Fondation parrainée par l'employeur pour l'aide aux victimes du coronavirus et implications pour la planification fiscale

« Il ne faut pas se reposer sur ses lauriers. Il faut toujours garder une longueur d'avance. » Dr Anthony Fauci, directeur de l'Institut national des allergies et des maladies infectieuses.

Alors que la pandémie de COVID-19 se poursuit, les entreprises peuvent envisager de demander à leurs fondations affiliées de prendre l'initiative d'apporter une aide aux employés touchés et à leurs familles. Cela est autorisé, mais les entreprises doivent respecter les règles afin de pouvoir bénéficier d'avantages fiscaux. 

De nombreuses fondations privées et fondations d'entreprise peuvent penser que ce type d'aide directe à un particulier n'est pas autorisé, ou que les subventions ne peuvent être accordées qu'à des particuliers ou à des entités autres que les organismes caritatifs publics 501(c)(3), ou encore que cela ne peut se faire qu'au prix d'une importante paperasserie administrative auprès de l'IRS. Dans de nombreux cas, cela est vrai.

Cependant, l'IRS a fourni des directives spécifiques (publication IRS 3833) qui permettent aux fondations privées de faire des dons caritatifs directs aux employés d'un employeur affilié dans certaines circonstances.  Une condition essentielle est que les dons doivent être liés à une « catastrophe admissible » telle que définie par l'article 139 du Code. Une catastrophe admissible est une catastrophe qui i) résulte d'actions terroristes ou militaires, ii) est déclarée catastrophe fédérale en vertu de la loi Stafford, iii) résulte d'un accident impliquant un transporteur public, ou iv) est un événement que le secrétaire au Trésor juge catastrophique.  Le 13 mars, le président Trump a déclaré que la pandémie de coronavirus constituait une situation d'urgence au sens de la loi Stafford, ce qui en fait une catastrophe admissible au titre de l'article 139 du Code (bien qu'il existe un certain flou quant à savoir si une déclaration d'urgence constitue une catastrophe admissible, nous pensons que ce point sera clarifié prochainement).  D'autres cas d'aide aux employés, tels que l'aide d'urgence en cas de difficultés (aide fournie lorsqu'un employé est confronté à une urgence ou à des difficultés personnelles ou familiales), ne sont pas nécessairement admissibles à cette exemption, bien qu'ils puissent être acceptables dans certains cas.

Les exigences de l'IRS visent à garantir que l'aide fournie par la fondation de l'entreprise est réellement destinée à des fins caritatives au sens de l'article 501(c)(3), à savoir aider les employés ayant des besoins financiers et sanitaires réels, et non à servir de programme d'avantages sociaux caché ou de dispositif compensatoire pour les personnes mieux rémunérées.

Une fondation d'entreprise peut fournir une aide aux employés de la société affiliée si :

• Le programme d'aide aux employés de la fondation dessert une catégorie caritative suffisamment large. En règle générale, le personnel nombreux d'un employeur sera considéré comme une catégorie caritative appropriée si le programme d'aide aux employés de la fondation rend tous les employés touchés par la pandémie de COVID-19 (actuellement ou à l'avenir) éligibles.
• Le programme d'aide aux employés de la fondation doit sélectionner les bénéficiaires de l'aide caritative sur la base d'une détermination objective des besoins caritatifs pouvant être satisfaits par une aide financière ou autre. 
• En général, cela se fait à l'aide d'un formulaire dans lequel l'employé décrit ses besoins ainsi que ses ressources financières disponibles. La fondation doit adopter une politique écrite pour le programme d'aide aux employés. Cette politique peut être concise, mais elle doit énoncer clairement les critères d'aide.
• Une fondation qui fournit une aide immédiate à court terme peut se concentrer sur des besoins qui ne sont pas strictement financiers, tels que le logement, la nourriture et les médicaments. 
• Une fondation qui fournit une aide à plus long terme peut inclure les besoins financiers dans l'évaluation objective de l'organisation.
• Un point essentiel est que les critères d'octroi de l'aide par la fondation doivent être axés sur les besoins objectifs du demandeur et ne doivent pas tenir compte du poste, des performances ou de la contribution de l'employé à l'entreprise. Concrètement, cela signifie que les employés de longue date doivent être considérés de la même manière que les employés récemment embauchés.
• Afin d'éviter tout problème d'abus de confiance, les conditions de la politique peuvent empêcher les cadres, les actionnaires-employés et les employés hautement rémunérés de recevoir des paiements dans le cadre du programme. Les dirigeants et les administrateurs de la fondation de l'entreprise ne devraient pas recevoir de paiements.
• Les décisions relatives aux cadeaux offerts aux employés doivent être prises par un comité de sélection indépendant.
• L'IRS impose cette règle afin de s'assurer que les dons sont véritablement de nature caritative et ne constituent pas une forme déguisée de rémunération ou d'avantage.
• L'IRS stipule que le comité de sélection est suffisamment indépendant si la majorité de ses membres sont des personnes qui ne sont pas en mesure d'exercer une influence substantielle sur les affaires de l'employeur (comme un cadre supérieur). 
• Une fondation d'entreprise doit conserver les archives du processus de sélection du comité. En général, la documentation doit inclure une description de l'aide fournie, le coût associé à cette aide, l'objectif de l'aide, l'identité du bénéficiaire et sa relation avec l'employeur, ainsi que le processus utilisé par le comité pour appliquer sa politique écrite et effectuer ses sélections.  Dans ses directives, l'IRS reconnaît que la documentation relative à l'aide à court terme (telle que la distribution de couvertures, de repas chauds ou de vêtements d'extérieur) peut être moins détaillée que celle requise pour l'aide à long terme. 

Si ces critères de l'IRS sont remplis, les paiements effectués par la fondation parrainée par l'employeur en réponse à la catastrophe admissible sont présumés être effectués à des fins caritatives. En outre, en satisfaisant aux exigences de l'IRS, les paiements versés par la fondation de l'entreprise à l'employé sont exclus de la rémunération imposable de l'employé et ne sont pas soumis aux charges sociales telles que la sécurité sociale et l'assurance maladie (Medicare) ni à la retenue à la source de l'impôt fédéral sur le revenu.  

En résumé, les fondations parrainées par des employeurs ont la possibilité d'accorder des aides fiscales en cas de catastrophe afin d'atténuer les effets négatifs de la pandémie de COVID-19. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées, veuillez contacter votre partenaire Foley ou les collègues Foley mentionnés ci-dessous. Pour obtenir des ressources supplémentaires en ligne qui vous aideront à suivre la propagation du coronavirus à l'échelle mondiale, vous pouvez consulter les sites web du CDC et de l' Organisation mondiale de la santé. 

Foley a mis sur pied une équipe multidisciplinaire et multijuridictionnelle pour répondre à la crise liée à la COVID-19. Cette équipe a préparé une multitude de ressources thématiques à l'intention des clients et est prête à aider nos clients à relever les défis juridiques et commerciaux que la pandémie de coronavirus pose aux parties prenantes dans divers secteurs.

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