Prestataires de télémédecine : mes médecins sont-ils des employés ou des entrepreneurs indépendants ?

De nombreuses entreprises de télésanté, en particulier celles présentes dans plusieurs États, se tournent vers un modèle de prestataires indépendants pour développer leur réseau de médecins. Un modèle de prestataires indépendants (utilisant des contrats 1099) peut offrir des frais généraux moins élevés, car le prestataire de télésanté n'a pas à assumer les mêmes exigences qu'un modèle d'employeur W-2. Il offre également une évolutivité lorsque le prestataire souhaite s'implanter dans de nouveaux États où le nombre de patients est initialement moins élevé. Nous savons déjà que les contrats des médecins doivent respecter les lois sur la fraude et les abus, comme le rappelle l'alerte à la fraude de l'OIG de juin 2015 sur les accords de rémunération des médecins. Mais une autre question se pose : ces entrepreneurs indépendants pourraient-ils en réalité être considérés comme des employés ?

La réponse n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Exemple concret : le formulaire S-1 déposé par Teladoc dans le cadre de son introduction en bourse prochaine. Ce formulaire décrit comment l'entreprise texane utilise un modèle de prestataires indépendants avec ses prestataires de soins de santé, d'une manière qui, selon Teladoc, aboutit à une relation de prestataire indépendant. Le formulaire indique :

« Nous structurons nos relations avec nos prestataires de manière à ce qu'elles correspondent, selon nous, à une relation avec un entrepreneur indépendant et non à une relation avec un employé. Un entrepreneur indépendant se distingue généralement d'un employé par son degré d'autonomie et d'indépendance dans la prestation de services. Un degré élevé d'autonomie et d'indépendance est généralement révélateur d'une relation contractuelle, tandis qu'un degré élevé de contrôle est généralement révélateur d'une relation de travail. Bien que nous estimions que nos prestataires sont correctement qualifiés d'entrepreneurs indépendants, les autorités fiscales ou autres autorités réglementaires pourraient à l'avenir contester notre qualification de ces relations. »

Si la réponse n'est pas aussi simple que de consulter le contrat entre le prestataire de télémédecine et le médecin, comment déterminer si le médecin est un entrepreneur indépendant ou un employé ? Et comment les prestataires de télémédecine peuvent-ils confirmer que leurs relations avec les médecins sont structurées comme des entrepreneurs indépendants ? La réponse se trouve dans le test des 20 facteurs de l'IRS.

Dans la décision fiscale 87-41, 1987-1 CB 296, l'IRS a défini 20 facteurs permettant de déterminer si un travailleur doit être considéré comme un entrepreneur indépendant ou comme un employé. Ces facteurs ne sont pas concluants à 100 %, mais ils fournissent un cadre général pour examiner les deux types de relations. Le thème central est le concept de direction et de contrôle d'un travailleur.

1. Instructions. Le donneur d'ordre fournit-il des instructions au travailleur concernant le moment, le lieu et la manière dont il doit effectuer le travail ?
2. Formation. Le directeur fournit-il une formation au travailleur ?
3. Intégration. Les services fournis par le travailleur sont-ils intégrés dans les opérations commerciales ?
4. Services rendus personnellement. Les services doivent-ils être fournis personnellement par le travailleur ?
5. Embauche, supervision et rémunération des assistants. Le directeur embauche-t-il, supervise-t-il et rémunère-t-il les assistants du travailleur ?
6. Relation continue. Existe-t-il une relation continue entre le donneur d'ordre et le travailleur ?
7. Définir les heures de travail. Est-ce le directeur qui fixe les horaires et le calendrier de travail ?
8. Temps plein requis. Le travailleur consacre-t-il une partie substantielle de son temps à l'activité du mandant ?
9. Travaux effectués dans les locaux de l'employeur. Le travail est-il effectué dans les locaux du donneur d'ordre ?
10. Ordre de séquence défini. Le travailleur est-il tenu d'exécuter les services dans un ordre ou une séquence fixés par le donneur d'ordre ?
11. Rapports oraux ou écrits. Le travailleur est-il tenu de soumettre des rapports oraux ou écrits au directeur ?
12. Paiement à l'heure, à la semaine, au mois. Le travailleur est-il payé à l'heure, à la semaine ou au mois ?
13. Droit de licenciement. Le mandant a-t-il le droit de licencier le travailleur à sa guise ?
14. Droit de résiliation. Le travailleur peut-il mettre fin à sa relation avec le mandant à tout moment sans encourir de responsabilité envers celui-ci ?
15. Paiement des frais professionnels et/ou de déplacement. Le mandant prend-il en charge les frais professionnels ou de déplacement du travailleur ?

Si la réponse à la question ci-dessus est « oui », alors l'accord peut indiquer une relation employeur-employé. À l'inverse, si l'une des réponses ci-dessous est affirmative, l'accord peut indiquer une relation de prestataire indépendant.

1. Fourniture d'outils et de matériaux. Le travailleur fournit-il ses propres outils, matériaux et équipements ?
2. Investissement important. Le travailleur a-t-il réalisé un investissement important dans les installations ?
3. Réalisation d'un profit ou d'une perte. Le travailleur réalise-t-il un bénéfice ou une perte à la suite de ses services ?
4. Travailler pour plusieurs entreprises à la fois. Le travailleur fournit-il des services pour plusieurs entreprises à la fois ?
5. Mise à disposition du service au grand public. Le travailleur met-il ses services à la disposition du grand public ?

Ces concepts sont examinés plus en détail dans une présentation audio fournie par l'IRS lors de son forum téléphonique de mai 2009.

Que se passe-t-il si un entrepreneur indépendant est considéré comme un employé ? L'une des conséquences imprévues est la responsabilité fiscale financière pour l'employeur. Le formulaire S-1 décrit l'impact financier comme suit :

« Si ces autorités réglementaires ou les tribunaux fédéraux, étatiques ou étrangers devaient déterminer que nos prestataires sont des employés et non des entrepreneurs indépendants, nous serions tenus de retenir l'impôt sur le revenu, de retenir et de verser les cotisations sociales, les cotisations Medicare et autres cotisations similaires, ainsi que de verser les cotisations chômage et autres cotisations sociales connexes. Nous serions également redevables des impôts impayés et passibles de pénalités. Par conséquent, toute décision établissant que nos prestataires sont nos employés pourrait avoir un effet défavorable important sur nos activités, notre situation financière et nos résultats d'exploitation. »

Les prestataires de télésanté offrent déjà un avantage considérable aux employeurs et aux patients sous la forme d'un accès accru, d'une meilleure coordination des soins et de frais généraux réduits par rapport à de nombreux cabinets traditionnels. L'utilisation d'un modèle de prestataire indépendant pour le développement d'un réseau de médecins augmente encore ces économies et peut constituer un moyen rentable de recruter des prestataires médicaux. Cela dit, lorsque vous préparez un contrat standard de télésanté pour un prestataire indépendant, assurez-vous que les termes de ce contrat reflètent bien les caractéristiques des prestataires indépendants. Le test des 20 facteurs de l'IRS est un guide utile pour cette évaluation.