Los requisitos para las bajas remuneradas por enfermedad comienzan a parecerse a un mosaico legislativo sin sentido.
La proliferación de leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad (PSL) a nivel estatal y local, con disposiciones diferentes y a veces contradictorias, plantea retos de cumplimiento para los empleadores que operan en varios estados.El artículo de la semana pasada presentaba una serie de aspectos que suelen abordarse en las leyes u ordenanzas sobre PSL. Esta semana, ofrecemos algunas consideraciones generales sobre políticas para ayudar a los empleadores que se enfrentan a obligaciones de cumplimiento en múltiples jurisdicciones.
El punto de partida básico es determinar si se puede utilizar una política «única para todos» y si tiene sentido hacerlo. La respuesta dependerá del número de ubicaciones implicadas, de las diferencias entre los requisitos de cada jurisdicción y de la importancia de contar con una política única. Intentar aplicar una política única significa comprometerse con las opciones más generosas (favorables para los empleados) en cada jurisdicción, incluidas aquellas ubicaciones en las que la ley no exige tal nivel de generosidad.
Para una empresa nacional con sede en el condado de Montgomery, Maryland, por ejemplo, esto significa decidir si está dispuesto a permitir que cada empleado tenga hasta 80 horas de baja remunerada por enfermedad al año, el límite máximo permitido por la ley del condado de Montgomery. (La baja potencial es aún mayor para los empleadores nacionales del sector hotelero, ya que Los Ángeles exige a dichos empleadores que permitan 96 horas de baja remunerada al año). Un empleador con solo dos sedes cubiertas por la PSL puede enfrentarse al mismo dilema si una de las sedes se encuentra en el condado de Montgomery, Maryland. (El máximo de permisos permitidos al año suele oscilar entre 24 y 40 horas para la mayoría de las leyes de PSL).
Al tomar esta decisión, pregúntese en qué medida la empresa valora la uniformidad en toda su organización en comparación con la importancia de minimizar los costes asociados a los requisitos de PSL. Por lo general, habrá una o dos jurisdicciones (a menudo en California) que tengan políticas especialmente generosas y es posible que la empresa no quiera ofrecer ese nivel de prestaciones a todos los empleados. Un enfoque más adecuado para la mayoría de los empleadores que operan en varios estados podría ser una política «única para todos» que permita variaciones para jurisdicciones concretas.
Otra pregunta habitual es si se puede utilizar la política actual de vacaciones pagadas (PTO) o permisos para cumplir con los requisitos de PSL. Aunque esto suele estar permitido (y suena atractivo), limitarse a utilizar las vacaciones pagadas puede tener algunas consecuencias no deseadas, principalmente limitar la capacidad de exigir un aviso previo. El uso de un único tipo de permiso significará que las prohibiciones del PSL de exigir un aviso previo o documentación justificativa se aplicarán a TODOS los usos de ese tipo de permiso. (Recuerde que la mayoría de las leyes del PSL exigen que se permita al empleado ausencias no planificadas basándose simplemente en la declaración del empleado de que necesita tiempo libre para un fin cubierto).
En teoría, una empresa podría tener dos tipos de PTO: una vez que un empleado agotara el PTO «sin previo aviso», se aplicarían los requisitos normales de previo aviso y otros requisitos. Pero etiquetar ambos grupos como PTO parece ser una invitación a los problemas y la confusión. Una opción más práctica es tener al menos dos tipos de permisos, independientemente de la etiqueta. Por ejemplo, una empresa puede seguir utilizando las etiquetas tradicionales de vacaciones y baja por enfermedad, utilizar las etiquetas PTO y PSL, o incluso tener tres categorías de permisos: vacaciones, personales y PSL. Independientemente de la etiqueta, puede haber diferentes normas para cada categoría de permiso.
El proverbial diablo está en los detalles. Como se discutió la semana pasada, las variables clave en las leyes de PSL que hay que tener en cuenta incluyen la tasa de acumulación de bajas por enfermedad, el máximo de bajas permitidas al año, el traspaso de bajas al año siguiente, los motivos que dan derecho a baja y los requisitos de notificación. A la hora de elaborar una política:
- Determinar los empleados que tendrán derecho a PSL, el número mínimo de horas necesarias para tener derecho a PSL y cuándo entra en vigor la elegibilidad.
- Determinar la cantidad máxima de PSL por año, la tasa de acumulación, la política de transferencia (úsalo o piérdelo o págalo) y si el PSL acumulado se pagará al finalizar la relación laboral.
- Determinar las circunstancias que darán derecho al PSL, los incrementos por uso y la notificación requerida.
No olvide realizar las publicaciones necesarias en un lugar visible (o publicarlas electrónicamente, si está permitido). Por último, forme al personal necesario para que aplique la política de forma adecuada y coherente, con el fin de evitar o minimizar la posibilidad de reclamaciones por represalias. La mayoría de las leyes sobre PSL prohíben específicamente las represalias por utilizar o solicitar PSL.
Dada la complejidad de las leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad, se recomienda a los empleadores que consulten con un abogado laboralista para asegurarse de que las políticas de bajas cumplen no solo con las leyes aplicables en materia de bajas remuneradas por enfermedad (y con las disposiciones que puedan entrar en conflicto), sino también con otras obligaciones legales.