Sie haben eine Mitteilung über einen Verstoß von der CPSC erhalten – was nun?

Jedes Jahr nutzt die US-amerikanische Verbraucherschutzbehörde (Consumer Product Safety Commission, „CPSC“ oder „Kommission“) ihr Importüberwachungsprogramm, untersucht den Markt und überprüft Berichte von Verbrauchern und Unternehmen, um Verstöße gegen die von ihr durchgesetzten Bundesgesetze, Vorschriften und verbindlichen Normen zu identifizieren.¹ Die CPSC stellt Tausende von „Verstoßmeldungen“ aus.² in denen mutmaßliche Verstöße aufgeführt sind und der betreffende Hersteller, Importeur oder Einzelhändler aufgefordert wird, bestimmte Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. 

Für viele Unternehmen in der Konsumgüterindustrie kann der Erhalt einer Mitteilung über einen Verstoß („Notice of Violation“, NOV) beängstigend sein. Mit einem Verständnis für den Zweck und den Prozess der CPSC in Bezug auf NOVs und der Umsetzung bestimmter bewährter Verfahren können Unternehmen den Erhalt einer NOV jedoch als Gelegenheit nutzen, um eine gute Beziehung zur CPSC aufzubauen und bestehende Compliance-Praktiken zu festigen und zu stärken. Letztendlich können Unternehmen durch die Reaktion auf eine NOV zwei Ziele erreichen: (1) sicherstellen, dass nur sichere, konforme Produkte auf dem Markt sind, und (2) Geschäftsrisiken und Haftungsrisiken reduzieren.

Ich habe eine NOV erhalten: Was ist das? 

Eine NOV (manchmal auch als „Notice of Noncompliance“ (Mitteilung über die Nichteinhaltung) oder an Einreisehäfen als „Letter of Advice“ (Mitteilung) bezeichnet) wird vom CPSC-Büro für Konformität im Rahmen der Untersuchungs- und Durchsetzungsbefugnisse der Kommission ausgestellt.³ Jede NOV umfasst in der Regel zwei Komponenten:⁴

1. Eine Behauptung der Nichteinhaltung unter Angabe des Bundesgesetzes, der Verordnung und/oder der verbindlichen Norm, gegen die angeblich verstoßen wurde, wie beispielsweise das Gesetz über die Sicherheit von Verbraucherprodukten, das Bundesgesetz über gefährliche Stoffe oder das Gesetz über brennbare Stoffe; und
2. Beantragte Korrekturmaßnahmen, in denen die von der CPSC gewünschten Schritte zur Behebung der mutmaßlichen Nichtkonformität aufgeführt sind, darunter möglicherweise:
   • Korrektur der zukünftigen Produktion. Die CPSC kann ein Unternehmen auffordern, das Design oder den Herstellungsprozess eines Produkts zu korrigieren, um einen festgestellten Mangel zu beseitigen oder eine verbindliche Sicherheitsnorm zu erfüllen, während der Vertrieb oder Verkauf des aktuellen Lagerbestands innerhalb der Vereinigten Staaten weiterhin gestattet ist.
   • Beschlagnahmung von Produkten. Die Produktedürfen nicht in die Vereinigten Staaten eingeführt oder dort vertrieben werden. Über die endgültige Verwertung der beschlagnahmten Produkte entscheidet die US-Zoll- und Grenzschutzbehörde (CBP).
   • Bedingte Freigabe der Produkte. Die Produktewerden unter Auflagen an ein bestimmtes Zolllager geliefert, wo sie unter Quarantäne gestellt werden und ohne vorherige Genehmigung der CPSC weder verkauft, vertrieben noch transportiert werden dürfen. Die Produkte müssen anschließend so überarbeitet werden, dass sie den Vorschriften entsprechen, oder vernichtet werden.
   • Überholung. Das Unternehmen mussdie Produkte überarbeiten, damit sie den vorgeschriebenen Sicherheitsanforderungen entsprechen.
   • Vernichtung. Das Unternehmen muss dieProdukte auf eigene Kosten so vernichten, dass sie unbrauchbar werden und gemäß den Umweltvorschriften entsorgt werden können. Die Vernichtung muss innerhalb von 30 Kalendertagen abgeschlossen sein, und es können zusätzliche Anforderungen zur Überprüfung gestellt werden, wie z. B. die Vorlage von Dokumenten oder die Zustimmung zu einer Inspektion.
   • Verkaufsstopp. Das Unternehmen mussden Verkauf, den Vertrieb und den Import des Produkts unverzüglicheinstellen und alle künftigen Produktionen korrigieren. Das Unternehmen muss außerdem Händler und Einzelhandelsnetzwerke darüber informieren, dass das Produkt gegen bundesstaatliche Sicherheitsvorschriften verstößt und dass der weitere Vertrieb und Verkauf des Produkts gegen Bundesgesetze verstößt.
   • Betriebsunterbrechung. Das Unternehmen mussden Betrieb des genannten Produkts einstellen, was auch die Schließung der Produktionsstätte, in der das Produkt hergestellt wird, einschließen kann.
   • Rückruf. Das Unternehmen muss dasProdukt aus dem Vertrieb nehmenund den Verbrauchern eine kostenlose Rückrufmaßnahme anbieten, beispielsweise eine Rückerstattung oder einen Ersatz. Das Unternehmen muss außerdem unverzüglich einen Verkaufsstopp verhängen und die angeforderten Informationen vorlegen.

Die meisten festgestellten Verstöße zwischen 2016 und 2019 betrafen die Anforderungen an die Kennzeichnung (26 %), Blei in Kinderprodukten (20 %) und die Anforderungen an Zertifikate von Drittanbietern (11 %).⁵

Ich habe eine NOV erhalten: Welche Möglichkeiten habe ich?

Nicht jede NOV führt zu einem Rückruf, einer Beschlagnahmung oder einer Produktvernichtung, unabhängig davon, ob dies von der CPSC verlangt wird oder nicht. Nach Erhalt einer NOV hat der Empfänger zwei Antwortmöglichkeiten: zustimmen oder anfechten.⁶

Wenn der Empfänger mit den Feststellungen der CPSC einverstanden ist mit den Feststellungen der CPSC einverstanden ist, kann das Unternehmen die in der NOV dargelegten Korrekturmaßnahmen akzeptieren oder mit der CPSC alternative Korrekturmaßnahmen aushandeln. Die CPSC überwacht in der Regel die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen und schließt den Fall, sobald die Maßnahmen „angemessen” umgesetzt wurden.

Wenn der Empfänger beschließt, die die Feststellungen und/oder vorgeschlagenen Korrekturmaßnahmen der CPSC anzufechten, sollte er umgehend reagieren und die Gründe für seine Ablehnung klar darlegen. Eine umgehende Reaktion eröffnet einen Dialog mit der CPSC und ermöglicht es dem Unternehmen, Fragen zu beantworten, mögliche Missverständnisse auszuräumen und Fehlkommunikation zu vermeiden. Das Unternehmen kann auch eine informelle Anhörung beim Office of Compliance beantragen, insbesondere wenn die Gespräche ansonsten in eine Sackgasse geraten.

Manchmal ist die Entscheidung klar, doch oft muss das Unternehmen bei der Entscheidung, wie es reagieren soll, mehrere Faktoren berücksichtigen, von denen einige das Unternehmen in unterschiedliche Richtungen ziehen können. In jedem Fall gibt es zwei Ziele: (1) nur sichere, konforme Produkte auf dem Markt zuzulassen und (2) Geschäftsrisiken und Haftungsrisiken zu reduzieren. Durch die Umsetzung von Best Practices können NOV-Empfänger beide Ziele erreichen.

Ich habe eine NOV erhalten: Was soll ich tun? 

Bei der Bewertung einer NOV und der Festlegung einer angemessenen Reaktion sollten Unternehmen erfahrene Rechtsberater hinzuziehen, alle Risiken verstehen und bewerten und aktive Schritte zur Umsetzung bewährter Verfahren unternehmen. Beispiele hierfür sind:

• Reagieren Sie umgehend und professionell.Bestätigen Sie unverzüglich den Erhalt der Mitteilung, danken Sie der CPSC dafür, dass sie Sie auf die Angelegenheit aufmerksam gemacht hat, und geben Sie an, dass Sie das gemeldete Problem prüfen. Eine zeitnahe, respektvolle Kommunikation schafft eine produktive Atmosphäre.
• Benennen Sie einen zentralen Ansprechpartner.Beauftragen Sie einen Compliance-Beauftragten oder Rechtsberater mit der Kommunikation mit der CPSC bezüglich der NOV. Dies gewährleistet Konsistenz und Pünktlichkeit, verringert das Potenzial für Missverständnisse und vermittelt organisatorische Disziplin.
• Setzen Sie Ihre proaktiven und reaktiven Compliance-Pläne um. StarkeCompliance-Programme und -Praktiken sollten proaktive und reaktive Compliance-Pläne umfassen, die die Überprüfung neuer Produkte, die Prüfung bestehender Produkte, die Pflege relevanter Unterlagen und schrittweise Prozesse zur Behebung von Produktsicherheitsproblemen umfassen. Die Umsetzung dieser Pläne hilft Ihnen, tatsächliche und wahrgenommene Sicherheitsrisiken und Verstöße gegen Vorschriften zu bewerten.
• Teilen Sie relevante Compliance-Dokumente. Stellen Sie freiwillig die CPSC-Prüfberichte, Produktspezifikationen und Qualitätskontrollaufzeichnungen zur Verfügung, um Ihre Sicherheitsverpflichtungen zu untermauern. Damit können Sie Compliance, Transparenz und guten Glauben demonstrieren.
• Beteiligen Sie sich an der gemeinsamen Problemlösung.Bieten Sie mögliche Lösungen oder praktische Alternativen an. Wenn Sie zeigen, dass Sie Sicherheit ernst nehmen, kann dies die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch die CPSC beeinflussen.
• Erwägen Sie persönliche oder virtuelle Treffen. Treffen mit Mitarbeitern der CPSC können das Unternehmen und die Personen, die an der Lösung des Problems arbeiten, menschlicher erscheinen lassen, Missverständnisse schnell ausräumen und dazu beitragen, eine dauerhafte Beziehung aufzubauen.
• Bewerten Sie Ihre Compliance-Kultur. Nutzen Siedies als Gelegenheit, Ihre aktuellen Compliance-Praktiken zu bewerten, bewährte Verfahren zu festigen und Praktiken zu stärken, die möglicherweise nicht wie beabsichtigt funktioniert haben. Starke Compliance-Programme und -Praktiken fördern eine Compliance-Kultur, stellen Sicherheit vor Umsatz und schaffen Anreize für interne Meldungen.

Durch die Umsetzung dieser bewährten Verfahren können Unternehmen ein proaktives, vertrauensvolles Engagement gegenüber der CPSC demonstrieren, eine gute Beziehung aufbauen, Missverständnisse vermeiden, bestehende Compliance-Verfahren festigen und stärken und letztendlich Geschäftsrisiken und Haftungsrisiken reduzieren, indem sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass unsichere und nicht konforme Produkte auf den Markt gelangen, und potenzielle zukünftige Störungen durch NOVs begrenzen.

Weitere Informationen darüber, wie sich eine NOV auf Ihr Unternehmen auswirken kann und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um auf eine NOV zu reagieren und das Risiko einer NOV zu verringern, erhalten Sie von Foley & Lardner's Team für Verbraucherprodukte.