Al despedir a un empleado, el empleador debe crear documentación que muestre el motivo y las circunstancias relacionadas con el despido. La documentación tiene dos propósitos. En primer lugar, ayuda al empleador a recordar por qué despidió al empleado, especialmente en situaciones en las que los responsables de la decisión original ya no trabajan para el empleador. En segundo lugar, ayudará al empleador a defenderse de las impugnaciones a la decisión de despido (por ejemplo, una demanda por discriminación). Por ejemplo, si el empleador dispone de documentación contemporánea que demuestre que despidió a un empleado por una razón legítima, como el incumplimiento de las prácticas de seguridad, dicha documentación dará credibilidad a la versión de los hechos del empleador y ayudará a desacreditar la afirmación del empleado de que el despido se debió a una razón diferente e improcedente.
Hay varios enfoques que un empleador puede adoptar a la hora de documentar el motivo de un despido. Clasificados de menos a más útiles, incluyen:
- Documentación que indica erróneamente el motivo real del despido (por ejemplo, escribir que la empleada fue despedida debido a la eliminación de su puesto de trabajo, cuando en realidad fue despedida por prácticas laborales inseguras). Ya hemos comentado anteriormente los problemas y riesgos que genera este tipo de documentación: un empleador no debe cometer este error.
- Sin documentación. Obviamente, no tener documentación no ayuda al empleador a recordar por qué despidió al empleado y no contribuye en nada a reforzar la credibilidad de su versión de los hechos.
- Una declaración de una sola frase, por ejemplo: «Joe fue despedido por realizar prácticas laborales inseguras». Sin duda, esto es mejor que nada, pero no servirá de mucho para refrescar la memoria.
- Un resumen que incluya el motivo de la rescisión y un breve resumen de las circunstancias relacionadas con la misma. Por ejemplo:
«El 30 de mayo de 2018, la empresa llevó a cabo una investigación sobre la conducta de Joe. Durante la investigación, tres empleados (Sam Smith, Sara Jones y Mike Miller) confirmaron que el 30 de mayo vieron a Joe retirar las protecciones obligatorias de la máquina X y luego operar la máquina sin las protecciones. Esta conducta requiere el despido según las normas de la planta. Por lo tanto, el contrato de Joe fue rescindido con efecto a partir del 1 de junio de 2018».
Este tipo de resumen ayudará a refrescar la memoria y a establecer credibilidad. Una advertencia: tenga cuidado de evitar el enfoque «de todo y más». Un resumen breve es útil, pero no es necesario exagerar. Un resumen demasiado largo corre el riesgo de contener errores.
