N° 1 : Puis-je obliger un employé malade à rester chez lui ? À rentrer chez lui ?
Oui. Les employeurs sont responsables de la santé et de la sécurité de tous leurs employés. Les employés présentant des symptômes évidents de maladie, y compris toutes les formes de grippe, doivent être encouragés à rester chez eux ou, s'ils sont au travail lorsque les symptômes apparaissent, à rentrer chez eux. Souvent, les employés qui souhaitent démontrer leur diligence et leur forte éthique professionnelle essaient de « tenir bon ». Permettre aux employés de le faire ne fait qu'exposer davantage le reste du personnel. Les employeurs doivent s'entretenir en privé avec les employés malades. Il convient de dire aux employés qui insistent pour venir travailler que leurs efforts sont appréciés, mais que le mieux pour leurs collègues et l'entreprise est qu'ils se rétablissent loin du lieu de travail. Si, après cet entretien, l'employé continue d'insister pour venir travailler, les employeurs ont le droit de lui interdire de se rendre au travail. Entre autres choses, tous les employeurs ont l'obligation, en vertu de la clause d'obligation générale de la loi sur la santé et la sécurité au travail (Occupational Health and Safety Act, « OSHA »), de maintenir un lieu de travail sain et sûr. (Comme pour toutes les bonnes pratiques en matière de ressources humaines, l'insistance pour qu'un employé reste chez lui doit être abordée de manière cohérente. Les mêmes règles qui s'appliquent à un employé malade doivent s'appliquer à un autre employé malade, sauf si des circonstances particulières justifient un traitement différent.)
N° 2 : Si j'oblige un employé à rentrer chez lui ou à rester chez lui, dois-je le rémunérer pour le temps passé loin de son lieu de travail ?
Les employés qui s'absentent volontairement ou involontairement du travail en raison de la grippe doivent être traités de la même manière que tout autre employé qui s'absente du travail en raison d'une maladie ou d'une blessure non liée au travail. La décision de rémunérer ou non cette période d'absence dépend d'un certain nombre de facteurs, tels que leur statut au titre de la loi sur les normes du travail équitables (Fair Labor Standards Act, « FLSA ») (exemptés ou non exemptés) ; une convention collective ; la durée de l'absence ; les politiques de l'employeur en matière de congés maladie ; l'utilisation antérieure des congés maladie par l'employé ; et les régimes d'avantages sociaux, tels que l'invalidité de courte durée. Si un employeur n'est pas légalement tenu de payer ces jours de congé maladie, il peut néanmoins envisager de rémunérer les employés malades afin de les inciter à rester chez eux jusqu'à ce qu'ils ne soient plus contagieux. Voir également la FAQ n° 12 ci-dessous concernant la loi sur le congé familial et médical (Family and Medical Leave Act, « FMLA »).
N° 3 : Comment la direction doit-elle réagir face à un employé qui a peur de venir travailler ou de se déplacer hors de la ville ?
Un employeur doit d'abord se montrer compréhensif et discuter de la situation avec l'employé. Il peut examiner la possibilité de suspendre temporairement les déplacements professionnels ou de déterminer si les tâches et responsabilités associées au poste peuvent être effectuées à distance (depuis le domicile). Cependant, il convient d'être prudent avant de mettre en place ou d'approuver des modalités de travail à domicile, car cela pourrait donner lieu à des demandes répétées qui deviendraient de plus en plus difficiles à approuver en raison des besoins sur site (le fameux « effet boule de neige »). Les employés n'ont généralement pas le droit de refuser de travailler.
Refuser d'effectuer un travail en raison de conditions de travail potentiellement dangereuses (telles que l'exposition au coronavirus) n'est généralement pas un droit des employés en vertu de l'OSHA ou de toute autre loi fédérale. Une convention collective peut prévoir de tels droits, tout comme certaines lois étatiques ou locales. Lorsqu'un tel refus est autorisé, il ne l'est que dans les cas suivants : (1) l'employé estime raisonnablement que l'exécution du travail le mettrait en danger grave et immédiat ; (2) l'employé a demandé à son employeur de remédier au danger ; (3) il n'y a pas le temps d'appeler l'OSHA pour signaler la situation/le danger ; et (4) il n'y a pas d'autre moyen d'effectuer le travail en toute sécurité. Les employés ne sont pas protégés s'ils quittent simplement leur travail : ils doivent remplir les critères énoncés ci-dessus.
Un employeur peut imposer des mesures disciplinaires pour refus de travailler. Cependant, les employés peuvent avoir le droit de refuser d'effectuer une tâche s'ils estiment de bonne foi qu'ils sont exposés à un danger imminent. « De bonne foi » signifie que même si aucun danger imminent n'est constaté, le travailleur avait des motifs raisonnables de croire qu'il existait.
N° 4 : Puis-je/dois-je exiger que les employés se soumettent à une prise de température lorsqu'ils entrent sur leur lieu de travail ?
Le contrôle de la température corporelle de tous les employés à leur arrivée sur leur lieu de travail est susceptible de générer une panique inutile et n'est généralement pas justifié. Les employeurs ne doivent jamais forcer leurs employés à se soumettre à des tests ou évaluations médicaux invasifs contre leur gré. (Outre le fait qu'il s'agit d'une mauvaise pratique générale, un tel comportement est susceptible d'enfreindre l'Americans with Disabilities Act (« ADA »)). Il existe généralement d'autres symptômes objectifs du coronavirus qui fournissent à l'employeur une base suffisante pour prendre les mesures appropriées à l'égard des employés malades. Les employeurs doivent suivre les conseils des Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC) des États-Unis et des services de santé locaux et régionaux. Il est possible d'acheter des appareils d'imagerie thermique qui permettent de mesurer rapidement et de manière non invasive la température corporelle. Cependant, avant de mettre en place l'utilisation de tels appareils sur le lieu de travail, les employeurs doivent obtenir des conseils juridiques spécifiques (car cela peut poser un problème d'atteinte à la vie privée selon les lois locales et régionales applicables).
Maintenant que l'OMS a déclaré que le COVID-19 était une pandémie, veuillez consulter la FAQ n° 26pour obtenir des conseils supplémentaires applicables dans ce scénario.
N° 5 : Si un employé tousse ou éternue sur son lieu de travail, puis-je exiger qu'on prenne sa température ?
Les employeurs qui observent des symptômes objectifs du coronavirus ou d'une autre maladie chez leurs employés doivent engager un dialogue interactif avec l'employé concerné, en privé, afin de déterminer s'il doit être renvoyé chez lui. Les employés ne doivent pas être contraints de se faire prendre leur température sur leur lieu de travail. Comme indiqué ci-dessus, ils doivent plutôt être encouragés à consulter un médecin de leur propre initiative. Les employés qui s'opposent à ces mesures peuvent être renvoyés chez eux jusqu'à ce qu'ils ne présentent plus de symptômes (voir la FAQ n° 1 ci-dessus).
N° 6 : Puis-je/dois-je exiger que mes employés se soumettent à un test de dépistage de la grippe ?
Non. Un employeur ne peut pas imposer un test ou un examen médical ; cela constituerait probablement un examen ou une enquête médicale en violation de l'ADA. La décision de passer un examen médical pour le coronavirus doit être prise par l'employé et son prestataire de soins de santé, et non par l'employeur.
N° 7 : Puis-je exiger d'un employé qu'il consulte son médecin pour vérifier s'il est atteint du coronavirus ?
Si un employé présente des symptômes grippaux, l'employeur peut lui recommander de consulter un médecin et exiger un certificat médical avant de l'autoriser à reprendre le travail. (Voir FAQ n° 5) Dans les cas où un employé fournit un certificat médical complet qui semble contraire aux indications objectives de la maladie, l'employeur peut exiger que l'employé soit examiné par un médecin de son choix et à ses frais avant de l'autoriser à reprendre le travail. Les employeurs ne doivent pas poser de questions sur le diagnostic médical spécifique d'un employé, telles que « Avez-vous le coronavirus ? ». Selon l'EEOC, de telles questions peuvent enfreindre l'ADA (bien que la question de savoir si le coronavirus est un handicap soit sujette à débat, d'autant plus qu'il ne s'agit probablement pas d'une affection permanente) et les droits à la vie privée des patients. Les employeurs ont le droit de savoir si un employé est apte au travail et quelles sont, le cas échéant, les limitations qui s'appliquent à ses activités professionnelles. Cependant, les réponses à ces questions légitimes ne nécessitent généralement pas de connaître le diagnostic spécifique.
N° 8 : Puis-je/dois-je exiger que mes employés se fassent vacciner contre la grippe ?
Non. Le vaccin contre la grippe est un traitement médical, et un employeur ne peut imposer ou exiger un traitement médical spécifique. Voir également la FAQ n° 6 concernant les examens médicaux. Cependant, un employeur peut proposer, sur une base volontaire, une clinique de vaccination contre la grippe et prendre en charge le coût des vaccins pour ses employés. Il s'agit d'une pratique courante dans le cadre de nombreux programmes de bien-être mis en œuvre par les employeurs.
N° 9 : Dois-je informer les employés si un collègue a été diagnostiqué positif au coronavirus ?
En règle générale, non ; toutefois, il peut y avoir des exceptions. Une telle notification peut être problématique pour plusieurs raisons : (i) elle risque de semer la panique parmi les employés ; (ii) comme indiqué dans d'autres FAQ, elle soulève des questions relatives au droit à la vie privée, et le fait de fournir une telle notification peut constituer une violation de la vie privée de l'employé diagnostiqué ; et (iii) elle risque de fournir des informations inexactes ou erronées aux employés (par exemple, si le diagnostic présumé était incorrect).
Les prestataires de soins de santé qui ont diagnostiqué des patients atteints du coronavirus sont tenus de signaler ce diagnostic aux agences sanitaires nationales et régionales/locales. L'employeur n'est pas tenu de faire un tel signalement et ne doit pas assumer cette responsabilité. Lorsqu'une autorité sanitaire locale ou régionale reçoit des informations concernant une maladie contagieuse, elle peut demander à l'employeur de prendre certaines mesures, notamment d'informer ses employés, ou se rendre sur place pour mener des interrogatoires ou des évaluations médicales confidentiels. Toutes ces décisions relèvent de la compétence des autorités sanitaires publiques, et non de l'employeur.
Toutefois, si un employeur apprend qu'un de ses employés a été diagnostiqué positif au coronavirus et qu'il n'a pas été contacté par les autorités sanitaires locales, il est généralement recommandé à l'employeur de prendre contact avec l'agence sanitaire, de l'informer de la situation et de demander des conseils sur la communication à adopter avec les employés ou sur les autres mesures que l'organisation souhaite que l'employeur prenne. En agissant selon les directives de l'agence sanitaire, l'employeur peut se prémunir contre d'éventuelles plaintes pour atteinte à la vie privée qui pourraient autrement être déposées.
Dans certaines circonstances exceptionnelles, en fonction de l'activité ou des opérations de l'employeur (par exemple, un prestataire de soins de santé), il peut être nécessaire d'informer les collègues qui ont été exposés de cette exposition potentielle. Lorsque cette notification est fournie, elle doit généralement être faite sans divulguer le nom de la personne diagnostiquée. La notification doit simplement indiquer que nous avons un diagnostic non confirmé (si tel est le cas) de coronavirus dans la zone de travail, et rappeler à tous les employés de respecter scrupuleusement les pratiques destinées à prévenir la propagation de toute contagion (voir FAQ n° 15). Il convient de rappeler aux employés les symptômes courants, de leur demander de ne pas se rendre au travail s'ils présentent des symptômes grippaux associés au coronavirus et de leur conseiller de consulter leur propre médecin s'ils présentent ces symptômes.
N° 10 : Que puis-je faire face à des employés qui insistent pour porter un masque facial ou un respirateur sur leur lieu de travail ?
Les réglementations de l'OSHA s'appliquent aux employeurs, que le port d'un appareil respiratoire sur le lieu de travail soit obligatoire ou volontaire. Les exigences prévues par la réglementation diffèrent selon que l'utilisation est volontaire ou obligatoire. Même dans le cas d'une utilisation volontaire, les employeurs doivent se conformer à la réglementation sur les appareils respiratoires, qui prévoit notamment l'obligation de fournir aux employés un avis réglementaire spécifique.
N° 11 : Y a-t-il des exigences/restrictions ?
Lorsque seule l'utilisation volontaire est envisagée, l'employeur doit tout de même mettre en œuvre les éléments du programme écrit de protection respiratoire (règlements) nécessaires pour s'assurer que tout employé utilisant volontairement un appareil respiratoire (i) est médicalement apte à utiliser cet appareil et (ii) que l'appareil respiratoire est nettoyé, entreposé et entretenu de manière à ce que son utilisation ne présente aucun danger pour la santé de l'employé. En outre, l'employeur doit s'assurer que tous les employés reçoivent les informations contenues dans l'annexe D du règlement sur la protection respiratoire (section 1910.134).
Si l'utilisation d'appareils respiratoires est obligatoire (c'est-à-dire non facultative), l'employeur DOIT mettre en œuvre un programme écrit relatif aux appareils respiratoires qui comprend des dispositions et des procédures concernant (i) la sélection, (ii) l'évaluation médicale, (iii) les essais d'ajustement, (iv) la formation, (v) l'utilisation et (vi) l'entretien des appareils respiratoires.
Si seuls des masques chirurgicaux ou anti-poussière sont portés, aucune exigence particulière ne s'applique. Cependant, ni les masques chirurgicaux ni les masques anti-poussière ne sont suffisants pour être considérés comme des appareils respiratoires ou pour satisfaire aux exigences du Règlement sur les appareils respiratoires lorsqu'il s'applique.
N° 12 : Dois-je leur permettre de le faire ?
Non. Si le port d'un appareil respiratoire n'est pas obligatoire en raison d'une exposition à un danger, l'employeur n'est pas tenu d'autoriser le port volontaire d'appareils respiratoires (ou de masques chirurgicaux/anti-poussière) sur le lieu de travail. Comme indiqué ci-dessus, si un employeur autorise l'utilisation volontaire d'appareils respiratoires, il doit se conformer à certaines dispositions des réglementations OSHA relatives aux appareils respiratoires. Lorsque le port d'un masque facial ou d'un appareil respiratoire n'est pas justifié, l'employeur doit avoir une discussion en privé avec l'employé qui insiste pour en porter un. Il peut lui expliquer que sa peur irrationnelle risque de susciter des inquiétudes inutiles parmi ses collègues. Les employeurs doivent aborder ces situations avec prudence et sensibilité.
N° 13 : Dois-je fournir les masques faciaux ou les respirateurs ?
S'il n'existe aucun danger nécessitant l'utilisation d'appareils respiratoires, l'employeur n'est pas tenu de fournir des masques faciaux ou des appareils respiratoires. Toutefois, en cas d'exposition à un danger nécessitant l'utilisation d'un appareil respiratoire, l'employeur a l'obligation de fournir un appareil respiratoire approprié à tous les employés concernés. Un appareil respiratoire approprié est un appareil qui s'adapte et répond aux besoins de protection prévus et requis. Il appartient à l'employeur de décider s'il souhaite fournir des masques chirurgicaux/anti-poussière.
N° 14 : Puis-je/dois-je exiger le port d'un respirateur ou d'un masque facial sur le lieu de travail ?
Oui, cela peut être nécessaire SI l'utilisation d'un appareil respiratoire est requise en vertu des réglementations OSHA afin de se protéger contre un danger. Cependant, cela implique des obligations de conformité. Lorsque l'utilisation d'un appareil respiratoire est requise, l'employeur doit mettre en place une politique écrite de protection respiratoire qui répond à toutes les exigences des réglementations OSHA relatives aux appareils respiratoires. Cela comprend une formation sur le choix du respirateur approprié pour répondre aux besoins spécifiques, une évaluation médicale avant que l'utilisation soit autorisée, des tests d'ajustement, une formation, des instructions d'utilisation et d'entretien. Une formation continue est également nécessaire à intervalles réguliers, et plus fréquemment lorsque l'environnement de travail ou le respirateur choisi pour être utilisé change, ou lorsque d'autres circonstances l'exigent, par exemple lorsque l'employeur constate, par observation ou autrement, qu'un employé ne comprend pas la politique/le programme.
N° 15 Le coronavirus donne-t-il droit à un congé FMLA ?
En général, oui. Si l'employeur est couvert par la FMLA parce qu'il compte 50 employés ou plus, ou par des lois étatiques ou locales similaires, un employé atteint du coronavirus pourrait être éligible à la FMLA s'il a un an d'ancienneté, a travaillé 1 250 heures au cours de l'année précédente, travaille dans un lieu qui compte 50 employés dans un rayon de 75 miles et répond à la définition d'une « affection grave ». Cette définition comprend notamment :
Une période d'incapacité d'une durée supérieure à trois jours civils consécutifs complets, ainsi que tout traitement ou période d'incapacité ultérieurs liés à la même affection, qui comprend également : (i) deux traitements ou plus dispensés par ou sous la supervision d'un professionnel de santé (c'est-à-dire des consultations en personne, la première dans les 7 jours et les deux dans les 30 jours suivant le premier jour d'incapacité) ; ou (ii) un traitement par un prestataire de soins de santé (c'est-à-dire une consultation en personne dans les 7 jours suivant le premier jour d'incapacité) avec un traitement continu (par exemple, médicaments sur ordonnance, kinésithérapie). Voir les règlements du ministère du Travail sur la FMLA dans le 29 CFR Chap. 825.
Bien que le FMLA ne soit généralement pas rémunéré, les employés peuvent être tenus d'utiliser leurs jours de congé maladie et leurs jours de vacances pour compenser ces jours de congé, à condition que cette exigence ne soit pas contraire à la législation de l'État ou à une convention collective.
N° 16 : Si un employé a un enfant malade présentant des symptômes grippaux, la FMLA couvre-t-elle les absences liées au fait que l'employé reste à la maison pour s'occuper de son enfant ?
En général, oui. En supposant qu'un employeur soit couvert par la FMLA et que l'employé remplisse les conditions générales d'éligibilité (voir FAQ n° 15), un employé peut être éligible à la FMLA pour rester à la maison et s'occuper d'un enfant malade si celui-ci souffre d'un « problème de santé grave ». Un certificat médical attestant du problème de santé grave de l'enfant et de la nécessité de soins parentaux est requis. La disposition relative au certificat médical attestant qu'un employé est « nécessaire pour s'occuper » d'un membre de sa famille englobe à la fois les soins physiques et psychologiques. Elle inclut les situations dans lesquelles, par exemple, en raison d'un état de santé grave, le membre de la famille est incapable de subvenir à ses propres besoins médicaux, hygiéniques ou nutritionnels fondamentaux ou d'assurer sa sécurité, ou est incapable de se rendre chez le médecin par ses propres moyens. Elle inclut également les situations dans lesquelles l'employé peut être amené à remplacer d'autres personnes qui s'occupent normalement du membre de la famille. Ce dernier scénario peut se produire en cas d'épidémie de coronavirus si la personne qui s'occupe habituellement d'un enfant tombe malade.
N° 17 : Le coronavirus permettra-t-il à un employé de bénéficier de prestations d'invalidité de courte durée ?
Cela dépend. Cela dépend généralement de la politique de l'employeur en matière d'invalidité de courte durée et de ses dispositions. La plupart des polices définissent les conditions d'octroi des prestations. Le fait que le diagnostic de coronavirus réponde à cette définition dépend des dispositions de la police elle-même.
N° 18 : Quelles sont les meilleures procédures courantes de contrôle des infections recommandées pour prévenir la propagation du coronavirus ?
La liste est assez évidente, mais selon le Centre américain de contrôle des maladies (CDC) et l'OSHA, les meilleures procédures sont les suivantes :
- Les employés doivent rester chez eux s'ils sont malades, en particulier s'ils présentent des symptômes grippaux (fièvre supérieure ou égale à 37,8 °C, toux, maux de gorge, écoulement nasal ou congestion nasale, courbatures, maux de tête, frissons, fatigue inhabituelle, diarrhée ou vomissements).
- Lavez-vous fréquemment les mains avec de l'eau et du savon pendant 20 secondes ou avec un désinfectant pour les mains (contenant au moins 60 % d'alcool).
- Évitez de vous toucher le nez, la bouche et les yeux.
- Couvrez votre toux et vos éternuements avec un mouchoir en papier ou votre manche. Jetez les mouchoirs dans des poubelles sans contact.
- Lavez-vous les mains ou utilisez un désinfectant pour les mains après avoir toussé, éternué ou vous être mouché.
- Évitez tout contact étroit avec vos collègues et vos clients (à moins de 2 mètres).
- Évitez de serrer la main et lavez-vous toujours les mains après un contact physique.
- Nettoyez les surfaces fréquemment touchées (téléphones, matériel informatique, photocopieurs, etc.) à l'aide de sprays désinfectants, si vous en avez.
- Évitez d'utiliser les téléphones, claviers d'ordinateur, etc. de vos collègues.
- Réduisez autant que possible les réunions de groupe (privilégiez les réunions en ligne, les e-mails et les conférences téléphoniques).
- Assurez-vous que la salle est suffisamment ventilée lorsque vous organisez des réunions en présentiel.
- Limiter les visiteurs inutiles sur le lieu de travail
- Maintenir un mode de vie sain (prêter attention au repos, à l'alimentation, à une bonne hydratation et à l'exercice physique)
N° 19 : Puis-je exiger de mes employés qu'ils respectent les procédures de contrôle des infections, telles que se couvrir la bouche lorsqu'ils toussent ou éternuent, se laver fréquemment les mains, etc. ?
Oui. Aucune loi n'interdit aux employeurs de mettre en place de telles procédures ou une politique imposant leur utilisation. Cependant, les employeurs doivent tenir compte des employés qui ont un handicap et qui pourraient avoir besoin d'aménagements pour se conformer à ces procédures. Par exemple, si un employé est allergique aux solutions nettoyantes pour les mains à base d'alcool, d'autres solutions devront peut-être lui être fournies.
N° 20 : Puis-je sanctionner les employés qui ne se couvrent pas la bouche lorsqu'ils toussent ou éternuent, ou qui n'utilisent pas régulièrement les désinfectants pour les mains mis à leur disposition ?
Oui, à condition que vous ayez mis en place une politique/exigence appropriée sur le lieu de travail. Les employeurs doivent appliquer de manière uniforme leurs politiques et règles sur le lieu de travail. Si des pratiques obligatoires de contrôle des infections ont été mises en place, des mesures disciplinaires peuvent être prises si un employé refuse de se conformer aux pratiques requises. Il va de soi qu'un employeur doit éviter toute discrimination dans l'application de ses politiques, et les règles de contrôle des infections ne font pas exception. En outre, un employeur peut être tenu de faire preuve d'une certaine indulgence dans l'application de mesures disciplinaires si le non-respect par un employé de certaines procédures de contrôle des infections est lié à un handicap.
En conclusion
Il existe de nombreuses autres questions et thèmes pouvant être abordés dans une FAQ relative aux mesures prises par les employeurs pour lutter contre le coronavirus sur le lieu de travail. Nous avons tenté de répondre à certaines des questions les plus courantes. Toutefois, si vous avez d'autres questions relatives au coronavirus et aux relations avec les employés, veuillez appeler ou envoyer un e-mail à votre avocat spécialisé en droit du travail. N'oubliez pas non plus que les conventions collectives et certaines lois étatiques peuvent prévoir des droits ou des exigences en matière de confidentialité qui s'appliquent aux questions liées au coronavirus et qui doivent être pris en compte chaque fois que des mesures sont prises.
On s'attend à ce que le coronavirus devienne un phénomène beaucoup plus répandu et difficile à gérer. Il est important de se tenir informé de l'évolution de la situation et de consulter régulièrement les services de santé publique nationaux, régionaux et locaux pour obtenir de nouveaux conseils et recommandations. L'une des meilleures sources d'information sur le coronavirus est le Centre américain de contrôle des maladies (CDC). Vous pouvez accéder à cette ressource via le site web du Centre, qui dispose d'une page spécifique sur le coronavirus, disponible ici.
Foley continuera à vous tenir informé des développements pertinents. Cliquez ici pour accéder au Centre de ressources sur le coronavirus de Foley et obtenir des informations et des ressources pour soutenir votre entreprise en cette période difficile.
Cliquez ici pour consulter la deuxième partie de notre série FAQ sur le coronavirus à l'intention des employeurs.