Praktische Auswirkungen von Maßnahmen zur Durchsetzung der Einwanderungsbestimmungen auf Leistungspläne - Teil II

Da die Trump-Administration die Durchsetzung der US-Einwanderungsgesetze weiter forciert, sind die Arbeitgeber zunehmend über Razzien am Arbeitsplatz besorgt. Unter bestimmten Umständen nehmen Beamte der Einwanderungsbehörden Arbeitnehmer fest und halten sie fest. Verwalter von Leistungsplänen sollten sich Gedanken darüber machen, wie solche inhaftierten Arbeitnehmer im Rahmen der betrieblichen Leistungspläne behandelt werden. Weitere Informationen darüber, wie ein Arbeitnehmer ohne Papiere zum Planteilnehmer werden kann, finden Sie hier.

Was geschieht, wenn ein Arbeitnehmer inhaftiert wird? Kann ein inhaftierter Arbeitnehmer später wieder freigelassen werden?

Die US-amerikanische Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) beantwortet diese Fragen wie folgt:

Die Inhaftierung hat keinen Strafcharakter. Sobald ein Ausländer in den Gewahrsam des ICE überführt wird, entscheidet die Behörde über die Inhaftierung. Das ICE nutzt seine begrenzten Ressourcen für die Inhaftierung von Ausländern, um ihre Anwesenheit für das Einwanderungsverfahren oder die Abschiebung aus den Vereinigten Staaten sicherzustellen - sowie von Ausländern, die gemäß dem Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetz zwingend inhaftiert werden müssen, oder von Ausländern, bei denen das ICE während des Gewahrsamsverfahrens feststellt, dass sie ein Risiko für die öffentliche Sicherheit oder ein Fluchtrisiko darstellen.

Wenn ein Ausländer nicht der obligatorischen Inhaftierung unterliegt oder nicht als Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder als Fluchtrisiko eingestuft wird, entscheidet das ICE nach eigenem Ermessen über die Freilassung von Ausländern mit Auflagen. Diese Gewahrsamsentscheidungen werden von Fall zu Fall und nach Abwägung aller Umstände getroffen - in erster Linie unter Berücksichtigung der Fluchtgefahr, der Bedrohung der nationalen Sicherheit und der Gefährdung der öffentlichen Sicherheit.

Das ICE berücksichtigt auch andere Faktoren, z. B. wenn ein Ausländer an einer schweren Krankheit leidet, minderjährige Kinder betreut oder andere humanitäre Gründe hat. [Website-Link 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]

Daher müssen die Verwalter von Leistungsplänen feststellen, ob ein inhaftierter Arbeitnehmer weiterhin durch bestimmte Leistungspläne des Unternehmens abgedeckt ist - und wann diese Abdeckung endet.

401(k)-Pläne

Werden die Arbeitnehmerbeiträge eingestellt?

Arbeitgeber können beschließen, inhaftierte Arbeitnehmer von der Gehaltsliste zu streichen. In diesem Fall erhalten die zurückgehaltenen Arbeitnehmer keine Vergütung mehr, von der Beiträge abgezogen werden können. Umgekehrt, wenn der Arbeitgeber die zurückgehaltenen Arbeitnehmer weiterhin auf der Gehaltsliste führt, werden die 401(k)-Beiträge so lange weiter gezahlt, bis der Arbeitnehmer seine 401(k)-Wahl ändert (z. B. indem er den Prozentsatz für die Zurückstellung auf 0 % senkt). 

Wirkt sich die Inhaftierung auf die Freizügigkeit aus? 

Das hängt davon ab, wie die unverfallbare Dienstzeit in den 401(k)-Planunterlagen definiert und gemessen wird. Definiert der Plan die unverfallbare Dienstzeit als 1.000 Dienststunden während eines Planjahres, dann kann die Inhaftierung eines Arbeitnehmers die Anrechnung der unverfallbaren Dienstzeit beeinträchtigen. Wenn der Plan jedoch die verstrichene Zeit zur Bemessung der unverfallbaren Dienstzeit heranzieht, darf die Unverfallbarkeit nicht beeinträchtigt werden, da eine Inhaftierung für die Zwecke des 401(k)-Plans nicht als Abfindungszeitraum gilt und jede Beurlaubung von weniger als 12 Monaten weiterhin als unverfallbare Dienstzeit zählt.

Wird die Inhaftierung ein Verteilungsereignis auslösen?

Es kommt darauf an, wie eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses im 401(k)-Plan definiert oder beschrieben wird. Es ist unwahrscheinlich, dass die Inhaftierung im Plan erwähnt wird. Der Verwalter des 401(k)-Plans kann jedoch berücksichtigen, wie Begriffe wie "Beurlaubung" oder "aktiver Mitarbeiter" definiert sind. Je nachdem, wie diese oder ähnliche Begriffe ausgelegt werden, kann ein inhaftierter Arbeitnehmer Anspruch auf eine Ausschüttung aus dem 401(k)-Plan haben. Wenn dies der Fall ist, sollten die Planverwalter die praktischen Herausforderungen berücksichtigen, die mit der Bearbeitung eines Schecks an einen Mitarbeiter ohne Papiere verbunden sind.

Gesundheitspläne

Führt eine Inhaftierung zum Verlust des Krankenversicherungsschutzes?

Verwalter von Leistungsplänen sollten die Bedingungen des Krankenversicherungsplans überprüfen, einschließlich der Zusammenfassung des Plans und aller Materialien, die während der offenen Einschreibung zur Verfügung gestellt werden. Die Inhaftierung eines Arbeitnehmers stellt an sich kein qualifizierendes Ereignis im Sinne des Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) dar. Wenn die Inhaftierung jedoch zu einer Verringerung der Arbeitszeit führt, die den Verlust des Krankenversicherungsschutzes zur Folge hat, wird COBRA ausgelöst.

Die meisten Krankenversicherungspläne beschränken die Anspruchsberechtigung auf reguläre, aktive Arbeitnehmer, die mindestens 30 Stunden pro Woche arbeiten. Ein inhaftierter Arbeitnehmer wird höchstwahrscheinlich unter die 30-Stunden-Grenze fallen und folglich COBRA-Rechte auslösen (vorausgesetzt, der Arbeitgeber beschäftigt mindestens 20 Mitarbeiter, andernfalls können staatliche Mini-COBRA-Rechte ausgelöst werden). 

Um die nachteiligen Auswirkungen auf inhaftierte Arbeitnehmer zu minimieren, können die Verwalter von Leistungsplänen Folgendes in Betracht ziehen (vorbehaltlich etwaiger Tarifverträge):

• Ändern Sie den Gesundheitsplan, um den Versicherungsschutz für einen bestimmten Zeitraum auf zurückgehaltene Mitarbeiter auszuweiten. Wenn der Plan voll versichert ist, ist die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft erforderlich. Ist der Plan selbstfinanziert mit einer Stop-Loss-Versicherung, muss der Stop-Loss-Versicherer der Änderung zustimmen.
• Bezuschussung der COBRA-Prämien für einen bestimmten Zeitraum. Der Arbeitgeberzuschuss würde nicht als steuerpflichtiger Lohn behandelt, es sei denn, der Gesundheitsplan ist selbstfinanziert und hoch bezahlte Mitarbeiter erhalten den Zuschuss.

Beachten Sie, dass ein zurückgehaltener Mitarbeiter, auch wenn er kein laufendes Entgelt erhält, den vollen Betrag aller medizinischen flexiblen Ausgabenkonten und der bisher geleisteten Beiträge weiterhin zur Verfügung stellen sollte.

Plan für aufgeschobene Vergütungen

Abschnitt 409A des Internal Revenue Code regelt die steuerlichen Folgen von Plänen zur aufgeschobenen Vergütung. Im Allgemeinen kann ein Arbeitnehmer nur dann eine Ausschüttung erhalten, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, wie z. B. eine "Trennung vom Dienst" oder ein "unvorhersehbarer Notfall" (jeweils gemäß der Definition in Abschnitt 409A). Auch wenn inhaftierte Mitarbeiter nicht direkt in den Bestimmungen von Section 409A berücksichtigt werden, sollte ein Planverwalter die Umstände der Inhaftierung im Lichte der Planbedingungen sorgfältig prüfen, um festzustellen, ob eine Ausschüttung erforderlich oder zulässig ist. Wie bereits erwähnt, gibt es praktische Erwägungen zur Abwicklung von Zahlungen an Mitarbeiter ohne Papiere.

Checkliste für Aktionspunkte

Allgemeine Aktionen

• Überprüfen Sie die Dokumente des Leistungsplans auf Definitionen wie "aktiver Mitarbeiter", "Beurlaubung" und "Ausscheiden aus dem Dienst".
• Stellen Sie fest, ob zurückgehaltene Mitarbeiter weiterhin unter jedem Leistungsplan versichert sind.
• Lassen Sie sich bei der Auslegung und Einhaltung des Plans von einem Rechtsberater beraten.

401(k)-Pläne

• Entscheiden Sie, ob festgehaltene Mitarbeiter auf der Gehaltsliste verbleiben sollen.
  • Falls gestrichen, stoppen Sie die 401(k)-Beiträge.
  • Wenn Sie die Beiträge beibehalten, setzen Sie sie fort, bis der Arbeitnehmer seine Wahl ändert.
• Überprüfen Sie die Bedingungen des Plans auf die Zulässigkeit der Verteilung.
• Bereiten Sie sich auf praktische Herausforderungen bei der Bearbeitung von Ausschüttungen an Arbeitnehmer ohne Papiere vor.

Gesundheitspläne

• Prüfen Sie die Anspruchsvoraussetzungen der Krankenkasse (z. B. Mindestarbeitsstunden).
• Stellen Sie fest, ob die Inhaftierung zu einer Arbeitszeitverkürzung und zum Verlust des Versicherungsschutzes führt und damit COBRA oder ein staatliches Mini-COBRA auslöst.
• Erwägen Sie eine Änderung des Plans, um den Versicherungsschutz für inhaftierte Mitarbeiter zu erweitern (erfordert die Zustimmung des Krankenversicherers oder des Stop-Loss-Versicherers).
• Stellen Sie sicher, dass inhaftierte Mitarbeiter den vollen Betrag ihrer flexiblen Gesundheitskonten abrufen können.

Pläne für aufgeschobene Vergütungen

• Wenden Sie sich an einen Rechtsberater, um sich über die Bestimmungen von Section 409A zu informieren und zu klären, ob die Inhaftierung als "Ausscheiden aus dem Dienst" oder als "unvorhersehbarer Notfall" zu betrachten ist.
• Behandlung praktischer Fragen im Zusammenhang mit Zahlungen an Mitarbeiter ohne gültige Papiere.

Dokumentation und Kommunikation

• Dokumentieren Sie alle Entscheidungen und Begründungen bezüglich des Leistungsstatus von inhaftierten Mitarbeitern.
• Kommunizieren Sie klar und deutlich mit den betroffenen Mitarbeitern und ihren versicherten Angehörigen über alle Änderungen und Optionen der Leistungsabdeckung.