Moyens efficaces pour commencer et terminer un entretien d'enquête — Partie II

Cet article fait suite à notre publication intitulée « Perspectives sur le droit du travail et de l'emploi » du 24 octobre 2012. Les professionnels des ressources humaines et autres responsables doivent souvent interroger des employés dans le cadre d'une enquête interne sur un problème potentiel sur le lieu de travail. L'efficacité de l'intervieweur peut déterminer si l'entreprise apprend la vérité sur le problème faisant l'objet de l'enquête, sa cause, et si l'employeur sera en mesure de mettre en œuvre une solution équitable et efficace. Un enquêteur stratégique est un enquêteur beaucoup plus efficace. Bien qu'il y ait beaucoup plus à dire sur le sujet de la conduite d'entretiens d'enquête efficaces, ce bref article en deux parties se concentre uniquement sur quelques suggestions pour commencer et terminer efficacement un entretien d'enquête. Dans la première partie, nous avons suggéré des éléments à prendre en compte au début de l'entretien d'enquête, et nous proposons maintenant quelques suggestions pour le terminer.

Conclusion de l'entrevue
Il va sans dire que l'intervieweur doit obtenir toutes les informations pertinentes dont dispose la personne interrogée. L'intervieweur stratégique doit également utiliser chaque personne interrogée pour rechercher d'autres sources d'informations pertinentes.

• Interrogez le témoin sur d'autres sources. Par exemple : Selon vous, qui d'autre pourrait détenir des informations pertinentes sur [l'événement faisant l'objet de l'enquête ; les personnes concernées] ? [Pour chaque personne identifiée] : Que pensez-vous qu'il/elle pourrait savoir ? Savez-vous si quelqu'un possède des notes, des déclarations, des photos ou des enregistrements qui pourraient être pertinents pour [l'événement faisant l'objet de l'enquête] ?

De plus, un bon enquêteur « encadrera » le récit du témoin afin qu'aucune information nouvelle et importante ne soit révélée pour la première fois plus tard, par exemple lors du témoignage de la personne au procès. Les surprises au procès sont néfastes. Les enquêteurs efficaces peuvent minimiser ce risque ou, à tout le moins, nous fournir, en tant qu'avocats de l'entreprise, des outils utiles pour miner la crédibilité d'un témoin qui présente de « nouvelles » informations au procès.

• Posez une question générale et une question complémentaire pour vous assurer que le témoin vous a fourni toutes les informations pertinentes. Par exemple : Y a-t-il autre chose dont nous n'avons pas encore discuté et qui, selon vous, pourrait être pertinent pour [la situation abordée dans l'entretien] ? Même si je n'ai pas posé de question spécifique à ce sujet, y a-t-il quoi que ce soit concernant [le ou les événements évoqués], ou même [les différentes personnes évoquées], qui pourrait être pertinent d'une manière ou d'une autre ?
• Confirmez que le témoin s'engage à revenir vous informer de tout élément dont il se souviendra ou qu'il apprendra ultérieurement et qui pourrait être pertinent pour les sujets abordés lors de l'entretien. Par exemple : « Si vous vous souvenez ou apprenez ultérieurement tout autre élément susceptible d'être pertinent ici, pourriez-vous revenir m'en informer ? »
• De plus, soyez proactif dans la prévention des plaintes pour représailles en rappelant au témoin la politique anti-représailles de l'entreprise et en partageant la responsabilité avec lui. Par exemple : Je tiens à vous rappeler que la politique de l'entreprise interdit toute forme de représailles ou de représailles à l'encontre de toute personne qui, de bonne foi, soulève une préoccupation et de toute personne qui fournit des informations à l'entreprise dans le cadre de son enquête. Si vous subissez ou observez des représailles à l'encontre de quelqu'un d'autre, je vous demande de m'en informer immédiatement afin que nous puissions examiner la situation et la résoudre. Pouvez-vous le faire ?

Un dernier point mérite d'être mentionné. En ce qui concerne la pratique courante consistant à exiger, ou du moins à demander, aux personnes interrogées de respecter la confidentialité, la loi est récemment devenue incertaine. Le NLRB a récemment statué qu'une politique générale de l'employeur interdisant aux employés de discuter entre eux d'une enquête menée par l'entreprise peut enfreindre l'article 7 de la loi nationale sur les relations du travail. Voir le numéro précédent de Labor & Employment Law Perspectives, 20 août 2012, et Banner Health Systems, affaire n° 28-CA-023438 (30 juillet 2012).

Vos employés non cadres bénéficient des droits et protections prévus à l'article 7, même s'ils ne sont pas représentés par un syndicat. La décision du conseil fait l'objet d'un recours devant les tribunaux, mais dans l'état actuel des choses, le conseil exige une évaluation au cas par cas de la nécessité d'une obligation de confidentialité. Pour qu'une obligation de confidentialité imposée aux employés dans le cadre d'une enquête particulière soit légale, l'employeur doit « d'abord déterminer si, dans le cadre d'une enquête donnée, les témoins avaient besoin de protection, si les preuves risquaient d'être détruites, si les témoignages risquaient d'être falsifiés ou s'il était nécessaire d'empêcher une dissimulation ».