Manténgase «pequeño» durante más tiempo: los cambios recientes facilitan a las empresas en crecimiento la obtención de contratos para pequeñas empresas del Gobierno federal.
El 6 de junio de 2022, la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) emitió una norma definitiva que modifica la forma en que una empresa calcula su tamaño según un estándar basado en el número de empleados. En los últimos años, la SBA también ha modificado la forma en que una empresa calcula su tamaño según un estándar basado en los ingresos. Estos cambios facilitan que las empresas en crecimiento mantengan su condición de pequeñas empresas durante más tiempo, lo que les permite seguir optando a contratos principales o oportunidades de subcontratación reservadas a las pequeñas empresas. A continuación, resumimos las normas clave que se aplicarán en el futuro para determinar si una empresa es «pequeña» a efectos de los contratos del gobierno federal.
Códigos NAICS y normas de tamaño
El estándar de tamaño relevante para un contrato principal del gobierno federal se determina mediante el código del Sistema de Clasificación Industrial Norteamericano (NAICS) que el gobierno asigna al contrato. Para determinados códigos NAICS, como los aplicables a la fabricación, la SBA utiliza un estándar de tamaño basado en el número de empleados, lo que significa que un licitador es una pequeña empresa para ese código NAICS si el número total de empleados del licitador y de todas sus «filiales» es igual o inferior al número de empleados del estándar de tamaño especificado. Para otros códigos NAICS, como los aplicables a la construcción y los servicios, el estándar de tamaño se basa en los ingresos, lo que significa que un oferente es una pequeña empresa para ese código NAICS si los ingresos medios anuales totales (o ingresos) del oferente y todas sus «filiales» son inferiores o iguales a la cantidad en dólares especificada. La tabla de estándares de tamaño de la SBA se puede consultar aquí.
Es fundamental que los licitadores sumen el número de empleados y los ingresos anuales del licitador y de todas sus filiales. El análisis de si una empresa reúne los requisitos para ser considerada «filial» puede ser complicado, y las normas de afiliación de la SBA para las adquisiciones se establecen en 13 CFR 121.103 (Nota: En otros programas de la SBA, incluidos los que se aplican a los préstamos y garantías de bonos de la SBA y a los contratos de Investigación Innovadora para Pequeñas Empresas (SBIR) y Transferencia Tecnológica para Pequeñas Empresas (STTR), se aplican diferentes métodos para calcular el tamaño de una empresa, incluidas diferentes normas de afiliación).
¿Cómo calculo el tamaño de mi empresa según un estándar basado en el número de empleados?
A partir del 6 de julio de 2022, una empresa deberá calcular su número de empleados según un estándar basado en el número de empleados, calculando el promedio del número total de empleados de la empresa (y de sus filiales) para cada período de pago durante los últimos 24 meses completos. Esto supone el doble del periodo que la SBA ha utilizado anteriormente para evaluar el tamaño de una empresa según los criterios de tamaño basados en el número de empleados, lo que significa que las empresas que han experimentado un rápido crecimiento en los últimos doce meses pueden seguir reuniendo los requisitos para ser consideradas pequeñas si se tiene en cuenta el menor número de empleados de los primeros meses del periodo de dos años.
Al calcular el número de empleados a efectos de la norma de tamaño de la SBA, una empresa debe incluir en el recuento a todas las personas empleadas por la empresa a tiempo completo, a tiempo parcial o en «otras» condiciones, como los empleados temporales. Esta cifra media de empleados también debe incluir a los empleados de todas las filiales nacionales y extranjeras de la empresa.
Si la empresa lleva menos de 24 meses en funcionamiento, calculará su número de empleados haciendo un promedio del número de empleados por cada período de pago durante el cual ha estado en funcionamiento.
Para cualquier propuesta o presupuesto presentado antes del 6 de julio de 2022, las empresas deben seguir calculando su número de empleados utilizando la media de empleados de los doce meses naturales completos anteriores. Si la entidad no ha estado en activo durante los 12 meses anteriores a la fecha en que se determina su tamaño, se utilizará la media de empleados de cada uno de los periodos de pago en los que ha estado en activo para determinar el tamaño de la empresa.
¿Cómo calculo el tamaño de mi empresa según un estándar basado en los ingresos?
A principios de este año, la SBA finalmente actualizó sus normas para ampliar el período de cálculo del tamaño de una empresa según un estándar basado en los ingresos de tres a cinco años. El período más corto de tres años a menudo penalizaba a las empresas que obtenían un contrato importante, ya que les privaba de la condición de pequeña empresa relativamente poco después de la adjudicación del contrato. Al ampliar en dos años el período utilizado para calcular los ingresos medios, las nuevas normas de la SBA deberían permitir a las empresas conservar su condición de pequeña empresa durante más tiempo, ya que reducen el impacto de uno o dos años excepcionales en el cálculo.
A partir del 6 de enero de 2022, para un contrato con normas de tamaño basadas en los ingresos, una empresa debe calcular sus ingresos medios anuales basándose en los ingresos totales de la empresa y sus filiales nacionales y extranjeras durante los últimos cinco ejercicios fiscales completos, divididos por cinco. «Ingresos» significa «todos los ingresos, independientemente de la forma en que se hayan recibido o devengado y de su procedencia, incluidas las ventas de productos o servicios, los intereses, los dividendos, los alquileres, las regalías, las tasas o las comisiones, menos las devoluciones y las bonificaciones». 13 CFR 121.104. (Véase 13 CFR 121.104 para obtener una descripción más detallada de lo que se incluye y se excluye del cálculo de los ingresos anuales).
Si la empresa lleva menos de cinco ejercicios fiscales completos en funcionamiento, sus ingresos medios anuales serán el total de ingresos del periodo en que ha estado en funcionamiento, dividido por el número de semanas en funcionamiento, multiplicado por 52.
Para cualquier propuesta o presupuesto presentado antes del 6 de enero de 2022, para un contrato con un estándar de tamaño basado en los ingresos, la empresa puede optar por calcular sus ingresos anuales y los ingresos de sus filiales utilizando el periodo retrospectivo actual de cinco años o el periodo retrospectivo anterior de tres años. Para estas determinaciones de tamaño anteriores al 6 de enero de 2022, una entidad tenía la opción de seleccionar el método que diera como resultado los ingresos anuales medios más bajos, lo que podría prolongar el tiempo durante el cual una empresa en crecimiento podría considerarse una pequeña empresa.
¿Qué significa esto para mi negocio?
Estos cambios exigen que una entidad que desee ser considerada una pequeña empresa en el marco de un contrato de adquisición federal esté atenta a la hora de determinar las normas específicas que se aplican tanto al tipo de contrato que persigue como a la fecha en la que se determina su tamaño para una adquisición concreta. El periodo de referencia más largo podría permitir que las empresas que actualmente no cumplen los requisitos para ser consideradas pequeñas, debido al aumento de sus contrataciones durante el último año, puedan cumplir dichos requisitos en el periodo de referencia de dos años, especialmente teniendo en cuenta que este periodo de dos años abarcaría, al menos inicialmente, varios meses en los que las empresas podrían haber reducido su plantilla debido a los efectos de los cierres relacionados con la pandemia.
Por supuesto, el período de revisión más largo también podría hacer que las empresas que actualmente son pequeñas dejen de serlo, por ejemplo, si tuvieran un número de empleados o unos ingresos mucho más elevados en los meses o años que antes se excluían del cálculo. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que calculan su tamaño en el período de revisión adecuado y actualizan sus declaraciones y certificaciones en el Sistema de Gestión de Adjudicaciones (System for Award Management) en www.sam.gov en consecuencia.
Cualquier empresa que anteriormente reunía los requisitos para ser considerada una pequeña empresa, pero que ya no los reúne según los nuevos métodos de cálculo del tamaño, dejará de ser elegible para licitar en nuevos contratos reservados para pequeñas empresas y podrá estar sujeta a obligaciones de cumplimiento adicionales de las que están exentas las pequeñas empresas (por ejemplo, plan de subcontratación de pequeñas empresas, normas de contabilidad de costes, etc.).
Foley ha creado un equipo multidisciplinario y multijurisdiccional que ha preparado una gran cantidad de recursos temáticos para los clientes y está preparado para ayudarles a cumplir los requisitos legales y comerciales para participar en los programas de la SBA. Para analizar cómo los nuevos métodos de cálculo del tamaño de su empresa pueden afectar a la clasificación de esta, póngase en contacto con Erin L. Toomey ([email protected]), Frank S. Murray, Jr. ([email protected]), Julia Di Vito ([email protected]) o Megan Chester ([email protected]).
