Mise à jour OSHA — Conseils pour survivre aux inspections OSHA — Partie III
Comme nous l'avons souligné ces dernières semaines sur le blog Work Knowledge, les employeurs pourraient voir les inspections de l'OSHA se multiplier au cours des prochains mois, l'agence se concentrant sur les questions liées à la gestion de la sécurité des processus (PSM). Cette priorité comprend des propositions de révision du libellé des crédits alloués à l'OSHA afin de permettre des audits PSM dans les petites entreprises, ainsi que divers changements envisagés à la norme PSM elle-même. Ces modifications proposées seront particulièrement importantes pour les employeurs lorsque l'augmentation des sanctions civiles pour les violations de l'OSHA entrera en vigueur en août de cette année.
Dans les deux parties précédentes de cette série, nous avons présenté quelques conseils pour aider les employeurs à se préparer, eux et leur personnel, à assurer la sécurité sur le lieu de travail et, ce faisant, à se préparer en même temps aux inspections de l'OSHA. Nous allons maintenant nous intéresser au déroulement de l'inspection de l'OSHA elle-même. La première étape consiste pour l'employeur à connaître les droits qu'il peut faire valoir lors d'une inspection de l'OSHA.
Les employeurs ont plusieurs droits, notamment, mais sans s'y limiter :
Droit de comprendre l'objet et la portée de l'inspection. Bien que les agents chargés de veiller au respect des normes OSHA organisent généralement une réunion préliminaire avant d'examiner les registres, d'interroger les employés et les responsables ou de visiter les locaux, ils peuvent se contenter de mentionner de manière vague l'objet et la portée de l'inspection. Les employeurs doivent donc poser les questions appropriées afin de savoir à quoi s'attendre pendant le processus. Cela leur permettra de consacrer les ressources nécessaires à la collecte et à la fourniture des documents et informations les plus pertinents.
Droit pour un représentant de l'entreprise et un avocat d'être présents lors des entretiens de l'OSHA avec les responsables. Les employeurs devraient exercer ce droit de manière systématique, compte tenu de l'augmentation prochaine des sanctions prévues par l'OSHA et de l'initiative de coopération avec le ministère de la Justice visant à multiplier les renvois devant les tribunaux pénaux. En effet, les cadres, en tant que représentants de l'employeur, peuvent engager la responsabilité de ce dernier par leurs aveux (ou leurs omissions). Il est donc essentiel pour un employeur de se faire représenter par un représentant commercial et juridique approprié.
Droit pour un représentant de l'entreprise et un avocat d'accompagner l'agent chargé de la conformité OSHA lors d'une visite des installations. La section 8(e) de la loi OSH donne expressément aux employeurs le droit d'être représentés lors d'une visite des installations dans le but exprès « d'aider à cette inspection ». 29 U.S.C. § 657(e). Les employeurs auront tout intérêt à désigner dès maintenant, avant que l'OSHA ne frappe à leur porte, un responsable dans chaque établissement pour accompagner l'agent chargé de la conformité OSHA lors d'une visite des installations. Le responsable choisi doit bien connaître les processus, les équipements et les dispositifs et procédures de sécurité associés. Mais comme pour les entretiens avec la direction évoqués ci-dessus, l'employeur doit sérieusement envisager de faire également appel à un avocat, étant donné que le responsable peut engager la responsabilité de l'employeur par ses aveux ou ses omissions. Voir de manière générale 29 U.S.C. § 657(a) (stipulant que l'accès à un lieu de travail et l'inspection de celui-ci sont autorisés à des « moments raisonnables [...] et dans des limites raisonnables et de manière raisonnable [...] »).
Droit de documenter les preuves recueillies par l'OSHA lors de l'inspection. Les employeurs peuvent et doivent documenter tout ce que l'agent de conformité de l'OSHA photographie lors de la visite des installations. Cela comprend la photographie des mêmes équipements que ceux photographiés par l'OSHA, la mesure ou toute autre forme de documentation des autres preuves matérielles recueillies par l'OSHA, et/ou éventuellement la réalisation de mesures indépendantes.
Droit de protéger les secrets commerciaux. L'article 15 de la loi OSH reconnaît que les employeurs peuvent être amenés à fournir l'accès ou des copies de secrets commerciaux aux agents de conformité de l'OSHA lors d'inspections, mais la loi stipule également que ces informations « doivent être considérées comme confidentielles ». 29 U.S.C. § 664. L'employeur doit identifier les documents contenant des secrets commerciaux lorsqu'ils sont produits et informer l'agent de conformité de l'OSHA des zones de l'établissement susceptibles de contenir des secrets commerciaux au début de la visite de l'établissement. Voir 29 C.F.R. § 1903.9(c). L'agent de conformité de l'OSHA étiquettera alors toutes les informations produites et collectées comme « confidentielles - secrets commerciaux » et ne les divulguera pas, sauf conformément à la section 15.
Récapitulatif. En résumé des conseils que nous avons donnés au cours des semaines précédentes, les employeurs devraient :
(2) Soyez proactif dans la formation et l'accompagnement des employés en matière de sécurité au travail.
(3) Savoir quels droits ils peuvent faire valoir lors des inspections de l'OSHA.
Il existe certainement d'autres droits que les employeurs peuvent faire valoir dans diverses circonstances. Ils doivent donc consulter un avocat spécialisé dans les inspections, les citations et les procédures judiciaires de l'OSHA pour toute question particulière qu'ils pourraient avoir.