Pratiques et précautions à prendre par les propriétaires commerciaux pour la réouverture après la COVID-19

Alors que de nombreuses entreprises rouvrent leurs portes, les employés ont commencé à retourner travailler dans les locaux physiques de leur entreprise et les propriétaires d'immeubles de bureaux commerciaux sont confrontés à des questions pratiques concernant la meilleure façon de rouvrir leurs immeubles. Cet article présente certaines pratiques et précautions que les propriétaires d'immeubles de bureaux commerciaux devraient prendre en considération lorsque les locataires retournent au bureau ou poursuivent leurs activités.

1. Décrets présidentiels de

• Vérifiez et confirmez la conformité avec tous les décrets et réglementations applicables (y compris en ce qui concerne les règles de distanciation sociale et les exigences en matière de masques et de gants). Cliquez icipour accéder au lien vers le suivi des décrets d'urgence dans les 50 États américains établi par Foley.

2. Précautions à prendre lors du nettoyage de l'

• Nettoyer les zones communes partagées et très fréquentées, notamment les halls d'entrée, les bureaux de sécurité, les bureaux de conciergerie, les ascenseurs, les rampes d'escalators, les poignées de porte, les tourniquets, les toilettes, les fontaines à eau et les stations de remplissage, les salles du courrier, etc.
  
  
• Réfléchis au moment et à la fréquence du nettoyage régulier de ces zones très fréquentées (beaucoup de propriétaires font venir une équipe de nettoyage dédiée pour nettoyer ces zones tout au long de la journée).
  
  
• Faites appel à un service tiers pour évaluer et garantir le bon fonctionnement des systèmes CVC afin d'assurer une qualité de l'air intérieur adéquate.

3. Réductiondes contacts et des points de contact

• Installer une technologie permettant l'ouverture sans contact ou automatique des portes d'entrée pendant les heures d'ouverture.
  
  
• Installez une technologie sans contact pour les toilettes et les poubelles. Fournissez des serviettes en papier dans les toilettes actuellement équipées uniquement de sèche-mains.  
  
  
• Installez des distributeurs de désinfectant pour les mains (équipés de capteurs ou d'autres technologies sans contact) aux postes de sécurité, dans les ascenseurs et autres endroits similaires.
  
  
• Installez des protections en plexiglas/anti-postillons aux comptoirs d'accueil/de sécurité/de conciergerie.
  
  
• Concevoir des schémas de circulation à sens unique dans les zones à forte affluence (notamment en désignant certaines portes d'entrée comme portes d'entrée uniquement ou portes de sortie uniquement).
  
  
• Supprimer les sièges (en particulier les grands sièges) dans les halls d'entrée afin d'éviter les rassemblements. 
  
  
• Adoptez un plan pour gérer les encombrements dans les ascenseurs, les halls d'entrée, les cafétérias, les toilettes (y compris les restrictions d'occupation pour les toilettes communes dans les étages à locataires multiples) et autres équipements communs et espaces commerciaux.
  
  
• Délimitez des zones marquées au ruban adhésif devant les comptoirs d'accueil, de sécurité et de conciergerie afin de signaler et de garantir une distanciation sociale adéquate pour les visiteurs qui font la queue.
  
  
• En ce qui concerne les ascenseurs :
  
  
  • Prévoir des restrictions en termes de temps et de capacité afin d'éviter les embouteillages, notamment des limites d'occupation maximale et des horaires d'arrivée échelonnés pour les locataires.
    
    
  • Créer des zones délimitées/marquées au ruban adhésif dans les ascenseurs afin de signaler et de garantir une distanciation sociale appropriée pendant que les passagers attendent l'ascenseur.
    
    
  • Pour les ascenseurs plus grands, créez des « zones délimitées » à l'aide de ruban adhésif où les personnes peuvent se tenir (par exemple, deux zones délimitées dans un ascenseur, une de chaque côté, ou quatre zones délimitées dans un ascenseur, une à chaque coin).
    
    
  • Pour les ascenseurs plus petits, établissez une règle limitant le nombre de passagers à une seule personne.
    
    
  • Considérez la logistique « ascendante » par opposition à la logistique « descendante » pour les groupes d'ascenseurs.
    
    
  • Déterminez si l'utilisation des cages d'escalier sera possible et prenez les précautions nécessaires pour respecter la distanciation sociale lors de leur utilisation.

• Envisagez l'application des suggestions ci-dessus en ce qui concerne les parkings appartenant au propriétaire (c'est-à-dire les portails d'entrée sans contact).

4. Politiquesrelatives aux bâtimentset affichages publics

• Affichez des avis/documents concernant les éléments suivants :

1.  Dans les halls d'entrée des immeubles et autres espaces communs, descriptions visuelles des flux de circulation sécurisés (éventuellement à sens unique).
   
   
2.  Dans chaque salle de bain, des informations sur la manière correcte de se laver les mains.
   
   
3.  Dans les espaces publics et près des ascenseurs, des affiches expliquant comment bien se laver les mains, les règles à suivre quand on tousse et la distanciation sociale.
   
   
4.  À l'accueil/au bureau de sécurité et/ou au bureau du concierge, des documents traitant de l'auto-dépistage et identifiant les symptômes possibles.

• Examiner et réviser les politiques de livraison des bâtiments et déterminer la meilleure façon de les mettre en œuvre et de communiquer avec les locataires à ce sujet.
  
  
• Adopter des politiques concernant le port obligatoire du masque et des gants dans les lieux publics (si cela n'est pas déjà exigé par les décrets applicables). Exiger des locataires qu'ils fournissent des masques/gants à leurs employés/invités (c'est-à-dire exiger des locataires qu'ils apportent des masques/gants dans les halls d'entrée/zones communes pour tout employé/invité qui aurait oublié d'apporter les siens).
  
  
• Adoptez des politiques pour les employés du propriétaire qui se sentent malades, ont de la fièvre ou ont été en contact avec une personne récemment diagnostiquée positive au COVID-19, ainsi que des politiques pour traiter les signalements des locataires concernant des diagnostics positifs chez leurs employés et leurs invités. Mettez en place des politiques et des procédures exigeant des locataires qu'ils signalent tout déplacement important de leurs employés.  Cliquez icipour lire un article traitant, entre autres, de la marche à suivre si un employé est diagnostiqué positif au COVID-19 (ainsi que des considérations relatives à la loi HIPAA). 
  
  
• Examinez les procédures d'évacuation d'urgence existantes et déterminez s'il est nécessaire/possible de les adapter afin de respecter les exigences en matière de distanciation sociale. Désignez des employés chargés de gérer l'évacuation.
  
  
• Élaborer des politiques/procédures pour gérer la fermeture partielle ou totale du bâtiment dans le cas où la réouverture échouerait ou si une nouvelle propagation du virus imposait de nouvelles fermetures.
  
  
• Prévoir et budgétiser l'achat supplémentaire d'équipements de protection pour les employés du propriétaire, de produits de nettoyage supplémentaires, de désinfectant pour les mains, etc., ainsi que les dépenses associées. 

5. Communiquer avec les locataires

• Communiquez régulièrement avec les locataires au sujet des précautions et des mesures prises pour nettoyer et désinfecter l'immeuble et garantir un environnement de travail sécuritaire.  
  
  
• Désignez un employé formé comme interlocuteur principal des locataires pour traiter les signalements et les préoccupations liés au COVID-19.
  
  
• Collaborer avec les locataires pour mettre en œuvre les ajustements nécessaires aux politiques du bâtiment (par exemple, les politiques relatives aux livraisons ou à l'enregistrement des invités). 
  
  
• Demandez l'avis des locataires sur les mesures prises par le propriétaire (en plus de recueillir des idées précieuses, cela peut rendre plus difficile pour les locataires de contester ultérieurement ces mesures en invoquant une violation de leur bail).
  
  
• Fournir des liens vers des ressources sur les politiques possibles des locataires pour la gestion de leur espace loué. 

6. Exigences pour les visiteurs

• Mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires pour les visiteurs, telles que l'obligation de s'enregistrer, la tenue d'un registre des visiteurs et la confirmation que les visiteurs n'ont pas été en contact avec une personne confirmée positive au COVID-19, ne présentent aucun symptôme et n'ont pas récemment voyagé dans des pays à haut risque.  
  
  
• Mettez en place un programme de dépistage afin de contrôler la température des visiteurs à l'accueil/au poste de sécurité à l'aide d'un thermomètre sans contact. Cliquez icipour plus d'informations sur la mise en place d'un tel programme de dépistage.

Les pratiques et précautions ci-dessus ne sont que des suggestions générales et peuvent ne pas s'appliquer à de nombreux bâtiments. Cependant, les propriétaires d'immeubles de bureaux commerciaux devraient examiner les considérations ci-dessus, évaluer leur applicabilité/faisabilité et rester attentifs et adaptables aux normes de l'industrie qui continueront d'évoluer au cours des semaines et des mois à venir. Nonobstant ce qui précède, avant de mettre en œuvre l'une de ces considérations, les propriétaires devraient examiner leurs baux afin de s'assurer que les mesures prises ne sont pas incompatibles avec les conditions générales de ces baux. Pour plus d'informations sur les mesures recommandées et l'examen des baux, veuillez contacter votre partenaire Foley.

Foley a mis en place une équipe pluridisciplinaire et multijuridictionnelle qui a préparé une multitude de ressources thématiques pour ses clients et qui est prête à aider ces derniers à relever les défis juridiques et commerciaux que l'épidémie de coronavirus pose aux parties prenantes dans divers secteurs. Cliquez icipour accéder au Centre de ressources sur le coronavirus de Foley afin de vous tenir informé des développements, des analyses et des ressources pertinents pour soutenir votre entreprise en cette période difficile. Pour recevoir ce contenu directement dans votre boîte de réception, cliquez ici et envoyez le formulaire.