L'importance de connaître et de respecter les dispositions relatives aux préavis prévues dans votre contrat

Lorsque tout va bien et que les projets avancent sans encombre, tout le monde est satisfait, mais la situation peut changer rapidement dans le domaine de la construction. Les directives du propriétaire, les changements d'horaire, les problèmes météorologiques, les difficultés avec les fournisseurs et les conditions imprévues sur le chantier peuvent rapidement se transformer en problèmes entraînant des retards importants et une augmentation des coûts. Savoir comment gérer ces problèmes, notamment quand et quel type de notification votre contrat exige, peut être essentiel pour obtenir ultérieurement le remboursement des droits contractuels. Cependant, vous devez vous familiariser avec les exigences spécifiques de votre contrat en matière de notification bien avant d'être confronté à l'un de ces problèmes sur votre chantier. Il est essentiel de comprendre les exigences de la clause de notification de votre contrat avant que les problèmes ne surviennent afin de préserver vos droits en cas d'impacts imprévus pouvant affecter votre travail.

Bien que cela puisse sembler simple, de nombreux entrepreneurs ne respectent pas les exigences contractuelles en matière de notification ou ne fournissent aucune notification des réclamations potentielles lorsqu'elles surviennent, ce qui compromet le recouvrement des réclamations valables. Cet article présente les principaux enjeux liés aux notifications contractuelles, décrit les différentes façons dont les tribunaux statuent parfois sur les litiges liés aux notifications et fournit des suggestions de bonnes pratiques pour traiter les questions liées aux notifications contractuelles.

Questions clés relatives aux dispositions en matière de notification

Les dispositions contractuelles relatives aux notifications constituent des éléments clés des contrats de construction. Elles exigent généralement que l'entrepreneur informe le propriétaire ou l'entrepreneur de niveau supérieur lorsqu'il estime avoir droit à une modification de commande, à des coûts supplémentaires ou à une prolongation du délai. Cependant, les contrats peuvent exiger différentes formes de notification et prévoir des délais différents pour les notifications relatives à différentes questions. Les dispositions relatives aux notifications et leur respect sont souvent à l'origine de litiges. À ce titre, une attention particulière doit être accordée aux dispositions relatives aux notifications concernant les modifications des travaux, les réclamations potentielles et les dédommagements en cas de retard. Le respect des exigences en matière de notification est souvent une condition préalable qui doit être remplie afin de préserver les réclamations potentiellement fondées.

En général, plus les gains ou les pertes potentiels sont importants, plus les exigences contractuelles en matière de préavis sont strictes. Les exigences les plus strictes concernent souvent les préavis relatifs à des demandes potentielles de prolongation de délai, de compensation financière supplémentaire ou d'autres ajustements contractuels. Les dispositions relatives aux préavis varient d'un contrat à l'autre, et il est important d'examiner à la fois les contrats types et les contrats personnalisés afin de vérifier les détails suivants :

• Délais pour fournir l'avis. Le délai dans lequel l'avis doit être fourni peut varier, mais les contrats exigent généralement un préavis de sept à 21 jours, parfois jusqu'à 30 jours, voire aussi peu que 48 heures. Il est essentiel de connaître les délais de préavis pour chaque projet. Des litiges surviennent souvent quant à la date à laquelle un entrepreneur a pris connaissance d'une réclamation potentielle et à la date à laquelle le délai de préavis a commencé à courir.
• Détails concernant la forme et le contenu requis de la notification. Les contrats peuvent varier quant au niveau de détail requis pour une réclamation et quant au fait que la notification soit un processus en une ou plusieurs étapes. Certaines dispositions en matière de notification n'exigent initialement qu'une notification succincte, les détails et les pièces justificatives devant être fournis dans un délai déterminé après la notification initiale. D'autres contrats peuvent exiger des informations beaucoup plus précises dans la notification initiale. Les détails concernant les informations justificatives requises et le moment où elles doivent être fournies peuvent être essentiels pour déterminer ultérieurement si les exigences contractuelles ont été respectées. Bien que cela puisse être fastidieux, il est essentiel de savoir avant qu'un problème ne survienne que des informations détaillées doivent être compilées et fournies dans un délai court, afin que le contractant soit prêt à satisfaire à cette exigence (en renforçant ses processus de conservation des documents, etc.).
• À qui l'avis doit être envoyé. Dans les contrats de construction, il est courant qu'une personne ou un représentant spécifique soit désigné comme destinataire de tout avis officiel requis par le contrat. Sachez qui est cette personne et connaissez la procédure à suivre pour changer le destinataire désigné.
• Comment la notification peut ou doit être envoyée (courrier recommandé, coursier, fax, e-mail ou remise en mains propres). En général, la plupart des contrats exigent que la notification soit faite par écrit ; cependant, des litiges ont surgi quant à la définition de « par écrit ». Il a été avancé, parfois avec succès, que la documentation du projet (telle que les procès-verbaux des réunions et les mises à jour du calendrier du projet) constituait une notification écrite suffisante d'une réclamation, par opposition à une lettre de réclamation formelle plus classique. De plus, à l'ère des communications électroniques telles que les e-mails et les SMS, il est important d'éviter les litiges sur la signification du terme « par écrit » et sur la question de savoir si la notification peut être envoyée par voie électronique, par courrier postal ou les deux. Par exemple, afin de tenir compte de l'impact de la correspondance électronique entre les acteurs modernes du secteur de la construction, l'American Institute of Architects a récemment mis à jour bon nombre de ses contrats types afin de permettre l'envoi de certaines notifications par voie électronique, si les parties en conviennent au moment de la rédaction du contrat. Par exemple, le formulaire A401 — Standard Form of Agreement Between Contractor and Subcontractor (Formulaire standard d'accord entre l'entrepreneur et le sous-traitant) a intégré ces modifications dans la section 14.4, mais a maintenu l'exigence selon laquelle une « notification de réclamation » n'est valable que si elle est envoyée par courrier certifié ou recommandé, ou par coursier avec preuve de livraison.

Différences juridictionnelles dans les litiges relatifs aux avis

Pour les entrepreneurs qui travaillent dans plusieurs États, il n'est pas prudent de supposer que la manière dont les dispositions relatives aux notifications sont appliquées par les tribunaux d'un État sera la même que dans d'autres juridictions (ou parfois dans d'autres tribunaux du même État). Les décisions relatives au respect des dispositions relatives aux notifications sont souvent spécifiques à chaque cas et certains États sont plus stricts que d'autres en matière d'application des exigences contractuelles.

Les tribunaux de Floride, de New York, de Washington, de l'Ohio, du Massachusetts et du New Jersey ont parfois estimé que les entrepreneurs pouvaient être totalement privés de tout recours s'ils ne respectaient pas scrupuleusement toutes les exigences de la clause relative à l'avis d'exploitation. Par exemple, dans l'affaire récente Endicott Constructors Corp. c. E. Amanti & Sons, Inc.¹ au Massachusetts^, Endicott^n'ayant pas^{été en mesure de} fournir la preuve qu'elle avait donné un préavis en bonne et due forme dans les sept jours^, comme l'exigeait le contrat pour une demande de prolongation de délai, le tribunal a confirmé que, d'une manière générale, le non-respect strict de la disposition relative à l'avis devait empêcher toute réparation demandée dans le cadre de la réclamation. En conséquence, le tribunal a rendu un jugement sommaire contre Endicott et a rejeté la demande de prolongation de délai. Si vous travaillez dans des États qui adoptent cette approche stricte en matière de conformité, il convient d'être particulièrement vigilant afin d'éviter un résultat aussi sévère.

En revanche, dans des États tels que la Californie, l'Alaska, la Pennsylvanie, le Rhode Island, la Virginie et le Connecticut, les tribunaux adoptent souvent une approche plus nuancée et appliquent des normes fondées sur le préjudice, l'équité et l'impartialité. Dans ces États, le respect substantiel par l'entrepreneur des dispositions relatives à la notification suffit souvent à éviter le rejet d'une réclamation, si l'entrepreneur peut démontrer que l'autre partie n'a subi aucun préjudice et a été informée de manière effective ou constructive de la réclamation et des faits qui la sous-tendent. Cependant, même dans ces États, l'absence totale de notification peut être fatale.

Meilleures pratiques et points clés à retenir

En raison des conséquences graves pouvant découler du non-respect des dispositions relatives aux préavis prévues dans votre contrat, il est très important que ces dispositions soient examinées avant la signature des contrats. De nombreuses dispositions contractuelles relatives aux préavis sont complexes, confuses et mal rédigées. Les litiges ultérieurs peuvent être évités si les parties conviennent de dispositions raisonnables et claires en matière de préavis lors de la conclusion du contrat.

De plus, des procédures doivent être mises en place pour garantir le respect des délais de notification. Pour les entrepreneurs travaillant simultanément sur plusieurs projets, le personnel chargé de suivre et de notifier les réclamations potentielles doit connaître les exigences de notification pour chaque projet et ne pas simplement supposer que ces exigences sont les mêmes pour tous les projets ou contrats. Si votre contrat ne prévoit pas de délai spécifique pour la notification des réclamations, il est préférable de notifier dès que la réclamation ou l'impact est constaté. Cela réduit les risques que la partie adverse fasse valoir ultérieurement que le retard dans la notification lui a causé un préjudice et a nui à sa capacité de résoudre le problème en temps réel.

Si vous n'êtes pas certain qu'un incident constitue une réclamation ou entraîne un changement valide nécessitant une notification, il est préférable de signaler son impact potentiel. Même s'il n'est pas souhaitable d'être trop agressif et d'envoyer constamment des notifications, si le motif de la réclamation ou du changement s'avère erroné, la notification peut être retirée. Cependant, si aucune notification n'a été envoyée et que le problème prend de l'ampleur, le risque que la réclamation valide soit rejetée pour défaut de notification est bien réel.

La notification doit être faite par écrit officiel, bien qu'un document électronique puisse suffire si les parties en conviennent. Si vous préférez une forme et une méthode particulières pour envoyer votre notification, veillez à les inclure dans votre contrat. Il est beaucoup plus facile de faire valoir ultérieurement la validité d'une notification formelle lors d'une réclamation que d'essayer de s'appuyer sur d'autres documents du projet (comptes rendus de réunion, rapports quotidiens, demandes d'informations) pour prouver que l'autre partie avait été informée de votre réclamation. Une trace écrite formelle, bien documentée et contemporaine augmente vos chances d'obtenir gain de cause.

Enfin, si tout le reste échoue et qu'un litige important d'une valeur suffisante survient, la consultation d'un avocat expérimenté en matière de construction peut aider à mener à bien une réclamation qui inclut un litige concernant la pertinence de l'avis, afin d'aboutir à une résolution plus satisfaisante.

Références

1. Endicott Constructors Corp. c. E. Amanti & Sons, Inc., n°
1:14-CV-12807-LTS, 2017 WL 3028877 (D. Mass. 14 juillet 2017).