Knifflige Compliance-Fragen für Unternehmen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines leitenden Angestellten: Überlegungen zur Vergütung in börsennotierten Unternehmen

Wenn ein leitender Angestellter oder ein anderer hochrangiger Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis beendet, müssen Arbeitgeber sich mit den steuerlichen, vermögensrechtlichen und leistungsbezogenen Fragen befassen, die im Zusammenhang mit der Kündigung des Mitarbeiters auftreten können. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um ein börsennotiertes Unternehmen, kommen häufig zusätzliche Überlegungen in Bezug auf Unternehmensführung, Offenlegung, Rechnungslegung und Steuern im Zusammenhang mit Vergütungsmaßnahmen und -entscheidungen hinzu. 

Dieser Artikel ist der fünfte (und letzte) Teil einer Artikelserie, die sich mit wichtigen Compliance-Hinweisen für die Gestaltung von Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder mit Fragen und Überlegungen für Unternehmen bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einer Führungskraft befasst. In unseren vorherigen Artikeln haben wir erörtert, ob das Gesetz zur Sicherung der Renteneinkünfte von Arbeitnehmern aus dem Jahr 1974 (Employee Retirement Income Security Act, ERISA) für Abfindungspläne für Führungskräfte gilt, obAbschnitt 409A des Internal Revenue Code von 1986 in seiner geänderten Fassung (der Code) für Abfindungsleistungen gilt,wie mit Aktienprämien zu verfahren ist undwelche Fragen zu berücksichtigen sind,bevor ausscheidenden Führungskräften bestimmte Leistungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugesagt werden.

In diesem Monat diskutieren wir einige der besonderen Überlegungen im Zusammenhang mit der Vergütung, die bei der Trennung von Führungskräften öffentlicher Unternehmen auftreten. 

Governance

Bei börsennotierten Unternehmen, deren Aktien an einer nationalen Wertpapierbörse notiert sind und deren Führungskräfte Abschnitt 16 des Securities Exchange Act von 1934 (Exchange Act) unterliegen, muss der Vorstand des Unternehmens oder dessen Vergütungsausschuss möglicherweise Vergütungsmaßnahmen für diese Führungskräfte genehmigen, einschließlich solcher Maßnahmen, die im Zusammenhang mit dem Ausscheiden einer Führungskraft getroffen werden:

• Nationale Wertpapierbörsen verlangen in der Regel, dass der Verwaltungsrat oder ein Ausschuss unabhängiger Verwaltungsratsmitglieder, beispielsweise ein Vergütungsausschuss, die Vergütung von Führungskräften genehmigt, um eine angemessene Überwachung der Vergütung von Führungskräften durch unabhängige Verwaltungsratsmitglieder sicherzustellen. Das bedeutet, dass der Verwaltungsrat oder sein Vergütungsausschuss möglicherweise alle Vergütungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines leitenden Angestellten genehmigen muss, einschließlich der Gewährung einer Abfindung, des Abschlusses einer Aufhebungsvereinbarung, von Beratungsvereinbarungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, der Fortführung der subventionierten Krankenversicherung und ähnlicher Leistungen. 
• Änderungen der Bedingungen für aktienbasierte Vergütungen, wie beispielsweise der Verzicht auf Bedingungen oder eine beschleunigte Unverfallbarkeit, müssen möglicherweise vom Verwaltungsrat oder dessen Vergütungsausschuss genehmigt werden, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen mit Aktien des Unternehmens, die gemäß Abschnitt 16 des Börsengesetzes für vorab genehmigte Transaktionen gemäß Regel 16b-3 von den Regeln zur Gewinnanpassung bei kurzfristigen Verkäufen ausgenommen sind, die Vorabgenehmigungsanforderungen erfüllen. 

Offenlegung

Wenn ein ausscheidender leitender Angestellter ein „geschäftsführender Angestellter” (gemäß Definition in Regel 3b-7 des Börsengesetzes) oder ein „leitender Angestellter” (gemäß Definition in Regel 16a-1(f) des Börsengesetzes) ist, kann ein Ausscheiden eine öffentliche Bekanntgabe erfordern. Da sich dieser Artikel auf vergütungsbezogene Angelegenheiten konzentriert, befasst er sich nur mit den potenziellen Offenlegungen, die sich auf Vergütungsmaßnahmen beziehen:

• Eine Form 8-K-Einreichung kann innerhalb von vier Werktagen erforderlich sein, wenn ein Unternehmen eine wesentliche Vergütungsvereinbarung mit einem Chief Executive Officer (CEO), einem Chief Financial Officer (CFO) oder einem anderen „benannten leitenden Angestellten” (d. h. einem leitenden Angestellten, dessen Vergütung in der letzten Vollmachtserklärung offengelegt werden musste) abschließt oder eine bestehende Vergütungsvereinbarung mit einem solchen leitenden Angestellten wesentlich ändert. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Trennungsvereinbarung im Zusammenhang mit dem Ausscheiden eines benannten leitenden Angestellten abschließt oder einen bestehenden Arbeitsvertrag ändert, muss möglicherweise innerhalb von vier Werktagen ein Formular 8-K eingereicht werden.
• Jede Trennungsvereinbarung oder sonstige wesentliche Entschädigungsvereinbarung, die mit einem leitenden Angestellten geschlossen wird, muss möglicherweise als Anlage zum Quartals- oder Jahresbericht des Unternehmens auf Formular 10-Q oder Formular 10-K als wesentlicher Vertrag gemäß Punkt 601(b)(10) der Verordnung S-K eingereicht werden. 
• Wenn der ausscheidende leitende Angestellte als „benannter leitender Angestellter” gilt, dessen Vergütung in der nächsten Vollmachtserklärung des Unternehmens offengelegt werden muss, müssen alle Vergütungsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des leitenden Angestellten möglicherweise im Abschnitt „Vergütungsdiskussion und -analyse” der Vollmachtserklärung erörtert werden. Alle im Zusammenhang mit dem Ausscheiden gezahlten Beträge (oder der Mehrwert modifizierter Aktienprämien, wie unten unter „Rechnungslegung” erläutert) müssen möglicherweise ebenfalls in die tabellarische Vergütungsangabe, einschließlich der Zusammenfassung der Vergütungstabelle, in der Vollmachtserklärung aufgenommen und als Teil der Angabe potenzieller Zahlungen bei einer Kündigung quantifiziert werden.
• Wenn der leitende Angestellte den Meldepflichten gemäß Abschnitt 16 unterliegt (einschließlich der Verpflichtung, Transaktionen mit Aktien des Unternehmens auf Formularen 4 zu melden), können Maßnahmen im Zusammenhang mit den Aktienprämien oder -beständen des leitenden Angestellten im Zusammenhang mit seinem Ausscheiden – insbesondere wenn diese Maßnahmen vor dem Verlust seines Status als „Insider” gemäß Abschnitt 16 erfolgen – Meldepflichten gemäß Formular 4 auslösen. 

Buchhaltung

Wenn ein Unternehmen zustimmt, die ausstehenden Aktienprämien eines ausscheidenden Führungsmitglieds im Zusammenhang mit dem Ausscheiden zu ändern, kann sich diese Änderung auf die bilanzielle Behandlung der Prämie gemäß Accounting Standards Codification Topic 718 auswirken. Wenn eine solche Änderung zu einem zusätzlichen beizulegenden Zeitwert führt, der einer Aktienprämie eines ausscheidenden Führungsmitglieds zuzurechnen ist, muss dieser beizulegende Zeitwert möglicherweise in der Zusammenfassung der Vergütung und in der Tabelle der planbasierten Prämien im Proxy Statement offengelegt werden. 

Steuer

Zusätzlich zu den steuerlichen Überlegungen, die im Zusammenhang mit der Trennung eines Mitarbeiters anfallen, können bestimmte Führungskräfte mit nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütungen einer zusätzlichen zeitlichen Anforderung unterliegen:

• Code Section 409A regelt „nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütungen“ und kann eine sechsmonatige Verzögerung der Zahlungen solcher Vergütungen an „bestimmte Mitarbeiter“ börsennotierter Unternehmen vorschreiben, wenn die Zahlung durch ein Ausscheiden aus dem Dienst ausgelöst wird.
• Eine vollständige Erörterung der Regeln zur Identifizierung von „bestimmten Mitarbeitern“ würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, aber die Kategorie der „bestimmten Mitarbeiter“ kann (unter anderem) bis zu 50 der am höchsten vergüteten Führungskräfte des börsennotierten Unternehmens umfassen, wenn ihre Vergütung für den betreffenden Zeitraum über einem indexierten Schwellenwert lag (230.000 USD für 2025). 

Wenn ein ausscheidender leitender Angestellter über eine nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütung verfügt, die unter Abschnitt 409A des Steuergesetzes fällt (und nicht davon ausgenommen ist) und bei Ausscheiden fällig wird, muss die Zahlung, sofern keine Ausnahme vorliegt, möglicherweise bis sechs Monate nach dem Ausscheiden aufgeschoben werden, um einen Verstoß gegen Abschnitt 409A des Steuergesetzes zu vermeiden. Die Nichteinhaltung von Abschnitt 409A kann zur Verhängung einer Strafsteuer in Höhe von 20 % sowie zu anderen nachteiligen steuerlichen Konsequenzen führen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Trennung von Führungskräften in börsennotierten Unternehmen einige besondere Aspekte in Bezug auf Unternehmensführung, Offenlegung, Rechnungslegung und Steuern mit sich bringt. Im Falle einer geplanten Pensionierung bleibt möglicherweise ausreichend Zeit, um viele dieser Fragen im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs sorgfältig zu klären. Da die Trennung von Führungskräften jedoch unerwartet eintreten kann, ist es ratsam, auch wenn keine Trennungen zu erwarten sind, einen Plan zu entwickeln, um diese Fragen im Bedarfsfall schnell klären zu können. 

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an einen der Anwälte der Praxisgruppe „Employee Benefits & Executive Compensation“ von Foley.