Dispositions relatives à l'emploi dans le cadre de la loi Families First Coronavirus Response Act

« La prudence est de mise. La préparation est de mise. La panique ne l'est pas. » (~ Dr Jerome Adams, chirurgien général des États-Unis, commentant l'épidémie de coronavirus) 

Alors que l'épidémie de coronavirus continue de faire des ravages sur les marchés et dans les industries aux États-Unis et dans le monde entier, les entreprises sont désormais confrontées à des défis importants et sans précédent. Pour les relever avec succès, elles devront mettre en place une planification réfléchie et exhaustive.  Foley a créé une équipe multidisciplinaire et multijuridictionnelle qui a préparé une multitude de ressources thématiques pour ses clients (voir le Centre de ressources sur le coronavirus de Foley) et qui est prête à aider ses clients à relever les défis juridiques et commerciaux que l'épidémie de coronavirus pose aux parties prenantes dans divers secteurs, notamment l'industrie manufacturière, la technologie, l'énergie solaire, l'hôtellerie et le voyage, la santé, l'alimentation, la mode et l'habillement, ainsi que le sport et le divertissement. Le principal de ces défis est la perspective de nouvelles exigences légales pour les employeurs pendant cette période difficile. 

Le vendredi 13 mars 2020, la Chambre des représentants des États-Unis a adopté le projet de loi H.R. 6201 intitulé « Families First Coronavirus Response Act » (loi sur la réponse au coronavirus, priorité aux familles) (la « loi »). Ce projet de loi fait partie d'une série de mesures législatives fédérales qui semblent être élaborées à Washington pour faire face aux événements sans précédent déclenchés par l'épidémie de COVID-19. Les lecteurs doivent comprendre que le projet de loi adopté vendredi n'est pas encore une loi et doit encore être adopté par le Sénat et signé par le président. Le Sénat devrait examiner le projet de loi lundi après-midi, le 16 mars 2020. Tant que le Sénat n'aura pas adopté le projet de loi, que les modifications n'auront pas été harmonisées avec le projet de loi H.R. 6201 et que le président ne l'aura pas signé, il pourrait être modifié ou amendé de manière significative.  

De plus, la présidente de la Chambre des représentants Nancy Pelosi et le secrétaire au Trésor Steven Mnuchin ont déclaré que la loi H.R. 6201 nécessiterait probablement des corrections techniques. La loi comprend deux sections traitant des droits des employés en matière de congés. Chacune porte un nom distinct, à savoir la loi sur l'extension des congés familiaux médicaux d'urgence (Emergency Family Medical Leave Expansion Act, « EFMLEA ») et la loi sur les congés maladie payés d'urgence (Emergency Paid Sick Leave Act, « EPSLA »). Ces deux lois n'entreront en vigueur que 15 jours après leur promulgation, ce qui laisse aux employeurs un délai limité pour se mettre en conformité. Le projet de loi actuel n'est qu'une mesure d'aide temporaire et les dispositions relatives à l'extension du congé familial et médical et au congé maladie payé expireront le 31 décembre 2020.

L'EFMLEA est un amendement à la loi sur le congé familial et médical de 1993 (« FMLA »).  Pour rappel, la FMLA actuelle accorde aux employés jusqu'à douze semaines de congé sans solde si eux-mêmes ou un membre de leur famille immédiate souffrent d'un « problème de santé grave » ou en cas de naissance ou d'adoption d'un enfant. La loi actuelle s'applique uniquement aux employeurs comptant cinquante salariés ou plus et, pour pouvoir bénéficier d'un congé FMLA, vous devez avoir travaillé pour l'employeur pendant au moins un an.

L'EFMLEA élargit la couverture de la FMLA dans ses différentes définitions. Premièrement, elle ne couvre que les employeurs de moins de 500 salariés, bien que le secrétaire au Travail ait le pouvoir de promulguer des règlements exemptant les employeurs de moins de 50 salariés des dispositions de l'EFMLEA relatives aux congés payés lorsque leur respect mettrait en péril la viabilité de l'entreprise. Deuxièmement, elle élargit considérablement le nombre d'employés éligibles, car l'EFMLEA s'applique aux employés après seulement 30 jours civils de travail pour leur employeur couvert. Les motifs de congé prévus par la nouvelle loi vont bien au-delà d'un « état de santé grave » au sens de la FMLA initiale et couvrent les absences du travail dans les situations suivantes :

• Se conformer à une exigence ou à une recommandation de mise en quarantaine en raison d'une exposition au coronavirus ou de symptômes liés à celui-ci ;
• Pour prendre soin d'un membre de la famille à risque qui respecte une exigence ou une recommandation de quarantaine en raison d'une exposition au coronavirus ou de symptômes liés à celui-ci ; et
• Prendre soin de l'enfant d'un employé si l'école ou la garderie de l'enfant a été fermée, ou si le prestataire de services de garde d'enfants n'est pas disponible, en raison d'une urgence de santé publique liée au coronavirus.

Les 14 premiers jours de congé EFMLEA ne sont pas rémunérés. Toutefois, les employés peuvent utiliser leurs congés payés accumulés, mais contrairement à la FMLA, l'employeur ne peut pas imposer l'utilisation des congés payés disponibles si l'employé choisit de ne pas les utiliser.  Après 14 jours, les employeurs doivent accorder à l'employé un congé payé d'au moins 2/3 du taux normal (Fair Labor Standards Act) multiplié par son horaire hebdomadaire habituel pour les 10 semaines restantes du congé. Cette disposition s'applique aux employés qui travaillent dans le cadre d'une convention collective multi-employeurs et dont les employeurs cotisent à un régime multi-employeurs.  

De même, l'EPSLA couvre également les employeurs comptant moins de 500 employés. Les congés maladie payés sont accordés aux employés, quelle que soit leur ancienneté : 

• Se mettre en quarantaine ou s'isoler parce qu'ils pourraient être malades
• Qui recherchent un diagnostic ou des soins préventifs en raison du coronavirus
• Prendre soin d'un membre de la famille qui est en quarantaine ou en auto-isolement parce qu'il est atteint ou pourrait être atteint du coronavirus.
• Prendre soin d'un enfant dont l'école a fermé ou dont la garderie n'est plus disponible en raison du coronavirus.

Le taux de rémunération des congés maladie correspond au taux normal de l'employé (FLSA), sauf si le congé concerne un membre de la famille éligible, auquel cas il correspond aux deux tiers du taux normal de l'employé (FLSA). Les employés à temps plein ont droit à deux semaines (80 heures) de rémunération des congés maladie et les employés à temps partiel ont droit au nombre d'heures qu'ils travaillent habituellement au cours d'une période de deux semaines type.  Ce congé maladie rémunéré s'ajoute à tout congé maladie rémunéré déjà offert par un employeur et les employeurs ne peuvent pas supprimer leurs avantages sociaux actuels sur la base de l'EPSLA. En outre, les employeurs ne peuvent pas ( 1) exiger d'un employé qu'il utilise d'abord les avantages sociaux déjà fournis par l'employeur avant de demander l'EPLSA, (2) exiger d'un employé qu'il trouve un remplaçant, ou (3) licencier un employé pour avoir bénéficié des avantages sociaux prévus par l'EPLSA. 

Le secrétaire au Travail est chargé de créer et de publier des affiches que les employeurs devront apposer au sujet de l'EPSLA.
L'EPSLA garantit également aux employés qui travaillent dans le cadre d'une convention collective multi-employeurs et dont les employeurs cotisent à un régime multi-employeurs de bénéficier de congés payés dans le cadre de ces régimes.

Enfin, afin de couvrir les coûts, les employeurs peuvent bénéficier d'un crédit d'impôt applicable à la part patronale des cotisations sociales pour les congés maladie payés et les congés familiaux, dans la limite de certains plafonds. Le projet de loi interdit également aux employeurs de bénéficier d'un double crédit pour chaque congé.  Comme pratiquement toutes les autres lois sur l'emploi, ces deux lois contiennent des dispositions anti-représailles destinées à protéger les employés qui souhaitent bénéficier de ces avantages. Les employeurs doivent suivre de près l'évolution de la situation au cours des prochains jours, voire des prochaines semaines, car beaucoup de choses peuvent changer.  

Veuillez noter qu'il s'agit d'un résumé général d'un projet de loi qui n'a pas encore été adopté. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées, veuillez contacter votre partenaire Foley. Pour obtenir des ressources supplémentaires en ligne qui vous aideront à suivre la propagation du coronavirus à l'échelle mondiale, vous pouvez consulter les sites Web du CDC et de l'Organisation mondiale de la santé. 

Foley continuera à suivre la situation et à vous tenir informé des développements pertinents. Encore une fois, cliquez icipour accéder au Centre de ressources sur le coronavirus de Foley afin d'obtenir des informations et des ressources pour soutenir votre entreprise pendant cette période difficile.