Prévisions et conseils pratiques des dirigeants de l'EEOC

Certains de nos avocats ont assisté à une réunion d'information avec les dirigeants de la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) à Miami le 16 juin 2017. Mike Farrell est le directeur du district de Miami de l'EEOC, et Bob Weisberg est l'avocat régional de l'EEOC qui dirige les litiges pour le district.  Tous deux ont évoqué les tendances récentes qui intéresseront les professionnels des ressources humaines, les juristes d'entreprise et les praticiens. Nous résumons leurs observations et partageons nos propres réflexions dans cet article.

Prévisions

Compte tenu de la relative nouveauté de l'administration présidentielle, les employeurs se demandent si et comment l'EEOC et ses processus vont changer. Voici quelques prédictions formulées par les intervenants. Aucune d'entre elles ne s'est encore concrétisée, mais restez à l'écoute de notre blog pour connaître les dernières actualités sur ces sujets.

• La présidente par intérim de l'EEOC, Victoria Lipnic, a clairement indiqué qu'elle apporterait des changements, mais rien de « majeur ». Les plus grandes inconnues au sein de l'agence sont de savoir qui occupera les deux sièges républicains vacants et contribuera à orienter la politique pour les quatre prochaines années, et qui deviendra avocat général et décidera des litiges que l'EEOC choisira d'intenter ou non.
• L'EEOC recueille déjà des données telles que l'origine ethnique et le sexe des employés sur le formulaire EEO-1. L'année dernière, l'administration Obama a annoncé que l'EEOC commencerait à recueillir des données sur les salaires sur ce formulaire à partir du rapport 2017. La bonne nouvelle est que l'EEOC devrait faire marche arrière et ne pas exiger la déclaration des données salariales.
• Une fusion entre l'EEOC et l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP), comme le souhaite la Maison Blanche ? Ce sujet n'est pas nouveau, mais il est désormais « plus concret » avec l'actuel ministère du Travail. Il existe toutefois d'énormes obstacles, et les chances de succès restent donc incertaines. Si la fusion a lieu, l'EEOC deviendra l'« agence réceptrice » et les bureaux de l'OFCCP fermeront.
• Les priorités en matière de litiges continueront à concentrer les ressources limitées de l'EEOC sur les domaines ayant le plus grand impact, notamment :
  • les immigrants/travailleurs migrants (et comme l'ont souligné les intervenants de l'EEOC, le titre VII couvre les travailleurs sans papiers) ;
  • politiques de congés rigides en vertu de l'Americans with Disabilities Act (ADA) ;
  • les relations entre les employeurs et les agences de recrutement ; avec un examen particulier de l'économie « à la demande » avec ses employés temporaires et ses entrepreneurs indépendants ;
  • les disparités salariales, entre les sexes et dans d'autres domaines protégés ; et
  • les politiques des employeurs qui dissuadent les employés d'exercer leurs droits auprès de l'EEOC.
• Bien que la position actuelle de l'EEOC soit que la discrimination fondée sur le « sexe » inclut l'orientation sexuelle ou l'identité de genre, il a été prédit que les arguments contre cette position étaient désormais « hors jeu » à la lumière d'une récente décision de la Cour d'appel du septième circuit et d'un prochain examen par la Cour d'appel du deuxième circuit. Il appartiendra en fin de compte à la Cour suprême de trancher.

Conseils pratiques

Les intervenants de l'EEOC ont également formulé un certain nombre de recommandations visant à traiter les aspects pratiques de la réponse aux accusations de l'EEOC et des relations avec l'agence. Voici quelques points clés :

• N'oubliez pas que depuis 2016, l'EEOC partage toutes les déclarations écrites soumises par les employeurs avec la partie plaignante. En d'autres termes, si vous ne souhaitez pas que l'employé ou son avocat ait accès à certaines informations, réfléchissez à deux fois avant de les inclure dans votre déclaration. Si un employeur souhaite que l'EEOC préserve la confidentialité de certaines pièces jointes (telles que des informations médicales, des numéros de sécurité sociale ou des informations commerciales confidentielles ou des secrets commerciaux), veillez à suivre les instructions spécifiques de l'EEOC à cet effet.
• L'EEOC recueille les noms et adresses électroniques des employeurs afin de pouvoir envoyer les accusations directement à la personne de contact désignée. Vous pouvez contacter votre bureau régional pour fournir ces informations afin de garantir la bonne réception des accusations.
• Si vous recevez une plainte et un avis indiquant qu'elle n'est pas éligible à un mode alternatif de résolution des conflits (MARC), cela peut être dû au fait que la plainte relève de l'une des catégories suivantes : 1) plaintes relatives à une politique d'emploi discriminatoire qui touche de nombreux employés, 2) plaintes pour harcèlement à l'encontre de nombreux employés, 3) plaintes comportant des allégations graves, telles que la présence d'un nœud coulant sur le lieu de travail. L'EEOC consacrera ses ressources à l'enquête et au traitement de ces plaintes.
• Les employeurs doivent garder à l'esprit que les avocats de la partie plaignante déposent souvent des demandes en vertu de la loi sur la liberté d'information (FOIA) pour obtenir le dossier de l'EEOC entre le moment où la partie plaignante reçoit l'avis de droit d'intenter une action en justice et la date limite de 90 jours pour intenter une action. Les avocats examinent alors souvent la déclaration de position de l'employeur afin de déterminer s'il s'agit réellement d'une affaire qu'ils souhaitent intenter. Il est donc important de garder à l'esprit que la déclaration de position est un outil destiné à informer non seulement l'EEOC, mais également l'avocat adverse.
• L'EEOC publie régulièrement des directives d'application sur divers sujets liés aux lois dont elle a la charge. Par exemple, en 2016, l'agence a publié des directives sur l'origine nationale et les représailles. Elles contiennent de nombreux exemples concrets qui peuvent s'avérer utiles pour traiter certaines situations impliquant des employés et pour rédiger une déclaration de position. Il est particulièrement efficace de les citer auprès des enquêteurs de l'EEOC.
• Enfin, ne citez pas la norme de transfert de la charge de la preuve McDonnell-Douglas dans vos déclarations de position. Tout le monde à l'EEOC la connaît déjà !