Plansponsoren können die Ausgaben für ERISA-Pläne selbst oder, unter bestimmten Umständen, aus dem Planvermögen bezahlen. Zu verstehen, welche Kosten dem Plan auferlegt werden können - und welche Ausgaben aus dem Sparschwein des Arbeitgebers bezahlt werden sollten - kann sehr komplex sein. Dieser Artikel bietet einen Leitfaden zur Beurteilung, ob Ausgaben aus dem Planvermögen bezahlt werden können, sowie wichtige Überlegungen für Plan-Treuhänder über die Verwendung von Planvermögen für Ausgaben.
ERISA-Rechtsrahmen
Gemäß ERISA-Abschnitt 404 muss ein Plan ausschließlich zum Nutzen der Planteilnehmer und ihrer Begünstigten unterhalten werden. Diese Regel ist allgemein als ERISAs "exclusive benefit rule" bekannt und verbietet es Arbeitgebern, Vermögenswerte zum eigenen Nutzen umzuleiten. Wie bei den meisten Regeln gibt es auch bei der Regel des ausschließlichen Nutzens Ausnahmen, darunter die Verwendung von Planvermögen zur Zahlung angemessener Planausgaben. Obwohl die Zahlung von Ausgaben durch einen Plan keine Leistung an die Teilnehmer darstellt, ist sie nach der Regel des ausschließlichen Nutzens zulässig, wenn die Ausgaben angemessen sind und sich auf die Verwaltungs- oder Treuhandtätigkeit des Plans beziehen.
Das Department of Labor (DOL) unterteilt die Ausgaben in solche, die treuhänderischer oder administrativer Natur sind, und solche, die als "Treugeber" anfallen, d. h. Ausgaben, die im Rahmen der Rolle des Arbeitgebers als Treugeber eines Trusts anfallen. Verwaltungskosten können entweder vom Plan oder vom Arbeitgeber getragen werden. Treugeberkosten hingegen müssen vom Arbeitgeber getragen werden und sollten niemals aus dem Planvermögen bezahlt werden.
Welche Ausgaben sind planmäßig zu zahlen?
Die Bestimmung, welche Ausgaben der Plan übernehmen kann, erfordert eine sorgfältige Analyse unter Berücksichtigung der ERISA-Bestimmungen und der DOL-Richtlinien. Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den üblichen Ausgaben und der Frage, ob sie gemäß ERISA vom Plan übernommen werden können.
| Kostenart | Beschreibung | Wer trägt die Kosten? |
| Einen Plan aufstellen | Gebühren für den Vorentwurf des Plans | Arbeitgeber |
| Gebühren für die Annahme von Plandokumenten | Arbeitgeber | |
| Gebühren für die Beantragung eines positiven IRS-Bestimmungsschreibens oder einer Stellungnahme | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Laufende Wartung | Gebühren von Drittanbietern (z. B. Gebühren für die Buchführung, Treuhandgebühren, Erstellung des Formulars 5500) | Arbeitgeber oder der Plan |
| Gebühren für die Annahme einer Ermessensänderung, die nicht auf eine Gesetzesänderung zurückzuführen ist | Arbeitgeber | |
| Gebühren für die Annahme einer Änderung zur Berücksichtigung von Gesetzesänderungen | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Gebühren für die jährliche Bewertung des Treuhandvermögens | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Bewertungsgebühren für unabhängige Gutachter für Arbeitgeberaktien (z. B. ESOPs) | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Anlagegebühren (z. B. Treuhandgebühren, Verwahrungsgebühren, Anlageberatungsgebühren) | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Prämien für Treuhandkredite | Arbeitgeber oder der Plan | |
| IRS- oder DOL-Sanktionen (z. B. Verbrauchssteuern oder Strafen für verspätetes Formular 5500) | Arbeitgeber | |
| Kosten für die Korrektur von Planfehlern im Rahmen des EPCRS des IRS (z. B. VCP-Antragsgebühr) | Arbeitgeber, es sei denn, das EPCRS erlaubt die Verwendung von Sanierungsbeiträgen aus dem Verfallskonto | |
| Beendigung des Plans | Beratungs- oder Anwaltskosten, die bei der Entscheidung zur Beendigung des Plans anfallen | Arbeitgeber |
| Gebühren, die für die Durchführung der Beendigung des Plans anfallen (z. B. Auflösung von Anlagen und Treuhand) | Arbeitgeber oder der Plan | |
| Gebühren für die Befolgung der PBGC-Kündigungsverfahren für leistungsorientierte Pläne | Arbeitgeber oder der Plan | |
| IRS-Bestimmungsschreiben zur Planbeendigung | Arbeitgeber oder der Plan |
Zuweisung von Plankosten zu den Konten der Teilnehmer (Lesen Sie die Planunterlagen!)
Im Allgemeinen haben Plansponsoren einen beträchtlichen Ermessensspielraum bei der Bestimmung, wie die zu zahlenden Kosten des Plans zugewiesen werden. Wenn jedoch in den Planunterlagen festgelegt ist, wie bestimmte Aufwendungen zuzuordnen sind, ist der Planverwalter verpflichtet, die Planunterlagen zu befolgen. Wenn die Planunterlagen keine Angaben enthalten oder zweideutig sind, muss der Planverwalter die geeignete Zuweisungsmethode wählen.
Die Zuweisungsmethode muss umsichtig festgelegt werden und sollte die konkurrierenden Interessen der verschiedenen Gruppen von Teilnehmern und die Auswirkungen der verschiedenen Kostenverteilungsmethoden auf diese Interessen abwägen. Der Planverwalter handelt nicht im besten Interesse der Planteilnehmer, nur weil die Kostenverteilungsmethode eine Gruppe von Teilnehmern benachteiligt, vorausgesetzt, es gibt eine rationale Grundlage für die Wahl der Verteilungsmethode.
Welche Umlagemethode ein Planverwalter anwendet, hängt weitgehend davon ab, wie die Kosten dem Plan angelastet werden und aus welchem Grund die Kosten anfallen. Es gibt drei Hauptmethoden für die Zuordnung von Gebühren zu einem beitragsorientierten Plan, wie z. B. einem 401(k)-Plan: (i) anteilig, (ii) pro Kopf oder (iii) basierend auf der Nutzung durch die Teilnehmer.
- Pro-Rata-Methode - Die Pro-Rata-Methode ist in der Regel die gerechteste Verteilungsmethode. Die Kosten werden den Teilnehmerkonten auf der Grundlage des Kontostands jedes Teilnehmers zugewiesen. Wenn beispielsweise investitionsbezogene Gebühren auf der Grundlage der Kontostände berechnet werden, sollte der Planverwalter diese Gebühren nach der Pro-Rata-Methode zuweisen.
- Pro-Kopf-Methode - Die Pro-Kopf-Methode, bei der eine Ausgabe gleichmäßig auf die Teilnehmer des Plans aufgeteilt wird, kann eine sinnvolle Zuweisungsmethode für feste Verwaltungskosten, wie z. B. Buchführungsgebühren, sein. Wird dem Plan beispielsweise eine Gebühr für Dienstleistungen Dritter in Rechnung gestellt, die auf der Anzahl der Teilnehmer basiert, wäre es sinnvoll, diese Gebühren auf einer Pro-Kopf-Basis zu verteilen.
- Nutzung durch den Teilnehmer - Wie das DOL im Field Assistance Bulletin 2003-3 erläutert hat, können bestimmte Ausgaben den einzelnen Teilnehmerkonten auf der Grundlage der Nutzung belastet werden. So könnte ein Plan beispielsweise einzelne Teilnehmerkonten belasten, wenn dem Plan eine Gebühr für die Bearbeitung eines Härtefallentzugs, eines Teilnehmerdarlehens, einer Ausschüttungswahl oder für Ausgaben im Zusammenhang mit der Feststellung, ob es sich bei einer Verfügung in Bezug auf häusliche Beziehungen um eine qualifizierte Verfügung in Bezug auf häusliche Beziehungen gemäß ERISA (d. h. eine QDRO) handelt, entsteht.
Die DOL-Vorschriften verlangen insbesondere, dass die Zusammenfassung des Plans (SPD) eine Zusammenfassung aller Bestimmungen enthält, die dazu führen können, dass dem Konto eines Teilnehmers eine Gebühr oder ein Entgelt auferlegt wird, deren Zahlung eine Bedingung für den Erhalt von Leistungen ist. Das EPPD muss eine Erklärung enthalten, in der die Umstände genannt werden, die zur Aufrechnung oder Kürzung von Leistungen führen können, die ein Teilnehmer oder Begünstigter aufgrund der Leistungsbeschreibung vernünftigerweise vom Plan erwarten könnte. Wenn sich die Gebühren ändern können, kann das EPPD die Teilnehmer auf andere Angaben zu den Gebühren verweisen, z. B. auf die Angaben zu den Anlagegebühren. Wenn der Plan für QDRO-Bestimmungen Gebühren von den Konten der einzelnen Teilnehmer erhebt, müssen die QDRO-Verfahren und das EPD außerdem erklären, dass die Konten der einzelnen Teilnehmer belastet werden. Weitere SPD-Anforderungen und Empfehlungen finden Sie unter 401(k) Compliance Check #10: Magic Words - Best Practices for 401(k) Plan SPDs.
Anmerkung zu den jüngsten Rechtsstreitigkeiten über Verfallskonten
In den letzten Jahren gab es immer mehr Rechtsstreitigkeiten darüber, wie Plansponsoren das Verfallskonto ihres Plans verwenden. Im Allgemeinen kann ein Verfallskonto, das den unverfallbaren Teil des Kontoguthabens eines ehemaligen Arbeitnehmers nach fünf aufeinanderfolgenden einjährigen Unterbrechungen der Betriebszugehörigkeit umfasst, zur Zahlung von Planaufwendungen, zur Senkung der Arbeitgeberbeiträge oder zur Erhöhung der Arbeitgeberbeiträge verwendet werden. Der Plansponsor muss über die Verwendung des Verfallskontos vor Ende des Planjahres, in dem der Verfall eingetreten ist, oder in dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem der Verfall eingetreten ist, entscheiden.
Die meisten Plandokumente enthalten Bestimmungen darüber, wie Plansponsoren den Saldo des Verfallskontos verwenden können. Das Plandokument schreibt entweder vor, dass Verfallskonten auf eine bestimmte Art und Weise zu verwenden sind (z. B. zum Ausgleich von Plangebühren), oder es liegt im Ermessen des Planverwalters zu entscheiden, wie das Verfallskonto verwendet wird (z. B. kann es zum Ausgleich von Arbeitgeberbeiträgen oder zur Reduzierung von Plangebühren verwendet werden). In jüngeren Fällen haben Kläger argumentiert, dass der Planverwalter - wenn das Plandokument dem Planverwalter einen Ermessensspielraum einräumt - gegen seine ERISA-Treuhänderpflichten verstößt, wenn er das Verfallskonto zum Ausgleich von Arbeitgeberbeiträgen verwendet, anstatt die den Teilnehmerkonten berechneten Plangebühren auszugleichen.
Plansponsoren sollten die Bedingungen ihres Plandokuments überprüfen, um festzustellen, ob es im Ermessen des Planverwalters liegt, wie die Verfallskonten verwendet werden. Wenn die Planunterlagen dem Planverwalter einen Ermessensspielraum einräumen, sollte der Plansponsor eine Änderung des Plans in Erwägung ziehen, um diesen Ermessensspielraum aufzuheben und den Planverwalter zu verpflichten, das Verfallskonto in der gewünschten Weise zu verwenden. Da der Planverwalter die Bestimmungen des Plandokuments befolgen muss, gibt es eine starke Verteidigung gegen diese Verfallskontoansprüche, wenn der Planverwalter keinen Ermessensspielraum hat.
Schlussfolgerung
Für Planadministratoren ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, welche Ausgaben des Plans gemäß ERISA zu zahlen sind. Wenn Aufwendungen zu Lasten des Plans gehen, ist es wichtig, dass der Planverwalter auch eine rationale Grundlage für die von ihm gewählte Zuweisungsmethode hat. Plansponsoren sollten sorgfältig prüfen, wie ihr Plandokument zu zahlende Aufwendungen, Zuweisungsmethoden und die Verwendung von Verfallskonten behandelt. Falls es Unklarheiten oder Ermessensspielräume gibt, insbesondere in Bezug auf die Verwendung von Verfallskonten, sollten Plansponsoren in Erwägung ziehen, das Plandokument zu ändern, um rechtliche Risiken zu mindern und die Interessen der Teilnehmer zu schützen.
