No te olvides de mí: despido de empleados y prestaciones que hay que tener en cuenta

Independientemente del tamaño de su organización, en algún momento los empleados se marchan. Como hemos señalado anteriormente, corresponde a los recursos humanos y otros departamentos proporcionar a los empleados que se marchan una carta de salida que incluya fechas importantes, plazos y recordatorios. Además, preste atención a los siguientes puntos y considere la posibilidad de incluir uno o varios de ellos en cualquier carta de salida o acuerdo de indemnización (especialmente en el caso de los directivos y altos cargos que se marchan).

Contribuciones al plan 401(k): la indemnización por despido no cuenta, pero los pagos posteriores al despido sí podrían contar.

No, no es un error tipográfico, ¿qué significa entonces? En general, hay dos tipos de pagos posteriores al empleo que se otorgan a los antiguos empleados: (1) la indemnización por despido, que no está relacionada con el pago por los servicios prestados y que no se habría pagado si el empleo hubiera continuado, y (2) el pago posterior a la rescisión, que es el salario o las prestaciones que se habrían pagado o recibido si el empleo hubiera continuado, como la última nómina o el pago de las vacaciones, en ambos casos, pagados después de la rescisión. Algunos asesores denominan a la indemnización por despido «pago por despido», y nunca cuenta como compensación para las aportaciones al plan 401(k). Sin embargo, el pago posterior a la rescisión depende de los hechos y es necesario leer las definiciones y los términos de su plan 401(k) para saber si incluye dicho pago (compensación); si está incluido, también se aplicará un requisito de tiempo, como dos meses y medio después de la separación, por lo que deberá saber o tener una idea clara de cuándo se producirán los pagos posteriores a la rescisión.

Asegúrese de leer, y tal vez seguir, cualquier contrato de trabajo u otro contrato.

Lo que es obligatorio, lo que es negociable

A la hora de decidir qué prestaciones ofrecer o solicitar tras la rescisión del contrato, recomendamos revisar primero cualquier acuerdo laboral existente u otro contrato vigente. (Además de los acuerdos laborales, los empleados pueden tener otros contratos o planes que deban revisarse, como concesiones de acciones, planes complementarios de jubilación para ejecutivos y acuerdos de no competencia, que se analizan más adelante). Ya sean de reciente promulgación o de hace varios años, los contratos vigentes constituyen el punto de partida no solo para lo que exige la ley, sino también para cómo pueden desarrollarse las negociaciones. Algo que en el pasado era muy codiciado o negociado puede que ya no tenga tanto poder de influencia. Las partes pueden negociar para ofrecer algo diferente a lo que figura en el contrato regulador, pero los empleadores inteligentes no solo revisarán primero todos los acuerdos, sino que también redactarán cuidadosamente e incluirán una cláusula de fusión en el acuerdo de indemnización, que básicamente establece que el acuerdo de indemnización es el documento que rige las prestaciones por despido y que prevalece específicamente sobre cualquier acuerdo o contrato anterior.

Cuidado con el 409A

A pesar de la regla general sobre la negociación, todos deben prestar especial atención a las cuestiones relacionadas con la Sección 409A (409A) del Código de Rentas Internas si la forma o el momento de los pagos cambia entre lo que se exigía en el contrato original y lo que se establece en el acuerdo de indemnización. Aunque depende en gran medida de las circunstancias específicas, ciertos cambios pueden dar lugar a una tributación inmediata y a un impuesto especial adicional del 20 % en virtud de la sección 409A, una situación que nadie desea. Por ejemplo, un contrato de trabajo puede prever una indemnización por despido en efectivo equivalente a dos años de salario base, pagadera en veinticuatro meses a partir de los 60 días siguientes al despido. La posibilidad de acelerar esos pagos y convertirlos en un pago único pagadero 60 días después del despido depende de otros factores y de los detalles del contrato original. Es conveniente buscar a alguien que conozca bien la sección 409A y sus numerosas complejidades antes de cambiar el momento y la forma de cualquier pago acordado previamente.

COBRA y otras prestaciones sociales tras la finalización del contrato: tenga cuidado con sus promesas

Aunque las prestaciones sociales pueden ser muchas y variadas, tres prestaciones tras la rescisión del contrato sobre las que se suele preguntar son las prestaciones subvencionadas de COBRA, el seguro de vida colectivo y la incapacidad permanente. Son prestaciones con matices y contienen suficientes trampas como para merecer un análisis más detallado.

Beneficios COBRA subvencionados

Como hemos comentado anteriormente, es habitual que muchos empleadores subvencionen el coste de la continuación de COBRA para los empleados que cesan en su puesto, a menudo estableciendo que la persona solo será responsable de pagar las tarifas de empleado en activo durante la totalidad o parte del periodo estándar de 18 meses de COBRA. Aquellos que deseen ofrecer esta prestación deben tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Cobertura médica autoasegurada o totalmente asegurada? Si tiene un plan autoasegurado y proporciona cobertura subvencionada a una «persona con alta remuneración», el valor de la prestación (generalmente el valor de la parte de las primas COBRA pagada por el empleador) está sujeto a impuestos para la persona como ingresos W-2. Si tiene un plan totalmente asegurado, entonces no hay consecuencias fiscales en este momento, pero si entran en vigor las regulaciones de la Ley de Cuidado de Salud Asequible, se aplicará un impuesto especial de 100 dólares diarios al empleador. Los empleadores que deseen protegerse contra esa responsabilidad pueden añadir una cláusula de ahorro al acuerdo de separación que establezca que, si es necesario para evitar tales sanciones, el empleador se reserva el derecho de proporcionar un pago en efectivo sujeto a impuestos u otra prestación en lugar de dicha cobertura subvencionada.

• ¿Quién paga la cobertura y cómo se hace? Si el empleador paga directamente a la compañía de seguros (o compensa directamente el costo del COBRA autoasegurado), o si exige al antiguo empleado que presente pruebas para el reembolso o el pago de la prestación, entonces el valor no estará sujeto a impuestos (a menos que exista la situación de autoasegurado con alta remuneración mencionada anteriormente). Sin embargo, si el empleador simplemente paga en efectivo, incluso con el entendimiento (pero sin obligación) de que se utilice para COBRA, entonces el pago estará sujeto a impuestos como ingresos W-2.

• ¿Cuándo finaliza la cobertura subvencionada? Puede parecer obvio, pero cualquier separación o acuerdo similar debe indicar específicamente cuánto tiempo dura la cobertura subvencionada, ya sea el período estándar de 18 meses de COBRA o algo más corto, como 12 o 6 meses. Además, las mejores prácticas dictan que la carta o el acuerdo deben dejar claro que el período subvencionado forma parte del período estándar de COBRA, y no se suma a él, suponiendo que ese sea el acuerdo comercial.

Seguro de vida colectivo

Los empleadores que deseen evitar situaciones difíciles pueden decidir no prometer ninguna prestación de seguro de vida tras la rescisión del contrato. En su lugar, la mejor práctica consiste en indicar en el acuerdo de separación u otro documento escrito dirigido al empleado el derecho a convertir la cobertura del seguro de vida colectivo en una póliza individual. Existen alternativas, como obtener una póliza individual a través de una compañía de seguros, pero estas se convierten rápidamente en situaciones difíciles debido al coste y al trabajo administrativo que implican. Si el futuro ex empleado insiste en obtener la prestación, una solución intermedia podría ser aumentar la indemnización por despido, que estaría sujeta a impuestos para el individuo, pero sería mucho más fácil de gestionar para el empleador, ya que sería responsabilidad del individuo encontrar un sustituto para esa prestación.

Discapacidad a largo plazo

Por lo general, las empresas deben evitar hacer promesas de proporcionar prestaciones por incapacidad permanente más allá de la finalización del contrato (salvo que estén cubiertas por la póliza de incapacidad permanente del empleador), ya sea con un lenguaje explícito o con referencias generales a las prestaciones del empleador. Las promesas o inferencias contrarias pueden llevar al empleador a proporcionar la prestación con cargo a sus propias arcas, ya que la cobertura del seguro terminará para el empleado que se marcha, dejando al empleador en una situación comprometida, y significa que el empleador administra entonces una prestación que, por lo general, solo debería aplicarse a los empleados reales, con condiciones desconocidas o muy inciertas. En cambio, los empleadores harían bien en mencionar específicamente cuándo terminará dicha cobertura, haciendo referencia cruzada a los planes y políticas aplicables.

Cláusulas de no competencia: ¿son legalmente efectivas y qué pasa si no lo son?

A veces, los contratos de trabajo incluyen cláusulas de no competencia, otras veces se trata de acuerdos independientes y, en ocasiones, se incluyen como parte del acuerdo de separación o se firman de otro modo al finalizar la relación laboral. Independientemente de cómo se hayan establecido, han sido un tema candente en la legislación y los litigios durante los últimos años. Si desea recurrir a ellas para su uso actual o futuro, le recomendamos que consulte con un abogado de confianza y recuerde lo siguiente:

Tenga cuidado con las restricciones o prohibiciones absolutas.

El número de estados y otras localidades que prohíben o regulan estrictamente los acuerdos de no competencia y otras cláusulas restrictivas similares es significativo y está en constante cambio, por lo que cualquier documento o información en el que se basara hace tan solo un año merece ser revisado y, posiblemente, modificado. Además, los estados que permiten los acuerdos de no competencia suelen hacerlo con salvedades y contingencias, como la imposición de umbrales de ingresos que prohíben los acuerdos de no competencia para los empleados con bajos ingresos, tal y como han comentado nuestros colegas del departamento de trabajo y empleo, lo que demuestra aún más que el mundo de los acuerdos de no competencia sigue siendo fluido y abierto a debate.

Cuidado con la dependencia disuasoria

A veces, los empleadores añaden o se basan en cláusulas de no competencia que saben o sospechan que son legalmente inaplicables o excesivamente amplias, con la idea de que tal vez su mera presencia disuada a alguien de competir. Como han señalado anteriormente nuestros colegas, este enfoque de «¿qué hay de malo en intentarlo?» puede dar lugar a sanciones civiles (y, en ocasiones, penales) por la aplicación indebida de las cláusulas de no competencia, y nueve estados imponen tales sanciones desde julio de 2023. El uso ilimitado de las cláusulas de no competencia podría tener consecuencias indeseadas y muy negativas, por lo que es mejor consultar con alguien que conozca bien este tema antes de seguir adelante con ellas.

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