Aktualisierung des Formulars 1095-C: Was Arbeitgeber für die Berichterstattung im Jahr 2026 wissen müssen
Seit über einem Jahrzehnt sind große Arbeitgeber (Applicable Large Employers, ALEs) mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten verpflichtet, jährlich Informationen zur Krankenversicherung auf dem Formular 1095-C an die US-Steuerbehörde IRS und an ihre Mitarbeiter zu melden und das Formular 1095-C an ihre Mitarbeiter zu verteilen. Am 23. Dezember 2024 wurde das Gesetz 118-167, bekannt als „Paperwork Burden Reduction Act” (Gesetz zur Verringerung des Verwaltungsaufwands), verabschiedet, um diesen Meldeprozess zu vereinfachen. Die IRS hat eine Mitteilung mit Leitlinien zu dem Gesetz herausgegeben, wonach Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet sind, Formular 1095-C automatisch an Einzelpersonen auszugeben, und dass es nun eine alternative Möglichkeit für Arbeitgeber gibt, diese Formulare bereitzustellen und die Meldepflichten zu erfüllen.
Diese Änderungen sind zwar nicht ganz neu, aber aufgrund des Zeitpunkts der Inkraftsetzung Ende 2024 war es für viele Arbeitgeber zu spät, das alternative Berichtsformat rechtzeitig für die Berichterstattung über die Versicherungsdeckung 2024 im Jahr 2025 umzusetzen. Arbeitgeber, die den Wechsel noch nicht vollzogen haben, sollten diese Option jedoch für die bevorstehende 1095-C-Berichtsperiode im Jahr 2026 für die Versicherungsdeckung 2025 in Betracht ziehen.
Alternative Meldeoption: Das Gesetz führt einen flexibleren Ansatz für die Einreichung der Krankenversicherungsbescheinigungen (Formular 1095-C) ein. Gemäß dem Gesetz:
Arbeitgeber können die neuen Meldepflichten gemäß Formular 1095-C erfüllen, indem sie einen klaren und gut sichtbaren Hinweis, der für alle betroffenen Mitarbeiter leicht zugänglich ist, auf ihrer Website oder ihrem Leistungsportal veröffentlichen.
Der Hinweis muss Personen darüber informieren, dass sie eine Kopie ihres Formulars 1095-C sowie Anweisungen zur Beantragung desselben anfordern können.
Die Mitteilung muss bis zu dem Zeitpunkt, zu dem das Formular 1095-C ansonsten den Personen ausgehändigt werden müsste, auf der Website des Arbeitgebers veröffentlicht werden und muss bis zum 15. Oktober des Jahres, das auf das Kalenderjahr folgt, auf das sich die Erklärung bezieht, auf der Website des Arbeitgebers verbleiben.
Auf Anfrage muss der Arbeitgeber der anfragenden Person das Formular 1095-C bis spätestens zum 31. Januar des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich das Formular 1095-C bezieht, oder innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Anfrage zur Verfügung stellen.
Die Mitteilung muss in einfacher Sprache und mit ausreichend großer Schriftgröße verfasst sein und visuelle Hinweise oder grafische Darstellungen enthalten, um den Betrachter darauf aufmerksam zu machen, dass es sich um Informationen zu Steuererklärungen und Krankenversicherungsmeldungen handelt.
Die Mitteilung muss die E-Mail-Adresse, die Anschrift und die Telefonnummer des Arbeitgebers enthalten, damit sich Personen bei Fragen an ihn wenden können.
Beachten Sie, dass Arbeitgeber weiterhin alle staatlichen Anforderungen für die Bereitstellung der Formulare 1095-C einhalten müssen, da einige Bundesstaaten nach wie vor verlangen, dass die Formulare 1095-C per Post an die einzelnen Personen versandt werden. Darüber hinaus müssen die Formulare 1095-C weiterhin bei der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) eingereicht werden, auch wenn sie nicht allen Mitarbeitern ausgehändigt werden.
Diese Änderung soll den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit der Krankenversicherungsmeldung verringern, indem unnötiger Papierkram reduziert wird. Sie ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf ihr Formular 1095-C nach Bedarf und beseitigt die Verwirrung durch eine weitere Mitteilung für Mitarbeiter, die ihr Formular 1095-C nicht benötigen.
Wenn Sie über die Einführung der alternativen Berichtsoption nachdenken und Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Foley-Anwalt oder ein Mitglied des Teams für Mitarbeitervergünstigungen und Führungskräftevergütung von Foley.
