Nouvelle année, nouvelle obligation d'information : les obligations d'information relatives au congé familial rémunéré dans le district de Columbia entrent en vigueur le 1er janvier 2020
Comme nous l'avons indiqué précédemment, les lois sur les congés familiaux payés ont été balayé le pays. Bien que les employés ne puissent prétendre au congé familial rémunéré (PFL) en vertu de la loi sur le congé rémunéré universel (UPLA) du district de Columbia avant le 1er juillet 2020, les employeurs doivent se conformer aux exigences de notification prévues par la loi à compter du 1er janvier 2020. La loi prévoit plusieurs obligations de notification pour les employeurs et tout manquement à ces obligations peut entraîner des sanctions importantes.
Exigences en matière de notification en vigueur à compter du 1er janvier 2020
À compter du 1er janvier 2020, les employeurs de Washington D.C. seront tenus de fournir des informations sur le PFL aux personnes suivantes :
(1) tous les nouveaux employés dans les trente (30) jours suivant leur embauche (sous forme papier ou électronique) ;
(2) tous les employés à tout moment (via un affichage physique dans un endroit bien visible sur chaque lieu de travail) ;
(3) tous les employés chaque année (sous forme papier ou électronique) ; et
(4) chaque travailleur couvert au moment où l'employeur apprend que le PFL pourrait être nécessaire (sous forme papier ou électronique).
L'affiche physique, qui devrait être publiée cette semaine sur le site Web de la PFL, doit être placée dans un endroit bien visible sur chaque lieu de travail où les avis relatifs au travail sont habituellement affichés. Les travailleurs concernés qui travaillent à distance ou principalement en télétravail doivent recevoir l'affiche sous forme électronique afin de pouvoir l'accrocher sur leur lieu de travail individuel.
En vertu de la loi PFL, un lieu de travail est tout endroit où des activités commerciales sont exercées ou où des services ou des opérations sont effectués, ce qui signifie que certains employeurs peuvent être amenés à afficher plusieurs avis dans le même bâtiment (par exemple, dans chaque salle de pause si une entreprise dispose de salles de pause séparées et que les employés sont peu susceptibles de voir une affiche dans la salle de pause d'un autre étage ou d'un autre service). Une amende de 100 $ par jour pour ne pas avoir affiché l'avis physique à l'intention des employés.
Les employeurs doivent également fournir à chaque nouveau travailleur couvert le même avis PFL dans les trente (30) jours suivant son embauche et à tous les travailleurs couverts cet avis chaque année, les deux pouvant être envoyés par voie électronique. Les employeurs sont tenus de prouver qu'ils se sont conformés à toutes les exigences en matière d'avis. Pour les avis individuels et annuels, la conformité peut être établie en conservant les reçus électroniques ou les accusés de réception signés par les travailleurs couverts confirmant la réception de l'avis. Il y a une pénalité de 100 $ par employé pour non-respect des exigences en matière de notification individuelle.
Enfin, les employeurs doivent fournir l'avis PFL chaque fois qu'ils apprennent qu'un travailleur couvert pourrait avoir besoin de prendre un congé PFL. Les employés ne sont pas tenus de demander officiellement un congé PFL et n'ont même pas besoin de connaître leur admissibilité au congé PFL ni même de savoir s'ils prendront effectivement un congé lorsqu'ils en informent leur employeur. Les employés sont uniquement tenus de fournir un avis direct concernant la nécessité sous-jacente du congé, qui peut être fourni par un membre de la famille, un collègue ou une autre personne lorsque le travailleur couvert n'est pas en mesure de donner un avis direct en raison d'une urgence. La notification à un responsable peut suffire à démontrer que l'« employeur » a été informé de la nécessité du congé.
Un employeur qui ne respecte pas les exigences en matière de préavis individuel sera passible d'une amende de 100 $ par employé .
Mesures à prendre :
- Déterminez tous les lieux de travail qui doivent afficher un avis avant le 1er janvier 2020 et affichez l'avis requis dans chaque lieu de travail avant le début de la nouvelle année. Fournissez l'affiche sous forme électronique aux employés qui travaillent à distance ou principalement en télétravail.
- Intégrez l'avis dans les documents relatifs à l'embauche ou dans les procédures d'intégration des nouveaux employés.
- Créer un système permettant de recevoir, suivre et conserver les formulaires d'accusé de réception ou les confirmations de lecture des e-mails afin de démontrer la conformité.
- Former les responsables à identifier les cas où les employés peuvent prétendre au PFL et leur enseigner les procédures appropriées pour signaler les besoins potentiels de congé au sein de l'entreprise afin qu'un préavis puisse être donné.
Lorsque les prestations PFL seront disponibles, les travailleurs couverts pourront bénéficier des prestations suivantes :
- Jusqu'à six (6) semaines de congé au cours d'une période de 52 semaines pour prodiguer des soins à un membre de la famille en raison du diagnostic ou de la survenue d'un « problème de santé grave » chez ce membre de la famille.
- Jusqu'à deux (2) semaines de congé au cours d'une période de 52 semaines suivant le diagnostic ou la survenue d'un problème de santé grave chez l'employé.
- Jusqu'à huit (8) semaines de congé au cours d'une période de 52 semaines pour créer des liens avec un nouveau-né ou un enfant placé en vue d'une adoption, d'un placement en famille d'accueil ou d'une tutelle parentale.
Pour rappel, les travailleurs couverts aux fins des prestations PFL sont :
- Les travailleurs qui consacrent plus de 50 % de leur temps de travail à un employeur travaillant à Washington DC ; ou
- Les travailleurs dont l'emploi est basé à Washington DC et qui :
- Qui consacrent régulièrement leur temps de travail à l'employeur couvert à Washington DC et ne consacrent pas plus de 50 % de leur temps de travail dans une autre juridiction.
- Dont le temps de travail passé sur un autre lieu de travail en dehors de Washington DC est de nature accessoire, temporaire ou transitoire, ou consiste en des transactions isolées.
Le Département des services de l'emploi de Washington (DOES) gérera les demandes d'allocations et déterminera l'éligibilité des demandeurs. Les travailleurs couverts recevront des prestations selon un barème dégressif basé sur leur revenu, pouvant atteindre 90 % de leur salaire hebdomadaire moyen et un maximum de 1 000 dollars par semaine de congé. Les employeurs ne sont pas tenus de payer la différence entre la prestation PFL et le salaire normal d'un travailleur, mais peuvent choisir de coordonner leurs politiques de congés payés avec le PFL afin d'aider leurs employés à bénéficier d'un remplacement intégral de leur salaire. Les employeurs qui offrent déjà des congés payés ou d'autres prestations telles que l'invalidité de courte durée pour les événements de la vie couverts par la PFL doivent revoir leurs politiques avant le 1er juillet 2020 afin de s'assurer qu'elles sont conformes à la loi et aux prestations de la PFL et, le cas échéant, qu'elles s'y coordonnent.