Die Roth-Welle auffangen: Fallstricke bei der Gehaltsabrechnung und praktische Lösungen für die neue obligatorische Roth-Nachzahlungsanforderung für Altersversorgungspläne

Ab dem 1. Januar 2026 müssen Aufholbeiträge für "hoch bezahlte Teilnehmer" an 401(k), 403(b) und staatlichen 457(b) Pensionsplänen im Alter von 50+ auf Roth-Basis geleistet werden. Infolgedessen müssen Arbeitgeber feststellen, wer ein "hochbezahlter Teilnehmer" ist, und sicherstellen, dass die entsprechenden Aufholbeiträge als Roth-Beiträge gekennzeichnet sind - selbst wenn die ständige Aufholbeitragswahl eines Teilnehmers eine Vorsteuer ist. Der Internal Revenue Service (IRS) hat vor kurzem die endgültigen Vorschriften zur Umsetzung des obligatorischen Roth Catch-up veröffentlicht, die Druckpunkte für Gehaltsabrechnungssysteme, Pensionsplanverwahrer und Plansponsoren schaffen werden. Dieses Update fasst die neue obligatorische Roth-Catch-up-Vorschrift zusammen, hebt ausgewählte Punkte hervor, die von der Gehaltsabrechnung und der Personalabteilung zu berücksichtigen sind, und empfiehlt Lösungen zur Verringerung des Compliance-Risikos. 

Die neue obligatorische Roth-Nachhol-Regelung

Nach den endgültigen IRS-Bestimmungen muss ein nachholberechtigter Teilnehmer mit FICA-Löhnen, die von einem oder mehreren Arbeitgebern gezahlt wurden und im vorangegangenen Kalenderjahr über einem Lohnschwellenwert lagen (wie in Feld 3 des Formulars W-2 angegeben), alle nachholbaren Beiträge als Roth-Beiträge leisten. Die neue obligatorische Roth-Nachholregelung gilt für 401(k)-, 403(b)- und staatliche 457(b)-Pläne. Für das Jahr 2026 müssen Teilnehmer mit einem FICA-Gehalt von 150.000 USD oder mehr im Jahr 2025 alle Aufholbeiträge als Roth-Beiträge und nicht als Vorsteuerbeiträge leisten. Diese Regel gilt sowohl für normale Aufholbeiträge als auch für "Super"-Aufholbeiträge, die von Arbeitnehmern zwischen 60 und 63 Jahren geleistet werden können. 

Die FICA-Löhne eines Teilnehmers umfassen die vom Plansponsor (oder einem anderen am Plan teilnehmenden Arbeitgeber) gezahlten Löhne und können je nach Entscheidung des Plansponsors auf der Basis der einzelnen Unternehmen oder durch Zusammenfassung der FICA-Löhne, die von einigen oder allen am Plan teilnehmenden Arbeitgebern oder von einigen oder allen Unternehmen innerhalb der steuerlich kontrollierten Gruppe des Plansponsors gezahlt werden, unabhängig von der Teilnahme am Plan ermittelt werden. (Im Allgemeinen sollte der Plansponsor den Plan vor Ende des Kalenderjahres 2026 ändern, um seine Entscheidung zu berücksichtigen). Unabhängig davon, welche Entscheidung ein Plansponsor in dieser Hinsicht trifft, wirkt sich dies auch darauf aus, ob ein Teilnehmer weiterhin den obligatorischen Roth-Nachholregeln unterliegt. Entscheidet sich ein Plansponsor beispielsweise für den unternehmensbezogenen Ansatz, dann unterliegt der Teilnehmer den obligatorischen Roth-Catch-up-Vorschriften nur, solange er bei dem Unternehmen beschäftigt ist, das ihm FICA-Löhne oberhalb der Schwelle gezahlt hat.

Arbeitnehmer, die im Vorjahr keine FICA-Löhne vom Plansponsor (oder anderen teilnehmenden oder kontrollierten Gruppenarbeitgebern) gezahlt bekommen haben, wie z. B. neu eingestellte Arbeitnehmer, unterliegen nicht der Roth-Nachholpflicht für das folgende Jahr. 

Wie im Folgenden dargelegt, sollten Plansponsoren und die zuständigen Abteilungen mehrere Aspekte berücksichtigen, bevor sie Entscheidungen über Operationen und Planänderungen treffen.

Gehaltsabrechnungssysteme und Datenflüsse

Diese Roth-Nachholverpflichtung bringt mehrere potenzielle Herausforderungen für Arbeitgeber und ihre Plan-Dienstleister mit sich, darunter die folgenden. 

Für wen gilt die Vorschrift?

Zunächst müssen Plansponsoren und ihre Gehaltsabrechnungsabteilungen feststellen, wer unter die Roth-Catch-up-Regel fällt. Dazu muss die Lohnbuchhaltung über die korrekten FICA-Lohndaten des Vorjahres verfügen, um die betroffenen Teilnehmer zu identifizieren (möglicherweise einschließlich aller FICA-Löhne der steuerlich kontrollierten Gruppe). Arbeitgeber, die im Jahr 2025 den Lohnabrechnungsdienstleister gewechselt, eine Fusion oder Übernahme abgeschlossen (und infolgedessen mehrere Lohnabrechnungsdienstleister haben) oder eine Unternehmensumstrukturierung vorgenommen haben, müssen überprüfen, ob sie über vollständige und genaue FICA-Lohndaten für 2025 verfügen. Auch der Wechsel von Mitarbeitern innerhalb einer steuerlich kontrollierten Gruppe kann die Analyse der Lohnschwelleerschweren, je nachdem, welche Entscheidungen der Plansponsor zur Bestimmung der FICA-Löhne getroffen hat. Einzelpersonen oder Teams aus den Bereichen Lohnbuchhaltung, Personalwesen, Recht und Finanzen müssen sich möglicherweise darüber beraten, wie ihre Systeme derzeit die FICA-Löhne erfassen und wie sich der Wechsel von Arbeitnehmern zwischen Unternehmen auf die Ermittlung der FICA-Löhne auswirken kann, ebenso wie die Vorgehensweise, wenn neue Arbeitgeber erworben oder gegründet werden. Dies kann sich auf die Entscheidungen zur Bestimmung der FICA-Löhne auswirken. 

Bei Arbeitgebern, die ein anderes Unternehmen durch den Kauf von Vermögenswerten erwerben, erlauben die endgültigen Vorschriften dem Plansponsor, die FICA-Löhne des Vorgängerarbeitgebers (d. h. des Verkäufers der Vermögenswerte) mit denen des Nachfolgearbeitgebers (d. h. des Plansponsors/Käufers) zu kombinieren und die Summe so zu behandeln, als sei sie vom Nachfolgearbeitgeber gezahlt worden, um festzustellen, ob der Teilnehmer die FICA-Lohnschwelle im Jahr des Erwerbs erreicht hat, wenn der Nachfolgearbeitgeber ein einziges Formular W-2 einreicht, in dem die Löhne sowohl des Vorgänger- als auch des Nachfolgearbeitgebers angegeben sind (über das in der IRS Revenue Procedure 2004-53 beschriebene alternative Verfahren). Andernfalls würde die Lohnschwelle anhand der vom Nachfolgearbeitgeber gemeldeten Löhne bestimmt (wie in Feld 3 des Formulars W-2 angegeben).

Da die Löhne schwanken, kann auch die Einstufung als "hochbezahlter Teilnehmer" schwanken, und einige Arbeitnehmer werden unweigerlich von Jahr zu Jahr in diese Kategorie und ihre Beschränkungen hinein- oder herauswechseln.

Wird es fiktive Wahlen geben?

Eine weitere Herausforderung ist die Entscheidung, ob für gut verdienende Teilnehmer eine "fiktive" Roth-Nachholwahl eingeführt werden soll, vorausgesetzt, dass Ihr Gehaltsabrechnungssystem dies zulässt. Zum Hintergrund: Pläne, die Catch-up-Beiträge zulassen, tun dies in der Regel über eine separate Wahl (bei der die Teilnehmer eine separate Wahl für Catch-up-Beiträge treffen, die erst in Kraft tritt, wenn die Plangrenzen erreicht sind), eine vorläufige Wahl (ähnlich der separaten Wahl, außer dass die Catch-up-Beiträge sofort genommen werden, und wenn die Plangrenzen nicht erreicht werden, werden die Catch-up-Gelder wieder als reguläre Beiträge eingestuft) oder eine Spill-Wahl (bei der die Teilnehmer eine einzige Wahl treffen, die für die Vergütung gilt, bis die Plangrenzen erreicht sind, d. h. als reguläre Beiträge, und danach als Catch-up-Beiträge fortgesetzt wird). Die endgültigen Regeln erlauben es den Plansponsoren, die vorbesteuerten Catch-up-Beiträge eines hochbezahlten Teilnehmers ohne dessen Zustimmung in Roth-Beiträge umzuwandeln (d.h. automatisch umzuwandeln), unabhängig davon, ob der Plan eine separate, vorläufige oder Spill-Wahl verwendet. 

Um die Vorteile dieses fiktiven Ansatzes nutzen zu können, muss diesen Teilnehmern jedoch die Möglichkeit gegeben werden, eine neue Wahl zu treffen, die sich von der fiktiven Wahl unterscheidet, z. B. die Möglichkeit, keine weiteren Beiträge mehr aufzuschieben (keine Nachholbeiträge mehr zu leisten). Außerdem muss jede fiktive Wahl innerhalb eines angemessenen Zeitraums enden, nachdem die Person nicht mehr als hoch bezahlter Teilnehmer gilt.

Zu den Vorteilen des "deemed Roth"-Ansatzes gehören die Erleichterung des Verwaltungsaufwands für die Plansponsoren sowie die Möglichkeit, zwei Korrekturmethoden zu nutzen, die es ermöglichen, die vorbesteuerten Aufholbeiträge bei Bedarf in "Roth"-Beiträge umzuwandeln (anstatt einfach den "überschüssigen" Betrag aus dem Plan an den Teilnehmer zurückzuzahlen). Diese Korrekturen bestehen darin, dass die (um Gewinne oder Verluste bereinigten) Vorsteuer-Catch-up-Beiträge des betroffenen Teilnehmers auf sein Roth-Konto übertragen werden und dann entweder (1) der Roth-Beitragsbetrag (auf dem W-2-Formular des Teilnehmers für das betreffende Jahr, falls dieses noch nicht eingereicht oder vorgelegt wurde, oder (2) als planinterne Roth-Umwandlung behandelt wird, wenn die Korrektur bis zum letzten Tag des Jahres, das auf das Jahr folgt, für das die elektive Aufschiebung vorgenommen wurde, abgeschlossen ist). Dieser zweite Ansatz kann auch dann angewendet werden, wenn der Plan keine vom Teilnehmer gewählte planinterne Roth-Umwandlung vorsieht. (Die endgültigen Verordnungen verlangen keine Korrektur von Fehlern, die den Betrag von 250 $ (ohne Erträge) nicht überschreiten). Es kann eine der beiden oder beide Korrekturmethoden angewandt werden, wenn der Plan die gleiche Korrekturmethode auf ähnlich gelagerte Teilnehmer anwendet.

Was ist, wenn wir die vorgesehenen Wahlen nicht durchführen können oder wollen?

Obwohl es einige Vorteile für Plansponsoren geben kann, die eine fiktive Wahl einführen, ist dies nicht obligatorisch, und diese Möglichkeit hängt in gewissem Maße, wenn nicht sogar vollständig, von der Ausgereiftheit Ihres Lohnabrechnungssystems ab. Aber es ist noch nicht alles verloren, und wir sind bereits auf Situationen gestoßen, in denen Anbieter von Gehaltsabrechnungen eine fiktive Wahl nicht unterstützen können. In der Regel geben die Anbieter in solchen Fällen an, dass sie Verfahren einführen, die verhindern, dass hochbezahlte Teilnehmer Beiträge vor Steuern leisten, wie z. B. die Abschaltung von Beiträgen vor Steuern, sobald jemand die geltende Beitragsgrenze erreicht hat (z. B. die 402(g)-Grenze für 2026 in Höhe von 24.500 USD); in dieser Situation müsste der Teilnehmer, wenn er Beiträge nachholen möchte, die Roth-Catch-up-Methode wählen. Wenn diese Verfahren wie geplant funktionieren, sollten keine Fehler auftreten und die fehlende Möglichkeit, neue Korrekturverfahren zu nutzen, spielt keine Rolle. Selbst solche Präventivmaßnahmen erfordern jedoch eine Koordinierung, denn es muss kommuniziert und koordiniert werden, wer für das Jahr ein hoch bezahlter Teilnehmer sein wird, und es muss sichergestellt werden, dass die regulären (nicht nachholenden) Beiträge eingestellt werden, sobald die Obergrenze erreicht ist, und dass der Teilnehmer dann die Möglichkeit hat, Roth-Beiträge zu leisten, um die Nachholkategorie aufzufüllen. 

Mit welchen weiteren Herausforderungen wird Ihr Unternehmen konfrontiert sein?

Abgesehen von den oben genannten Herausforderungen können andere plan- und arbeitgeberspezifische Nuancen zusätzliche Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung verursachen. So könnten beispielsweise Pläne, die nicht über eine Roth-Funktion verfügen, auf den Widerstand hochbezahlter Teilnehmer stoßen, da diese Mitarbeiter keine Nachholbeiträge leisten können, weil sie dies nicht auf Vorsteuerbasis tun können, während Mitarbeiter, die keine hochbezahlten Teilnehmer sind, diese Möglichkeit weiterhin haben. Auch andere Fragen stellen sich, z. B. welche Programmierungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Personal- und Informationssysteme erforderlich sind und welche Tests oder Pro-forma-Gehaltsabrechnungen im Voraus durchgeführt werden können, um die Zahl der Fehler zu begrenzen. Auch wenn es unmöglich ist, alle Fragen im Voraus zu klären, können Gespräche mit dem Buchhalter, dem Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, den Personal- und Lohnabrechnungsabteilungen und den Rechtsberatern dazu beitragen, dass Plansponsoren Änderungen und andere Anpassungen besser vorhersehen und planen können.

Wie und wann werden Sie die Teilnehmer benachrichtigen und informieren?

Sobald die Plansponsoren entschieden haben, was sie tun werden, sollten sie die Planteilnehmer über diese neuen Regeln und die Art und Weise, wie der Sponsor sie umsetzen wird, informieren. All dies sollte vor dem Stichtag 1. Januar 2026 geschehen, damit die Teilnehmer ausreichend Zeit haben, Fragen zu stellen, sich mit ihren Steuer- oder Finanzberatern zu beraten und zu überlegen, ob sie die Art und Höhe ihrer Einzahlungen ändern wollen. Auch wenn die Plandokumente und Unterlagen wie die Zusammenfassungen der Pläne erst in einigen Monaten geändert werden müssen, sollten die Teilnehmer nicht im Ungewissen gelassen werden, und die Plansponsoren sollten mit ihren Buchhaltern und Rechtsberatern zusammenarbeiten, um Mitteilungen, E-Mail-Aktualisierungen und andere Mitteilungen jetzt und in der Zukunft vorzubereiten, um den bestmöglichen Übergang zu gewährleisten.

Schlussfolgerung und zu bedenkende Fragen

Für fast alle Arbeitgeber, die einen 401k-, 403(b)- oder staatlichen 457(b)-Plan anbieten, steht die obligatorische Roth-Nachholwelle bevor. Um die Welle aufzufangen, sollten Arbeitgeber noch heute mit ihrem Gehaltsabrechnungsdienstleister und ihrem Buchhalter sprechen. Für die meisten Arbeitgeber wird es zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen, wenn sie die Lohnabrechnung und den Rentenplan einfach so weiterführen wie bisher. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit Punkten, die Arbeitgeber mit ihrem Lohnbuchhaltungsanbieter, ihrem Datenverwalter und ihrem Rechtsbeistand durchgehen sollten:

1. Erlaubt unser Plan das Nachholen von Beiträgen und/oder Roth-Beiträge? Wenn der Plan zwar Aufholbeiträge, aber keine Roth-Beiträge zulässt, fügen wir dann für 2026 Roth-Beiträge hinzu oder verbieten wir gut verdienenden Teilnehmern, Aufholbeiträge zu leisten?

2. Verfügen wir über die notwendigen FICA-Daten für 2025, um die Teilnehmer zu identifizieren, die der neuen obligatorischen Roth-Nachholung im Jahr 2026 unterliegen? 

3. Kann unsere Gehaltsabrechnung ab dem 1. Januar 2026 "deemed Roth catch-ups" verwalten? Wenn nicht, können wir "deemed Roth catch-ups" zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Jahr 2026 verwalten? 

4. Was muss unser Buchhalter tun, um zu dokumentieren, wie die Roth-Nachzahlungen verwaltet werden? Müssen wir uns gegen die Roth-Aufholprämie entscheiden? 

5. Was (wenn überhaupt) haben wir den Teilnehmern mitgeteilt, wie diese neue Anforderung funktionieren wird? Wie viele Mitteilungen (und wann) sollten wir machen? 

6. Welche Fragen haben mein Unternehmen und mein Team in Bezug auf diese neuen Vorschriften, und wann werden wir sie mit unserem Buchhalter und unserem Rechtsbeistand besprechen?

Foleys Praxisgruppe für betriebliche Altersversorgung ist mit allen Aspekten des obligatorischen Roth Catch-up und der neuen IRS-Richtlinien vertraut, einschließlich der Auswirkungen auf die Lohnabrechnungsprozesse, die Arbeitsabläufe der Buchhalter, die Kommunikation mit den Teilnehmern und andere Funktionen der Arbeitgeber, die die Pläne sponsern. Foley nutzt diese Erfahrung routinemäßig, um alle Arten von Mandanten zu den Nuancen zu beraten, die mit der Verwaltung von Altersversorgungsplänen in einem sich ständig ändernden regulatorischen Umfeld verbunden sind, einschließlich in den komplexen Zusammenhängen von Integration nach einer AkquisitionBehebung vergangener und Vermeidung zukünftiger Compliance-Problemebei der Auflösung von Pensionsplänen und vielem mehr.