Questions de confidentialité et de procédure liées aux poursuites judiciaires à l'ère du coronavirus

À l'ère du coronavirus, le monde des affaires s'efforce de suivre le rythme. Entre la loi CARES, les aides salariales, les fermetures de bureaux, les plans de santé et de sécurité, etc., les chefs d'entreprise sont à la recherche de réponses. Les avocats plaidants ont également du mal à conseiller leurs clients sur la date à laquelle les litiges en cours seront traités par les tribunaux et, dans certains cas, sur la question de savoir si le fait d'engager une procédure judiciaire soulève des préoccupations supplémentaires en cette période d'incertitude. Par exemple, certains tribunaux de Californie sont complètement fermés, ce qui oblige les avocats plaidants à trouver des solutions créatives pour résoudre des problèmes urgents lorsque les solutions traditionnelles telles que les ordonnances restrictives et autres mesures injonctives ne sont pas disponibles. 

Pour compliquer les choses, il n'y a pas d'uniformité dans l'approche. Certaines juridictions procèdent à des audiences via Zoom ou par conférence téléphonique, tandis que d'autres laissent aux juges le soin de prendre les décisions opérationnelles. Dans ce chaos, des questions se posent quant à la sûreté et à la sécurité des ressources techniques disponibles pour mener à bien les audiences, les dépositions, les réunions avec les clients et autres affaires habituellement traitées en personne, ainsi que quant aux risques qui y sont associés. Dans cette optique, voici quelques conseils pratiques :

• Familiarisez-vous avec les plateformes de visioconférence populaires. La COVID-19 a accéléré l'adoption des logiciels de réunion, mais aucun programme n'a réussi à dominer le marché. Les plateformes suivantes sont utilisées pour les audiences, les dépositions, les médiations et d'autres affaires à travers le pays : Zoom, Cisco WebEx, Skype et Microsoft Teams. D'autres sont également disponibles, notamment GoToMeeting, join.me et même FaceTime d'Apple. Si Zoom offre d'excellentes fonctionnalités collaboratives et est rapidement devenu populaire auprès des tribunaux (qui sont ouverts au public et donc moins préoccupés par le risque d'intrusion du public dans ces conférences), d'autres types de procédures non publiques accorderont sans aucun doute plus d'importance aux questions de sécurité dans le choix de la plateforme à utiliser.

• Découvrez les restrictions en matière de confidentialité et les mesures de sécurité disponibles.Les préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité évoluent à mesure que de nouvelles failles sont découvertes et que les plateformes de visioconférence s'empressent de mettre à jour leurs logiciels. Réfléchissez à la nature des informations à communiquer. Dans certaines circonstances, par exemple lorsqu'il s'agit de secrets commerciaux ou d'informations sensibles relatives à la santé, le risque de violation des données et d'infraction à la loi HIPAA peut l'emporter sur la nécessité d'une réunion virtuelle. Bien que certaines plateformes prétendent être conformes à la loi HIPAA, il n'y a aucune certitude quant à cette conformité, car l'étendue des risques de sécurité sur de nombreuses plateformes reste inconnue. Lorsqu'une réunion est justifiée, il existe au moins quelques mesures qui peuvent être utilisées sur la plupart des plateformes pour répondre à certains problèmes de sécurité et de confidentialité :
  
  
  • Mettre en place des contrôles stricts pour les hôtes, par exemple en exigeant que l'hôte se connecte avant le début de la visioconférence.
  • Exigez un mot de passe pour participer à la vidéoconférence et veillez à ce que ce mot de passe soit unique.
  • Contrôlez soigneusement les fonctionnalités de partage d'écran ;
  • Utilisez les options de salle d'attente si elles sont disponibles. Les participants rejoignent d'abord un appel séparé et doivent attendre que l'hôte les authentifie avant de pouvoir rejoindre la réunion.
  • Consultez au préalable le personnel informatique.

• Comprendre les étapes de la procédure judiciaire afin d'éviter les problèmes d'admissibilité. Au début de chaque déposition vidéo, l'avocat doit stipuler dans le procès-verbal l'admissibilité du témoignage. Par exemple, l'avocat doit envisager de stipuler (1) la prise de déposition par vidéo en raison des protocoles de distanciation sociale, (2) la validité du serment prêté par le déposant, et (3) que l'avocat ne soulèvera aucune objection à l'admissibilité du témoignage au motif que le serment a été prêté à distance ou dans ce format vidéo à distance.

• Connaissez les procédures relatives à la présentation des pièces à conviction dans votre tribunal et sur votre plateforme de visioconférence. Dans le cadre du passage aux audiences virtuelles, de nombreux tribunaux publient des procédures relatives à la présentation des pièces à conviction lors des visioconférences et certains modifient leurs procédures de dépôt. Par exemple, les tribunaux du comté de Dallas ont récemment publié une ordonnance traitant de cette question. Parallèlement, apprenez à présenter efficacement les pièces à conviction à l'aide de votre plateforme de visioconférence, ce qui impliquera probablement l'utilisation de la fonction de partage d'écran. Dans la mesure du possible, coordonnez-vous à l'avance avec le sténographe judiciaire pour effectuer un essai. Fermez tous les programmes autres que ceux utilisés pour les pièces à conviction afin qu'aucune notification n'apparaisse pendant que vous présentez une pièce. Cela vaut particulièrement pour les e-mails. Avec le partage d'écran, une fenêtre contextuelle d'e-mail pourrait entraîner la divulgation involontaire de communications privilégiées ou de documents de travail. Prenez votre temps et ne paniquez pas si vous rencontrez des problèmes techniques. Pour les dépositions, partagez les pièces à conviction avec le sténographe judiciaire et l'avocat adverse avant le début de la déposition.

En résumé, il est important que les entreprises et leurs avocats apprennent dès maintenant les meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée et de la sécurité afin d'atténuer les risques liés aux répercussions négatives du coronavirus. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées, veuillez contacter votre partenaire Foley. Pour obtenir des ressources supplémentaires en ligne qui vous aideront à suivre la propagation du coronavirus à l'échelle mondiale, vous pouvez consulter les sitesduCDCetde l'Organisation mondiale de la santé. 

Foley a mis en place une équipe pluridisciplinaire et multijuridictionnelle qui a préparé une multitude de ressources thématiques destinées à ses clients et qui est prête à aider ces derniers à relever les défis juridiques et commerciaux que l'épidémie de coronavirus pose aux parties prenantes dans divers secteurs.Cliquez icipour accéder au Centre de ressources sur le coronavirus de Foley afin de vous tenir informé des développements, des analyses et des ressources pertinents pour soutenir votre entreprise en cette période difficile. Pour recevoir ce contenu directement dans votre boîte de réception,cliquez iciet envoyez le formulaire.