Vacunas contra la COVID-19 obligatorias para los contratistas cubiertos antes del 8 de diciembre de 2021

El 24 de septiembre de 2021, en respuesta a la Orden Ejecutiva 14042, Garantizar protocolos de seguridad adecuados contra la COVID para los contratistas federales, el Grupo de Trabajo para una Fuerza Laboral Federal más Segura publicó una guía obligatoria (la «Guía del Grupo de Trabajo») aplicable a muchos contratistas principales y subcontratistas del gobierno federal, con el objetivo de reducir la propagación de la COVID-19.  En concreto, además de cumplir con los requisitos o protocolos de seguridad laboral vigentes en los lugares de trabajo federales en los que trabajan los empleados de los contratistas o subcontratistas, los «contratistas cubiertos» deben:

1. Asegúrese de que los empleados contratados cubiertos estén completamente vacunados contra la COVID-19 antes del 8 de diciembre de 2021.
2. Asegurarse de que los empleados y visitantes de los contratistas cubiertos cumplan con las directrices sobre el uso de mascarillas y el distanciamiento físico en los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos; y
3. Designar a uno o varios coordinadores de seguridad en el lugar de trabajo frente a la COVID-19 en los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos.

El Grupo de Trabajo actualizará estas directrices a medida que los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) modifiquen sus directrices sobre la COVID-19 en función de «las circunstancias de la pandemia y las condiciones de salud pública».  La guía ordena al Consejo de Regulación de Adquisiciones Federales (FAR) que elabore una cláusula que exija el cumplimiento de esta guía antes del 8 de octubre de 2021, y pide a las agencias con contratos no FAR que elaboren una guía adecuada para su incorporación en los acuerdos cubiertos de acuerdo con el mismo calendario.

Aunque el cumplimiento de las directrices del Grupo de Trabajo no es obligatorio hasta que una empresa reciba un contrato que contenga una cláusula que aplique los requisitos de vacunación, o una modificación o prórroga opcional de un contrato existente que contenga dicha cláusula, los contratistas gubernamentales que prevean la adjudicación de un contrato cubierto, o la prórroga de un contrato cubierto, deben elaborar inmediatamente un plan de cumplimiento, tal y como se explica con más detalle a continuación.

¿Qué contratistas del Gobierno deben cumplir con las directrices del grupo de trabajo?

La Guía del Grupo de Trabajo se aplica a los «contratistas cubiertos», que son empresas que forman parte de un «contrato cubierto». Los «contratos cubiertos» incluyen los contratos de adquisición basados en el FAR por encima del umbral de adquisición simplificado (actualmente 250 000 dólares) para servicios o construcción que contengan la cláusula contractual de vacunación aplicable (que emitirá el Consejo del FAR). La Guía del Grupo de Trabajo reconoce que la cláusula no se aplicará a los contratos principales o subcontratos para la «fabricación de productos», ni a los subcontratos destinados exclusivamente al «suministro de productos». Esto deja abierta la cuestión de si los contratos principales para el suministro de productos en los que el contratista principal no es un fabricante (por ejemplo, un revendedor o distribuidor) incluirán la cláusula de vacunación. 

Además, aunque la Orden Ejecutiva eximía a los contratos principales y subcontratos por un valor igual o inferior al Umbral de Adquisición Simplificada, la Guía del Grupo de Trabajo solo hacía referencia a esta exención en el contexto de los contratos principales, dejando abierta la cuestión de si la cláusula se aplicará a los subcontratos con un valor igual o inferior al Umbral de Adquisición Simplificada.  Los contratistas de nivel superior son responsables de identificar los subcontratos cubiertos e incluir la cláusula contractual de vacunación aplicable en dichos subcontratos de nivel inferior en todos los niveles.

Además, la definición de «contratos cubiertos» incluye contratos no relacionados con la contratación pública, tales como contratos de arrendamiento, acuerdos de cooperación, acuerdos con proveedores, acuerdos de servicios intergubernamentales, licencias, permisos y contratos relacionados con propiedades o terrenos federales y con la prestación de servicios a empleados federales, sus dependientes o el público en general. Sin embargo, las subvenciones no se consideran «contratos cubiertos».

Aunque no es obligatorio, el Grupo de Trabajo «recomienda encarecidamente» a las agencias federales que incorporen una cláusula que exija el cumplimiento de las Directrices del Grupo de Trabajo en los contratos no cubiertos y antes de las fechas límite exigidas por la Orden Ejecutiva. Por lo tanto, es importante comprobar todas las futuras licitaciones y contratos para determinar si se exige el cumplimiento de las Directrices del Grupo de Trabajo, incluso si el contrato no fuera, de otro modo, un «contrato cubierto».

¿Qué exige la guía del grupo de trabajo?

La Guía del Grupo de Trabajo establece tres requisitos clave para todos los contratistas cubiertos. Los contratistas cubiertos deben: (i) garantizar que todos los «empleados de contratistas cubiertos» estén completamente vacunados antes del 8 de diciembre de 2021, (ii) exigir a todas las personas que se encuentren en un «lugar de trabajo de contratistas cubiertos», incluidos los empleados de contratistas cubiertos y los visitantes, que usen mascarillas y mantengan la distancia física, y (iii) designar a un coordinador de seguridad laboral en todos los lugares de trabajo cubiertos. 

1. Vacunación de los empleados de los contratistas cubiertos

Los contratistas cubiertos deben asegurarse de que todos los «empleados de contratistas cubiertos» estén completamente vacunados antes del 8 de diciembre de 2021, a menos que un empleado tenga derecho a una exención religiosa o médica de este requisito. Después^{del 8} de diciembre, todos los empleados de contratistas cubiertos deben estar completamente vacunados antes de que comience el período de ejecución de un nuevo contrato, una prórroga de contrato o un período de opción que contenga la cláusula de vacunación aplicable. Cabe destacar que no hay ninguna prueba de COVID que sustituya al requisito de vacunación.

Los «empleados de contratistas cubiertos» incluyen a todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial de un contratista cubierto que trabajan en los Estados Unidos y sus territorios en un contrato cubierto o en tareas necesarias para el cumplimiento del contrato cubierto, como facturación, recursos humanos o trabajo legal.  También incluye a aquellos empleados que trabajan en un «lugar de trabajo del contratista cubierto», incluso si el trabajo del empleado no está relacionado con el contrato cubierto. Un «lugar de trabajo del contratista cubierto» es cualquier lugar controlado por un contratista cubierto dentro de los Estados Unidos y sus territorios, en el que un empleado que trabaja en un contrato cubierto o en relación con él «probablemente esté presente durante el período de ejecución» de un contrato cubierto. Esto incluye tanto los lugares de trabajo interiores como los exteriores.  Si bien es posible la separación dentro de un edificio, existen requisitos estrictos que deben cumplirse antes de determinar que los empleados de una sección del edificio no necesitan vacunarse.

Las agencias federales pueden aprobar excepciones al mandato de vacunación si «tienen una necesidad urgente y crítica para la misión de que un contratista cubierto haga que sus empleados cubiertos comiencen a trabajar... antes de estar completamente vacunados». Sin embargo, incluso si se aprueba una excepción, la Guía del Grupo de Trabajo exige que el contratista cubierto se asegure de que los empleados cubiertos por la excepción se vacunen completamente en un plazo de 60 días a partir del inicio de su trabajo en el contrato cubierto, a menos que sean elegibles para una adaptación.

2. Uso de mascarillas y distanciamiento físico en los lugares de trabajo cubiertos de los contratistas

Además de garantizar que los empleados de los contratistas cubiertos estén completamente vacunados, los contratistas cubiertos deben asegurarse de que todas las personas que trabajen en un lugar de trabajo de un contratista cubierto, incluidos los visitantes, cumplan con las directrices de los CDC en materia de uso de mascarillas y distanciamiento físico. 

Los requisitos de uso de mascarilla y distanciamiento físico aplicables a un lugar de trabajo de un contratista cubierto varían en función del nivel de transmisión comunitaria en el condado donde se encuentra el lugar de trabajo, según los datos recopilados por el sitio web COVID-19 Data Tracker County View de los CDC.  Cabe destacar que, si bien las personas totalmente vacunadas deben usar mascarilla en entornos interiores en condados con transmisión comunitaria alta o sustancial (salvo excepciones limitadas que se explican en la guía), las personas totalmente vacunadas no necesitan usar mascarilla en condados con transmisión comunitaria baja o moderada. Independientemente del nivel de transmisión comunitaria, las personas que no estén vacunadas deben usar mascarilla en interiores y en entornos exteriores específicos y, en la medida de lo posible, mantener la distancia física con los demás en todo momento.

3. Designación de una o varias personas para coordinar las medidas de seguridad contra la COVID-19 en los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos.

Los contratistas cubiertos deben nombrar a un representante debidamente autorizado para coordinar las medidas de seguridad en el lugar de trabajo relacionadas con la COVID-19 en todos los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos. Los coordinadores de seguridad en el lugar de trabajo relacionados con la COVID-19 deben proporcionar los protocolos de seguridad en el lugar de trabajo relacionados con la COVID-19 de una «manera comprensible» a todas las «personas que puedan estar presentes en los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos». También deben asegurarse de que los empleados de los contratistas cubiertos proporcionen pruebas adecuadas de vacunación, tal y como se describe en la Guía del Grupo de Trabajo.

¿Qué tengo que hacer ahora?

Hay tres pasos que puede seguir ahora para asegurarse de que está preparado para cumplir con la normativa cuando la Guía del Grupo de Trabajo comience a incorporarse en los contratos cubiertos:

1. Revise sus contratos y subcontratos con el gobierno federal en todos los niveles para determinar si tiene algún contrato que pueda ser modificado para incluir la cláusula de vacunación.
2. Revise cuidadosamente todas las licitaciones del Gobierno Federal para determinar si su propuesta podría dar lugar a la adjudicación de un contrato cubierto.
3. Si usted es o es probable que se convierta en un contratista cubierto:     
   1. Identificar qué lugares de trabajo y empleados estarán cubiertos por la cláusula.
   2. Designe a la(s) persona(s) que será(n) su(s) coordinador(es) de seguridad laboral frente a la COVID-19 en los lugares de trabajo de los contratistas cubiertos.
   3. Comience a recopilar información sobre la vacunación de los empleados de los contratistas cubiertos y empiece a preparar carteles y políticas y procedimientos obligatorios para aplicar las directrices del grupo de trabajo sobre los requisitos de vacunación, uso de mascarillas y distanciamiento social.
   4. Notifique a sus subcontratistas de nivel inferior que serán contratistas cubiertos por estos requisitos inminentes para darles la oportunidad de tomar medidas para cumplir con ellos.

Foley ha creado un equipo multidisciplinario y multijurisdiccional, que ha preparado una gran cantidad de recursos temáticos para los clientes y está preparado para ayudarles a afrontar los retos legales y empresariales que plantea la Guía del Grupo de Trabajo.  Para analizar cómo la nueva Guía del Grupo de Trabajo puede afectar a su negocio, póngase en contacto con Erin L. Toomey ([email protected]), David T. Ralston ([email protected]), Frank S. Murray ([email protected]), Julia Di Vito ([email protected]) o Megan Chester*.    La Orden Ejecutiva y la Guía del Grupo de Trabajo también se debatirán en el próximo seminario web anual sobre contratos gubernamentales de Foley & Lardner LLP, que se celebrará el miércoles 6 de octubre de 2021, de 9:00 a 12:00 (hora del Este). Inscríbase aquí para participar en el seminario web.