Le ministère américain du Travail publie des directives supplémentaires concernant la loi Families First Coronavirus Response Act
La Division des salaires et des heures de travail du ministère américain du Travail (DOL) a publié le 26 mars 2020 des questions-réponses supplémentaires concernant la loi Families First Coronavirus Response Act(la « loi »), qui traitent de certaines questions en suspens concernant les modalités des congés prévus par la loi. Le groupe de travail sur le coronavirusde Foley & Lardner a présenté ici les premières recommandations du DOL du 24 mars 2020 concernant la loi.
Résumé rapide : La loi entre en vigueur le 1er avril 2020 ; elle s'applique aux employeurs privés comptant moins de 500 employés (et à certains employeurs publics) ; elle prévoit différents typesde congés payés sous la forme de congés maladie payés d'urgence (PSL) et de congés familiaux et médicaux d'urgence (EFML).
Il existe six motifs admissibles qui déclenchent les obligations PSL ou EFML (ou les deux) :
- L'employé fait l'objet d'une mesure de quarantaine ou d'isolement fédérale, étatique ou locale liée à la COVID-19 (PSL uniquement) ;
- L'employé a été invité par un professionnel de santé à se mettre en quarantaine en raison du COVID-19 (PSL uniquement) ;
- L'employé présente des symptômes de la COVID-19 et souhaite obtenir un diagnostic médical (PSL uniquement) ;
- L'employé s'occupe d'une personne faisant l'objet d'une ordonnance décrite au point (1) ou d'une auto-quarantaine telle que décrite au point (2) (PSL uniquement) ;
- L'employé s'occupe de son enfant dont l'école ou le lieu de garde est fermé (ou dont le prestataire de services de garde n'est pas disponible) pour des raisons liées à la COVID-19 (PSL et EFML) ; ou
- L'employé se trouve dans toute autre situation similaire spécifiée par le ministère américain de la Santé et des Services sociaux (PSL uniquement).
Les points clés tirés des questions-réponses supplémentaires du WHD sont présentés ci-dessous :
Quelles sont les obligations en matière de documentation et de conservation des documents pour les PSL et les EFML ?
Pour le PSL, les directives du ministère du Travail exigent que les employeurs obtiennent des documents comprenant le nom de l'employé, les dates du congé demandé, la raison valable du congé demandé, une déclaration indiquant que l'employé est « incapable de travailler, y compris à distance » pour cette raison, et des documents justifiant cette raison (par exemple, la source de l'ordre d'isolement, le nom du prestataire de soins de santé qui a demandé à l'employé de se mettre en quarantaine, etc.).
Pour l'EFML, les directives du DOL exigent des pièces justificatives, tout comme les employeurs le feraient pour les demandes de congé FMLA classiques. Le DOL cite des exemples d'avis publiés sur les sites web du gouvernement, des écoles ou des garderies, ou encore d'e-mails envoyés par l'école ou le prestataire de services de garde d'enfants.
Dans les deux cas, le ministère du Travail demande aux employeurs de conserver ces documents s'ils ont l'intention de demander un crédit d'impôt.
Le ministère du Travail rappelle également aux employés que les exigences conventionnelles en matière de certification FMLA peuvent toujours s'appliquer. Si les employés prennent un congé FMLA conventionnel pour l'une des raisons admissibles (par exemple, ils ont épuisé leurs 80 heures de PSL et souffrent toujours d'un problème de santé grave lié à la COVID-19), ils doivent satisfaire aux exigences de certification existantes en vertu de la FMLA.
Que signifie être incapable de travailler/télétravailler ?
Le ministère du Travail précise que, dans le cadre de la loi, le « télétravail » signifie que l'employeur autorise l'employé à travailler depuis son domicile ou tout autre lieu autre que son lieu de travail habituel.
Un employé est « dans l'incapacité de travailler, y compris à distance » si l'employeur a du travail à lui confier, mais que l'employé ne peut pas effectuer ce travail ni sur son lieu de travail ni à distance, en raison de l'une des six raisons éligibles à un congé payé prévues par la loi.
Toutefois, si l'employeur et l'employé conviennent que ce dernier travaillera le nombre d'heures normal mais en dehors des horaires habituels, l'employé est considéré comme apte au travail. De même, dans la mesure où les employés peuvent télétravailler tout en s'occupant de leur(s) enfant(s), le PSL et l'EFML ne sont pas disponibles. Enfin, si un employeur réduit les heures de travail d'un employé en raison d'un manque de travail, l'employé ne peut pas utiliser le PSL ou l'EFML pour les heures qu'il n'est plus prévu de travailler.
Les employés peuvent-ils prendre des congés PSL ou EFML de manière intermittente ?
En ce qui concerne les congés intermittents, les directives du ministère du Travail font la distinction entre les congés PSL et EFML, ainsi qu'entre le télétravail et le travail sur le lieu de travail habituel.
Les employés qui télétravaillent peuvent prendre soit des congés PSL, soit des congés EFML de manière intermittente (par tranches) pendant leur télétravail, avec l'accord de leur employeur.
Les employés qui ne télétravaillent pas peuvent prendre des congés EFML de manière intermittente, avec l'accord de leur employeur. L'employeur et l'employé doivent se mettre d'accord sur le calendrier.
Les employés qui ne télétravaillent pas doivent prendre leur PSL par journées entières. La possibilité de prendre ce congé de manière intermittente dépend de la raison du congé :
- Une fois que l'employé commence à prendre un congé PSL pour toute raison admissible autre que la garde d'enfants pendant la fermeture d'une école ou l'indisponibilité d'un prestataire de services de garde d'enfants en raison de la COVID-19, il doit continuer à prendre ce congé chaque jour jusqu'à ce qu'il soit épuisé ou jusqu'à ce qu'il n'ait plus de raison admissible de le prendre. En effet, l'objectif de la loi est que les employés malades restent chez eux de manière continue afin d'empêcher la propagation du virus.
- En revanche, avec l'autorisation de l'employeur, un employé qui ne télétravaille pas peut prendre un congé PSL intermittent pour s'occuper d'un enfant dont l'école est fermée ou dont le prestataire de services de garde n'est pas disponible. De plus, les employeurs et les employés peuvent convenir d'un congé intermittent de moins d'une journée complète pour les employés qui ne télétravaillent pas et qui doivent s'occuper d'un enfant dont l'école est fermée ou dont le prestataire de services de garde n'est pas disponible.
Les employés ont-ils droit à des congés payés en vertu de la loi si leur lieu de travail est fermé ?
Selon les directives du ministère du Travail, si un employeur ferme un lieu de travail, les employés n'ont pas droit au PSL ou à l'EFML. Les directives indiquent que cela s'applique indépendamment (a) du fait que le lieu de travail ait fermé avant ou après le 1er avril 2020 (date d'entrée en vigueur de la loi) ; (b) du fait que les employés soient « mis en congé » ; (c) si l'employeur déclare qu'il rouvrira à l'avenir ; ou (d) si la fermeture est due à un manque d'activité ou à une directive fédérale, étatique ou locale. Si le lieu de travail ferme alors qu'un employé est en congé payé, celui-ci n'est plus éligible au congé payé après la fermeture. Les directives du ministère du Travail invitent les employés à demander des allocations de chômage en cas de fermeture de leur lieu de travail.
Ces directives relatives à la fermeture des lieux de travail soulèvent la question de savoir si le nombre croissantd'ordonnances « de confinement sur place » ou « de confinement à domicile » émises par les États et les collectivités locales déclenche l'obligation, en vertu de la loi, d'accorder un congé spécial payé lorsqu'un employé fait l'objet d'une ordonnance fédérale, étatique ou locale de quarantaine ou d'isolement liée au COVID-19. Compte tenu du mandat clair de la loi d'accorder un congé payé dans ce cas de figure et de l'intention de la loi, l'interprétation la plus prudente de la directive est que les employeurs ne sont pas tenus d'accorder un congé en vertu de la loi aux employés licenciés à la suite de la fermeture de leur lieu de travail, même si cette fermeture était fondée sur une ordonnance fédérale, étatique ou locale.
La couverture santé reste-t-elle valable pendant le PSL ou l'EFML ?
Une fois encore, les directives du ministère du Travail distinguent le PSL de l'EFML.
Pour l'EFML, si l'employeur offre une couverture santé collective et que l'employé a choisi cette couverture, l'employé a le droit de conserver sa couverture santé collective pendant toute la durée du congé prévu par la loi et aux mêmes conditions que s'il travaillait. Les directives du ministère du Travail recommandent aux employés de vérifier auprès de leur employeur la continuité de leur couverture dans le cas où ils ne reprendraient pas le travail à la fin d'un congé EFML.
En ce qui concerne la PSL, l'employeur doit maintenir la couverture santé pendant la durée du congé.
Le congé prévu par la loi s'applique-t-il parallèlement aux politiques existantes de l'employeur en matière de congés ?
En règle générale, non. Les employés et les employeurs doivent convenir d'utiliser les congés prévus par la loi simultanément avec les congés accordés par l'employeur. En d'autres termes, les employeurs ne peuvent pas « compléter » les congés payés prévus par la loi avec les congés payés que l'employé a déjà accumulés en vertu de la politique de l'employeur, sauf accord contraire. Il convient toutefois de noter que les crédits d'impôt disponibles en vertu de la loi sont plafonnés au montant maximal du PSL ou de l'EFML et qu'aucun allègement fiscal n'est disponible pour tout complément convenu.
Les employés peuvent-ils percevoir des allocations chômage tout en bénéficiant d'un congé PSL ou EFML ?
En général, non. Cependant, le ministère du Travail souligne que chaque État dispose de ses propres règles en matière d'indemnisation chômage et qu'il a récemment clarifié la flexibilité supplémentaire accordée aux États qui étendent les allocations chômage partielles aux travailleurs dont les heures ou le salaire ont été réduits. Les directives du ministère du Travail renvoient les employés vers l'agence pour l'emploi de leur État.
Bien sûr, la pandémie de COVID-19 présente un paysage juridique sans précédent et en constante évolution pour les employeurs. Par conséquent, l'interprétation ci-dessus est basée sur la meilleure évaluation possible par Foley & Lardner des informations disponibles dans un environnement en rapide évolution et incertain, et à cette fin, nous ne pouvons garantir que les autorités gouvernementales seront d'accord avec ce qui précède. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées, veuillez contacter votre partenaire Foley. Pour obtenir des ressources supplémentaires disponibles sur Internet afin de vous aider à suivre la propagation du coronavirus à l'échelle mondiale, vous pouvez consulter le site du CDC et celui de l'Organisation mondiale de la santé.
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