Más formación, más avisos, más tiempo... ¡Ay, Dios mío! Chicago añade nuevas obligaciones contra el acoso para los empleadores.
Siguiendo una tendencia en auge en todo el país, Chicago modificó su ordenanza sobre acoso sexual con algunos cambios significativos el 27 de abril de 2022, y los empleadores deben tomar nota. Junto con una nueva y ampliada definición de «acoso sexual», el Comité de Desarrollo de la Fuerza Laboral votó a favor de aumentar los requisitos de formación anual, los períodos de notificación, los plazos de notificación y las sanciones económicas. La ordenanza entrará en vigor el 1 de julio de 2022, por lo que los preparativos para estos cambios deben comenzar de inmediato.
En virtud de la nueva ordenanza, todos los empleadores de Chicago y sus empleados están cubiertos. El término «empleador» incluye prácticamente cualquier entidad que emplee a uno o más empleados en el año natural anterior o actual, así como a cualquiera de sus agentes. El término «empleado» incluye a cualquier persona contratada para trabajar dentro de los límites geográficos de la ciudad o bajo la dirección y control de otra persona a cambio de una remuneración monetaria u otra contraprestación valiosa. En resumen, cualquier entidad que emplee al menos a una persona que trabaje en la ciudad de Chicago es un empleador cubierto, y ese empleado con sede en Chicago es un empleado cubierto.
Requisitos de formación anual
Quizás lo más significativo es que ahora todos los empleadores están obligados a impartir una formación anual que incluye (a) una hora de formación sobre prevención del acoso sexual para todos los empleados o dos horas para los directivos y supervisores; y (b) una hora de formación para testigos para todos los empleados. ¿Qué es la «formación para testigos», se preguntará? Nosotros también nos lo preguntamos. Resulta que la formación para testigos debe centrarse en cómo deben responder los espectadores si presencian incidentes de acoso sexual real o presunto. Si bien los requisitos básicos de formación son en gran medida coherentes con las obligaciones actuales de los empleadores de Illinois, la ordenanza de Chicago añade capas adicionales a los requisitos del estado debido a la formación adicional para gerentes/supervisores y la formación para testigos.
Según la ciudad, los módulos de formación se proporcionarán a través de su sitio web para la hora adicional de formación destinada a gerentes y supervisores, así como para la formación de testigos aplicable a todos los empleados. Estos módulos estarán disponibles aquí cuando las enmiendas entren en vigor.
La primera ronda de formación anual debe impartirse a los empleados antes del 30 de junio de 2023.
Ampliación de la definición de «acoso sexual»
En virtud de la ampliación del alcance de la ordenanza, el «acoso sexual» incluye ahora explícitamente la conducta sexual inapropiada como una categoría separada de acoso prohibido. La «conducta sexual inapropiada» incluye «cualquier comportamiento de naturaleza sexual que también implique coacción, abuso de autoridad o uso indebido de la posición laboral de una persona». Si bien la definición ampliada simplemente codifica lo que los tribunales han considerado durante mucho tiempo como acoso sexual en un entorno laboral hostil, prevemos un aumento en la presentación y el enjuiciamiento de denuncias por acoso sexual basadas únicamente en este cambio. No está claro cómo afectará el cambio de la ciudad a sus esfuerzos por combatir el acoso en el lugar de trabajo.
La nueva definición entró en vigor el 4 de junio de 2022.
Requisitos de política escrita y notificación por escrito
A partir del 1 de julio de 2022, todos los empleadores de Chicago deberán contar con una política escrita sobre acoso sexual. La política deberá incluir:
- Una declaración de que el acoso sexual es ilegal en Chicago;
- La definición de acoso sexual;
- El requisito de que todos los empleados participen anualmente en cursos de formación sobre prevención del acoso sexual.
- Ejemplos de conductas prohibidas que constituyen acoso sexual:
- Detalles sobre cómo denunciar el acoso sexual, incluidas instrucciones sobre cómo presentar una denuncia confidencial utilizando el formulario interno de quejas del empleador (u otro mecanismo interno de denuncia) y los servicios jurídicos disponibles para los empleados que puedan ser víctimas de acoso sexual; y
- Una declaración que indique que las represalias por denunciar acoso sexual son ilegales en Chicago. Además, la política debe estar disponible en el idioma principal del empleado durante la primera semana natural desde el inicio de su empleo.
Los empleadores también deben exhibir un cartel (uno en inglés y otro en español) sobre la prohibición del acoso sexual en un lugar donde todos los empleados puedan verlo, normalmente una sala de descanso u otro espacio por el que los empleados pasen o se reúnan con frecuencia. Si no hay un espacio físico de trabajo, bastará con publicarlo en un tablón de anuncios interno de la intranet.
Cuando las enmiendas entren en vigor el 1 de julio de 2022, se publicará un modelo de política sobre acoso sexual en el sitio web de la ciudad en inglés, español, polaco, chino simplificado, árabe e hindi. El cartel con el aviso obligatorio también estará disponible para su descarga en ese momento.
Ampliación del plazo para la notificación y la presentación de informes
Históricamente, la Comisión de Relaciones Humanas de Chicago tenía que proporcionar al presunto acosador una copia de la denuncia presentada contra él en un plazo de diez días a partir de su presentación. Ahora, las enmiendas aumentan el plazo de notificación a treinta días, con el fin de mitigar cualquier represalia contra el empleado denunciante, como la denegación de una solicitud de adaptación razonable en virtud de la Ley de Seguridad y Economía de las Víctimas de Illinois.
Las enmiendas también aumentan el plazo que tienen los empleados para denunciar cualquier tipo de discriminación, incluido el acoso sexual, ante la Comisión de Relaciones Humanas. Ahora los empleados disponen de hasta 365 días (en lugar de 300).
Requisitos de conservación de registros
Durante el mayor de los siguientes plazos: (a) cinco años o (b) mientras dure cualquier denuncia, acción civil o investigación por acoso sexual, todos los empleadores deben ahora conservar registros de cualquier política escrita que prohíba el acoso sexual y de las formaciones impartidas a cada empleado, así como los registros necesarios para «demostrar el cumplimiento» de la ordenanza. Aunque no se define expresamente en la ordenanza, los registros que demuestran el cumplimiento incluyen, presumiblemente, materiales de formación escritos, registros de asistencia de los empleados, expedientes de investigación de cualquier denuncia de acoso o represalia, y cualquier registro disciplinario pertinente. El hecho de no mantener estos registros crea una presunción refutable de que el empleador ha infringido la ordenanza si un empleado presenta una denuncia ante la Comisión.
Aumento de las sanciones pecuniarias
La ordenanza modificada endurece las sanciones por todas las formas de discriminación, incluido el acoso sexual, de 500 a 1000 dólares por infracción, a entre 5000 y 10 000 dólares por infracción. Se mantienen las sanciones existentes, incluidos los daños y perjuicios y los honorarios de los abogados pagados a la parte demandante, así como las medidas cautelares que ordenan acciones específicas para eliminar las prácticas discriminatorias.
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Aunque muchos empleadores estarán bien preparados para cumplir con estos cambios, es prudente realizar una «revisión de las políticas y prácticas», idealmente con asesoramiento legal, para garantizar que las políticas y procedimientos contra el acoso sexual en el lugar de trabajo cumplan con estos nuevos requisitos más rigurosos.
Este artículo ha sido elaborado con la ayuda de Zack Sikora, becario de verano de 2022.
