Les relations avec les fournisseurs ne se détériorent pas du jour au lendemain. Souvent, les raisons ou les causes de cette détérioration ne sont pas celles qui apparaissent sur le moment, mais celles auxquelles les entreprises ne se préparent pas. Une détérioration des relations avec les fournisseurs est souvent liée à une erreur commise des jours, des mois, voire des années auparavant. Ces erreurs peuvent prendre différentes formes, mais elles se répartissent généralement en quatre catégories : (1) les erreurs pré-contractuelles, (2) les erreurs contractuelles, (3) les erreurs relationnelles et (4) les erreurs de résiliation.
L'une des erreurs les plus courantes avant la conclusion d'un contrat est une demande de devis ou d'autres documents d'appel d'offres inadéquats. Les documents sollicitant des offres doivent fournir les détails nécessaires à un fournisseur :
- Le format doit être cohérent, clair et facile à comprendre.
- Toutes les exigences et qualifications nécessaires doivent être précisées.
- L'acheteur doit inclure les conditions générales selon lesquelles la demande de devis sera attribuée et auxquelles le fournisseur sera lié.
Une autre erreur courante avant la conclusion d'un contrat consiste à ne pas effectuer les vérifications nécessaires sur les fournisseurs potentiels. De nombreuses informations publiques sont disponibles sur les fournisseurs. Parmi les ressources les plus courantes, on peut citer :
- Dunn & Bradstreet® Credibility Corp. : vérification de solvabilité, en particulier pour les grandes entreprises.
- Experian : vérifications de solvabilité, en particulier pour les petites entreprises.
- S&P Capital IQ : pour les entreprises privées et publiques. Comprend des informations sur les opérations, les transactions commerciales, les finances, les concurrents et les actualités importantes.
- LexisNexis® atVantage : actualités, transactions commerciales, données financières, dossiers judiciaires et dépôts.
- Intelligize : base de données des documents déposés auprès de la SEC.
- LexisNexis® Courtlink : recherche les documents judiciaires déposés auprès de n'importe quel tribunal disposant d'archives électroniques.
- Rapports sur les registres publics : aperçu de l'entreprise, personnes associées, documents déposés par l'entreprise, privilèges/jugements, documents déposés auprès de l'UCC, propriété immobilière et propriété automobile.
- Portefeuille de propriété intellectuelle : plusieurs bases de données sont disponibles pour vous permettre de déterminer quels brevets ou marques déposées pourraient être détenus ou affiliés à une entité.
Bien sûr, aucune diligence raisonnable ne saurait être complète sans consulter les sites Web de vos fournisseurs potentiels ou effectuer les recherches Internet les plus élémentaires pour trouver des actualités, des blogs et d'autres informations accessibles au public.
L'une des erreurs les plus courantes en matière de contrats consiste à ne pas préciser clairement le contenu du contrat final. Les erreurs les plus courantes en matière de contrats donnent lieu à la « bataille des formulaires ». Cette erreur est si courante que le Code commercial uniforme a tenté de résoudre la bataille des formulaires. (§ 2-207.) L'exemple le plus courant de cette erreur contractuelle se produit lorsqu'un acheteur émet un bon de commande avec ses conditions générales au verso à un fournisseur. Ce bon de commande est accepté par l'émission d'une facture par le fournisseur. Bien sûr, la facture comporte les conditions générales du fournisseur au verso. Les conditions générales des deux documents sont en conflit. Lesquelles prévaudront ? Selon toute vraisemblance, celles de la facture du fournisseur. Si vos processus contractuels ne sont pas solides, vous ne saurez pas quelles sont vos conditions. En tant qu'acheteur, assurez-vous que votre bon de commande, votre demande de devis ou tout autre document d'offre « limite expressément l'acceptation aux conditions de l'offre... ». De plus, lorsque le fournisseur envoie son document d'acceptation, ne négligez pas de le vérifier afin de repérer les conditions générales que vous ne souhaitez pas accepter et de les contester par écrit dès que possible.
Parmi les erreurs courantes dans les relations commerciales, on peut citer le fait de ne pas surveiller les performances et de ne pas résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent. Votre fournisseur fait-il du bon travail ? Comment le savoir ? Déterminez dès le début de la relation les paramètres qui vous permettront d'évaluer les performances de votre fournisseur. Mettez ensuite en place des contrôles afin de pouvoir surveiller ces performances. Veillez à générer des rapports internes sur les performances de votre fournisseur afin de pouvoir traiter régulièrement les problèmes liés à la relation. Ces mesures et ce suivi permettront de réduire le nombre de litiges. Et si vous avez des litiges, ils seront résolus plus rapidement et plus efficacement.
Peu d'entreprises sont conscientes des écueils liés à une résiliation inefficace de leur contrat. La résiliation n'est souvent pas la dernière étape du processus : il faut trouver de nouvelles ressources. Par conséquent, ne pas conclure un accord de sortie peut s'avérer être une erreur. Un accord de sortie vous permet de négocier spécifiquement et de vous assurer que vos outils et votre propriété intellectuelle sont non seulement restitués, mais également transférés à votre nouveau fournisseur. Si l'approvisionnement en question est juste à temps, ce type d'accord réduit le risque d'interruption de votre chaîne d'approvisionnement. Vous pouvez conclure un accord pour racheter le stock restant de votre ancien fournisseur, ce qui est dans votre intérêt à tous les deux. En outre, vous pouvez prendre des dispositions pour que votre nouveau fournisseur achète les matières premières restantes de votre ancien fournisseur. Bien que cela puisse entraîner une augmentation des coûts à court terme pour ce stock restant et ces matières premières, les économies réalisées par l'entreprise en termes d'efficacité de la transition, de réduction des coûts liés aux litiges (en argent et en temps) et d'efficacité globale seront très certainement beaucoup plus importantes.
Une analyse plus détaillée de ces pièges et d'autres pièges courants dans les contrats avec les fournisseurs est disponible dans la note pratique ci-jointe intitulée « Sale of Goods Agreement: Common Pitfalls » (Contrat de vente de marchandises : pièges courants), rédigée par Jeffrey A. Soble, associé chez Foley & Lardner LLP, et publiée par Practical Law Company.
Contrats de vente de marchandises : pièges courants (5-525-2962)