemäß diesen Vorschriften möglicherweise verzögert werden müssen, unterliegt komplexen und nuancierten Regeln, und das Unternehmen sollte bei Bedarf einen Rechtsbeistand konsultieren, um diese Feststellungen zu treffen und die Zahlungen gemäß diesen Vorschriften zu leisten.

WICHTIGSTE ERKENNTNISSE

Entscheidungen über Leistungen und Abfindungen bei der Kündigung eines Mitarbeiters müssen unter sorgfältiger Berücksichtigung der Planunterlagen, gesetzlichen Anforderungen und zeitlichen Vorgaben getroffen werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass:

• Klassifizieren Sie die Kündigung gemäß den geltenden Planbestimmungen genau als Kündigung aus wichtigem Grund oder ohne wichtigen Grund.
• Sammeln und überprüfen Sie so früh wie möglich alle relevanten Vereinbarungen und Unterlagen zu Vorsorgeplänen.
• Beachten Sie die gesetzlichen Kündigungsfristen, die Fristen für die Wahl von COBRA und die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Vermeiden Sie 409A-Fallstricke, wenn Sie Zahlungsfristen oder Ausübungsfristen für Aktienoptionen ändern.
• Dokumentieren Sie alle Feststellungen, Mitteilungen und Zahlungen in der Personalakte des Mitarbeiters.

Durch eine methodische Herangehensweise können die Personalabteilung und die interne Rechtsabteilung sicherstellen, dass das Unternehmen seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommt, die Mitarbeiter gemäß den Planbedingungen behandelt und die allzu häufigen Fallstricke vermeidet, die zu Streitigkeiten oder Strafen führen können.