En las últimas semanas, la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) emitió una autorización de uso de emergencia (EUA) para determinadas vacunas con el fin de prevenir la propagación de la COVID-19. Aunque se reconoce como un paso importante para aliviar la pandemia mundial, la vacuna supone una oportunidad —y un dilema— para los empleadores. Anteriormente hemos considerado si los empleadores pueden y deben obligar a los empleados a vacunarse en los estados que permiten tal requisito.
Independientemente de si una empresa decide finalmente exigir la vacunación o dejar la decisión en manos de los empleados, estar preparado para gestionar el proceso es el primer paso para que la operación sea un éxito.
Identificación de los destinatarios de la vacuna
Puede haber varias razones por las que los empleadores quieran o necesiten saber qué empleados han sido vacunados. Por ejemplo, si un cliente de una empresa exige que solo el personal vacunado pueda acceder a sus instalaciones, la empresa necesitará saber quiénes pueden trabajar en ese lugar. Los empleadores pueden preguntar a los empleados si han sido vacunados (y si han recibido las dos dosis necesarias de las vacunas disponibles actualmente) y solicitarles la documentación correspondiente. La mayoría de los proveedores de vacunas proporcionan documentación relacionada con la vacuna, y esta debe estar fácilmente disponible para el empleado. Sin embargo, hay que tener cuidado con una cosa: los empleadores deben evitar indagar demasiado en otras cuestiones de salud para no infringir otras leyes laborales relacionadas con la discriminación y la discapacidad. Por ejemplo, si un empleado afirma que su proveedor de servicios de salud le ha indicado que no se vacune, la dirección no debe preguntarle por qué no puede recibir la vacuna ni hacerle preguntas sobre su estado de salud subyacente. Del mismo modo, el empleador debe recordar a los empleados que no proporcionen documentación sobre la vacunación que contenga información médica personal del receptor de la vacuna. Una vez que el empleado proporciona la documentación, la dirección debe guardarla en un lugar seguro, separada y aparte del expediente del empleado, al igual que otros registros médicos.
Seguimiento de las personas vacunadas
Las vacunas actualmente autorizadas en los Estados Unidos requieren dos dosis, administradas con unas semanas de diferencia. Para cualquier empresa con más de unos pocos empleados, hacer un seguimiento de esto puede convertirse en una carga administrativa. Hay varias formas de mantener esta información, pero sea cual sea el método que elija una empresa, lo mejor es planificar con antelación y empezar a documentar desde el principio: ponerse al día no solo lo hace más difícil, más caro y más lento, sino que también crea más margen para el error.
Una forma de hacerlo es crear un cuadro sencillo que se actualice periódicamente. Este cuadro debe incluir el nombre del empleado, su lugar de trabajo o unidad, la fecha de la vacuna o vacunas y, si procede, si el empleado ha sido eximido del programa de vacunación obligatorio. Los empleadores no deben registrar ni documentar el motivo de la exención en el formulario de seguimiento, ya que esto debe gestionarse por separado a través del departamento de recursos humanos. Esta información debe guardarse en un lugar seguro, con acceso limitado a aquellas personas que necesiten conocerla. La empresa debe identificar con antelación al personal que recopilará e introducirá los datos, y revisarlos cuidadosamente para asegurarse de que se introducen con precisión.
Cada vez hay más herramientas en línea disponibles para ayudar a los empleadores a realizar un seguimiento de las vacunas. Las soluciones de gestión de registros electrónicos pueden simplificar el proceso y resultar especialmente útiles en organizaciones de gran tamaño. Algunos servicios de gestión de documentos ofrecen funciones adicionales, como recordatorios para dosis de seguimiento y la posibilidad de que los empleados informen por sí mismos y carguen la documentación, lo que reduce la carga administrativa. Aunque estas funciones «inteligentes» pueden resultar útiles, sigue siendo responsabilidad del empleador asegurarse de que el software seleccionado sea lo suficientemente seguro y que la información siga siendo accesible para la empresa.
Además, los sistemas seleccionados deben cumplir con todas las leyes de privacidad de datos aplicables. Asimismo, el acceso al sistema debe estar restringido al personal adecuado. El gran poder que supone poder rastrear fácilmente la información conlleva una gran responsabilidad, por lo que las herramientas de rastreo electrónico deben seleccionarse y mantenerse con cuidado y de forma conforme a la normativa.
Para obtener más información sobre estos temas, póngase en contacto con las autoras del artículo, Jessica Glatzer Mason y Jacqueline A. Hayduk.
