Blick ins Jahr 2026: Bewährte Praktiken für die Einhaltung der OSHA-Vorschriften

Während sich das Jahr 2025 dem Ende zuneigt, sollten Arbeitgeber im ganzen Land darüber nachdenken, welche Arbeitsgesetze im Jahr 2026 neue oder verschärfte Anforderungen an die Einhaltung stellen. Die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes (Occupational Safety and Health Act, OSH Act) bildet hier keine Ausnahme, und Arbeitgeber sollten die OSHA-bezogenen Durchsetzungsthemen beachten, die im Jahr 2026 wahrscheinlich Priorität haben werden. Die Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, um ihre Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien, Schulungen und Prozesse zu aktualisieren, da die OSHA nach dem kürzlichen Stillstand der Bundesregierung wieder zur Tagesordnung übergeht. 

Voraussichtliche OSHA-Durchsetzungsprioritäten für 2026

Hitzeschutz - Am 30. August 2024 veröffentlichte die OSHA im Federal Register eine Notice of Proposed Rulemaking for Heat Injury and Illness Prevention in Outdoor and Indoor Work Settingsveröffentlicht, was auf ein gesteigertes Interesse an diesem Bereich hindeutet. Bis zur Vorlage dieser Vorschrift hat sich die OSHA auf die General Duty Clause des OSH Act gestützt, wenn sie hitzebedingte Vorladungen aussprach. Der genaue Wortlaut kann zwar noch geändert werden, aber die vorgeschlagenen Hitzevorschriften würden für alle Arbeitgeber gelten, die in der allgemeinen Industrie, im Baugewerbe, in der Schifffahrt und in der Landwirtschaft, in denen die OSHA zuständig ist, Arbeiten im Freien und in geschlossenen Räumen durchführen. Sie würden die Arbeitgeber verpflichten, einen Plan zur Bewertung und Kontrolle von Hitzegefahren am Arbeitsplatz zu erstellen, mit dem Ziel, Verletzungen, Erkrankungen und Todesfälle am Arbeitsplatz, die durch gefährliche Hitze verursacht werden, zu verhindern und zu verringern. Die informelle öffentliche Anhörung zu der vorgeschlagenen Vorschrift endete am 2. Juli 2025, und die Frist für Kommentare nach der Anhörung wurde bis zum 30. Oktober 2025 verlängert, bevor die Regierung am 1. Oktober 2025 die Arbeit einstellte. Die Regelung ist zwar noch nicht abgeschlossen, es wird jedoch erwartet, dass der Regelungsprozess nach Beendigung des Shutdowns der Regierung wieder aufgenommen und in Kürze abgeschlossen wird.

Aufzeichnung von Unfällen und Krankheiten - Seit Januar 2024 müssen bestimmte Arbeitgeber mit hohem Risiko die OSHA-Formulare 300, 300A und 301 elektronisch über die Anwendung zur Verfolgung von Unfällen. Es wird erwartet, dass die OSHA im Jahr 2026 die Aufzeichnungspflichten verstärkt durchsetzen und die Datentransparenz erhöhen wird. Dies könnte die Wahrscheinlichkeit gezielter Inspektionen erhöhen, den Druck zur Verbesserung der Präventions- und Meldeverfahren verstärken und das Reputationsrisiko durch öffentlich zugängliche Unfalldaten erhöhen.

Bewährte Praktiken für die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2026 und darüber hinaus 

Die Unternehmen sollten jetzt damit beginnen, ihre Sicherheitsprogramme und Schulungsmaterialien zu überprüfen, insbesondere im Hinblick auf die Aktualisierung der Prävention von hitzebedingten Erkrankungen. Die Unternehmen sind aus Sicht der Einhaltung der Vorschriften besser aufgestellt, wenn sie sich mit den umfangreichen Anforderungen der vorgeschlagenen Vorschrift vertraut machen, während sie auf die Verabschiedung der offiziellen Version der Vorschrift warten, damit sie frühzeitig mit der Bewertung der Einhaltung der Vorschriften beginnen können, anstatt zu warten und sich dann zu beeilen. Ebenso sollten Unternehmen ihre Aufzeichnungspraktiken in Bezug auf die OSHA-Formulare 300, 300A und 301 überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2026 sicherzustellen. Einige Schritte, die Unternehmen in Betracht ziehen könnten, sind:

• Vor-Ort-Beratung: Lassen Sie sich von einem Rechtsberater oder einem externen Sicherheitsberatungsdienst beraten, um die aktuellen hitzebedingten Richtlinien und Verfahren zu bewerten, bzw. das Fehlen solcher. Ermitteln Sie Lücken in Bezug auf die vorgeschlagene Vorschrift und beheben Sie diese umgehend, bevor die Vorschrift verabschiedet wird und in Kraft tritt.
• Mitarbeiter schulen: In Bezug auf hitzebedingte Krankheiten sollten die Mitarbeiter beispielsweise über die Auswirkungen von Umweltfaktoren, das Ausmaß der Anstrengung und Arbeitsbelastung, das Vorhandensein übermäßiger Wärmequellen, PSA, die die Fähigkeit des Körpers, Wärme abzugeben, beeinträchtigen kann, und persönliche Risikofaktoren, die die Anfälligkeit für hitzebedingte Krankheiten erhöhen können, geschult werden, z. B. Körpergewicht, chronische Gesundheitszustände, körperliche Fitness und Medikamente. HR- und/oder EHS-Teams sollten jährliche Sicherheitsschulungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mindestens einmal jährlich eine Auffrischungsschulung zu diesem Thema erhalten.
• Prüfen und aktualisieren Sie bestehende Sicherheitsprogramme und -richtlinien: Die Umsetzung und/oder Verbesserung eines Plans für hitzebedingte Erkrankungen kann den Übergang erleichtern, wenn die endgültige Regelung verabschiedet ist. Dies kann Protokolle über Flüssigkeitszufuhr und Ruhepausen, Schulungen, technische Kontrollen, Akklimatisierungsanforderungen speziell für neue Mitarbeiter, PSA-Anforderungen und Arbeitspraktiken zur Überwachung des Wetters und der Arbeitsbelastung sowie die Einführung von Sicherheitsüberwachungsinstrumenten für Mitarbeiter umfassen.
• Führen Sie angemessene Aufzeichnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig genaue und vollständige OSHA-Formulare 300, 300A und 301 einreicht.