Es ist wieder soweit

Es ist wieder soweit...

Wenn Sie diesen Ausdruck hören, denken Sie wahrscheinlich nicht an die Einhaltung von Personalvorschriften. Aber das Ende des Jahres 2025 ist ein guter Zeitpunkt – selbst mitten in der Weihnachtszeit –, um zurückzublicken auf das, was geschehen ist, was 2025 noch zu tun ist, und um einen Blick auf das Jahr 2026 zu werfen. 

Hier sind einige Punkte, die wir zu Beginn des neuen Jahres berücksichtigen sollten: 

1. Bewerten Sie „Grenzfälle“, um festzustellen, ob Mitarbeiter korrekt als „befreit“ oder „nicht befreit“ eingestuft sind. Fragen Sie, ob sich die Aufgaben einer bestimmten Position im Laufe des Jahres so verändert haben, dass ein Mitarbeiter die „Aufgabentest“-Kriterien nicht mehr erfüllt. Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Gehaltsgrenzen für befreite Mitarbeiter eingehalten werden.
2. Haben Sie einen vollständigen Überblick darüber, wo Ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten und ob es spezifische gesetzliche Anforderungen für Remote-Mitarbeiter gibt? Sind Sie verpflichtet, für diese Remote-Mitarbeiter eine Arbeitsunfallversicherung oder Arbeitslosenversicherung abzuschließen?
3. Wurden die erforderlichen Berichte wie EEO-1-Formulare und AAP-Pläne ausgefüllt und eingereicht?
4. Verwenden Sie KI im Einstellungsprozess? Wenn ja, unterliegen Sie Gesetzen, die KI speziell in Ihrer Gerichtsbarkeit regeln?
5. Verfügen Sie über fundierte Kenntnisse der Arbeitsgesetze, die 2025 in Ihrem Zuständigkeitsbereich verabschiedet wurden und bereits in Kraft getreten sind oder bald in Kraft treten werden? Haben Sie Richtlinien und Systeme eingeführt, um die Einhaltung dieser Gesetze sicherzustellen?
6. Sind Sie bereit für neue Gesetze, die 2026 in Ihrem Zuständigkeitsbereich in Kraft treten werden? Einige Bundesstaaten werden dabei aktiver sein als andere. Wie wir bereits berichtet haben, gibt es beispielsweise in Minnesota ein neues Gesetz über bezahlten Urlaub , das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt, und Colorado hat ein Gesetz zur Familien- und Krankenversicherung (FAMLI) jetzt auch den Aufenthalt der Kinder von Arbeitnehmern auf der Neugeborenen-Intensivstation (NICU) abdecken. Zusätzlich zu den neuen Urlaubsgesetzen haben die Bundesstaaten neue Gesetze zu Themen wie Tarifverhandlungen für Gig-Worker, die Ausweitung von Lohngleichheitsgesetzen, die die Offenlegung von Lohninformationen (auch bekannt als „Lohntransparenz”) vorschreiben, die Ausweitung der Lohn-Datenberichterstattung, dem Recht auf Rückerstattung von Schulungskosten, wenn Arbeitnehmer vor Ablauf einer bestimmten Zeit ausscheiden, Einschränkungen oder Erweiterungen der Durchsetzung von Wettbewerbsverboten, Einschränkungen von Geheimhaltungs- und Nicht-Herabsetzungsbestimmungen in Aufhebungsverträgen sowie Anforderungen an die Veröffentlichung und Verfügbarkeit von Informationen für Arbeitnehmer. (Diese Liste ist nicht vollständig.) Informieren Sie sich in Ihrem Bundesstaat und Ihrer Gemeinde über kürzlich erlassene Gesetze oder Gesetze, die bald in Kraft treten werden.
7. Überprüfen Sie den Mindestlohn in Ihrem Bundesstaat für 2026 und planen Sie eventuelle Erhöhungen in Ihrem Budget ein.
8. Überprüfen Sie die Berechtigung Ihrer Mitarbeiter, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Mit anderen Worten: Wie effektiv ist Ihre I-9-Compliance? Vergewissern Sie sich, ob Sie E-Verify-Anforderungen unterliegen. Beispielsweise erwägt der Gesetzgeber in Florida HB 197, der, wenn er in Kraft tritt, alle privaten Arbeitgeber (unabhängig von ihrer Größe) zur Nutzung von E-Verify verpflichten würde.
9. Wenn ein Personalabbau prognostiziert wird, überlegen Sie, ob die Meldepflichten gemäß dem WARN Act des Bundesstaates oder der Bundesregierung gelten und erfüllt werden. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die erforderliche Kündigungsfrist einzuhalten, bevor Sie den Personalabbau umsetzen.
10. Erwägen Sie die Durchführung einer Vergütungsstudie, um die Lohngleichheit und Marktaussichten für Mitarbeiter und Positionen zu ermitteln.
11. Stellen Sie die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicher, darunter Datenschutz, elektronische Überwachung von Mitarbeitern, Benachrichtigungen bei Datenschutzverletzungen, Einwilligung zur Verwendung von Bildern auf Unternehmenswebsites und in der Unternehmenskommunikation usw.

Die obige Liste soll nicht die Weihnachtsstimmung trüben. Sie soll lediglich daran erinnern, dass Arbeitgeber stets über die aktuellen und künftigen Gesetze informiert sein müssen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelten. Die Bestimmungen unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat und von Gemeinde zu Gemeinde, ebenso wie die Verpflichtungen selbst zwischen verschiedenen Branchen oder Arten von Arbeitgebern. 

Alle Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, die Einhaltung der sich ständig ändernden rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen, in denen sie tätig sind, sicherzustellen.

Und damit wünschen wir Ihnen schöne Feiertage!