Les employeurs peuvent exiger des évaluations d'aptitude au travail dans certaines circonstances, mais doivent éviter de violer les protections relatives aux personnes « perçues ou considérées comme handicapées ».

Il n'est pas rare que des employés s'absentent du travail en prétextant être malades, en particulier pendant les mois d'hiver, et présentent des certificats médicaux vagues à leur retour, ce qui amène leurs supérieurs à se demander s'ils étaient réellement malades ou s'ils ont plutôt pris un « jour de congé pour raisons psychologiques » rémunéré. Cependant, il arrive parfois que le scénario inverse se produise : un employé insiste pour venir travailler, même s'il semble malade ou souffre d'un problème médical susceptible de nuire à sa capacité à s'acquitter correctement de ses responsabilités professionnelles. Dans de telles circonstances, les employeurs peuvent craindre que l'employé ne fasse courir un risque d'infection aux autres employés, voire pire selon les responsabilités professionnelles de l'employé.

Bien que l'employeur puisse avoir des préoccupations légitimes quant au maintien de l'employé à son poste, le fait de refuser de le laisser travailler peut entraîner l'application des protections prévues par l'Americans with Disabilities Act (ADA) et/ou des lois étatiques similaires pour les personnes « perçues ou considérées comme handicapées ». Dans certaines circonstances, l'ADA autorise les employeurs à évaluer l'aptitude d'un employé à exercer ses fonctions au moyen d'un examen médical sans enfreindre les protections prévues par la loi pour les personnes perçues ou considérées comme handicapées, à condition que l'examen soit lié à l'emploi et conforme aux nécessités de l'entreprise. En d'autres termes, l'employeur peut exiger un avis médical afin de déterminer si un employé est actuellement capable d'exercer ses fonctions de manière compétente et en toute sécurité.

Cependant, les employeurs doivent faire preuve de prudence avant d'envisager cette option ; pour exiger légalement d'un employé qu'il se soumette à un examen d'aptitude au travail, l'employeur doit avoir des raisons valables, fondées sur des preuves objectives, de croire que 1) la capacité de l'employé à exercer ses fonctions essentielles est compromise par un problème de santé ou 2) l'employé représente une menace directe pour la sécurité d'autrui en raison d'un problème de santé. L'examen ne peut être utilisé pour évaluer si l'employé souffre d'un handicap ou pour déterminer la gravité de son état de santé, mais il peut être utilisé pour obtenir des informations relatives au handicap afin d'aider à évaluer si l'employé est en mesure d'exercer ses fonctions de manière sûre et appropriée.

En vertu de ces lignes directrices, un employeur peut exiger un examen d'aptitude au travail lorsqu'il a connaissance directe de l'état de santé d'un employé, qu'il a observé des comportements préoccupants liés à l'exercice des fonctions de l'employé et qu'il peut attribuer de manière rationnelle et raisonnable ces préoccupations à l'état de santé de l'employé. Un exemple d'une telle situation pourrait être le cas d'un conducteur de chariot élévateur qui percute une étagère d'entrepôt, manquant de peu un collègue, et qui explique ensuite qu'il a eu un problème soudain de vision, un problème qui lui est déjà arrivé plusieurs fois auparavant, mais jamais au travail. Dans cette situation, l'employeur dispose de preuves objectives pour croire que l'employé représente une menace directe pour la sécurité des autres dans l'exercice de ses fonctions et pourrait donc exiger que l'employé se soumette à un examen d'aptitude au travail. En revanche, si un supérieur hiérarchique surprend une employée chargée des dossiers médicaux en train de parler à ses collègues de sa grave maladie cardiaque qui nécessite une surveillance constante et un traitement médicamenteux rigoureux, mais qu'il n'a jamais observé de problème de performance chez cette employée, l'employeur ne peut pas exiger un examen d'aptitude au travail, car les preuves ne montrent ni une menace directe pour la sécurité d'autrui, ni une altération de la capacité de l'employée à exercer ses fonctions.