Evitar multas iniciando el proceso I-9 con antelación. Pero no demasiado pronto...

Como hemos señalado en publicaciones anteriores, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) ha estado llevando a cabo inspecciones agresivas del formulario I-9 e imponiendo multas récord (alrededor de 12,5 millones de dólares al año) como parte de su plan estratégico plurianual. Los empleadores no deben hacer caso omiso de este aumento en la actividad de control y sería prudente que se defendieran mejorando su cumplimiento. Una de las principales preocupaciones debe ser la cumplimentación oportuna del formulario I-9 de verificación de elegibilidad para el empleo. El empleador dispone de un plazo muy breve para completar el proceso del formulario I-9 con el nuevo empleado: antes del primer día de trabajo para la sección 1 (la sección del empleado) y antes del tercer día hábil tras el inicio del empleo para la sección 2 (la sección del empleador). La presentación tardía de los formularios I-9 constituye una infracción grave. El empleador no puede eludir una infracción grave alegando que intentó cumplir de buena fe.

En respuesta a estos estrictos requisitos, algunos empleadores están comenzando el proceso I-9 antes del primer día de empleo de un nuevo empleado. Si bien el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Departamento de Justicia (DOJ) permiten este enfoque, completar el formulario I-9 con anticipación no es una solución perfecta. De hecho, un empleador puede incurrir en nuevas infracciones si no tiene cuidado. A continuación, se incluyen algunos consejos para los empleadores que deseen comenzar el proceso I-9 con anticipación:

• Nunca solicite completar el formulario I-9 hasta que el solicitante haya aceptado la oferta de trabajo: Las normas contra la discriminación prohíben a los empleadores utilizar el formulario I-9 para descartar a los solicitantes de empleo. El empleador debe decidir primero que desea contratar al solicitante. Una vez que el solicitante haya aceptado la oferta de trabajo, el empleador podrá iniciar el proceso del formulario I-9.
• Implemente este proceso de manera uniforme: solicite a todas las personas que hayan aceptado una oferta de trabajo que inicien el proceso I-9 antes del primer día de empleo. Las solicitudes selectivas para completar el I-9 antes de tiempo pueden dar lugar a acusaciones de discriminación y multas en virtud de las normas I-9.
• Los empleadores que utilizan E-Verifydeben seguir las normas de E-Verify tras completar el formulario I-9: los empleadores que utilizan E-Verify pueden abrir una investigación de E-Verify tras completar el formulario I-9. Si la investigación de E-Verify se abre antes de que comience el empleo y el resultado de E-Verify es una no confirmación provisional («TNC») o una retención del DHS/SSA, es posible que la investigación de E-Verify no se resuelva antes de la fecha de inicio prevista. El empleador no puede retrasar el inicio del empleo cuando el nuevo empleado aún se encuentra dentro del período permitido por el programa E-Verify para resolver la investigación de E-Verify.
• No comience el proceso del formulario I-9 demasiado antes de la fecha de inicio del empleo: no debe haber una diferencia significativa entre la finalización anticipada del formulario I-9 y el inicio del empleo. Los intervalos significativos crean la posibilidad de que haya entradas incorrectas o faltantes en el formulario I-9 (por ejemplo, la fecha de inicio puede ser desconocida o cambiar, y el empleador puede no actualizar la sección 2 del formulario I-9 con la información correcta). El solicitante de empleo también puede cambiar de opinión, lo que hará que el empleador tenga formularios I-9 de personas que nunca fueron empleados. En el caso de los empleadores que utilizan E-Verify, la División de Supervisión y Cumplimiento de E-Verify del Departamento de Justicia y del Departamento de Seguridad Nacional puede sospechar que el empleador está haciendo un uso indebido de E-Verify. Estas agencias pueden investigar si el empleador está utilizando la cumplimentación anticipada del formulario I-9 y E-Verify para seleccionar a los solicitantes de empleo, en lugar de para verificar la autorización de empleo tras una oferta de trabajo legítima y aceptada.
• Conceda al nuevo empleado tres días hábiles tras el inicio del empleo para presentar un documento de la Lista A O un documento de la Lista B y un documento de la Lista C de la Lista I-9 de documentos aceptables (que verifiquen la identidad y la elegibilidad para el empleo). Las normas del formulario I-9 permiten al empleador hasta tres días hábiles después del inicio del empleo para completar la sección 2, introduciendo la información sobre los documentos del nuevo empleado de la Lista A O la Lista B y la Lista C. Es posible que el nuevo empleado certifique en la sección 1 que está autorizado para trabajar en los Estados Unidos, pero no presente los documentos de identidad y elegibilidad para el empleo antes del primer día de trabajo. El empleador puede animar al nuevo empleado a presentar los documentos que elija lo antes posible. Si no lo hace, lo mejor es conceder al nuevo empleado el plazo completo (tres días hábiles después del inicio del empleo) para presentar los documentos del formulario I-9. Si el nuevo empleado no presenta los documentos válidos al final de los tres días hábiles, el empleador puede rescindir el contrato por no haber completado el proceso de verificación del formulario I-9.

Por último, completar el formulario a tiempo es solo una parte del cumplimiento del I-9. Lo que se indica en el formulario I-9 es tan importante como cuándo se indica. Los formularios I-9 completados a tiempo y correctamente son la clave para evitar multas significativas durante una inspección del I-9 por parte del ICE.