Les exigences en matière de congés maladie payés vous rendent fou ? Vous n'êtes pas seul.

Comme nous l'avons déjà signalé, la tendance des États et des juridictions à adopter des exigences en matière de congés maladie payés (PSL) se poursuit, ce qui pose des défis de conformité aux employeurs présents dans plusieurs États et aux employeurs dont les employés sont situés à la fois dans une ville et dans un État ayant des exigences différentes en matière de PSL.

Au 1er janvier 2018, neuf États (Arizona, Californie, Connecticut, Maryland, Massachusetts, Oregon, Rhode Island (à compter du 1er juillet 2018), Vermont et Washington) et le district de Columbia, ainsi que plusieurs autres juridictions (dont Chicago, Minneapolis, New York et Philadelphie) ont adopté une forme ou une autre d'exigences en matière de PSL. En outre, le décret 13706 oblige certains sous-traitants du gouvernement fédéral à fournir des PSL aux employés concernés.

Il existe également une tendance inverse, celle des gouvernements des États qui interdisent aux collectivités locales d'adopter des exigences locales en matière de PSL. Environ 18 États ont adopté ce type de lois de préemption sur les congés payés, notamment la Floride, le Michigan, l'Ohio et le Wisconsin. Vous avez déjà la tête qui tourne ?

Cette semaine, nous abordons brièvement les points qui sont souvent traités dans une loi ou une ordonnance relative au PSL. La semaine prochaine, nous passerons en revue certaines considérations générales en matière de politique afin d'aider les employeurs confrontés à des obligations de conformité dans plusieurs juridictions.

Une loi ou une ordonnance relative à la PSL traite souvent des points suivants :

• Admissibilité ou restrictions: La couverture s'étend essentiellement à tous les employeurs et employés, ou seulement à certains secteurs ou types d'employés. Par exemple, l'État de Washington exclut les employés exemptés, tandis que le Connecticut n'inclut que les travailleurs du secteur des services. Dans d'autres cas, la taille de l'entreprise ou le nombre d'heures travaillées par un employé ont une incidence sur les exigences.
• Taux d'accumulation et/ou plafond: parmi les États, le taux d'accumulation varie actuellement entre une heure de PSL pour 30 heures travaillées et une heure de PSL pour 52 heures travaillées. Certains endroits autorisent un plafonnement des accumulations, soit annuel, soit global, tandis que d'autres, comme Washington, n'imposent aucune limite d'accumulation.
• Utilisations couvertes: outre les congés pour maladie et les visites chez le médecin, toutes les juridictions accordent des congés pour maladie d'un membre de la famille (bien que les définitions des personnes couvertes puissent varier). Parmi les autres motifs courants, citons les congés liés à la violence domestique (y compris pour bénéficier d'un accompagnement psychologique ou trouver un autre logement), ainsi que les congés accordés lorsque l'école ou la crèche d'un enfant est fermée en raison d'une urgence sanitaire publique.
• Exigences en matière de préavis: En général, un préavis ne peut être exigé que si le besoin est prévisible. Les entreprises doivent donc se préparer à ce que le PSL soit utilisé sans préavis.
• Possibilité d'exiger des justificatifs: en règle générale, vous ne pouvez pas exiger de justificatifs pour justifier l'utilisation du PSL, bien que certains établissements autorisent les demandes de justificatifs, par exemple en exigeant un certificat médical pour les absences de plus de trois jours ouvrables prévus.
• Possibilité d'exiger le respect d'autres procédures d'appel : La plupart des programmes limitent la possibilité d'exiger le respect d'autres procédures d'appel et interdisent plus particulièrement d'exiger qu'un employé soit responsable de prendre des dispositions pour que quelqu'un d'autre le remplace pendant son absence.
• Exigences ou limites relatives à l'utilisation annuelle ou au report : En général , il existe des limites quant au nombre de jours de congé payé pouvant être accumulés ou utilisés, généralement sur la base d'une seule année civile. Dans d'autres cas, il peut y avoir une limite au report annuel des jours de congé payé.
• Conditions de réembauche : la plupart des programmes prévoient une disposition exigeant que les congés payés accumulés mais non utilisés soient rétablis pour un employé lors de sa réembauche, généralement si celle-ci a lieu dans un délai d'un an. Le programme fédéral, applicable à certains entrepreneurs, exige spécifiquement le rétablissement des congés payés même si l'employé a été rémunéré pour les congés payés non utilisés.
• Versement autorisé ou obligatoire : la plupart des programmes n'exigent pas le versement des PSL, ni à la fin de l'année ni à la cessation d'emploi, mais autorisent un tel versement.
• Interdiction des représailles ou des mesures disciplinaires : Les représailles pour avoir utilisé ou demandé un congé pour raison personnelle sont généralement interdites. Certains programmes comportent une disposition stipulant clairement qu'un employé peut faire l'objet de mesures disciplinaires s'il abuse du congé pour raison personnelle. Cependant, comme il est difficile de documenter l'absence, il sera difficile de prouver qu'il y a eu abus. Les entreprises doivent tenir compte des problèmes potentiels, tels que l'effet du congé pour raison personnelle sur les points dans le cadre d'un système de présence ou la perte de la rémunération des jours fériés pour une absence imprévue avant ou après le jour férié.
• Exigences en matière de suivi ou de notification : enfin, la plupart des programmes imposent des exigences en matière de suivi des congés payés pour raisons personnelles et de notification aux employés. Par exemple, la loi de l'État de Washington exige une notification mensuelle aux employés concernant le temps accumulé et toute perte de congés payés pour raisons personnelles. La perte peut inclure l'utilisation par l'employé, la perte due à une contribution « temps partagé », la perte due à un versement ou la perte due à des limites de report.

Nous avons identifié de nombreuses dispositions clés relatives au PSL. Bien entendu, nous recommandons aux employeurs d'examiner attentivement les lois applicables afin de s'assurer qu'ils respectent les nombreuses exigences propres aux différents États et localités ayant adopté des lois sur le PSL. Pour vous aider dans cette démarche, l'article de la semaine prochaine vous fournira des conseils de conformité afin de vous aider à vous assurer que la politique de congé de votre entreprise satisfait aux exigences du PSL et minimise toute charge administrative.