Las prestaciones por permiso familiar y médico remunerado estarán disponibles a partir del 1 de enero de 2021: lo que deben hacer los empleadores de Massachusetts para prepararse

Massachusetts pronto se unirá a la creciente lista de estados que exigen permisos familiares y médicos remunerados para los empleados. A partir del 1 de enero, los empleados de Massachusetts tendrán derecho a recibir las prestaciones establecidas por la nueva ley de permisos familiares y médicos remunerados (PFML) de la Commonwealth.   La PFML ofrece permisos remunerados a las personas que se enfrentan a una crisis de salud, que están estableciendo vínculos con un hijo o que cuidan de un familiar enfermo. Los empleadoresde Massachusetts deben tomar medidas ahora para asegurarse de que pueden cumplir con sus obligaciones en materia de PFML cuando llegue el nuevo año. Esta publicación ofrece una breve descripción general de la PFML y las medidas que deben tomar los empleadores.

Descripción general de PFML

Los empleadores pueden cumplir con la PFML: (1) participando en el plan estatal, que se financia con un impuesto estatal; (2) administrando un plan privado (ya sea autofinanciado o a través de una aseguradora externa) que debe ser aprobado por el estado y ofrecer prestaciones iguales o mejores a los empleados.

La PFML da derecho a los empleados cubiertos a tomar hasta 26 semanas de licencia remunerada por cualquiera de las siguientes razones que cumplan los requisitos:

• Hasta 20 semanas de licencia remunerada para tratar la afección médica grave del empleado.

   

• Hasta 12 semanas de licencia remunerada para crear vínculos con un niño después de su nacimiento, adopción o acogida en un hogar de acogida.

   

• Hasta 12 semanas debido a una emergencia que reúna los requisitos y esté relacionada con un familiar en servicio activo; y

   

• Hasta 26 semanas para cuidar a un familiar que sea miembro del servicio cubierto.

Las prestaciones restantes del PFML estarán disponibles a partir del 1 de julio de 2021, fecha en la que las personas cubiertas también tendrán derecho a hasta 12 semanas de permiso remunerado para cuidar a un familiar con una enfermedad grave.

Las prestaciones por baja están financiadas por las cotizaciones de los empleadores, que se calculan en función del número de empleados. Los empleadores pueden deducir parte de las cotizaciones obligatorias de los salarios de los empleados. En el caso de las bajas por enfermedad, los empleadores no pueden deducir más del 40 % de la cotización obligatoria de los salarios. En el caso de las bajas por motivos familiares, pueden deducir hasta el 100 %.

Se espera que un empleado que se acoja a una licencia PFML avise a su empleador con al menos 30 días de antelación. Debe indicar la fecha prevista de inicio de la licencia, la duración prevista de la misma y la fecha prevista de reincorporación. Por supuesto, los empleadores deben ser flexibles cuando circunstancias atenuantes hagan inviable el aviso con 30 días de antelación.

Por otro lado, los empleadores de Massachusetts están obligados a reincorporar a un empleado que regresa al trabajo después de una baja médica o familiar a su puesto anterior a la baja. Esto incluye el estatus laboral, el salario, las prestaciones, el crédito por antigüedad y la antigüedad.  La toma de PFML tampoco puede afectar a la acumulación de vacaciones, bajas por enfermedad, bonificaciones o ascensos del empleado. Existeuna presunción de represalia por las medidas laborales negativas tomadas en los seis meses siguientes a la baja del empleado.Por último , los empleadores deben seguir proporcionando las prestaciones del seguro médico relacionadas con el empleo, independientemente de si el empleado se encuentra actualmente de baja.  

La opción del plan privado

Un empleador puede solicitar una exención de las contribuciones demostrando que ofrece prestaciones por baja a través de un plan privado. Las empresas que deseen hacerlo deben presentar una solicitud de exención a través del sistema MassTaxConnect del Departamento de Hacienda de Massachusetts.  Un plan solo se aprobará si: (i) ofrece las mismas prestaciones o mejores que las que ofrece el PFML; (ii) no supone un coste para los empleados superior al que tendrían que pagar para recibir el PFML; y (iii) prevé un proceso de apelación ante el administrador del plan privado antes de presentar una apelación ante el Departamento de Licencias Familiares y Médicas (el «Departamento»).Un empleador al que el departamento le haya denegado una exención puede solicitar una revisión complementaria de la decisión.

Disposiciones clave de la PFML

• Cualquier empleado que gane más de 70 000 dólares al año recibirá la prestación estatal máxima de 850 dólares a la semana.

   

• La PFML puede aplicarse simultáneamente con otras licencias legales, como la Ley Federal de Licencia Médica Familiar y la Ley de Licencia Parental de Massachusetts.

   

• Los contratistas independientes (1099) pueden tener derecho a PFML si la plantilla del empleador está compuesta por más del 50 % de trabajadores independientes.

   

• Las vacaciones acumuladas (vacaciones, bajas por enfermedad, PTO) pueden utilizarse en lugar de los pagos del PFML, lo que significa que los empleados que decidan utilizar el PTO no podrán cobrar las prestaciones estatales del PFML durante el mismo periodo de tiempo.

   

• Por el contrario, los empleados pueden utilizar las prestaciones por incapacidad temporal y las prestaciones por permiso familiar/médico remunerado proporcionadas por el empleador y cobrar las prestaciones estatales del PFML durante el mismo período de tiempo (lo que significa que estas prestaciones del empleador pueden «complementar» las prestaciones estatales del PFML hasta el salario semanal medio del empleado).

   

• Los empleados pueden tomar permisos intermitentes en virtud de la PFML (solo se requiere la aprobación del empleador para los permisos por vinculación con los hijos).

Medidas que deben tomar los empleadores:

• Si aún no lo ha hecho, regístrese en MassTaxConnect, a través del cual usted realiza contribuciones y presentaciones trimestrales.

   

• Coloque el cartel obligatorio sobre la PFML en su lugar de trabajo si aún no lo ha hecho.
  • Descarga el póster aquí.

     

• Revisar los documentos de incorporación para informar a los empleados recién contratados sobre las prestaciones del PFML.
  • Los empleadores están obligados a proporcionar una explicación por escrito de la ley en un plazo de 30 días a partir de la fecha de inicio del empleado.

     

• Revisar y modificar las políticas para tener en cuenta el PFML y garantizar que las políticas especifiquen que las licencias legales se acumulan.
  • Vacaciones, bajas por enfermedad y otras políticas de permisos remunerados
  • Políticas sobre la FMLA y el permiso parental
  • Políticas de permisos militares
  • Políticas sobre bajas por incapacidad temporal y permanente

     

• Actualizar el año de prestaciones de la FMLA para que sea continuo (en lugar de calendario) de modo que coincida con el año de prestaciones de la PFML de Massachusetts.

   

• Decida si desea solicitar la opción del plan privado. Las exenciones del plan privado pueden obtenerse para 2021 hasta el 31 de diciembre de 2020, incluso si ya ha pagado al fondo estatal.
  • Si utiliza un plan privado aprobado, asegúrese de conservar todos los informes, la información y los registros relacionados con ese plan durante al menos tres años.
    
    
• Formar a los empleados de Recursos Humanos sobre los requisitos de la PFML y su interacción con las políticas existentes en materia de permisos y vacaciones pagadas.

   

• Informar a la dirección sobre los nuevos derechos y obligaciones.
  • Las personas con autoridad supervisora deben saber que cualquier cambio negativo en la situación laboral que se produzca en los seis meses siguientes a la baja de un empleado se considerará una represalia.

     

• Revisar los protocolos de mantenimiento de registros para responder con prontitud a las solicitudes de información del departamento.
  • Los empleadores están obligados a responder a las solicitudes de información sobre el salario, los ingresos o el empleo de un empleado en un plazo de 10 días naturales a partir de la fecha de envío de la solicitud.

• El departamento puede auditar un plan privado para garantizar que cumple con la normativa.

   

En una próxima entrada del blog, revisaremos las preguntas más frecuentes de los empleadores de Massachusetts mientras se preparan para el 1 de enero de 2021. Mientras tanto, póngase en contacto con su abogado laboralista de Foley & Lardner LLP para obtener ayuda con la legislación de Massachusetts o con los requisitos de permisos familiares y médicos remunerados en cualquier estado en el que tenga empleados.