Es hora de revisar su cumplimiento del formulario I-9; un empleador acaba de recibir una multa de 1,5 millones de dólares.

Los empleadores deben seguir cuidadosamente las normas del formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo, a fin de evitar responsabilidades importantes en caso de una inspección gubernamental. Un empleador con operaciones en los estados de Washington y Oregón aprendió recientemente esta lección por las malas. En enero de 2022, un juez de derecho administrativo (ALJ) impuso multas por valor de 1 527 308,90 dólares a dicho empleador en relación con el formulario I-9.

El empleador era una empresa de selección de personal. Empleaba a menos de 50 empleados fijos a tiempo completo, pero a cientos de empleados temporales en diferentes momentos del año. El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) recibió un aviso de que esta empresa no cumplía con las normas del formulario I-9 y comenzó una inspección de los formularios I-9 de la empresa. La inspección abarcó los formularios I-9 de los empleados actuales y antiguos dentro del período de retención. Tras una investigación de dos años, el ICE emitió una notificación de intención de multa en la que solicitaba más de 2 millones de dólares en sanciones por incumplimiento de la normativa I-9. En la vista posterior, el juez administrativo (ALJ) se mostró sustancialmente de acuerdo con el ICE e impuso una multa de más de 1,5 millones de dólares. El ALJ impuso esta elevada multa incluso después de mostrar indulgencia al tratar al empleador como una pequeña empresa en función del número de empleados fijos a tiempo completo.

El juez administrativo determinó que el empleador cometió numerosas infracciones graves, entre las que se incluyen las siguientes:

• No preparar o presentar a tiempo los formularios I-9 solicitados, incluyendo no presentar el formulario I-9 completo (páginas faltantes o en blanco).
• No preparar adecuadamente los apartados 1 y 2, incluyendo las siguientes deficiencias:
• No se ha seleccionado ninguna categoría de autorización de empleo designada en el apartado 1 (no se ha marcado ninguna casilla o se han marcado varias casillas).
• No se indica el número de registro de extranjero, si procede.
• No hay firma del nuevo empleado en el apartado 1 para certificar, bajo pena de perjurio, que está autorizado para trabajar legalmente en los Estados Unidos.
• No hay entradas de documentos en el § 2 ni entradas de documentos no válidos, contrariamente a lo establecido en la Lista de documentos aceptables del formulario I-9.
• No hay números de documento ni fechas de vencimiento, o solo hay algunos, en el § 2 para los documentos presentados.
• No figura el nombre impreso del representante del empleador en el § 2.
• Falta la firma conforme del representante del empleador (uso de un sello con firma).
• No hay certificación del empleador en el § 2 que confirme que el empleador revisó los documentos presentados y verificó la identidad y la elegibilidad para el empleo del nuevo empleado de acuerdo con las normas federales I-9.
• No completar el formulario I-9 dentro del plazo exigido por la ley federal, incluyendo la antedatación de 178 formularios I-9.
• No volver a verificar la autorización de empleo que era por un período temporal y que había expirado (no se completó el § 3).

La ley federal establece un rango de multas por infracciones relacionadas con el formulario I-9. En este caso, el juez administrativo impuso multas en el rango medio por la mayoría de las infracciones. Teniendo en cuenta que la antedatación es una infracción aún más grave que la presentación tardía del formulario I-9, el juez administrativo impuso multas más elevadas por antedatación para dejar clara a los empleadores la «importancia de la sinceridad en el proceso del formulario I-9».

Consejos sobre buenas prácticas: El Departamento de Seguridad Nacional ha aumentado recientemente las multas por incumplimiento de los requisitos del formulario I-9. A partir del 11 de enero de 2022, las multas oscilan entre 252 y 2507 dólares por cada formulario I-9. Con el aumento de las multas y la activa labor de inspección del ICE, ahora es el momento de que los empleadores revisen sus prácticas relacionadas con el formulario I-9 y refuercen sus esfuerzos por cumplir con la normativa. Considere la posibilidad de implementar buenas prácticas como las siguientes:

• Asegurarse de que solo los empleados bien capacitados se encarguen del proceso del Formulario I-9 para el empleador.
• Realizar auditorías internas periódicas del formulario I-9 para corregir los errores antes de que el ICE emita la Notificación de inspección del formulario I-9.
• Consultar con un asesor legal para obtener orientación cuando no se esté seguro de cómo abordar preguntas difíciles relacionadas con el formulario I-9.

Los empleadores que tomen estas medidas estarán mejor preparados para una inspección gubernamental del formulario I-9 y podrán reducir el riesgo de responsabilidad civil cuando el ICE llame a su puerta.